Procédure du Système national de gestion de projet sur la gestion de la portée des projets immobiliers

1. Date d'entrée en vigueur

Juin 2013

2. Autorité

La présente procédure est émise sous l'autorité du directeur général, Secteur de la gestion des services professionnels et techniques (SGSPT), Direction générale des biens immobiliers (DGBI), Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC).

3. Contexte

La présente procédure doit être lue parallèlement à la Politique relative au Système national de gestion de projet (SNGP) et à la Directive relative au SNGP pour les projets immobiliers de SPAC.

4. Portée

La présente procédure s'applique à tous les employés de SPAC qui participent à la gestion des projets immobiliers réalisés selon le SNGP.

5. Objectif

La présente procédure vise à décrire les éléments et les exigences de la gestion de la portée dans le processus d'élaboration des projets immobiliers réalisés selon le SNGP.

6. Description de la procédure

6.1 Établissement de la portée

L'établissement de la portée comprend les étapes nécessaires pour élaborer le projet et veiller à ce qu'il comprenne tous, et uniquement, les travaux requis. Il vise principalement à définir et à contrôler ce qui doit être inclus ou non dans le projet.

Pour définir la portée du projet, l'équipe de projet doit évaluer les composantes du projet. Une de ses composantes est la portée des ouvrages bâtis ainsi que du contrat de construction et des contrats de bien en vue de la réalisation du projet. Par exemple, un projet d'aménagement typique peut comprendre les produits livrables suivants : rénovations, mobilier, signalisation et câblage. Il s'agit de la portée physique du projet ou de la portée des produits.

D'autres composantes de la portée sont les coûts accessoires ou les contrats de services : experts-conseils, SPAC, locateur, évaluateur des coûts, déménageur et autres contrats de services. Les services peuvent être fournis à l'interne (au sein de TPSGC/SPAC) ou dans le cadre de contrats avec d'autres fournisseurs.

Enfin, la portée doit comprendre les activités nécessaires à la réalisation du projet, comme la conception schématique, la préparation des documents contractuels, les activités liées à la construction et tous les produits livrables du SNGP. Ensemble, toutes ces composantes constituent la portée du projet.

Les cinq étapes de l'établissement de la portée sont décrites aux sections 6.1.1 à 6.1.5 ci-dessous :

6.1.1 Collecte de renseignements sur les besoins

La collecte de renseignements sur les besoins consiste à définir et à consigner les besoins du projet afin d'atteindre les objectifs de ce dernier.

Pendant le cycle de vie du projet, les documents requis peuvent comprendre :

  • un énoncé des exigences;
  • des plans de projet;
  • des programmes fonctionnels;
  • des programmes techniques;
  • des codes et des règlements;
  • des rapports d'analyse des investissements;
  • des énoncés de projet;
  • d'autres produits livrables du SNGP.

Ces documents doivent être examinés et analysés de manière suffisamment détaillée par l'équipe de projet en entier pour permettre d'établir la portée des besoins du projet correctement. Ces besoins deviennent le fondement de la structure de répartition du travail (voir les détails à la section 6.1.3), des jalons, des activités, des estimations des coûts et des calendriers.

6.1.2 Définition de la portée

L'équipe de projet doit collaborer pour définir la portée de façon détaillée, ce qui donne lieu aux produits livrables du projet (portée des produits livrables physiques, des services et des activités).

Toutes les définitions de la portée doivent comprendre une discussion sur les hypothèses et les contraintes liées au projet. Les hypothèses sont des facteurs inconnus, tandis que les contraintes sont des facteurs qui limitent les options de l'équipe de projet. Toutes les hypothèses et les contraintes devraient être consignées dans le plan de gestion des risques du projet.

La portée devient plus précise au fur et à mesure que des renseignements deviennent disponibles et que le projet évolue.

6.1.3 Établissement de la structure de répartition du travail

La structure de répartition du travail divise la portée du projet en parties plus petites et plus faciles à gérer. Elle peut être établie en fonction des phases, des activités ou des services et des produits livrables physiques du projet. La norme minimale de SPAC en matière de structure de répartition du travail comprend une structure de répartition du travail par étapes pour les rapports; cependant, les gestionnaires de projet devraient établir une structure de répartition du travail suffisamment détaillée pour gérer la portée du projet. De plus amples renseignements sur la structure de répartition du travail se trouvent à l'Annexe A des Lignes directrices sur le plan de projet du SNGP.

