Rôles et responsabilités des équipes de projet

Sur cette page

Lignes directrices pour les projets relatifs aux locaux et aux biens

Équipes de projet – Renseignements généraux

Les équipes de projet représentent un véhicule de communication interne de renseignements pertinents et essentiels relatifs à l'élaboration et à la réalisation de projets et d'activités continues connexes.

Les présentes lignes directrices visent à préciser le concept des équipes de projet ainsi que les rôles et les responsabilités des membres de celles-ci.

La taille et la composition des équipes responsables de projets sont déterminées par le chef de projet (ou le gestionnaire de projet dans le cas des projets financés par d'autres ministères) et varient selon l'importance, la complexité et le type de projet immobilier. Le rôle des membres des équipes de projet peut aussi varier. Toutefois, les descriptions ci-dessous correspondent aux rôles et aux responsabilités clés de postes courants.

Membres de l'équipe de Services publics et Approvisionnement Canada

Chef de projet

Le chef de projet représente les intérêts de la Direction générale des biens immobiliers (DGBI) ou du principal parrain au sein de l'équipe de projet. Pour les projets relatifs aux locaux, le chef de projet est habituellement un gestionnaire des locaux ou un conseiller, Services aux clients. Pour les projets relatifs aux biens dans un bâtiment de la Couronne dont Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) est responsable, le chef de projet est habituellement un gestionnaire immobilier. Pour les grands projets de l'État, le directeur de projet représente le chef de projet. Finalement, pour les projets relatifs aux biens et financés par d'autres ministères, le représentant du ministère client agit comme chef de projet.

Le chef de projet est responsable de tous les aspects du projet et de la direction de celui-ci durant le cycle de vie du Système national de gestion de projet (SNGP), de l'étape de début jusqu'à la clôture de l'étape de réalisation de projet. Il doit aussi obtenir l'approbation et le financement nécessaires à la réalisation du projet et doit assurer le leadership global de l'équipe de projet. Pour ce faire, il effectue une surveillance continue du projet afin de s'assurer, avec l'aide d'un analyste financier, que le niveau de financement approuvé est respecté. Il peut avoir, entre autres, comme responsabilité :

Gestionnaire des locaux/Conseiller, Services aux clients

Le gestionnaire des locaux/CSC assure une liaison entre le ministère client et SPAC et doit posséder une connaissance approfondie des activités, de la culture et des besoins du ministère occupant. Il joue un rôle de premier plan pour ce qui est de communiquer à l'équipe de projet les exigences du client en matière d'opérations et de locaux et de contribuer à leur atteinte. De plus, le gestionnaire des locaux/CSC assume souvent les tâches du chef de projet. Il peut avoir, entre autres, comme responsabilité :

Gestionnaire de projet

Le gestionnaire de projet est chargé de gérer quotidiennement et de façon plus détaillée les activités liées au projet. Il peut avoir, entre autres, comme responsabilité :

Gestionnaire de la conception des services d'architecture et de génie

Le gestionnaire de la conception est principalement responsable de fournir des conseils stratégiques et techniques relatifs au développement et à la réalisation de projets et de s'assurer que les exigences en matière de services de conception de projet sont d'une qualité qui satisfait aux attentes des intervenants. Il peut avoir, entre autres, comme responsabilité :

Expert technique des services d'architecture et de génie

L'expert technique est chargé de s'assurer que les aspects techniques et conceptuels du projet sont bien définis et bien communiqués. Il protège les intérêts supérieurs de l'État et veille à ce que les exigences soient conformes aux normes du client et du Ministère, aux exigences réglementaires techniques, aux codes et aux normes connexes. Il s'assure, par l'intermédiaire du processus d'assurance et de contrôle de la qualité, que les fournisseurs de services et les experts-conseils comprennent et appliquent ces règlements à toutes les étapes du projet.

Agent de location

L'agent de location est responsable du processus d'acquisition de locaux loués. Il peut avoir, entre autres, comme responsabilité :

Approvisionnements – Agent ou spécialiste des approvisionnements

L'agent ou le spécialiste des approvisionnements fournit des conseils et des directives au sujet des outils d'approvisionnement disponibles (par exemple les offres à commandes, les arrangements en matière d'approvisionnement, Achatsetventes) par rapport aux diverses catégories de services, de mobilier et d'ameublement de bureau. Il peut avoir, entre autres, comme responsabilité :

Un résumé des principales responsabilités de l'agent de négociation des marchés de l'Attribution des marchés immobiliers se trouve dans le Manuel de la gestion des approvisionnements – Cadre de responsabilisation pour la gestion des marchés immobiliers Note de bas de page 1.

