Directive du Système national de gestion de projet concernant l’examen de projets immobiliers

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1. Date d’entrée en vigueur

Le 15 mai 2012 (mise à jour le 2 novembre 2017)

2. Annulation

La présente directive remplace tous les documents portant sur l’examen de projets du Système national de gestion de projet (SNGP) parus avant le 15 mai 2012.

3. Autorité

La présente directive est publiée sous l’autorité du directeur général (DG), Secteur de la gestion des services professionnels et techniques (GSPT), Direction générale des biens immobiliers (DGBI), Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), et mise à jour sous l’autorité du DG, Responsable des services, Gestion de projet, DGBI, SPAC.

4. Contexte

La présente directive doit être mise en œuvre de pair avec tous les domaines de connaissances du SNGP compris dans la Politique ministérielle relative au SNGP. Cette directive aide SPAC à assurer, au sein de l’industrie, le maintien de pratiques exemplaires en matière d’examen de projets dans le cadre de la gestion de projets.

Le comité consultatif sur l’examen de projets fournit des conseils et offre du soutien aux gestionnaires de projet en faisant une évaluation détaillée du plan de gestion de projet. L’examen de projet ne vise pas à remplacer l’examen de la conception ou l’examen technique qui peut être exigé dans le cadre d’autres processus identifiés dans le SNGP. Il s’agit plutôt d’un examen complémentaire.

Parce que les examens de projets constituent des activités de contrôle de la qualité facturables, leurs frais sont imputés au budget du projet.

5. Portée

Des comités consultatifs sur l’examen de projets sont établis à l’échelle nationale et régionale, de même qu’à l’échelle des pairs, en fonction de la valeur du projet et des résultats de l’évaluation de la complexité et des risques des projets (ECRP). Suivant le Plan d’investissement intégré, la participation d’un comité national consultatif sur l’examen de projets sera nécessaire pour tout projet de la DGBI dont la valeur est supérieure à 20 M $ en coûts d’aménagement, de rénovation ou de construction ou ayant obtenu une note de niveau 3 ou de niveau 4 lors de l’ECRP. En ce qui concerne les projets n’atteignant pas ce seuil, le tableau 1 ci-dessous peut servir de guide pour évaluer le niveau minimal requis du comité consultatif sur l’examen de projets.

Tableau 1 : Guide servant à déterminer le niveau du comité consultatif sur l'examen de projets
  Niveau 1
de l'ECRP
Niveau 2
de l'ECRP
Niveau 3
de l'ECRP
Niveau 4
de l'ECRP
Autres ministères
Moins de 1 M $ Aucun comité consultatif sur l'examen de projets Aucun comité consultatif sur l'examen de projets Aucun comité consultatif sur l'examen de projets Aucun comité consultatif sur l'examen de projets Aucun comité consultatif sur l'examen de projets
De 1 M $ à 2,5 M $ Comité consultatif sur l'examen de projets à l'échelle des pairs Comité consultatif sur l'examen de projets à l'échelle des pairs Comité national consultatif sur l'examen de projets Comité national consultatif sur l'examen de projets Comité consultatif sur l'examen de projets à l'échelle des pairs
De 2,5 M $ à 5 M $ Comité consultatif sur l'examen de projets à l'échelle des pairs Comité régional consultatif sur l'examen de projets Comité national consultatif sur l'examen de projets Comité national consultatif sur l'examen de projets Comité consultatif sur l'examen de projets à l'échelle des pairs
De 5 M $ à 20 M $ Comité régional consultatif sur l'examen de projets Comité régional consultatif sur l'examen de projets Comité national consultatif sur l'examen de projets Comité national consultatif sur l'examen de projets Comité régional consultatif sur l'examen de projets
Plus de 20 M $ Comité national consultatif sur l'examen de projets Comité national consultatif sur l'examen de projets Comité national consultatif sur l'examen de projets Comité national consultatif sur l'examen de projets Comité national consultatif sur l'examen de projets

Remarques

6. Objectif

L’objectif de la présente directive est de favoriser l’adoption de pratiques de gestion de projets efficaces et de soutenir les équipes de projet au moyen de l’examen approfondi des projets sur le plan de la réalisation. Cet examen tiendra tout particulièrement compte du plan de gestion de projet et des documents connexes liés à la réalisation de projets.

