Rapport d'analyse des investissements (pour des projets relatifs aux locaux)

Table des matières

Le présent modèle constitue un outil utile pour préparer un Rapport d'analyse des investissements. Il ne remplace pas le « Guide pour la préparation des Rapports d'analyse des investissements ». Le modèle a été approuvé par la Gestion du portefeuille national, et le Guide de 2009 est présentement mis à jour.

Sommaire

Le but du sommaire révisé est de fournir aux décideurs un aperçu des renseignements les plus essentiels et les plus pertinents à propos du projet. Ce sommaire remplacera le sommaire de projet du Plan d’investissement intégré (PII) et doit être rédigé dans un style narratif et non sous forme de points énumérés.

Description du projet

Directives

  • Dans cette section, commencez par un énoncé clair de la proposition recommandée aux fins d’approbation. Cet énoncé doit inclure les pouvoirs demandés (p. ex. l’approbation de projet [AP]/autorisation de dépenser [AD] ou l’AP/AD modifiée) et une brève définition de la portée du projet (p. ex. le renouvellement de baux, l’appel d’offres, l’affectation de locaux), la superficie (en m2) et le stationnement, le coût total du projet (p. ex. l’estimation relative à l’aménagement ou à l’immeuble de base) et le calendrier (p. ex. la date d’entrée en service). Le nom du ou des ministères clients doit être mentionné.
  • À titre d’exemple, utilisez la formulation suivante pour commencer l’énoncé, comme suit :
    • Approbation du projet de location

      L’équipe de projet souhaite obtenir une approbation de projet (AP) et une autorisation de dépenser (AD) Note de bas de page 1 d’un montant de [inscrire le montant et spécifier le montant avant les taxes], y compris un montant pour l’aménagementNote de bas de page 2 de [inscrire le montant et spécifier le montant avant les taxes]pour [indiquer le but]. La date de mise en service correspond au [insérer la date], la durée fixe du bail étant de [insérer le nombre d’années] [indiquer les options de location, s’il y a lieu].

      • Exemples de buts :
        • S’il s’agit d’un appel d’offre de location : procéder à un appel d’offres de location afin de répondre aux besoins des employés du [nom du ministère] à [emplacement].
        • Bail dans le répertoire de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) : procéder à la mise en œuvre d’une solution à même le répertoire des baux visant à répondre aux besoins en matière de locaux à bureaux du [nom du ministère].
          • Selon ce scénario, aucun loyer ne sera inclus à l’AP.
    • Autres projets (p. ex. immeubles appartenant à l’État pour des travaux de modification à l’immeuble de base en vue de l’affectation des locaux)

      L’équipe de projet souhaite obtenir une approbation de projet (AP) d’un montant de [inscrire le montant et spécifier le montant avant les taxes] et une autorisation de dépenser (AD) Note de bas de page 1 d’un montant de [inscrire le montant et spécifier le montant avant les taxes]pour [indiquer le but]. La date de mise en service correspond au [insérer la date], la durée de l’accord d’occupation étant de [insérer le nombre d’années].

      • Exemples de buts :
        • Pour les locaux situés dans un immeuble du répertoire appartenant à l’État (travaux sur l’immeuble de base ou travaux d’aménagement) : aménager les locaux à bureaux et les locaux à usage particulier pour répondre aux besoins des employés du [nom du ministère].

Renseignements sur le projet

Contexte du projet

  • Le but de cette section est de fournir au lecteur les renseignements généraux nécessaires pour bien comprendre la situation d’investissement.
  • Fournissez un bref historique du projet actuel et les raisons justifiant la réalisation de ce projet (énoncé du problème/de la possibilité). Ce résumé devrait indiquer clairement quels facteurs ou quelles questions ont motivé le lancement du projet et de quelle façon le projet répond à ces questions. Pour tous les projets, fournissez des renseignements sur l’emplacement actuel.
  • Les projets peuvent être lancés pour diverses raisons : répondre aux besoins d’un client, entretenir ou améliorer un bien, ou profiter d’une occasion. Faites référence à tout aspect touchant la planification du portefeuille qui pourrait motiver la réalisation du projet. S’il y a lieu, formulez des commentaires sur l’urgence du projet. (p. ex. sur l’état actuel, s’il présente ou non des risques pour la santé et la sécurité, sur les composantes qui sont vieilles et désuètes, et sur la raison justifiant le remplacement ou la réparation.)

Portée du projet

[Veuillez vous assurer que la portée du projet est bien indiquée dans le champ « Activités concernées par l’Évaluation de la complexité et des risques des projets (ECRP) » de Calibrage]

Directives
  • Fournissez un résumé et une brève description de la portée du projet et des exigences clés qui sont traitées dans le cadre de ce projet.
    • En ce qui concerne les projets relatifs aux locaux, fournissez des renseignements sur le nouvel emplacement, les nouvelles exigences relatives aux mètres carrés utilisables (m2u) et aux mètres carrés louables (m2l) et indiquez le nombre d’équivalents temps plein (ETP) que pourront recevoir les locaux ainsi que les taux d’utilisation (m2/ETP). Indiquez toutes les demandes relatives aux locaux à usage particulier, toutes les demandes non conformes ou toute autre exigence particulière de la part du client. Représentez les économies de locaux réalisées en m2u/m2l par rapport à la superficie de locaux occupés actuellement. Pour un bail, indiquez la durée du bail et la date d’occupation prévue.
    • En ce qui concerne les projets nécessitant l’utilisation de biens existants (p. ex. les biens appartenant à l’État), assurez-vous de fournir un résumé de tous les renseignements pertinents concernant l’état et le rendement du bien et de mentionner les autres exigences du projet relatives au bien.
    • Pour les projets nécessitant un déménagement temporaire des employés (locaux transitoires), fournissez des renseignements relatifs à l’emplacement et à la durée, par exemple.
  • Si le projet nécessite l’utilisation de locaux loués, la méthode d’acquisition de ces derniers doit être indiquée. Par exemple, l’acquisition des locaux peut se faire au moyen d’un appel d’offres de location, d’une acquisition par négociation directe ou d’un renouvellement de bail.
  • Déterminez les liens de dépendance et les répercussions (approbations de projet antérieures, directions générales, autres projets, passation de contrats, questions d’ordre juridique, annonces, communications, etc.) qui sont tributaires des résultats de ce projet ou précisez si ce projet est tributaire des résultats d’un autre projet. [Assurer l’uniformité avec Calibrage (questions 58 et 59)]
  • Indiquez toutes les questions particulières qui doivent être portées à l’attention des décideurs. Ces questions peuvent concerner la gestion des risques, des facteurs politiques possibles, le calendrier, des questions d’ordre juridique, des questions touchant le client et des questions concernant les objectifs du ministère en matière de développement durable, la conservation du patrimoine ou la « sensibilité » du public à l’égard du projet.
  • Indiquez toutes les préoccupations du client relatives au projet et précisez si le client est en faveur ou non de la solution recommandée (p. ex. activités de liaison avec le client).