Gestionnaire des biens et gestionnaire des immeubles et des installations

Le gestionnaire des biens et le gestionnaire des immeubles et des installations sont chargés de gérer le fonctionnement et l'entretien des immeubles et des installations appartenant à l'État, loués ou sous la garde d'un ministère. Ils peuvent avoir, entre autres, comme responsabilité :

Évaluateur

L'évaluateur offre une expertise en matière d'évaluation à SPAC et aux autres ministères lorsqu'ils exécutent des opérations immobilières, comme l'achat et la vente de biens, la location de locaux et l'évaluation d'une construction, d'un achat ou d'une location pour déterminer si cela est dans l'intérêt supérieur de l'État. Il fournit également aux intervenants internes de précieux services d'évaluation qui sont requis pour préparer des documents comme le Plan de gestion des biens immobiliers (PGBI) et le RAI. Il peut avoir, entre autres, comme responsabilité :

Propriétaire-investisseur/Analyste financier

Le groupe de propriétaire-investisseur est le « banquier » interne de la DGBI qui assure les transferts de fonds entre l'administration centrale et les régions et qui travaille avec les intervenants régionaux afin de transférer le financement alloué qui est nécessaire à la réalisation du programme de la DGBI. Il peut avoir, entre autres, comme responsabilité :

Agent de déménagement (si nécessaire)

L'agent de déménagement de SPAC offre une aide technique particulière à l'équipe de projet et aux intervenants pour préparer et mener à bien la réinstallation de tous les employés, du mobilier et des équipements.

Client

Le gestionnaire des locaux de SPAC représente habituellement le client durant les étapes de début et d'identification de projet. On doit demander au client d'autoriser le plan de gestion des locaux préliminaire et de fournir des exigences détaillées en ce qui concerne le câblage, la sécurité et le mobilier tout au long de l'examen de la conception et de l'étape de réalisation de projet.

Gestionnaire de la mise en service

Le gestionnaire de la mise en service de SPAC peut avoir, entre autres, comme rôle et responsabilité :

Gestionnaire du changement – Services publics et Approvisionnement Canada ou projets d’autres ministères

La principale responsabilité du gestionnaire du changement est de créer et de mettre en oeuvre des stratégies et des plans de gestion du changement qui maximisent l’adoption et l’utilisation des changements de la part des employés, et qui minimisent la résistance face à ces changements, pour ainsi s’assurer que le projet de transformation du milieu de travail atteint ses objectifs. Le gestionnaire du changement travaille également à encourager une adoption plus rapide et une utilisation ultime plus importante du milieu de travail.

Gestionnaire du changement – Conseiller en gestion du changement de Services publics et Approvisionnement Canada
(Unité des solutions en milieu de travail de Services publics et Approvisionnement Canada)

Fournit une expertise en gestion du changement aux ministères qui modernisent leur milieu de travail. De façon générale, le conseiller en gestion du changement de SPAC travaille directement avec le gestionnaire du changement du client.

Annexe A – Réunions de l'équipe de projet

Remarques

Énoncé sur l'extensibilité : Les lignes directrices présentées dans la présente section sont pour des réunions typiques; on ne s'attend pas à ce qu'elles soient appliquées textuellement pour chaque projet. Le niveau de détails et d'efforts est directement proportionnel à l'envergure et à la complexité de chaque projet ou de l'équipe de projet.

Définition d'une réunion : Dans le même ordre d'idées que l'énoncé ci-dessus, le terme « réunion » peut représenter une rencontre entre de nombreux membres de l'équipe de projet dans une salle de réunion ou simplement une conversation électronique entre deux membres de l'équipe. Tout dépend de l'extensibilité requise.

La réunion de lancement de l'équipe de projet (voir l'Annexe B – Ordre du jour de la réunion de lancement de l'équipe de projet) doit être tenue lors de l'étape de début de projet ou dès que possible après la réception des exigences du client ou l'identification d'un éventuel projet. La participation des membres de l'équipe de projet doit être établie selon l'envergure, la portée, les coûts et la complexité du projet.

Les réunions subséquentes sur l'avancement du projet et sur la réalisation du projet (voir l'Annexe C – Ordre du jour des réunions d'avancement de l'équipe de projet) doivent être tenues durant les autres étapes ou phases du projet. On doit s'assurer que la participation des membres de l'équipe de projet aux réunions correspond à l'objectif de ces réunions tenues durant les étapes ou phases pertinentes du projet.