7. Renseignements sur la directive

La composition des différents niveaux de comités consultatifs sur l’examen de projets est présentée dans la section Responsabilités. Le gestionnaire de projet doit présenter la demande de participation d’un comité consultatif sur l’examen de projets lorsque le plan de gestion de projet est presque achevé et qu’il est prêt à être soumis aux fins d’examen et de commentaires. Dans le cas où un comité national consultatif sur l’examen de projets est nécessaire, le gestionnaire de projet doit présenter sa demande par courriel à l’adresse sngp-npms@tpsgc-pwgsc.gc.ca en indiquant les informations suivantes : nom, type/description et coût total du projet.

Les comités consultatifs sur l’examen de projets font leur travail vers la fin de la phase de planification de l’étape de réalisation de projet du SNGP, mais avant l’approbation du plan de gestion de projet (voir la figure 1). Les recommandations et les conseils techniques formulés par les comités consultatifs sur l’examen de projets sont consignés, transmis à l’équipe de projet et examinés par un responsable ayant un pouvoir d’approbation au point de vérification de l’approbation de projet modifiée (si nécessaire)/pouvoir de dépenser (mise en oeuvre).

Figure 1 : Diagramme du Système national de gestion de projet présentant l'étape du comité consultatif sur l'examen de projets

Graphique représentant les étapes et phases du Système national de gestion de projet qui démontre à quelle place l'examen de projet sera fait – Description de l'image ci-dessous.

Description de l'image

Cette image décrit le modèle du SNGP avec ses 3 étapes, ses 9 phases, ses points de vérification et ses produits livrables :

Dans certaines circonstances, il peut arriver que le traitement d’un projet puisse être accéléré. C’est le cas lorsqu’on cherche à obtenir plusieurs approbations en même temps, au début de l’étape d’identification d’un projet (par exemple projets de location clés en main). Dans de telles circonstances, le comité consultatif sur l’examen de projets peut intervenir dès que le plan de gestion de projet est disponible, mais avant que ce dernier ne soit approuvé.

La participation d’un comité national consultatif sur l’examen de projets consiste en la tenue d’une réunion formelle présidée par le gestionnaire du Centre d’expertise du secteur de services Gestion de projet (SSGP) de la DGBI, à laquelle participent quelques experts en la matière choisis, ainsi que l’équipe de projet. Le groupe examine le plan de gestion de projet et l’équipe de projet consigne les recommandations formulées.

La participation d’un comité régional consultatif sur l’examen de projets consiste en la tenue d’une réunion formelle présidée par le gestionnaire régional, à laquelle assistent quelques experts en la matière choisis ainsi que l’équipe de projet.

Documents obligatoires à soumettre au comité consultatif sur l’examen de projets :