Options examinées et brève description de l’option retenue, accompagnée d’une justification

Directives
  • Déterminez et énumérez les options qui ont été examinées (options réalisables et non réalisables) et qui ont été analysées. Présentez les résultats de l’analyse financière sous forme de tableau en indiquant la valeur actualisée du coût des locaux (VACL) et la VACL rajustée en fonction des risques (si elle a été calculée) pour chaque option réalisable.
    • Réalisable
      • Option 1 (VACL, soit XX M$)
      • Option 2 (VACL, soit XX M$)
    • Non réalisable
      • Option 3
  • L’option retenue doit être accompagnée d’un énoncé concis qui explique les raisons justifiant le choix de l’option recommandée. La recommandation doit être fondée sur les facteurs financiers et non financiers et les facteurs de risque qui contribuent à faire de cette option l’approche offrant le meilleur rapport qualité-prix.
  • Conformément au protocole relatif au PII du Secrétariat du Conseil du Trésor-Services publics et Approvisionnement Canada, veuillez remplir le tableau (ci-dessous) et indiquer si la collaboration de la ministre au projet est nécessaire.
Sommaire du tableau

Le tableau indique si la collaboration du ministre au projet est nécessaire et les critères relatifs à la collaboration du ministre.

Critères relatifs à la collaboration du ministre : OuiNote de bas de page * ☐ Non ☐ (cochez une case)

    Oui/
Non
Remarques
1 Le projet, ou d’autres projets qui y sont associés, est susceptible de faire l’objet de critiques négatives de la part des médias.    
2 Le projet fait partie d’une initiative pangouvernementale.    
3 Le projet fait suite à des constats du Bureau du vérificateur général.    
4 La ministre a déjà manifesté son intérêt pour ce projet ou d’autres projets semblables dans le passé ou en a été informée (p. ex. séance d’information à l’intention de la ministre, présentations au Conseil du Trésor [CT], discours).    
5 Le projet est assorti de considérations de sécurité importantes.    
6 Il s’agit d’un projet à risque élevé ou d’un projet de grande valeur.    
Remarque 1 :      
Remarque 2 :      

Pouvoirs d’approbation et financement

Directives
  • Indiquez la note (en pourcentage) attribuée au projet lors de l’Évaluation de la complexité et des risques des projets (ECRP).
  • Déterminez les pouvoirs délégués appropriés requis pour l’AP.
  • Indiquez s’il est nécessaire de faire une présentation au CT pour obtenir le pouvoir de passation de contrats (p. ex. pour obtenir l’autorisation de conclure des baux [ACB]) ou pour accéder à de nouveaux fonds (p. ex. le tableau ci-dessous ou un tableau semblable).
Sommaire du tableau

Le tableau donne le financement obtenu, l’autorité approbatrice et la note obtenue pour l’ECRP.

Tableau no
Élément Montant Autorité approbatrice
AP X XXX $ Sous-ministre adjoint, Services immobiliers
ACB X XXX $ Conseil du Trésor
ECRP/PII Niveau 2 Conseil d’investissement des biens immobiliers
  • Indiquez les dépenses qui seront engagées par SPAC au nom du client pour lesquelles SPAC sera remboursé au moyen du Fonds renouvelable des Services immobiliers (p. ex. les locaux à usage particulier [LUP] ou les travaux d’aménagement non conformes et éventuellement le mobilier, les accessoires et l’équipement [MA&E] au besoin) ainsi que les coûts directs liés au projet qui sont payés directement par le ministère client (p. ex. le MA&E, la technologie de l’information et la gestion de l’information, et le câblage).
  • Ajoutez un énoncé concernant les éléments inclus dans l’AP de SPAC (sans y inclure les coûts liés au MA&E);
    • Voici un exemple de formulation que vous pouvez utiliser :

      L’approbation de projet comprend la partie du projet de SPAC (crédit 1 et crédit 5) et la partie recouvrée par l’intermédiaire du Fonds renouvelable. Les coûts qui sont directement engagés et financés par [nom du ministère client] (MA&E ou autres coûts directs), s’élevant à [inscrire le montant et spécifier le montant avant les taxes] sont la responsabilité de [nom du ministère client. Par conséquent, ces coûts ne sont pas compris dans l’AP.

  • Inscrivez une mention claire selon laquelle le client accepte ces coûts et confirme avoir les fonds nécessaires pour les payer. Le client a-t-il confirmé sa source de financement pour le Fonds renouvelable et les coûts directs engagés par le client?
  • Précisez la catégorie de l’estimation des coûts utilisée dans le cadre de l’AP (p. ex. estimation indicative ou estimation fondée). En ce qui concerne les projets pour lesquels on souhaite obtenir une AD, il faut indiquer que les estimations de coût fondées ont été fournies.