Les travaux du projet sont contenus dans le niveau le plus bas de la structure de répartition du travail et sont appelés « activités » ou « lots de travaux »; il est possible de les inscrire au calendrier, de les surveiller, de les contrôler et d'en estimer les coûts. Le processus de division de la structure de répartition du travail en activités donne lieu à la liste des activités, qui est utilisée dans le processus d'établissement du calendrier.

Les gestionnaires de projet doivent vérifier que la structure de répartition du travail, la liste des jalons et la liste des activités sont suffisamment détaillées et pertinentes pour ne pas compliquer la gestion du projet; elles doivent plutôt permettre de surveiller et de contrôler efficacement l'état d'avancement du projet ainsi que d'établir des rapports à cet égard.

L'avantage de la structure de répartition du travail est qu'elle permet à l'équipe de projet de visualiser ce qui est inclus dans le projet et de mieux comprendre comment les différentes parties sont intégrées les unes aux autres pour réaliser le produit final.

6.1.4 Vérification de la portée

La vérification de la portée est le processus officiel d'examen et d'acceptation des produits livrables du projet. Bien que la définition de la portée se déroule tout au long du projet selon un niveau de détail progressif, la vérification de la portée survient à chaque phase du projet, lorsque celle-ci est approuvée. Les deux moments les plus importants lors desquels la portée est vérifiée sont les points de vérification suivants : approbation du plan de gestion du projet et approbation du transfert.

Lorsque le plan de gestion du projet est rédigé, le gestionnaire de projet doit rencontrer le chef de projet pour définir la portée de façon suffisamment détaillée afin de bien comprendre ce qui est inclus dans le projet. Ces renseignements sont ensuite communiqués au chef de projet dans le plan de gestion du projet pour décrire la portée du projet, ainsi que le plan de mise en œuvre proposé du gestionnaire de projet pour réaliser la portée, et les estimations des coûts et le calendrier établis selon la portée décrite. Le plan de gestion du projet représente l'engagement du gestionnaire de projet à l'égard du projet. La portée est vérifiée au moment où le plan de gestion du projet est approuvé par le chef de projet pour les projets de locaux et avoirs fédéraux, ou dans l'arrêté de projet dans le cas des projets d'autres ministères (voir la section 6.2.3). Avant que le gestionnaire régional (gestion de projet) ou le directeur de projet donne son approbation, le plan de gestion du projet doit faire l'objet d'un examen d'assurance de la qualité. De plus amples renseignements se trouvent dans la Procédure du SNGP de la Direction générale des biens immobiliers concernant l'examen de projets.

La portée doit également être vérifiée au moment de l'approbation du transfert, à la fin de la phase de mise en œuvre, lorsque le chef de projet accepte les travaux physiques du projet, et la responsabilité des ouvrages bâtis est transférée du gestionnaire de projet au chef de projet.

6.1.5 Contrôle de la portée

Peu importe la façon dont la portée est définie, l'équipe de projet doit la gérer en vérifiant régulièrement qu'elle est comprise, que les travaux sont réalisés, qu'aucun travail supplémentaire n'est ajouté au projet et que la qualité des travaux réalisés est appropriée.

Tous les changements à la portée doivent être apportés conformément aux procédures de gestion du changement qui ont été établies par l'équipe de projet, et les répercussions du changement sur le calendrier, le coût, la qualité et les risques du projet doivent être analysées. Les changements doivent être consignés adéquatement au moyen des formulaires de demandes de changements à la portée (formulaires Modification de la portée et Rapport sommaire des modifications de la portée du projet) ou conformément à tout autre processus approprié.

6.2. Mise à jour de la portée

6.2.1 Étape de début de projet

Phase de définition
Pendant l'étape de début de projet, tous les détails du projet ne sont pas connus. Par conséquent, la liste des jalons doit être établie de façon suffisamment détaillée pour qu'elle soit intégrée à l'énoncé des exigences et que le projet soit surveillé jusqu'à la fin de l'étape d'identification de projet (approbation préliminaire de projet ou approbation de projet de location).

6.2.2 Étape d'identification de projet

Phase de lancement
Une fois que l'orientation du projet a été définie dans l'énoncé des exigences approuvé, les calendriers et l'évaluation des risques peuvent commencer à être établis de façon suffisamment détaillée selon l'énoncé des exigences approuvé, jusqu'à la fin de l'étape d'identification de projet.