Les membres de l'équipe de projet doivent tenter de se réunir durant les étapes ou phases de projet ci-dessous.

Début de projet – président habituel : chef de projet

  1. Après l'achèvement et l'approbation de l'énoncé des exigences.

Identification de projet – président habituel : chef de projet

  1. Avant l'achèvement et l'approbation du plan préliminaire de projet.
  2. Avant l'achèvement et l'approbation de l'Évaluation de la complexité et des risques du projet préliminaire pour les projets dont la valeur est supérieure à un million de dollars.
  3. Avant l'achèvement et l'approbation du rapport de faisabilité et/ou du RAI.

Réalisation de projet – président habituel : gestionnaire de projet

  1. Après l'attribution du contrat de location (le cas échéant) ou avant l'achèvement et l'approbation du plan de gestion de projet.
  2. Chaque mois durant la période d'aménagement, afin d'examiner la portée, le calendrier et le budget.
  3. Périodiquement durant la mise en œuvre du projet.
  4. Lors de l'achèvement du projet.

Annexe B – Ordre du jour de la réunion de lancement de l'équipe de projet

Voici un modèle d'ordre du jour de la réunion de lancement de l'équipe de projet de SPAC. Cette réunion vise à examiner les renseignements sur le Rapport sur les activités de location planifiées (RALP) du projet, le Plan de gestion des immeubles (PGI), le Plan de gestion des biens immobiliers (PGBI) et la liste de vérification des besoins du client. Les rôles et les responsabilités des membres de l'équipe doivent aussi être établis ou précisés, et on doit également discuter des exigences du projet, du calendrier, des options pour la prestation de services et des risques prévus.

Selon la complexité du projet, des points à l'ordre du jour proposé peuvent être supprimés, ajoutés ou échelonnés sur plusieurs réunions.

Ordre du jour

  1. Présentations
  2. Renseignements contextuels sur le projet (examen du RALP, du PGI et du PGBI)
  3. Examen du Questionnaire sur les besoins en locaux du client, si le projet concerne des locaux (si le questionnaire n'est pas disponible, on doit organiser une autre réunion pour l'examiner).
    1. Date de début et de fin du projet
    2. Superficie de locaux demandée
    3. Objectif général
    4. Locaux à usage particulier
    5. Équivalents temps plein
    6. Demandes de non-conformité
    7. Limites géographiques
    8. Exigences techniques (surcharge du plancher, génératrice, etc.)
    9. Postes de travail, cloisons et mobilier (exigences et stratégie d'approvisionnement)
    10. Questions d'accessibilité
    11. Sécurité
    12. Nettoyage
    13. Autres questions
  4. Rôles et responsabilités
  5. Problèmes prévus dans le cadre du projet
  6. Risques prévus dans le cadre du projet
  7. Processus d'acquisition de locaux (si le projet concerne des locaux)
  8. Budget, financement et approbations du projet (niveaux, processus, etc.) – estimation et portée seulement
  9. Calendrier du projet (et éventualités)
  10. Prochaines étapes
  11. Calendrier des réunions ou des téléconférences de l'équipe de projet (heure, lieu, etc.)
  12. Points supplémentaires

Annexe C – Ordre du jour des réunions d'avancement de l'équipe de projet

Voici un modèle d'ordre du jour de la réunion d'avancement de l'équipe de projet de SPAC. Lors de ces réunions, les membres visent à examiner les questions liées au projet et l'avancement de celui-ci par rapport à la portée, au calendrier et au budget.

Selon la complexité du projet, des points à l'ordre du jour proposé peuvent être supprimés ou ajoutés.

Modèle d'ordre du jour de réunion de l'équipe de projet

  1. Examen du compte rendu des décisions et des mesures de suivi de la dernière réunion
  2. Le point sur l'approbation de projet et montant de celle-ci
  3. Dépenses et financement relatifs au projet
    • Cumul annuel, engagements, prévisions
    • Totaux (dépenses et prévisions pluriannuelles)
  4. Calendrier du projet
  5. Portée du projet
  6. Exigences et capacité en matière de ressources
  7. Documents relatifs au projet (selon la phase et la complexité du projet, ces documents peuvent consister en l'énoncé des exigences, le rapport de faisabilité, le plan de projet, le RAI, la conception, les dessins, les autorisations de modification, etc.)
  8. Problèmes et obstacles relatifs au projet

Notes de bas de page

Date de modification :