Flux de trésorerie du projet

  • Fournissez le flux de trésorerie pour chaque année budgétaire en dollars courants pour les coûts ponctuels (p. ex. aménagement/immeuble de base) en utilisant le tableau du PII ci-dessous. Les montants de la taxe sur les produits et services (TPS) et de la taxe de vente harmonisée (TVH) doivent être indiqués séparément. Un tableau distinct a été mis au point pour indiquer les paiements de loyer pour chaque exercice pour fins d’information (voir ci-dessous). Remplissez les cellules en jaune seulement et indiquez s’il est financé (O/N). Les autres cellules sont des formules.
  • Indiquez la source de financement (p. ex. crédit 1, crédit de fonctionnement B123, crédit 5 – budget d’immobilisations B141 ou d’aménagement B143) et les coûts directs engagés par d’autres ministères (clients). (Remarque : Coûts non liés au MA&E – autres ministères remboursés au moyen du Fonds renouvelable. La ligne afférente [tableau ci-dessous] renvoie précisément aux coûts des travaux d’aménagement liés aux LUP, des travaux non conformes ou d’autres exigences particulières en matière d’aménagement.)
Coûts d’aménagement/de construction liés au projet (aux fins d’inclusion au PII )
Catégories Financé (O/N) Coût total Années antérieures Période d’investissement du PII (en milliers de dollars) Exercices futurs (202122023 et exercices suivants)
2017-2018 2018-2019 2019-2020 2020-2021 2021-2022 Total pour les cinq exercices
Crédit 1 de SPAC – Dépenses de fonctionnement (B123) O 329 620 15 223 262 250 52 147 - - - 314 397 -
Crédit 5 de SPAC – Immobilisations (B141) O 9 926 818 52 636 5 965 874 3 255 896 652 412 - - 9 874 182 -
Crédit 5 de SPAC – Aménagement (B143) O 7 432 626 - 6 252 144 1 123 586 56 896 - - 7 432 626 -
Total du crédit 1 et du crédit 5 (avant taxes) (a)   17 689 064 67 859 12 480 268 4 431 629 709 308 - - 17 621 205 -
Coûts non liés au MA&E – Autres ministères remboursés au moyen du Fonds renouvelable (b)   - - - - - - - - -
Total des coûts de construction liés au projet (avant taxes) (c) = (a) + (b)   17 689 064 67 859 12 480 268 4 431 629 709 308 - - 17 621 205 -
Taxes (taxe sur les produits et services [TPS], taxe de vente harmonisée [TVH] et taxe de vente provinciale [TVP])   2 299 579 8 822 1 622 435 576 112 92 210 - - 2 290 757 -
Total des coûts de construction liés au projet (incluant les taxes) (d) = (c) + taxes   19 988 643 76 681 14 102 703 5 007 741 801 518 - - 19 911 962 -
MA&E (autres ministères remboursés au moyen du Fonds renouvelable ou des coûts directs, avant les taxes) = (e) O 4 782 371 - 1 525 478 3 256 893 - - - 4 782 371 -
Total des coûts de construction liés au projet (coût de construction du projet avant les taxes + MA&E) (f) = (c) + (e)   22 471 435 67 859 14 005 746 7 688 522 709 308 - - 22 403 576 -
Services acquis – Coûts de location
Crédit 1 de SPAC – Dépenses de fonctionnement (B123) – Loyer net O 28 589 650 - - 2 858 965 2 858 965 2 858 965 2 858 965 11 435 860 17 153 790
Crédit 1 de SPAC – Dépenses de fonctionnement (B123) – F et E O 3 726 049 - - 357 895 362 452 371 896 376 258 1 468 501 2 257 548
Crédit 1 de SPAC – Dépenses de fonctionnement (B123) – Impôt foncier O 3 102 604 - - 296 587 301 258 309 587 313 596 1 221 028 1 881 576
Total du crédit 1 – Dépenses de fonctionnement (B123) (g)   35 418 303 - - 3 513 447 3 522 675 3 540 448 3 548 819 14 125 389 21 292 914
Objectif relatif au coût total du projet avant les taxes (h) = (f) + (g)   57 889 738 67 859 14 005 746 11 201 969 4 231 983 3 540 448 3 548 819 36 528 965 21 292 914

Note : Les coûts du loyer devraient refléter les dollars courants. N’utiliser pas les montants utilisés pour calculer l’approbation du projet (p. ex. valeur actualisés)

Risques liés au projet

Directives
  • À l’aide du tableau (ci-dessous), fournissez une brève description/un énoncé du risque, indiquez la note obtenue à l’évaluation du risque/le niveau de risque et un résumé des mesures d’atténuation qui permettront de gérer efficacement ces risques.
  • Ces renseignements doivent être conformes au Plan de gestion des risques. Utilisez la même terminologie que celle utilisée dans le Plan de gestion des risques pour expliquer les énoncés de risque, l’évaluation des risques et la réponse au risque.
  • Déterminez les principaux risques liés au plan de mise en œuvre de l’option recommandée. Ces risques sont généralement les risques les plus élevés mentionnés dans le Plan de gestion des risques.
  • Précisez la marge de sécurité demandée dans le cadre de la mise en œuvre du projet. Cette dernière correspond à la somme des risques résiduels mentionnée dans le Plan de gestion des risques.

Marge de sécurité demandée : XXX $

Explication des risques les plus importants Évaluation du risque Réponse au risque
     
     
     

1. Définition du problème ou de l'opportunité

  1. Renseignements généraux
    • Besoin d'un client
    • Date d'expiration de l'occupation
    • Nouvelle date d'acquisition
    • Date limite pour exercer les options de renouvellement de bail (s'il y a lieu)
    • Emplacement des locaux (adresse)
  2. Facteurs
    • Exigences du programme
    • Locaux actuels inadéquats (s'il y a lieu)
    • Possibilités
  3. Approbations, décisions ou ententes antérieures
    • Conseil d'investissement des biens immobiliers (CIBI)
    • Conseil régional de gestion des investissements (CRGI)
    • Approbations du Conseil du Trésor (CT)
    • Décisions du Cabinet ou ministérielles
    • Entente interministérielle
  4. Participation particulière d'autres ministères

Remarque : La présente section ne doit comporter aucun indice de la solution proposée, puisqu'elle se concentre sur les éléments qui orientent le projet.

