Directive relative au Système national de gestion de projet pour les projets immobiliers

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1. Date d'entrée en vigueur

18 novembre 2019

2. Autorisation

La présente directive est publiée avec l'autorisation du directeur général, responsable des services, Gestion de projet, Services immobiliers (SI), Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC).

3. Contexte

La présente directive est conforme à la Directive sur la gestion des projets et des programmes (2019) du Conseil du Trésor (CT) et devrait être lue conjointement avec la Politique relative au Système national de gestion de projet (SNGP) de SPAC pour satisfaire aux exigences qui s'appliquent aux projets immobiliers. La présente directive respecte les politiques du Ministère et du Conseil du Trésor (CT) ainsi que les lois et les règlements applicables.

4. Portée

La présente directive s'applique à tous les employés de SPAC dont les fonctions concernent la gestion de projets immobiliers. Les principes du Système national de gestion de projet (page accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) s'appliquent à tous les projets.

5. Objet

La présente directive a pour objectif de voir à ce que la méthode du SNGP soit appliquée à tous les projets immobiliers (de SPAC ou d'autres ministères), pour assurer une gestion efficiente, efficace et uniformisée des projets immobiliers. Elle comprend des indications claires sur l'application des principes et des méthodes de gestion de projet à des fins de gestion des risques au Ministère. Elle permet de s'assurer que les intervenants comprennent, de la même manière, leurs rôles, leurs responsabilités et leurs obligations en ce qui a trait à la gestion des projets.

Les résultats escomptés sont que tous les projets:

6. Exigences de la directive

Les employés de SPAC dont les fonctions concernent la gestion de projets immobiliers sont tenus de suivre les directives et d'utiliser les modèles de produits livrables définis et fournis sur le site Web du SNGP, en plus de consulter la matrice des seuils des projets immobiliers du SNGP pour connaître les produits livrables exigés. Le niveau de précision des documents et les exigences particulières des divers projets sont définis dans les feuilles de route du SNGP.

Le SNGP est composé de trois étapes et de neuf phases, chacune comportant des produits livrables et des points de vérification. Ces trois étapes sont les suivantes :

  1. l'étape de début de projet est le moment où on décide de mettre le projet de l'avant ou non et où on procède à l'établissement d'un énoncé des exigences approuvé
  2. l'étape d'identification de projet mène à une approbation de projet et à un pouvoir de dépenser pour la planification et la conception. C'est à cette étape qu'on détermine le mécanisme de réalisation du projet. Le pouvoir de dépenser pour la planification, la conception et la mise en œuvre peut être octroyé à cette étape si une estimation fondée est fournie
  3. l'étape de réalisation de projet est celle où on met en œuvre le projet conformément aux objectifs et aux exigences approuvés de ce dernier. C'est à cette étape que le pouvoir de dépenser pour la mise en œuvre est octroyé

Le tableau 1 de la section 1 de l'Annexe A présente les responsables ayant un pouvoir d'approbation à l'égard des points de vérification du SNGP « complet » établis pour les projets relatifs aux biens d'une valeur totale supérieure à 5 M $, et pour les projets relatifs aux locaux dont la superficie visée est supérieure à 5 000 m2 louables. Le plan de projet doit être mis à jour avant l'approbation, à chaque point de vérification.

Comme il est précisé dans la présente directive, certains projets doivent faire l'objet d'une évaluation de la complexité et des risques des projets (ECRP). Des renseignements supplémentaires au sujet de l'ECRP de SPAC sont donnés dans le Manuel mentionné à la fin du présent document. Il est à noter que certains projets seront soumis à une ECRP si cette dernière est prévue dans le Plan d'investissement intégré; toutefois, l'ECRP doit être confirmée de nouveau ou mise à jour, selon les directives ci-dessous.

6.1. Étape de début de projet

L'étape de début d'un projet est l'occasion d'examiner les propositions de projets immobiliers dans le cadre de l'approbation de l'énoncé des exigences, afin de s'assurer qu'ils sont conformes aux stratégies du portefeuille des biens immobiliers de SPAC et qu'ils répondent aux exigences de la manière la plus efficace possible. Cette étape vise également à examiner les projets proposés qui constituent une occasion à saisir et qui n'ont pas été ciblés comme tels dans un plan existant, ou qui pourraient être considérés comme un projet d'envergure en raison des risques éventuels qu'ils présentent.

6.1.1. Phase de définition

Durant cette phase, on évalue le projet proposé afin de s'assurer que la proposition (ainsi que l'opportunité) satisfait à un ensemble de critères établis, ce qui permet de déterminer si le projet sera mis en œuvre ou non.

