Énoncé des exigences simplifié pour les projets relatifs aux biens et les projets de services aux locataires

Table des matières

Section I – Énoncé des exigences

L'énoncé des exigences est une proposition à une autorité qui définit un problème ou une opportunité et qui vise à obtenir du financement et une approbation en vue de réaliser les activités de l'étape d'identification du projet. L’énoncé des exigences fournit une description générale de la nature du besoin, de l’échéancier d’ensemble et des considérations particulières.

1. Définition du problème ou de l’opportunité

  1. Les principaux enjeux ou facteurs ayant motivé le lancement du projet sont les suivants :
Ce tableau est seulement à titre d’exemple et ne contient aucune donnée.
Type de facteur ou d’enjeu Facteur déterminant (Oui – Non) Brève description
Entretien ou amélioration du bien    
Enjeux liés à un système    
Performance environnementale    
Approbations, décisions ou ententes précédentes    
Décision liée au portefeuille    
Exigences du client    
Situation d’urgence    
Santé et sécurité    
Autre(s) projet(s) ou programme(s)    

Note : Pour tous les éléments auxquels vous avez répondu « Oui » comme facteur déterminant,  fournissez une brève description dans le tableau ci-dessus. La présente section ne doit contenir aucune indication de la solution proposée. Son objectif est de mettre l’accent sur les éléments catalyseurs du projet.

2. Contexte

2.1.  État de l'immeuble

  1. Brève description de l’immeuble
    • Âge, emplacement, classification de l'immeuble, propriétaire de l'immeuble
    • Caractéristiques spéciales de l’immeuble qui doivent être prises en considération, entre autres la désignation patrimoniale, la valeur stratégique du bien, les ententes de services
    • Plans futurs pour l’utilisation de ce bien fondés sur l’analyse des Services de propriétaire-investisseur et la Gestion du portefeuille.
  2. Renseignements généraux sur l’état de l’immeuble tirés du Rapport sur l’état des immeubles, de la Gestion des immeubles et des installations, du Plan de gestion des immeubles, du Plan de gestion des biens immobiliers), etc. (s’il y a lieu)
    • Indice de l’état des installations (s’il y a lieu)
    • Répercussions et problèmes principaux ou critiques associés au projet

2.2. Considérations liées aux locataires

  • Énumérez tous les occupants dans l’immeuble (de  préférence par ordre alphabétique ou par ordre d’importance en fonction de l’occupation ou de l’impact).
  • Pour les projets de services aux locataires, fournissez tous les renseignements pertinents, entre autres sur la stratégie de gestion des locaux du client, les changements prévus, les projets autorisés et dirigés par les locataires ou les projets de services aux locataires, les projets d’aménagement identifiés, les problèmes ou enjeux (le cas échéant) qui doivent être pris en considération et qui pourraient avoir des répercussions sur la recommandation et l’approbation du présent Énoncé des exigences simplifié.
  • Indiquez si le client se conforme aux Normes d’aménagement du gouvernement du Canada relatives à l’initiative Milieu de travail 2.0 et aux Normes d’attribution des locaux.
  • Indiquez dans un tableau semblable à celui ci-dessous le type de locaux occupés et leur superficie (s'il y a lieu), ou joignez une copie des accords d’occupation pertinents en annexe.
Sommaire du tableau

Ce tableau présente, pour chaque client, le type et la superficie d'espace occupé par mètres carrés utilisables et par mètres carrés louables, la date d'expiration de l'accord d'occupation et la date d'expiration du bail.

Client Type de locaux Mètres carrés utilisables Mètres carrés louables Date d’expiration de l’accord d’occupation Date d’expiration du bail (le cas échéant)
X Locaux d’entreposage 473,9 494,3 Le 31 août 2016  
Y Locaux à bureaux
2 744
2 982,6
Le 31 décembre 2018  
Locaux à usage particulier 774,3 807,5  
Z Locaux à bureaux     Le 30 septembre 2015  
    10 892,2 11 779,5    

2.3. Contexte stratégique

Décrivez le lien du problème ou de l'opportunité avec les stratégies et les plans indiqués ci-dessous :

Ce tableau est seulement à titre d’exemple et ne contient aucune donnée.
Stratégies et plans S’y rapporte (Oui / Non / S.O.) Justification
(pour « non » et « S.O. »)
Plan de gestion des biens immobiliers    
Plan de gestion des immeubles    
Plan d'action stratégique    
Stratégie(s) de gestion des locaux du client    
Stratégie d’investissement régionale    
Stratégie relative au portefeuille    
Stratégie d’investissement locale    
Stratégie de développement durable    

3. Considérations liées au projet

Pour le projet, les exigences ou enjeux suivants qui pourraient avoir des répercussions sur l’analyse des options et la solution éventuelle doivent être pris en considération. Fournissez tous les détails nécessaires ci-dessous pour tous les enjeux cernés dont l’incidence est « considérable » ou « importante ».