2. Contexte

2.1 Historique du projet

  1. Description des locataires
    • Brève description des antécédents pertinents de l'occupation du client à cet emplacement
    • Date d'emménagement du client à cet emplacement
  2. Conformité au SNGP

2.2 État de l'immeuble

  1. Brève description de l'immeuble
    • Âge, secteur, emplacement, caractéristiques principales, classification de l'édifice, propriétaire de l'édifice
    • Historique de l'occupation (À quelle date le gouvernement fédéral a-t-il commencé à louer des locaux dans cet immeuble? De quelle façon les locaux ont-ils été acquis initialement?)
    • Évaluation de la performance environnementale (BOMA BESt, LEED, etc.)
  2. État général
    • Rapport sur le rendement de l'immeuble (problèmes relatifs à l'immeuble et répercussions connexes)
    • État des rénovations récentes, des projets de remise à neuf ou des projets de services aux locataires et de l'aménagement
    • Rapport sur l'accessibilité (s'il n'est pas disponible, il faut soumettre une confirmation de la Gestion des immeubles qui décrit la situation relative à l'accès et qui indique la date estimative à laquelle le rapport sera disponible)
    • Rapport sur l'état de la location (s'il n'est pas disponible, il faut soumettre une confirmation de la Gestion des immeubles qui décrit la situation relative à la location et qui indique la date estimative à laquelle le rapport sera disponible)

2.3 Considérations liées aux locataires

  1. Description des locataires
    • Renseignements contextuels sur les locataires
    • Inventaire des locaux actuellement occupés par le ministère client
    • Nature des programmes susceptibles d'être touchés par la présente exigence
Sommaire du tableau

Le tableau présente, pour chaque adresse ou client, la date de début de l'occupation par le client, la date d'expiration, la date d'expiration du bail, les options qui restent, la superficie de locaux à bureau occupés, la superficie de locaux à usage particulier occupés et la superficie totale occupée.

Inventaire des occupations actuelles dans la régionNote de bas de page 3
Nom ou adresse Date de début de l'occupation par le client Date
d'expiration
Date
d'expiration
du bail
Options qui restent Locaux à bureaux Locaux à usage particulier Nombre total de m2l
Mètres carrés utilisables (m2u) Mètres carrés louables (m2l) m2u m2l
Fontaine Le 1er avril 2009 Le 31 décembre 2013 Le 31 décembre 2022   117,6 129,2     129,2
Monclair Le 1er mai 2010 Le
31 mars 2013
Le
30 avril 2020
  1 350,1 1 357,9     1 357,9
Saint-Joseph Le 1er mai 2010 Le
31 août 2014
Le
31 août 2014
1 X 5 ans 195,6 225,9     225,9
Vincent-Massey Le 1er août 2011 Le
31 mars 2016
Le
31 juillet 6
  1 477 2 429 752,8 884,3 3 313,3
Total général 3 140,3 4 142 752,8 884,3 5 026,3

Remarque : Les locaux à bureaux et les locaux à usage particulier doivent toujours être montrés séparément, même si leur taux de location est identique.

Sommaire du tableau

Le tableau présente, pour chaque client, le numéro du bail, l'accord d'occupation, le type de financement (coûts remboursés ou non), le type de locaux, le nombre d'équivalents temps plein (ETP), la superficie de locaux occupée, le nombre de stationnements, et la date d'expiration de l'occupation.

Occupations actuelles des clients touchés par la présente exigence
Client no du bail Accord d'occupation Financement Type de locaux Nombre d'équivalents temps plein m2u m2l Station-nement Date d'expiration de l'occupation
ABC 123456 4A0000 Coûts non remboursés Bureaux à usage particulier 62 1 000
500
1 125,6
562,8
2 Le 31 mai 2015
123457 4A0001 Coûts remboursés Bureaux 46 750 844,2 3 Le 31 mai 2015
Total pour ABC 108 2 250 2 532,6 5  

  1. Répercussions de l'opportunité ou du problème actuel sur les locataires (le cas échéant)
    • Coûts supplémentaires pour les locataires
    • Perturbation du programme
    • Réinstallation requise
    • Date de mise en service
  2. Activités de liaison avec le client (le cas échéant)
    • De quelle façon les préoccupations du client sont-elles prises en considération?

2.4 Contexte stratégique

  1. Décrire le lien du problème ou de l'opportunité avec les stratégies et les plans actuels
    • Stratégie d'investissement nationale (SIN)
    • Stratégie d'investissement régionale (SIR)
    • Stratégie d'investissement locale (SIL)
    • Stratégie relative au portefeuille
    • Plan d'action stratégique
    • Plan d'action relatif au bail
    • Stratégie du client (expliquer la stratégie de gestion des locaux du client à court et à long terme)
    • Normes d'aménagement du gouvernement du Canada relatives à l'initiative Milieu de travail 2.0
  2. Rencontrer un membre de la Gestion du portefeuille, l'analyste des Services de propriétaire-investisseur, le gestionnaire des biens et tous les autres intervenants pertinents pour s'assurer que tous les renseignements contextuels nécessaires sont inclus, entre autres les directives supplémentaires de la haute direction, les priorités, les réductions budgétaires ainsi que les résultats de l'examen stratégique et opérationnel, etc.