Les documents sur la portée doivent être examinés et mis à jour pour qu'ils soient inclus dans le Plan préliminaire de projet.

Il faut veiller à ce que les listes des jalons comprises dans le Plan préliminaire de projet, l'arrêté de projet, les calendriers et les rapports soient identiques et fondées sur l'énoncé des exigences approuvé.

Phase de faisabilité
Pendant la phase de faisabilité, la portée du projet doit être précisée en fonction des nouveaux renseignements obtenus sur le projet. Les risques, les hypothèses et les contraintes existants sont examinés, et des risques, des hypothèses et des contraintes supplémentaires sont ajoutés, au besoin, supprimés ou atténués.

Phase d'analyse
Un Rapport d'analyse des investissements doit être préparé si le rapport de faisabilité est approuvé. Il faut inclure les activités nécessaires à l'obtention de l'approbation définitive de projet, en plus de préparer un appel d'offres de base relatif aux travaux de construction et de déterminer les durées des travaux de construction aux fins d'inclusion dans le Rapport d'analyse des investissements.

Phase de clôture de l'étape d'identification
La phase de clôture de l'étape d'identification vise à garantir que le nécessaire a été fait en ce qui concerne l'appréciation, l'établissement de rapports, l'évaluation, le transfert et les activités de clôture administrative pour que le gestionnaire de projet dispose de renseignements directionnels suffisants pour passer à l'étape de réalisation.

À la lumière de la décision concernant l'approbation préliminaire de projet ou l'approbation de projet de location obtenue pendant la phase d'analyse, il faut veiller à ce que les documents sur la portée aient été mis à jour et à ce que le document de clôture de l'étape d'identification rédigé pendant cette phase indique l'emplacement des documents à jour.

6.2.3 Étape de réalisation de projet

Pendant l'étape de réalisation de projet, le gestionnaire de projet doit veiller à ce que la portée définie soit intégrée dans les documents pertinents au cours des étapes de planification et de conception du projet.

Dans le cas des projets d'autres ministères, une convention particulière de services doit être conclue entre le client et le gestionnaire de projet de SPAC, et un arrêté de projet doit être établi pour confirmer les objectifs, la portée, le calendrier et le financement du projet.

Phase de planification
La phase de planification vise à amorcer les activités de démarrage du projet et à s'assurer que la portée du projet, quant aux objectifs et aux exigences, est suffisamment détaillée pour permettre de préparer un plan de gestion de projet qui donnera à l'équipe de projet les instructions complètes sur le projet.

Tel qu'il est décrit dans la Procédure du SNGP de la Direction générale des biens immobiliers concernant l'examen de projets, le plan de gestion de projet de certains projets pourrait faire l'objet d'un examen officiel. Modifier la portée, au besoin, selon les suggestions du Comité consultatif sur l'examen de projets.

Au moment de la planification, l'équipe de projet doit décider comment mettre en œuvre chaque élément du projet, c'est-à-dire comment les travaux doivent être impartis et quels éléments de la portée doivent être inclus dans le contrat. Tous les éléments d'un ouvrage doivent être justifiés.

La définition de la portée physique du projet est élaborée avant l'établissement du plan de gestion de projet par le gestionnaire de projet. Le plus souvent, cette définition est effectuée au cours d'une série de réunions entre le gestionnaire de projet et le chef de projet. La portée physique doit être définie de façon suffisamment détaillée pour permettre au gestionnaire de projet de préparer les estimations, les plans de risque et les calendriers concernant le projet, qui figurent dans le plan de gestion de projet. S'ils ne sont pas en mesure de le faire, le gestionnaire de projet doit recommander au chef de projet d'exiger une autre analyse pour définir la portée physique.

En ce qui concerne les projets des autres ministères, le gestionnaire de projet devrait être en mesure d'offrir des outils au chef de projet des autres ministères pour définir la portée, comme des programmes fonctionnels ou une analyse des options. Cependant, il est important que le gestionnaire de projet résiste à la pression exercée par le client pour obtenir des services d'expert-conseil lorsque la portée physique n'est pas correctement définie. On peut inciter le chef de projet des autres ministères à retourner à l'étape d'identification de projet et à faire appel aux services de SPAC pour examiner les options et fournir les estimations de coûts, ce qui l'aidera à déterminer l'orientation à donner au projet.

