Rapport d'analyse des investissements

Définition

Le rapport d'analyse des investissements (RAI) examine de façon plus approfondie les solutions possibles exécutables, approuvées par le gestionnaire chargé de l'examen (phase de la faisabilité), ainsi que les avantages et les inconvénients de chaque solution possible réalisable. Le RAI donne également l'évaluation de ces solutions en fonction d'un ensemble de critères prédéfinis, en vue de faire une recommandation finale concernant la meilleure option. Le processus d'établissement du RAI comprend, entre autres, un ensemble d'évaluations financières et non financières permettant de justifier la recommandation. L'analyse des options doit se faire de façon objective, ouverte et transparente.

Phase pertinente

Point de vérification

Lignes directrices et modèles pour les rapports d'analyse des investissements

Scénario de référence (statu quo)

Le terme « scénario de référence » ou « statu quo » est parfois défini comme le maintien de la stratégie en cours. Dans le domaine des services immobiliers, cela signifierait probablement de poursuivre une stratégie de gestion des locaux en place pour loger nos locataires (c’est-à-dire que les locataires resteraient dans les locaux existants, qu'ils appartiennent à l'État ou qu'ils soient loués).

Le scénario de référence a été conçu de manière à servir de base de référence à nos analyses, afin que nous puissions comparer le coût des diverses solutions de rechange que nous envisageons à celui du scénario de référence. Il permet également de comparer les forces et les faiblesses de ces solutions possibles à celles du scénario de référence. De cette façon, les décideurs connaissent le coût de la mise en œuvre des différentes solutions et peuvent le comparer avec les avantages et les risques du scénario de référence. En somme, ils disposent de tous les éléments nécessaires pour prendre une décision.

L'utilisation du scénario de référence ou le maintien du statu quo ne signifie pas que nous ne ferons rien pendant les 25 prochaines années. Cela signifie plutôt que nous devons nous assurer que les exigences des codes du bâtiment et des codes du travail ainsi que les exigences en matière de santé et de sécurité au travail sont respectées, et que l'investissement minimal prévu au départ a été engagé, afin d'assurer le fonctionnement des locaux et le respect des exigences fonctionnelles du gouvernement. En d'autres termes, il s'agit d'effectuer les réparations courantes et l'entretien continu dans une installation et de reporter les dépenses importantes jusqu'à ce que les éléments soient sur le point d'être non conformes et qu'ils doivent être remplacés. De cette manière, nous reconnaissons la valeur de rendement de l'argent. Cette façon d'agir ne permettra pas d'avoir une installation à la fine pointe de la technologie; il s'agit plutôt de faire de notre mieux avec les moyens à notre disposition et de nous conformer à des normes minimales en matière de locaux et aux exigences des codes s'appliquant aux immeubles existants (c’est-à-dire les codes autres que les codes du bâtiment, le code de l'électricité, le code de prévention des incendies, etc. qui s'appliquent aux nouvelles constructions). Lorsqu'un bail en vigueur est sur le point de venir à échéance, le scénario de référence consisterait à rester dans les locaux en exerçant les options ou en renouvelant le bail. Cette solution permettrait de réduire au minimum les coûts d'aménagement, les frais de déménagement et les coûts qui découlent de la réinstallation des locataires dans de nouveaux locaux.

Pendant la période de calcul, il se peut que le scénario de référence ne soit pas toujours la solution la moins coûteuse. En effet, le scénario pourrait entraîner un chevauchement des tâches et une perte d'efficacité ou encore, le bien pourrait continuer de se détériorer parce que les améliorations devant être apportées aux immobilisations ont été reportées, ce qui peut mener à des problèmes importants et coûteux. De plus, les locataires pourraient souffrir du manque de fiabilité des services offerts, ce qui aurait peut-être des répercussions négatives sur leurs activités. Le scénario de référence augmenterait non seulement les coûts pour l'ensemble du gouvernement, mais les employés et la population pourraient aussi en subir les conséquences. Les facteurs financiers et non financiers précités doivent être pris en compte dans le Rapport d'analyse des investissements.

Si de nouveaux employés sont embauchés ou de nouveaux équivalents temps plein (ETP) ajoutés, le scénario de référence peut consister à aménager des postes de travail supplémentaires dans les locaux existants. Si cette solution n'est pas pratique, il peut s'avérer nécessaire de trouver des locaux additionnels ailleurs dans l'immeuble ou dans un autre emplacement situé à proximité (peut-être dans le répertoire actuel ou dans de nouveaux biens qui seront acquis par bail).

L'analyse financière du scénario de référence peut porter sur les coûts suivants :

  1. les dépenses liées aux réparations courantes et à l'entretien continu (ces dépenses sont généralement plus élevées dans un vieil immeuble que dans un immeuble récent, par exemple);
  2. les coûts liés à la réalisation des travaux mentionnés dans le Plan de gestion des immeubles et le Plan de gestion des biens immobiliers;
  3. les dépenses de réfection cyclique qui sont engagées pendant la période de calcul (en fonction du pourcentage de la valeur à neuf ou de la valeur annuelle en dollars par mètre carré de superficie locative, etc.);
  4. les coûts de la reconfiguration ou de l'agrandissement des locaux existants en vue de répondre aux besoins des locataires (p. ex. travaux relatifs aux services aux locataires, nouveau bail, etc.);
  5. les coûts associés à la fourniture de locaux transitoires en vue de réaliser les réparations nécessaires;
  6. les autres dépenses nécessaires pour s'assurer que les exigences des codes sont respectées et que les locaux continuent d'être fonctionnels.