2.5 Intervenants

  1. Dresser la liste de tous les intervenants pertinents qui sont concernés par le problème ou par l'opportunité
  2. Décrire brièvement leurs enjeux ou leur intérêt

3. Portée du projetNote de bas de page 4

  1. Exigences
    • Superficie requise : nombre d'équivalents temps plein (ETP) à loger, nombre de mètres carrés de locaux à usage particulier, nombre de mètres carrés de locaux d'entreposage (entrepôt, salles de formation, etc.)
    • Type de locaux (indiquer si des locaux non conformes ou des locaux à usage particulier ont été approuvés par SPAC)
    • Locaux transitoires (le cas échéant)
    • Limites géographiques, y compris la justification des limites choisies
      1. Nord : _________
      2. Sud : _________
      3. Ouest : _________
      4. Est : _________
    • Identification de la ville et de la province. Indication de tout programme unique et/ou de toute exigence opérationnelle qui pourraient limiter davantage le choix de l'emplacement des locaux, conformément à la Procédure sur les limites géographiques. Ce lien n'est disponible qu'aux clients ayant accès à maSource, le site intranet de SPAC.
    • Date à laquelle les locaux sont requis
    • Durée de l'occupation, telle qu'elle est requise par le client
  2. Limites relatives à l'attribution des locaux de SPAC (voir le tableau ci-dessous)
    • Indiquer le nombre d'ETP
    • Indiquer la superficie accordée (m2u et m2l, conformément aux limites relatives à l'attribution des locaux (Milieu de travail 2.0)
    • Indiquer le ratio m2u/ETP (actuel versus Milieu de travail 2.0)
    • Déterminer si les locaux serviront à des fonctions quasi-judiciaires; si c'est le cas, la superficie allouée en fonction des Normes d'aménagement du gouvernement du Canada relatives à l'initiative Milieu de travail 2.0 est différente
    • Fournir une justification si le nombre de m2u par ETP est supérieur à la cible qui a été fixée
    • Satisfaire aux exigences pour assurer la conformité aux Normes d'aménagement du gouvernement du Canada relatives à l'initiative Milieu de travail 2.0 et aux exemptions (locaux non conformes)
Sommaire du tableau

Le tableau présente, pour chaque client, le type de locaux, le nombre d'ETP, les limites relatives à l'attribution des locaux, la superficie requise, l'écart et le taux d'utilisation.

Normes d'attribution des locaux fondées sur les exigences du projet
Client Type de locaux Nombre d' ETP Limites relatives à l'attribution des locaux (m 2u) Superficie requise (m 2u) Écart (+/-) Taux d'utilisation (m 2u par ETP)
X Locaux à bureaux destinés à l'administration générale 183 locaux à bureaux et 5 locaux à usage particulier 2 429,12 2 430 0 12,92
Y Locaux à bureaux destinés au contact avec le public 0 0 0 0 S.O.
Z Locaux à bureaux pour fonctions quasi judiciaires 0 0 0 0 S.O.
Superficie totale utilisable requise 188 2 429,12 2 430   12,92
  1. Exigences opérationnelles en matière de stationnement (conformément à la Politique en matière de garde des stationnements)
  2. Considérations spéciales (le cas échéant)
    • Emplacement précis dans un immeuble (rez-de-chaussée, aire commerciale, etc.)
    • Type particulier d'emplacement
    • Exigences en matière de sécurité (de nature très délicate)
    • Édifice patrimonial
  3. Prévisions de la demande du client (le cas échéant)
    • Facteurs influant sur la demande future
    • Probabilité des facteurs
    • Répercussions sur les exigences du client
    • Changements prévus aux niveaux de financement
  4. Engagements relatifs à l'occupation (engagement du client versus durée du bail)
  5. Répercussions sur l'enveloppe de locaux et source du financement du client (cadre de contrôle de l'expansion ou coûts non remboursés par le client)

4. Définition et analyse des options

L'information contenue dans la présente section vise uniquement à résumer les principales constatations du Rapport de faisabilité et elle doit être mise à jour, le cas échéant. Si le projet se qualifie pour le SNGP « allégé » (Rapport de faisabilité non requis), tous les renseignements du Rapport de faisabilité doivent être intégrés dans cette section.

4.1 Options considérées

  • Énumérer et décrire toutes les options raisonnables qui permettraient de satisfaire aux exigences du projet

4.2 Options non réalisables

  • Expliquer clairement pourquoi on n'envisage pas d'effectuer une analyse plus poussée des options éliminées

4.3 Options réalisables

  • Expliquer clairement pourquoi on envisage effectuer une analyse plus poussée des options retenues

4.4 Analyse financière

  1. Disponibilité de locaux
    • Répertoire du gouvernement
    • Description du marché immobilier local (rapports trimestriels)
  2. Analyse du marché immobilier
    Information sur le marché
    • Rapport d'étude du marché (indiquer la source et la date d'entrée en vigueur de chaque rapport)
    • Rapport d'analyse du marché (indiquer la source et la date d'entrée en vigueur de chaque rapport)
    • Rapport d'analyse du marché; (référence XXXXXX)(date)
      • Fourchette des taux de location bruts réels ($/m2l) : XXX $ - XXX $
      • Estimation des taxes de l'année de base et des coûts de fonctionnement : XXX $
      • Fourchette des taux de location nets réels : XXX $ - XXX $
      • Locaux d'entreposage (taux bruts) : XXX $ - XXX $
      • Stationnement (tarif mensuel par place incluant les taxes) : XXX $ - XXX $
    • Classification des immeubles comparables évalués (classe A, B ou C)
    • Taux d'inoccupation
    • Résultats de la Demande de renseignements générique et de la Demande de renseignements récentes qui peuvent s'appliquer au projet afin de confirmer l'offre
    • Conclusion dégagée en fonction de l'analyse de l'offre et de la demande liée au projet
    • Disponibilité la plus probable de locaux appropriés (description de l'offre; classe de l'immeuble; taux de location prévus utilisés)
  3. Hypothèses financières

    * Les hypothèses financières doivent être entièrement élaborées pour chaque option lorsqu'elles sont pertinentes ou une section individuelle doit être créée avant la section réservée à l'analyse financière. Cette information pourrait aussi être jointe en annexe.

    • Principales hypothèses de départ communes à toutes les options
    • Description détaillée particulière à chaque option (date de mise en service, locaux transitoires, nombre de mètres carrés pour chaque option, description de la livraison, exigences relatives à LEED, etc.)
    • Remarques supplémentaires, le cas échéant
    • Tableau sommaire pour chaque option et source (se reporter à l'annexe 1)

    ** Les calculs du système Outils d'investissement financier en immobilier (OIFI) et le tableau détaillé des hypothèses sont toujours requis.