8. Responsabilités

Tableau 2 : Responsabilité des membres des comités consultatifs sur l’examen de projets
Rôle Responsabilités Comité national consultatif sur l’examen de projets Comité régional consultatif sur l’examen de projets Comité consultatif sur l’examen de projets à l’échelle des pairs
Président
  • Confirmer le niveau de l’examen effectué par le comité consultatif sur l’examen de projets et consigner, dans le plan de gestion de projet, les motifs justifiant tout écart par rapport au guide sur la détermination du niveau de ce comité.
  • Choisir des spécialistes en fonction de leur expérience particulière dans le domaine du projet faisant l’objet de l’examen.
  • Gérer le processus des comités consultatifs sur l’examen de projets.
  • Présenter les rapports annuels des comités consultatifs sur l’examen de projets.Note de bas de page 1
Gestionnaire, Centre d'expertise (CE) SSGP Gestionnaire régional ou directeur de projet du Secteur de la capitale nationale Gestionnaire principal de projet (ou personne qui approuve le plan de projet)
Coordonnateur
  • Organiser les réunions (on encourage l’organisation de téléconférences et d’exposés sur le Web).
  • Diffuser des renseignements pertinents aux membres aux fins d’examen et de commentaires.
  • Préparer et distribuer des comptes rendus de décision et effectuer un suivi, au besoin.Note de bas de page 1
  • Assurer la liaison directe avec l’équipe de projet relativement à la préparation de réunions.
Choisi par le président Choisi par le président s/o
Équipe de projet
Gestionnaire de projet Présenter la demande visant la tenue d’une réunion d’un comité consultatif sur l’examen de projets. Gestionnaire de projet (préavis d’un mois pour les réunions) Gestionnaire de projet (préavis de deux semaines) Gestionnaire de projet
Fournir une copie des documents obligatoires décrits ci-dessous par voie électronique au coordonnateur au moins deux semaines avant les réunions. Gestionnaire de projet Gestionnaire de projet Gestionnaire de projet
Préparer un exposé détaillé (par exemple PowerPoint). Gestionnaire de projet Gestionnaire de projet s/o
Chef de projet Assister aux réunions des comités consultatifs sur l’examen de projets Chef de projet Chef de projet s/o
Spécialistes
Spécialistes des domaines de connaissances du SNGP (coûts, réclamations, risques, temps, patrimoine, environnement, sécurité, approvisionnement, finances, services d’architecture et de génie/services professionnels)
  • Examiner tous les documents.
  • Transmettre à l’équipe de projet des conseils et des recommandations touchant à leur domaine d’expertise.
Choisis par le président Choisis par le président Au besoin seulement
Gestionnaire de projet expérimenté
  • Transmettre à l’équipe de projet des conseils et des recommandations touchant à leur domaine d’expertise.
Choisi par le président Choisi par le président Au besoin seulement
Autre
Gestion des investissements
  • Examiner tous les documents.
  • Formuler des conseils et des recommandations sur la gestion des investissements.
Gestion du portefeuille national Au besoin seulement Au besoin seulement

9. Définitions

Examen de la qualité :
Toute procédure officielle d’examen d’un produit ou d’un groupe de produits connexes en fonction d’un ensemble convenu de critères de qualité. Les examens de projets, les examens de la conception, les examens techniques ou les examens par domaine constituent différents types d’examens de la qualité.
Examen de projets :
Examen de la qualité qui se rapporte précisément à la réalisation de projets et qui, au moyen d’une évaluation détaillée du plan de gestion de projet, fournit des conseils et offre du soutien aux gestionnaires de projets.
Examen de la conception :
Examen de la qualité qui se rapporte précisément à la conception et qui permet d’effectuer une analyse systématique, approfondie et documentée de la conception afin de déterminer la capacité à respecter les exigences d’un projet. Il est à noter que l’examen de la conception est effectué pendant la phase de conception du SNGP et que le processus entourant cet examen est géré par Conseils et Pratiques (Services professionnels).
Examen technique ou examen par domaine :
Examen ponctuel de la qualité de tout document de projet entrepris par un domaine particulier des biens immobiliers (par exemple mécanique, électrique, etc.) à la demande du chef de projet ou du gestionnaire de projet. Les examens techniques et les examens par domaine peuvent être effectués durant n’importe quelle phase du SNGP.
Valeur de l’aménagement :
Tous les coûts rattachés à la transformation des locaux pour qu’ils soient en service, ce qui comprend entre autres tous les honoraires, les débours et les autres frais connexes, à l’exception du loyer et des coûts engagés par le client.

10. Références

Publications de Services publics et Approvisionnement Canada

11. Pièces jointes

12. Demandes de renseignements

Veuillez transmettre toute demande de renseignements au sujet de la présente directive au Centre d’expertise du secteur de services Gestion de projet à l’adresse tpsgc.sngp-npms.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca.
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