Procédure relative au Système national de gestion de projet sur l'approbation de projet et le pouvoir de dépenser pour des projets immobiliers

Procédure relative au Système national de gestion de projet sur l'approbation de projet et le pouvoir de dépenser pour
des projets immobiliers (PDF, 340K o)

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1. Date d'entrée en vigueur

Le 24 avril 2014

2. Annulations

La présente procédure remplace la politique d'Approbation de projets de location (1994), la Politique sur l'approbation de projets de location visant la prolongation de baux (2000) et les conseils pratiques gestion des investissements (GDI) 3. 2 Processus d'approbation de projet (1995) et 3.10 Inclusion de la taxe sur les produits et services (TPS) dans les présentations visant l'approbation de projets de location et d'immobilisations (1994).

3. Autorité 

La présente procédure est émise sous l'autorité du sous-ministre adjoint (SMA), Direction générale des biens immobiliers (DGBI), Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC/SPAC).

4. Contexte

La présente procédure établit l'orientation nationale sur l'approbation de projet (AP) et sur le pouvoir de dépenser (PD) pour des projets immobiliers. Elle est conforme à ce qui suit et doit être mise en œuvre conjointement avec :

5. Portée

La présente procédure s'applique à tous les projets immobiliers proposés de SPAC.

La présente procédure ne fournit pas une orientation sur :

6. Objectif

Cette procédure décrit le processus pour obtenir l'approbation de projet (AP) et le pouvoir de dépenser (PD) dans le cadre des projets immobiliers proposés.

7. Résumé de la Procédure

7.1. Approbation de projet et pouvoir de dépenser

L'approbation de projet établit les paramètres à l'intérieur desquels le projet pourrait continuer sans chercher une approbation de projet supplémentaire. Ces paramètres incluent : le coût estimatif total, les extrants, la portée, le calendrier et le rendement. Le pouvoir de dépenser est nécessaire pour dépenser les ressources et doit être fixé avant le début de toute phase définie et approuvée d'un projet.

Les termes d'AP et de PD remplacent les termes utilisés auparavant : « approbation préliminaire de projet (APP) », « approbation définitive de projet (ADP) » et « approbation de projet de location (APL) ». Il n'y a pas d'équivalence entre les termes actuels et les termes utilisés auparavant ainsi qu'entre les processus de présentation au CT.

7.1.1. Mise en œuvre par phases

Les présentations au CT concernant des projets immobiliers doivent utiliser les termes AP et PD et le processus de présentation associé. Pour les présentations dont SPAC possède la délégation des pouvoirs concernant des projets immobiliers, la terminologie AP et PD sera requises lorsque le SNGP sera mis à jour afin d'y inclure les nouveaux termes.

7.2. Exigences et processus relatifs aux présentations

Le moment pour soumettre l'AP et le PD pour approbation est lié au cadre du Système national de gestion de projet et doit suivre le processus décrit dans la Directive relative au SNGP pour les projets immobiliers de SPAC et la Directive sur les présentations au Conseil du Trésor de la Direction générale des Biens immobiliers.

Conformément au cadre du SNGP, l'AP et le PD doivent être demandés à la fin de l'étape d'identification de projet, avant de passer à l'étape de réalisation de projet. Par la suite, un nombre illimité de PD pourrait être demandé afin de séparer le projet en phases et d'en faciliter la mise en œuvre.

Tous les documents à l'appui nécessaires aux présentations doivent être conformes aux modèles et aux lignes directrices associés au Guide pour la préparation de présentations au Conseil du Trésor du CT et à la Politique relative au SNGP de SPAC pour les présentations au CT et celles du Ministère, respectivement. Un Rapport d'analyse des investissements (RAI) est requis pour tous les projets d'un montant de plus de 25 000 $Note de bas de page 1. Le Guide pour la préparation des Rapports d'analyse des investissements de la DGBI fournit des directions sur les considérations financières et non financières requises pour l'AP et le PD. Toutes les présentations au CT doivent être fondées sur une analyse documentée des alternatives d'investissement raisonnables pour satisfaire la demande et doivent être fondées sur le principe de meilleur rapport qualité-prix pour l'État.

Les projets immobiliers nécessitent généralement deux présentations : la première présentation vise l'obtention de l'AP, ainsi que du PD pour procéder aux phases de planification et de conception; la deuxième présentation vise généralement l'obtention du PD pour passer à la phase de mise en œuvre.

Pour l'obtention de l'AP pour la première présentation, une estimation indicative des coûts ou une estimation de coût pour l'ensemble du projet est requise. Pour l'obtention du PD, une estimation substantive de coût est requise pour la phase définie du projet.

Pour obtenir un PD pour les présentations suivantes, une estimation substantive de coût est requise pour la phase suivante ou les autres phases du projet. S'il n'y a pas d'importantesNote de bas de page 2 modifications aux coûts, au calendrier ou aux paramètres de rendement établis par la décision d'AP précédente, la présentation doit inclure une remarque que le projet reste dans les paramètres du projet. S'il y a d'importantes modifications à un de ces paramètres, un AP modifié doit être demandé.

7.3. Modification d'une approbation de projet ou d'un pouvoir de dépenser

Si un projet a déjà été approuvé, toutes les modifications importantesNote de bas de page 2 relatives aux coûts, au calendrier, aux paramètres de rendement et/ou aux objectifs, établies par la décision d'AP et/ou de PD précédente, exigent une décision modifiée d'AP et/ou de PD.