  4. Analyse financière
    • Coûts totaux de chaque option pour le gouvernement fédéral (SPAC et client)
    • Tous les coûts pertinents (s'assurer que les hypothèses valides et les valeurs entrées sont réalistes et appuyées par une explication ou une source)
    • Résultats de l'analyse financière dans un tableau indiquant la valeur actualisée du coût des locaux (VACL) pour chaque option
      Sommaire du tableau

      Le tableau présente, pour chaque option, sa VACL et son rang associé, et la VACL ajustée en fonction des risques et son rang associé.

        VACL Rang Évaluation des risques VACL Rang
      Option 1 : … XXXX $ 2 XXXX $ 1
      Option 2 : … XXXX $ 1 XXXX $ 2
    • Analyse des investissements fondée sur les risques (uniquement pour les projets dont l'approbation de projet de location [APL] est supérieure à 30 millions de dollars)
      • Indiquer la valeur actualisée du coût des locaux lorsqu'il n'y a aucun risque ainsi que la valeur actualisée du coût des locaux ajustée en fonction des risques, pour chaque option et sous forme de tableau
      • Expliquer les résultats
      • Remarque : Si un facteur de risque est quantifié dans la colonne Évaluation des risques - VACL, ne pas l'inclure dans la section 4.6 Évaluation des risques, afin d'éviter qu'il soit comptabilisé deux fois.
    • Conclusion
      • Quelle est l'option la plus viable?
      • Est-ce que les écarts par rapport à l'hypothèse principale font une différence (analyse de la nature délicate)?
      • Quelles sont les conclusions qui peuvent être tirées?

4.5 Analyse des facteurs non financiers

  1. Tableau illustrant les avantages et les inconvénients (exemple)
    Sommaire du tableau

    Le tableau présente des exemples d'options, leurs avantages et inconvénients pour chacune des options.

      Avantages Inconvénients
    Option no 1 : Renouvellement
    in situ
    • On bénéficie des investissements du client et de l'infrastructure actuelle
    • Aucune perturbation dans l'exécution du programme des locataires et dans la prestation des services à la population canadienne
    • Processus non concurrentiel
    Option no 2 :
    Appel d'offres de location
    • Processus ouvert, transparent et concurrentiel
    • Locaux conformes au Cadre de gestion des locaux à bureaux
    • Risque de ne pas trouver d'autres locaux appropriés
    • Ressources internes limitées
    • Perturbation des activités du client
    • Nouvel aménagement requis, échéancier plus long pour la réalisation du projet
  2. Inclure tous les facteurs pertinents autres que financiers pour chacune des options. Voici quelques exemples qui peuvent être utilisés :
    • Satisfaction des exigences du projet
    • Satisfaction des exigences du client
    • Contexte stratégique
    • Répercussions sur la diversité et l'équilibre de l'inventaire
    • Respect des exigences temporelles
    • Appui aux objectifs de la Stratégie de développement durable de SPAC
    • Locaux appropriés
    • Souplesse
    • Facilité de mise en œuvre
    • Perturbations pour les locataires
    • Compatibilité stratégique
    • Politique de bon voisinage
    • Facteurs environnementaux
    • Présence du gouvernement fédéral
    • Accessibilité
  3. Pour les projets qui requièrent une approbation au niveau national, utiliser également une matrice d'évaluation pour l'analyse quantitative
    • Expliquer chacun des facteurs
    Sommaire du tableau

    Le tableau évalue la faisabilité des options. Il attribue une note à chaque option pour chaque facteur non financiers. Il calcule la note totale pour chaque option, laquelle est la somme de toutes les notes pour les facteurs non financiers.

    Facteur non financier Facteur de pondération Option 1
    Note
    Option 2
    Note
    Option 3
    Note
    Facteur 1 30 30 27 30
    Facteur 2 25 22 25 25
    Facteur 3 20 17 10 16
    Facteur 4 15 15 5 12
    Facteur 5 10 8 6 6
    Note totale 100 92 73 89

    Remarque : Le tableau ci-dessus ne s'applique pas lorsqu'une seule option est réalisable.

  4. Description des résultats de l'analyse et conclusion dégagée pour chaque facteur (il faut justifier la notation)

4.6 Évaluation des risques

  1. Évaluation du niveau relatif de risque pour chaque option (Matrice d'évaluation pour les risques)
Sommaire du tableau

Le tableau évalue la faisabilité des options. Il attribue une note à chaque option pour chaque facteur de risque, dépendant si la répercussion et la probabilité du risque est faible, modérée ou élevée. Il calcule la note totale pour chaque option, laquelle est la somme de toutes les notes pour les facteurs de risque.

Facteurs de risque Option 1 Option 2 Option 3
I P Note I P Note I P Note
Exigences du client non satisfaites M M 4            
Exigences du client changeantes F F 1            
Retards dans l'échéancier F E 3            
Augmentation du coût F E 3            
Risque lié à la négociation F F 1            
Conjoncture du marché F F 1            
Financement M M 4            
Manque de ressources humaines F F 1            
Note totale     18            
  • Remarque 1 : Le tableau ci-dessus ne s'applique pas lorsqu'une seule option est réalisable.
  • Remarque 2 : Pour les projets approuvés au niveau national, une matrice contenant les 5 niveaux suivants est nécessaire : Très élevé, Élevé, Modéré, Faible, Très faible.

Légende

Description de l'image

Le tableau indique la note à attribuer à un risque selon que le degré d'incidence et la probabilité du risque est faible, modérée ou élevée.