Chaque scénario analysé est unique. Il est donc difficile d'imposer une méthode exacte. Les principes du scénario de référence restent toutefois les mêmes : maintenir la solution actuelle en investissant le minimum nécessaire pour garder les locaux fonctionnels.

Le tableau suivant contient des exemples qui pourraient être utiles.

Exemples de scénarios de référence – Exemples de types de projets

Projets relatifs aux locaux

  1. Immeuble appartenant à l'État – Reconfiguration des locaux afin de mieux servir les employés, d'installer de nouvelles technologies, etc.
    • Scénario de référence :
      N'apporter que les modifications nécessaires aux systèmes de l'immeuble afin de réaliser le nouvel aménagement (c’est-à-dire modifier les systèmes mécaniques et électriques, faire de la place pour les nouveaux murs, l'aménagement, les écrans, les câbles de voix-données, etc.). Remplacer les revêtements de sol et repeindre au besoin. L'investissement est réduit au minimum et se limite aux parties des locaux qui sont touchées.
    • Autres solutions possibles :
      Reconfigurer et réaménager les locaux afin de satisfaire aux normes d'aménagement les plus récentes et d'atteindre les objectifs relatifs à la densité de la population. Rénover la totalité de l'immeuble afin de respecter les exigences du code du bâtiment et les exigences de rendement les plus récentes, comme les exigences relatives au système de chauffage, de ventilation et de conditionnement d'air (CVCA), au système électrique, etc., et d'atteindre les objectifs des stratégies de développement durable, comme l'obtention de la cote or de la certification LEED et de la cote Visez vert Plus de la BOMA, etc. Envisager également comme solutions de rechange possibles les appels d'offres de location à bail, la construction d'un nouvel immeuble par l'État, le bail-achat, etc.
  2. Locaux loués – Baux venant à échéance sous peu
    • Scénario de référence :
      Rester dans les locaux actuels en exerçant les options ou en renouvelant le bail.
    • Autres solutions possibles :
      Se réinstaller dans de nouveaux locaux (soit dans des locaux vacants qui appartiennent à l'État ou qui sont loués, soit dans des locaux obtenus au moyen d'un appel d'offres de location à bail, soit dans un nouvel immeuble construit par l'État, soit dans des locaux obtenus par bail-achat, etc.).
  3. Embauche de nouveaux employés et ajout de nouveaux ETP
    • Scénario de référence :
      Reconfigurer les locaux existants afin d'installer des postes de travail supplémentaires pour les nouveaux employés. Si cette solution n'est pas pratique en raison du nombre d'employés embauchés, il faut envisager de trouver un deuxième emplacement situé à proximité afin de compléter les locaux existants. On peut notamment utiliser les locaux vacants du portefeuille ou louer de nouveaux locaux.
    • Autres solutions possibles :
      Réinstaller les autres locataires de l'immeuble pour faire une place aux nouveaux employés. Installer les employés actuels et les nouveaux employés dans un seul endroit (par exemple dans des locaux vacants, dans de nouveaux locaux loués, dans un nouvel immeuble construit par l'État, dans un immeuble construit à des fins de location, dans des locaux obtenus par bail-achat, etc.).

Projets relatifs aux biens

  1. Immeuble appartenant à l'État (installations mécaniques de l'immeuble de base comme les ascenseurs, les alertes d'incendie, le toit, etc.)
    • Scénario de référence :
      Réparer ou remplacer chaque élément afin de rendre le système en place fonctionnel et de respecter les exigences des codes en vigueur (par exemple ne remplacer que les éléments non conformes, réparer la partie non étanche du toit et remettre à plus tard la réparation du reste du toit, ne remplacer que les blocs-fenêtres non étanches, et non pas la totalité des blocs-fenêtres, etc.).
    • Autres solutions possibles :
      Remplacer et améliorer les systèmes de l'immeuble afin de satisfaire aux exigences de rendement les plus récentes (par exemple installer un nouveau système de CVCA ou de nouveaux mécanismes de réglage pour ce dernier, remplacer la totalité du toit et améliorer l'isolation, remplacer le revêtement extérieur et installer de nouvelles fenêtres et un nouveau système d'éclairage dans tout l'immeuble, etc.).
  2. Bail avec le secteur privé (installations mécaniques de l'immeuble de base comme les ascenseurs, les alertes d'incendie, le toit, etc.)
    • Scénario de référence :
      En règle générale, ces éléments sont la responsabilité du bailleur, comme l'indiquent les modalités du bail type de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), et ils sont pris en compte lors du calcul du taux de location.
    • Autres solutions possibles :
      Cette solution ne s'applique pas, car en règle générale, ces éléments sont la responsabilité du bailleur et sont pris en compte dans les loyers continus (sauf dans des circonstances particulières et inhabituelles). Le preneur à bail, à savoir SPAC ou le locataire, assume généralement les coûts relatifs à l'aménagement, aux écrans, aux câbles de voix-données, etc.
  3. Avoirs fédéraux (cales sèches, écluses, barrages, routes, etc.)
    • Scénario de référence :
      Réparer les éléments qui doivent l'être tout en engageant le minimum de dépenses en immobilisations nécessaire pour s'assurer que le bien demeure fonctionnel.
    • Autres solutions possibles :
      Engager d'importantes dépenses en immobilisations afin de prolonger la durée de vie du bien, construire un nouveau bien ou proposer une nouvelle solution de rechange (par exemple construire une nouvelle route, un nouveau tunnel, établir un service de traversier, etc.), et aliéner ou désaffecter le bien.
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