7.4. Inclusion des coûts de la taxe sur les produits et services/de la taxe de vente harmonisée

Les projets qui sont dans les limites des pouvoirs ministériels et les présentations au CT doivent inclure les coûts relatifs à la taxe sur les produits et services (TPS) / la taxe de vente harmonisée (TVH) dans le coût total du projet, aux fins du pouvoir d'approbation. La Directive sur l'application de la taxe sur les produits et services / taxe de vente harmonisée du CT et la Ligne directrice d'application de la taxe sur les produits et services et de la taxe de vente harmonisée du SCT fournissent des directions supplémentaires.

7.5. Plan d'investissement intégré de Services publics et Approvisionnement Canada

Tous les projets d'une valeur totale de plus d'un million de dollars (taxes comprises) doivent être inclus dans le Plan d'investissement intégré (PII) de SPAC avant l'AP. À noter qu'une Évaluation de la complexité et des risques des projets (ECRP) doit être complétée avant que le projet soit ajouté à la liste du Plan d'investissements intégrés (PII).

7.6. Délégation des pouvoirs

Le niveau approprié d'approbation du projet doit être demandé au sein du Ministère ou auprès du CT (appelé SPAC-AP et CT-AP, respectivement). La catégorie de capacité de SPAC approuvée par le CT figure au Barème 2 de la Délégation des pouvoirs du Ministère. Le sous-ministre adjoint, DGBI, recommande au ministre les projets qui exigent l'approbation du CT.

8. Responsabilités

Le directeur général, Secteur de la gestion des locaux, du portefeuille et des services immobiliers (SGLPSI), doit :

Les directeurs généraux régionaux, le directeur général, Secteur de la gestion du portefeuille du Secteur de la capitale nationale (SCN), le directeur général, Secteur des opérations de la capitale nationale, le directeur général, Secteur de la stratégie de gestion des ouvrages techniques, et le directeur général, Secteur des grands projets de l'État, doivent :

Le directeur, Gestion du portefeuille national (GPN), SGLPSI, administration centrale, doit :

Le directeur principal, Gestion nationale des locaux et Solutions pour le milieu de travail (GNLSMT), SGLPSI, administration centrale, est responsable de fournir des conseils et des directives à l'échelle nationale sur la mise en œuvre et à l'interprétation de la présente procédure quant aux fonctions relatives à la gestion des locaux de la DGBI.

Le directeur, Conseils et Pratiques (Exécution de projets), Secteur de la gestion des services professionnels et techniques, administration centrale, doit proposer des mises à jour à la présente procédure, au besoin, pour assurer en permanence la conformité à la Politique relative au SNGP et aux directives connexes.

Le directeur, Gestion des services immobiliers (GSI), SGLPSI, administration centrale, doit donner des conseils et des directives à l'échelle nationale relativement à la mise en œuvre et à l'interprétation de la présente procédure en ce qui a trait aux fonctions de location, acquisition ou aliénation de biens de la DGBI.

9. Définitions

Approbation de projet (AP) :
l'approbation d'un projet peut être obtenue soit par :
  • un individu détenteur d'une délégation d'autorité en vertu de l'instrument de Délégation des pouvoirs relatif à l'approbation des projets de SPAC; ou
  • le Conseil du Trésor lorsque le niveau d'approbation est supérieur à la Délégation des pouvoirs de SPAC, ou si le projet est requis par le Secrétariat du Conseil du Trésor.
Estimation de coût fondée :
estimation fiable et de qualité qui repose sur une conception détaillée, les plans de travail et les dessins de construction et d'installation. Elle comprend l'acquisition et la préparation des lieux et une estimation de toute exigence particulière, telle que la justification des besoins en fonds de prévoyance à l'aide d'évaluations détaillées des risques.
Estimation indicative des coûts :
sert à évaluer l'ordre de grandeur des coûts, mais n'est pas suffisamment fiable pour justifier l'approbation en tant qu'objectif au regard des coûts. Elle présente des prévisions approximatives de coûts qui servent à des fins de planification budgétaire aux premières étapes de l'élaboration d'un projet. L'estimation se précisera au fur et à mesure que l'organisation :
  • avancera dans la phase de conception;
  • déterminera les niveaux de risque et les coûts à prévoir pour les réduire;
  • cernera et précisera les activités comprises dans les phases de définition et de mise en œuvre du projet.
Paramètres de rendement :
pour les fins de cette procédure, les paramètres de rendement sont la quantité réelle approuvée, les aspects de qualité, les caractéristiques techniques et opérationnelles du produit final (p. ex. équipement, installation).
Pouvoir de dépenser (PD) :
l'approbation donnée par un individu, détenteur de la délégation des pouvoirs, afin d'exercer la Section 32 de la Loi sur la Gestion des finances publiques et d'engager des fonds pour un projet.
Projet immobilier :
pour les fins de cette procédure, les projets immobiliers incluent toutes acquisitions de biens immobiliers ainsi que l'entrée en bail, les aliénations ou les démolitions, les améliorations incluant l'aménagement de l'espace des locaux, la construction, la rénovation, et la remédiation environnementale d'ouvrages construits (édifices, ponts, barrages, routes, etc.) ou les terrains appartenant à l'État.

10. Références

Publications du Conseil du Trésor

Publications de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

Publications de la Direction générale des biens immobiliers

11. Demandes de renseignements

Les demandes de renseignements concernant la présente procédure doivent être adressées au :
Directeur, Gestion du portefeuille national
Secteur de la gestion des locaux, du portefeuille et des services immobiliers
Direction générale des biens immobiliers, administration centrale
SPAC

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