  • Incidence faible et probabilité faible : la note est 1
  • Incidence faible et probabilité modérée : la note est 2
  • Incidence faible et probabilité élevée : la note est 3
  • Incidence modérée et probabilité faible : la note est 2
  • Incidence modérée et probabilité modérée : la note est 4
  • Incidence modérée et probabilité élevée : la note est 6
  • Incidence élevée et probabilité faible : la note est 3
  • Incidence élevée et probabilité modérée : la note est 6
  • Incidence élevée et probabilité élevée : la note est 9
Voir la longue description au-dessus de l'image.
  1. Exemples de facteurs de risque pertinents à chaque option 
    • Risque que le projet ne permette pas de corriger entièrement un problème cerné
    • Risque que les besoins de l'utilisateur ne soient pas satisfaits
    • Risque que les exigences changent
    • Risque que les échéanciers ne soient pas respectés
    • Risque de dépassement des coûts
    • Risque que le rendement futur soit entravé
    • Risque de dégradation de l'environnement
  2. Explication de la matrice d'évaluation par risque
    • Description des résultats
  3. Conclusions de l'évaluation des risques
    • Quelle option comporte le niveau de risque le plus faible? Quel est le classement de chaque option sur le plan des risques?
    • Est-ce qu'il y a des options qui comportent un niveau de risque élevé au point d'être inacceptable?
    • Résumer les principales constatations de la matrice d'évaluation

4.7 Conclusions

  • Combinaison des résultats de toutes les analyses (déterminer quelle option fournit au gouvernement fédéral le meilleur rapport qualité-prix global)
  • En tenant compte des résultats, quelles conclusions peut-on tirer?
  • Indiquer pourquoi l'option retenue est meilleure que les autres options disponibles
  • Expliquer pourquoi l'option recommandée représente le meilleur rapport qualité-prix pour l'État, particulièrement s'il est possible qu'elle ne soit pas la moins coûteuse
  • Afin d'exprimer plus clairement le besoin de mettre en œuvre l'option recommandée, indiquer les risques encourus si elle n'était pas mise en œuvre

5. Répercussions stratégiques

  1. Indiquer la valeur stratégique d'aller de l'avant avec le projet
  2. Démontrer que le projet est réalisé d'une manière conforme aux politiques et aux stratégies ministérielles
  3. Utiliser la liste de vérification de la conformité aux stratégies et aux politiques ci-dessous et l'appliquer à chaque projet individuel
Sommaire du tableau

Le tableau donne une liste des politiques et stratégies reliées au projet, et si oui ou non le projet se conforme à ces politiques et stratégies, ainsi qu'une justification.

Politique et stratégie Conformité Justification
(toujours requise)
Oui Non
Normes d'aménagement du gouvernement du Canada relatives à l'initiative Milieu de travail 2.0      
Stratégie de développement durable      
Politique de bon voisinage      
Stratégie d'investissement locale      
Plan d'action stratégique      
Stratégie relative au portefeuille régional      
Stratégie du client      
  1. En cas de négociation directe pour le bail, indiquer si le projet respecte les six principes de SPAC qui régissent le renouvellement d'un bail par voie d'une négociation directe
    • Si le projet ne respecte pas les six principes susmentionnés, expliquer pourquoi et inclure une stratégie d'atténuation si le renouvellement n'est pas possible
    • Joindre en annexe une liste détaillée des six principes

6. Recommandation

  • Deux paragraphes au maximum
  1. Énoncé clair et détaillé de la proposition recommandée aux fins d'approbation
    • Définition du projet
    • Coût (TVH, type d'estimation, autorisation de conclure des baux [ACB], marge de sécurité)
    • Échéancier
    • Nombre de mètres carrés utilisables et louables (m2u, m2l)
  2. Coûts du client (le cas échéant)
    • Coûts liés à l'aménagement standard ci-dessus (inclus dans l'approbation de projet de location) et la façon dont ils seront remboursés
    • Mobilier, accessoires et équipement (MA&E)
  3. Commentaires sur l'urgence de réaliser le projet
  4. Acceptation du client de l'approche proposée (énoncé)
  5. Questions à porter à l'attention du CIBI ou au CRGI (décideurs)

7. Pouvoirs d'approbation et financement

  1. Note obtenue à l'VACL
    • Date figurant dans la liste du Plan d'investissement intégré (PII )
  2. Identifier la personne disposant des pouvoirs d'approbation (DG, SMA, SM, CT).
  3. Source du financement (confirmation des coûts du client par le dirigeant principal des finances)
  4. Prévisions relatives aux flux de trésorerie (sous forme de tableau)
  5. Fournir un tableau détaillé des flux de trésorerie pour les projets nécessitant une approbation au niveau national
Sommaire du tableau

Le tableau détaille les flux de trésorerie pour les projets nécessitant une approbation au niveau national. Pour chaque année fiscale, le coût du projet, la marge de sécurité, l'indexation, les taxes et le total sont indiqués.

  2017-2018 2018-2019 2019-2020 2020-2021 Total
Coût du projet XXXXX $ XXXXX $ XXXXX $ XXXXX $ XXXXX $
Marge de sécurité XXXXX $ XXXXX $ XXXXX $ XXXXX $ XXXXX $
Sous-Total          
Indexation          
TPS et TVH XXX $ XXX $ XXX $ XXX $ XXX $
Total XXXXX $ XXXXX $ XXXXX $ XXXXX $ XXXXX $

Voir la répartition détaillée des coûts en annexe

8. Plan de mise en œuvre

  1. Inclure le calendrier du projet
    • Principaux jalons pour le projet
    • Date d'achèvement prévue
    • Date d'occupation
    • Joindre le calendrier détaillé du projet en annexe
  2. Inclure le Plan de gestion des risques (joindre en annexe)
    • Indiquer les principaux risques et fournir un résumé des mesures d'atténuation des risques uniquement pour l'option recommandée
  3. Inclure le type de bail qui sera utilisé (le cas échéant, principalement pour les projets importants)

9. Équipe du projet et signatures

Sommaire du tableau

Ce tableau énumère les members de léquipe du projet, leur poste, leur organisation et leur nom.