Lorsque le chef de projet et le gestionnaire de projet sont en mesure de définir la portée physique de façon suffisamment détaillée, le gestionnaire de projet doit intégrer ces renseignements dans le plan de gestion de projet. Ce plan représente alors l'engagement du gestionnaire de projet à l'égard du mode de réalisation du projet. Il lui incombe de respecter ce plan. Lorsque le chef de projet signe le plan de gestion de projet, il confirme son acceptation du plan présenté par le gestionnaire de projet pour réaliser le projet.

Phase de conception

Acquisition de services professionnels
Tous les projets comprennent des services professionnels, qui visent à fournir les documents de planification, les documents d'acquisition, la conception, les conseils et la gestion des contrats pour tous les éléments des travaux. La portée de l'ouvrage servira à définir la portée des services professionnels nécessaires pour réaliser cet ouvrage. L'équipe de projet doit déterminer les travaux à être effectués à l'interne, c'est-à-dire par des fournisseurs de service au sein de SPAC, et les travaux à être effectués par des experts-conseils.

En ce qui concerne les travaux à réaliser à l'interne, des ressources doivent être attribuées. Pour ce qui est des travaux à réaliser par des experts-conseils, l'équipe de projet doit définir les éléments de la portée du projet que chaque expert-conseil sera chargé de réaliser. Par exemple, évaluer les besoins en sous-experts-conseils de l'expert-conseil principal; un expert-conseil dans le domaine de l'audiovisuel peut être nécessaire s'il y a d'importants travaux audiovisuels. Puis, établir une liste détaillée de la portée dont l'expert-conseil sera responsable. Par exemple, l'expert-conseil en électricité doit savoir qu'il s'occupera de la conception du système de sécurité. Plus les services sont clairement définis dans les documents contractuels, moins il risque d'y avoir des modifications.

Les services professionnels peuvent comprendre plusieurs contrats de travaux. Par exemple, l'expert-conseil principal peut être responsable de la préparation des dessins pour la conception des travaux de construction, ainsi que de l'élaboration des documents pour l'achat de mobilier. Toutefois, des travaux précis peuvent également être exclus du contrat de l'expert-conseil. Par exemple, l'installation structurée du câblage peut être effectuée par un expert-conseil dont les services ont été acquis par Services partagés Canada. Il faut veiller à ce que tous les éléments des travaux soient saisis et qu'un plan soit en place pour la préparation des documents d'approvisionnement pour tous les éléments des travaux.

Avant-projet
Au fur à mesure de l'avancement des travaux de conception, l'équipe de projet doit réévaluer la portée de chaque produit livrable. Par exemple, l'expert-conseil soumettra trois documents au cours des étapes de conception : le rapport de préconception, le rapport d'élaboration du concept et le rapport d'avant-projet. À chaque étape de conception, qui est progressivement plus détaillée, la portée complète doit être décrite. Il est essentiel de le faire pour que tous les éléments des travaux soient inclus dans chaque estimation des coûts.

À chaque étape de la phase de conception, les estimations de coûts du projet doivent être vérifiées par rapport aux budgets du projet. Le gestionnaire de projet, en consultation avec le chef de projet, doit accepter ou rejeter les estimations de coûts préparées pour la présentation. Si l'estimation des coûts respecte le budget du projet, elle peut être acceptée. Il y a inadéquation entre la portée et les coûts lorsque les coûts du projet dépassent les budgets du projet, ce qui peut se produire pendant les étapes de conception, d'appel d'offres ou de construction. En général, le problème est résolu au moyen d'un exercice d'analyse des coûts. Les options évaluées au cours de cet exercice ne devraient pas servir à diminuer la portée, mais à trouver des méthodes moins coûteuses pour réaliser la même portée. La plupart des contrats de SPAC obligent l'expert-conseil à modifier la conception à n'importe quelle étape sans frais supplémentaires, y compris après l'appel d'offres, afin de respecter le budget du projet.

Phase de mise en œuvre
À la phase de mise en œuvre, la portée du projet est convertie en documents d'approvisionnement. Il s'agit des plans et des devis visant à décrire les produits livrables. L'équipe de projet doit examiner la présentation des plans et des devis (i.e. assurance de la qualité) pour s'assurer que la portée figure entièrement dans le contrat. Tous les travaux doivent être définis de façon détaillée de sorte qu'ils figurent dans les documents contractuels.