Voici les exigences clés de cette phase :

  • Produit livrable : énoncé des exigences
  • Point de vérification : approbation de l'énoncé des exigences

6.2. Étape d'identification de projet

Cette étape permet de s'assurer que les projets présentés aux fins d'une approbation de projet ont été évalués et analysés de façon adéquate, conformément au Programme de gestion des locaux et des biens immobiliers de SPAC, et qu'ils constituent le meilleur investissement possible.

Elle a également pour but d'aider nos clients gardiens d'immeubles à déterminer et à élaborer les projets qui répondent le mieux aux objectifs de leur ministère, à l'appui du programme immobilier du gouvernement.

6.2.1. Phase de lancement

Durant cette phase, on analyse l'énoncé des exigences et, en se fondant sur ce dernier, on prépare une description préliminaire des buts, des objectifs, des exigences (paramètres clés) et des enjeux connexes. Cette description doit être suffisamment détaillée pour permettre une évaluation préliminaire de la validité et de la pertinence du projet.

Voici les exigences clés de cette phase :

  • Produit livrable : plan préliminaire de projet
  • Point de vérification : approbation du plan préliminaire du projet

6.2.2. Phase de faisabilité

Durant cette phase, on détermine les exigences du projet et on cible différentes solutions répondant à ces exigences.

Voici les exigences clés de cette phase :

  • Produit livrable : rapport de faisabilité
  • Point de vérification : approbation du rapport de faisabilité

6.2.3. Phase d'analyse

Lors de cette phase :

  • on examine et évalue les options viables parmi celles ciblées à la phase de faisabilité pour trouver la solution qui répondra le mieux aux besoins du client et qui respectera les contraintes du projet
  • on établit le budget, le calendrier, les contrôles et les critères d'évaluation du projet qui seront soumis à l'approbation de projet

Voici les exigences clés de cette phase :

  • Produit livrable : rapport d'analyse des investissements (RAI), et réalisation ou mise à jour de l'ECRP
  • Point de vérification : approbation de projet (AP) et pouvoir de dépenser (PD) pour la planification et la conception
Remarque

Dans le cas d'un projet de location qui implique l'ajout d'un nouvel immeuble (par exemple, une construction à des fins de location ou un bail-achat), une AP et un PD sont d'abord nécessaires pour la réalisation du processus d'acquisition. Il faudra ensuite obtenir un autre PD lorsque le processus d'acquisition ou l'appel d'offres sera terminé.

6.2.4. Phase de clôture de l'identification

Cette phase vise à s'assurer qu'on a procédé à des évaluations, à un échange à des fins de transfert et à des activités de clôture administrative adéquates et qu'on a établi des rapports suffisamment détaillés pour passer à l'étape de la réalisation.

Voici les exigences clé de cette phase :

  • Produit livrable : document de clôture de l'étape d'identification

6.3. Étape de réalisation de projet

Cette étape vise à exprimer les objectifs et les exigences de projet approuvés en critères techniques afin de permettre la conception détaillée et la mise en œuvre complète du produit.

6.3.1. Phase de planification

Lors de cette phase :

  • on entreprend les activités de démarrage du projet
  • on s'assure que les objectifs et les exigences du projet sont suffisamment détaillés pour permettre d'élaborer des directives exhaustives à l'intention de l'équipe de projet
  • dans le cas d'un projet de location, on peut procéder à l'acquisition de locaux loués
  • on rédige le plan de gestion de projet

Voici les exigences clés de cette phase :

  • Produit livrable : plan de gestion de projet
  • Point de vérification : approbation du plan de gestion de projet ou approbation de projet (AP) confirmée
Remarques
  • Obtenir la confirmation que l'AP est toujours valide et n'a pas besoin d'être modifiée
  • Pour les projets de location, la phase de planification comprend une recommandation pour l'attribution du contrat de location
  • Si l'étape d'identification d'un projet relatif à des locaux mène à un bail ou à un marché sans travaux d'aménagement, l'étape de réalisation ne comprendra aucun point de vérification du SNGP

6.3.2. Phase de conception

Lors de cette phase :

  • on forme l'équipe de projet de conception
  • on élabore une conception conforme aux objectifs et aux exigences du projet
  • on révise le RAI exigé en vue du pouvoir de dépenser

Voici les exigences clés de cette phase :