Ce tableau est seulement à titre d’exemple et ne contient aucune donnée.
Exigences ou enjeux spéciaux Aucun enjeu cerné / Sans objet Enjeu à incidence faible Enjeu à incidence considérable Enjeu à incidence importante Détails (pour les enjeux à incidence considérable et importante)
Exigences techniques          
Degré d’urgence          
Santé et sécurité          
Exigences environnementales          
Exigences du calendrier du projet          
Financement du projet          
Exigences en matière de sécurité          
Exigences en matière d’accessibilité            
Édifice patrimonial          
Exigences du client          
Autres exigences          

4. Considérations liées aux risques

  1. Indiquez  les risques qui pourraient survenir au moment de l'élaboration du projet ou tout risque qui pourrait compromettre le respect  des exigences du projet. Fournissez l’information suffisante pour tous les facteurs dont le niveau de risque est moyen ou élevé (en fonction de la probabilité et des répercussions).
Ce tableau est seulement à titre d’exemple et ne contient aucune donnée.
Facteur de risque Probabilité (faible, moyenne, élevée)  Incidence  (faible, modérée, élevée) Niveau de risque
(faible, moyen,élevé)

Détails (pour les facteurs dont le niveau est « moyen » et « élevé »

Manque de financement - SPAC        
Manque de financement - Client        
Non respect des échéanciers établis        
Examen public        
Priorités changeantes        
Engagement du client        
Autre        
  1. En ce qui concerne les répercussions et risques liés à la non-réalisation du projet, énoncez les risques auxquels l’équipe de gestion serait exposée si l’approbation d’amorcer le projet n’est pas accordée. Certains risques pourraient se rapporter à ce qui suit, sans s'y limiter :
    • Santé et sécurité
    • Échéancier
    • Retards
    • Augmentation ou indexation du coût
    • Contraintes opérationnelles
    • Répercussions sur d’autres projets connexes

5. Annexes

Énumérez les documents pertinents qui sont inclus dans l’annexe, comme le Plan de gestion des immeubles, les accords d’occupation conclus avec le client (les documents sur la prise à bail), le cas échéant.

Section II – Approbations du client

Remarque : La présente section s’applique uniquement aux projets de services aux locataires.

1. Approbations demandées au client

  1. Approbation de l'Énoncé des exigences simplifié
  2. Affectation d’un ou de plusieurs représentants du client à l’équipe de projet
  3. Financement du client : Fonds renouvelable des Services immobiliers pour des services aux locataires (convention particulière de services)
  4. Résumez le montant en dollars par exercice financier qui doit être financé par le client pour réaliser les travaux inscrits dans le tableau ci-dessous afin que le projet passe à l’étape d’approbation de projet. La totalité des coûts assumés par le client sera établie lors de la phase d'analyse.
Ce tableau est seulement à titre d’exemple et ne contient aucune donnée.
Élément Exercice financier (EF)
2015-2016
EF 2
2016-2017
EF 3
2017-2018
Total
         
         
         
Financement total provenant du client        

2. Signature(s) du client

Le représentant du client accepte que SPAC amorce l’étape d’identification du projet relatif à ce problème ou à cette opportunité. Le représentant du client accepte donc de payer les coûts assumés par le client établis ci-dessus, et convient de présenter une demande de financement pour sa portion de la phase de réalisation du projet suivant l'approbation de projet (Rapport d'analyse des investissements approuvé).

Sommaire du tableau

Ce tableau indique qui a recommandé et approuvé cet énoncé des exigences simplifié, la date et la signature.

Mesure Date Signature

Recommandé par :
 Représentant du client

   

Approuvé par :
(Représentant(s) autorisé(s) du client – avec pouvoir de signer des documents financiers)

   

Section III - Approbations de SPAC

1. Approbations demandées à SPAC

  1. Approbation de l'Énoncé des exigences simplifié
  2. Approbation de produire la documentation liée à l'élaboration du présent projet en vue de l'approbation de projet (AP)
  3. Approbation du pouvoir de dépenser de l'ordre de $ (coûts totaux, estimations fondées, dollars courants, y compris la TVH de $) pour réaliser les travaux inscrits au tableau ci-dessous afin que le projet passe à l'étape de l'AP
Ce tableau est seulement à titre d’exemple et ne contient aucune donnée.
Élément Exercice financier
2015-2016
Exercice financier
2016-2017
Total
Énoncé des exigences simplifié      
Plan préliminaire de projet      
Programme fonctionnel (si requis)      
Études de faisabilité des experts-conseils      
Rapport d'analyse des investissements      
Imprévus      
Total      
Financement total provenant du client
(tel qu’indiqué à la Section II)
     
Financement total provenant de SPAC      
  1. Affectation des représentants suivants de TPSGC/SPAC à l’équipe de projet :
    • Chef de projet
    • Gestionnaire de projet
    • Ressources professionnelles et techniques
    • Gestionnaire immobilier
    • Autre(s) – Veuillez préciser
  2. Une consultation a eu lieu, ou aura lieu, avec les autres intervenants clés suivants dans l’élaboration du projet :
    • Services de propriétaire-investisseur
    • Gestionnaire des locaux et conseiller, Services aux clients
    • Ressources professionnelles et techniques
    • Autre(s) – Veuillez préciser

2. Source de financement de SPAC

  • Préciser la provenance des fonds pour le pouvoir de dépenser
    • Crédit 1 de SPAC, programme Locaux et avoirs fédéraux, Affectation à but spécial,  Biens immobiliers B123
    • Crédit 5 de SPAC, Dépenses d’immobilisations, Biens immobiliers B141

3. Signatures de SPAC

Remarque : Vérifiez la Directive relative au SNGP pour les projets immobiliers, Annexe A, pour déterminer le niveau du poste et obtenir les approbations appropriées dans le bloc signature ci-dessous.

Sommaire du tableau

Ce tableau indique qui a préparé, recommandé et approuvé cet énoncé des exigences simplifié, la date et la signature.

Mesure Date Signature
Préparé par :
Chef de projet
   
Recommandé par :    
Approuvé par :