Poste (exemples) Organisation Nom
Directeur de projet    
Chef principal de projet    
Conseiller, Services aux clients ou gestionnaire des locaux    
Gestionnaire principal de projet    
Gestionnaire de projet    
Ressources professionnelles et techniques    
Conseiller financier principal    
Gestionnaire immobilier    
Autre (préciser)    
  • Action
    • Préparé par :
      (Chef de projet)
    • Révisé par :
      (Nom/Position)
    • Recommandé par :
      (Nom/Position)
    • Approuvé par :
      (Nom/Position)
  • Date
  • Signature

10. Annexes

Le contenu varie selon la situation

  1. Tableau sommaire des hypothèses financières
  2. Estimations détaillées des coûts du projet proposé
  3. Calcul de la superficie (page sommaire)
  4. Rapport de faisabilité SNGP (si document séparé)
  5. Liste de vérification de la conformité au SNGP
  6. Plan de gestion des risques
  7. Sommaire de l'état de l'immeuble et sommaire du rendement de l'immeuble (Rapport sur la conformité des baux), si les rapports sont volumineux
  8. Calendrier de mise en œuvre du projet
  9. Stratégie de communication
  10. Page sommaire de l'ECRP
  11. Six principes de SPAC qui régissent le renouvellement d'un bail par voie d'une négociation directe (le cas échéant)

Annexe 1 - Tableau sommaire des hypothèses financières

Sommaire du tableau

Le tableau énumère les hypothèses financières, en pourcentage, pour chaque élément d'indexation, ainsi que leur source (dans quelle publication de la Direction générale des finances).

Hypothèses financières applicables à toutes les options
Élément Hypothèse financière Source
Indexation (%) Loyer  % Mois et année de la publication de la Direction générale des finances
Indexation (%) Fonctionnement et entretien  % Mois et année de la publication de la Direction générale des finances
Indexation (%) Taxes  % Mois et année de la publication de la Direction générale des finances
Indexation (%) Terrain  % Mois et année de la publication de la Direction générale des finances
Indexation (%) Frais de service  % Mois et année de la publication de la Direction générale des finances
Indexation (%) Construction et Systèmes % Mois et année de la publication de la Direction générale des finances
Sommaire du tableau

Le tableau indique les hypothèses financières générales pour chaque élément ainsi que les hypothèses financières pour l'APL (2001L) et le réaménagement. La source des informations est également indiquée.

Option 1 Option 2
Élément Hypothèse financière Source Hypothèse financière Source
Hypothèses financières générales
Locaux à bureaux m2u/m 2l   m2u/m 2l  
Locaux à usage particulier m2u/m 2l   m2u/m 2l  
Locaux d'entreposage m2u/m 2l   m2u/m 2l  
Places de stationnement Nombre de places   Nombre de places  
Aménagement ou rafraîchissement  $/m2u En fonction des Normes d'aménagement de SPAC de mois-exercice financier  $/m2u En fonction des Normes d'aménagement de SPAC de mois-exercice financier
Déménagement et signalisation  $/m2u Pratique exemplaire  $/m2u Pratique exemplaire
Expert-conseil  % de l'aménagement Pratique exemplaire  % de l'aménagement Pratique exemplaire
Débours  % de l'aménagement Pratique exemplaire  % de l'aménagement Pratique exemplaire
Imprévus  % de l'aménagement, du déménagement et signalisation, de l'expertise-conseil et des débours Pratique exemplaire  % de l'aménagement, du déménagement et signalisation, de l'expertise-conseil et des débours Pratique exemplaire
Honoraires de direction du projet  % de l'aménagement Pratique exemplaire  % de l'aménagement Pratique exemplaire
Frais de gestion du projet  % de l'aménagement Pratique exemplaire  % de l'aménagement Pratique exemplaire
APL (2001L)
Loyer brut - Locaux à bureaux et locaux à usage particulier  $/m2l   S.O. S.O.
Loyer brut Locaux d'entreposage  $/m2l   S.O. S.O.
Fonctionnement et entretien  $/m2l   S.O. S.O.
Taxes  $/m2l   S.O. S.O.
Tarifs de stationnement  $/place/année   S.O. S.O.
Horizon d'investissement (durée) Nombre d'années Exigences du client, des Services de propriétaire-investisseur et de la Direction de la location S.O. S.O.
Taux d'actualisation  % Mois et année de la publication de la Direction générale des Finances S.O. S.O.
RÉAMÉNAGEMENT
Loyer net Locaux à bureaux et locaux à usage particulier  $/m2l    $/m2l  
Loyer net Locaux d'entreposage  $/m2l    $/m2l  
Fonctionnement et entretien  $/m2l    $/m2l  
Taxes  $/m2l    $/m2l  
Tarifs de stationnement  $/place/année    $/place/année  
Horizon d'investissement Nombre d'années Services de propriétaire-investisseur, Direction de la location Nombre d'années Services de propriétaire-investisseur, Direction de la location
Taux d'actualisation  % Mois et année de la publication de la Direction générale des Finances  % Mois et année de la publication de la Direction générale des Finances
Rafraîchissement  $/m2u ou % de l'aménagement Pratique exemplaire  $/m2u ou % de l'aménagement Pratique exemplaire
Coûts pour le client  $/ ETP ou $/m2u Pratique exemplaire  $/ ETP ou $/m 2u Pratique exemplaire

Notes de bas de page

Note de bas de page *

Oui indique qu'une séance d'information sur le projet pourrait être nécessaire, conformément à la gouvernance.

Retour à la référence de la note de bas de page *

Note de bas de page 1

En ce qui concerne les RAI visant l’obtention d’une AP, précisez également le montant lié à l’AD établi en fonction des estimations de coût fondées.

Retour à la référence de la note de bas de page 1

Note de bas de page 2

Aux fins d’inclusion au PII, le montant de l’aménagement doit correspondre au montant figurant à la ligne C et à la ligne D du tableau des flux trésorerie se trouvant à la section du sommaire intitulée Pouvoirs d’approbation et financement.

Retour à la référence de la note de bas de page 2

Note de bas de page 3

Cette information est tirée de la liste des accords d'occupation.

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Note de bas de page 4

Si le Questionnaire sur les besoins en locaux du client et/ou l'Énoncé des besoins des locataires sont remplis, les inclure en annexe.

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