Au cours de cette phase, la portée du projet est convertie en ouvrage. Les travaux doivent être réalisés par l'entrepreneur conformément aux documents contractuels. La portée doit être vérifiée par le concepteur, le Ministère et le client à l'achèvement substantiel des travaux. L'expert-conseil doit vérifier que les travaux ont été effectués dans le respect des plans et des devis. Le gestionnaire de projet doit vérifier si le contrat est terminé. Le chef de projet doit vérifier si la portée est complète lorsque le projet est accepté.

Phase de clôture de la réalisation
Au cours de la phase de clôture de la réalisation, les lacunes sont corrigées et les documents définitifs sont préparés concernant le projet. L'équipe de projet devrait se référer au document de clôture pour vérifier si tous les travaux sont terminés.

7. Responsabilités

Le chef de projet est chargé de faire ce qui suit :

  • communiquer les besoins en détail en vue de l'élaboration de la portée du projet;
  • approuver la portée du projet;
  • entreprendre un processus continu afin d'évaluer officiellement et uniformément la portée du projet;
  • préparer et réviser les documents relatifs à l'approbation du projet lorsque la portée du projet change considérablement;
  • approuver les modifications apportées à la portée.

Le gestionnaire de projet est chargé de faire ce qui suit :

  • définir la portée du projet par rapport à la portée du produit;
  • obtenir l'expertise appropriée pour appuyer les aspects techniques de la définition de la portée;
  • établir un plan de mise en œuvre pour réaliser la portée physique et les services nécessaires pour réaliser le projet;
  • élaborer la section sur la gestion de la portée du plan de gestion de projet ainsi que l'ensemble de celui-ci;
  • gérer la réalisation de la portée des services et des ouvrages.

8. Définitions

Analyse des coûts : L'analyse des coûts est une méthode systématique pour optimiser les coûts du cycle de vie du projet, ce qui se traduit par un meilleur rapport qualité-prix, la rentabilité, le respect des délais, l'optimisation de la qualité et du rendement. L'analyse des coûts est effectuée par un groupe multidisciplinaire de spécialistes.

Énoncé de projet : L'énoncé de projet (aussi appelé cadre de référence) décrit les services que doit fournir l'expert-conseil, ce qui permet à celui-ci d'offrir les services. Il peut contenir des renseignements généraux sur le projet, la portée des travaux, les données sur le site et la conception, et les calendriers propres au projet.

Liste des activités : Une liste des activités du projet contient toutes les activités, notamment les jalons terminés et toutes les activités en cours, y compris les jalons de la période d'établissement de rapport précise, normalement une projection sur quatre à douze semaines.

Liste des jalons : Une liste des jalons comprend tous les jalons d'un projet. Elle comprend notamment tous les examens et toutes les approbations à toutes les étapes du projet; les étapes clés nécessaires pour faire le suivi des éléments à long délai de livraison; le début et la fin des phases du projet; les approbations du projet.

Portée des produits (ou portée physique) : La portée des produits représente les caractéristiques et les fonctions d'un produit ou d'un service. Il s'agit du résultat du projet. La portée des produits concerne le produit : à quoi il ressemblera, comment il fonctionnera, etc.

Portée du projet : La portée du projet comprend notamment tous les travaux qui doivent être effectués pour réaliser le projet avec succès. Elle concerne le projet; elle définit les exigences en matière de produits, les travaux nécessaires pour créer le produit, et les éléments qui doivent y figurer ou non.

Programme fonctionnel : Un programme fonctionnel documente les besoins du client, y compris les répercussions des changements de programme sur les locaux. L'établissement des besoins du client est fondamental pour l'avancement d'un projet, tout au long de son processus de réalisation, et pour répondre avec succès aux besoins du client.

Structure de répartition du travail (SRT) : Une SRT est un arbre d'identification des éléments du projet, orienté vers les produits livrables. Elle organise et définit la portée des travaux du projet dans son ensemble. Elle devrait comprendre au moins cinq niveaux : le projet, l'étape, l'élément, le sous-élément et l'ensemble des travaux.

9. Références

Publications de SPAC

10. Demandes de renseignements

Veuillez transmettre toute demande de renseignements relative à la présente procédure au directeur, Conseils et Pratiques (réalisation de projet). Secteur de la gestion des services professionnels et techniques, Direction générale des biens immobiliers.