  • Produit livrable : document d'approbation, et nouvelle confirmation ou mise à jour de l'ECRP
  • Point de vérification : pouvoir de dépenser ou approbation de projet modifiée, au besoin
Remarques concernant les projets de location
  • La phase de conception comprend l'obtention de l'approbation du contrat de location
  • Pour les installations existantes, l'obtention de l'approbation de projet comprend le pouvoir de dépenser pour la mise en œuvre. Il n'est donc pas nécessaire d'obtenir un second PD. L'AP doit être confirmée de nouveau à la lumière des coûts d'aménagement estimés durant cette phase. Si les paramètres du projet ont changé (c'est-à-dire coûts du projet), l'AP doit être modifiée pendant cette phase
  • Dans le cas d'un projet de location qui implique l'ajout d'un nouvel immeuble (par exemple, une construction à des fins de location ou un bail-achat), une AP et un PD sont d'abord nécessaire pour la réalisation du processus d'acquisition. Il faut ensuite obtenir un autre PD lorsque le processus d'acquisition ou l'appel d'offres est terminé
  • Si l'AP doit être modifiée, l'ECRP doit être confirmée de nouveau ou mise à jour

6.3.3. Phase de mise en œuvre

Au cours de cette phase, on élabore les documents d'approvisionnement en fonction de la solution de conception approuvée, en vue de l'acquisition et de la fourniture d'un produit qui est conforme aux objectifs et aux exigences du projet.

Voici les exigences clés de cette phase :

  • Produit livrable : transfert du produit livrable
  • Point de contrôle : approbation du transfert

6.3.4. Phase de clôture de la réalisation

Lors de cette phase :

  • on achève les activités de gestion de projet associées à l'étape de réalisation
  • on évalue le rendement du projet en fonction de ses objectifs et de ses exigences

Voici les exigences clés de cette phase :

  • Produit livrable : document de clôture
  • Point de vérification : approbation du document de clôture

7. Responsabilités et obligations

Le directeur général, responsable des services, Gestion de projet, doit préparer la formation sur les processus énoncés dans la présente directive.

Les responsables des autres services et les directeurs généraux régionaux doivent s'assurer que leurs employés connaissent la présente directive, surveiller la respect au SNGP au sein de leur région ou secteur et résoudre les problèmes de non-respect. Ils doivent également veiller à la bonne application de la structure de gouvernance du Plan d'investissement intégré pour la conduite des évaluations de la com de la complexité et des risques associés au projet, conformément aux directives du SNGP.

Remarque

Les rôles et les responsabilités ci-dessous décrivent une fonction ou un rôle; ce ne sont pas des titres de poste.

Chef de projet de SPAC (PSPC project leader) : Le chef de projet représente les intérêts des Services immobiliers ou du principal parrain au sein de l'équipe de projet. Il est responsable de tous les aspects du projet et de la direction de celui-ci durant le cycle de vie du SNGP, de l'étape de début jusqu'à la clôture de l'étape de réalisation de projet. Il doit aussi obtenir l'approbation et le financement nécessaires à la réalisation du projet, en plus de diriger l'équipe de projet. Il doit en outre surveiller le déroulement du projet pour s'assurer que le niveau de financement approuvé est respecté.

Gestionnaire de projet de SPAC (PSPC project manager) : le gestionnaire de projet est chargé de gérer quotidiennement et de façon plus détaillée les activités liées au projet. Il agit comme seul point de contact envers tous les intervenants durant la réalisation du projet, et il gère les activités de cette étape conformément au SNGP.

Les employés de SPAC dont les fonctions concernent la gestion de projets immobiliers doivent s'assurer que les projets sont gérés conformément à l'évaluation du niveau de complexité et de risque, comme il est défini dans la présente directive, ses annexes et la Politique relative au SNGP.

8. Définitions

Arrêté de projet (Project charter) :
Dans le cadre du SNGP, un arrêté de projet représente une entente globale conclue entre le ministère client et SPAC en vue d'établir le cadre de mise en œuvre d'un projet. Il a pour but de documenter les principaux paramètres du projet (portée, délais et coûts) et de confirmer l'engagement du client à affecter son financement et les ressources de SPAC à l'élaboration et à la réalisation du projet défini. Pour les projets financés par
Cadre d'amélioration continue (Continual Improvement Framework) :
Cadre qui comprend le processus et la structure de gouvernance nécessaires à l'approbation et à la mise en application de nouveaux documents ou de documents modifiés relatifs au SNGP
Convention particulière de services (CPS) (Specific service agreement [SSA]) :
Une CPS est une entente écrite entre SPAC et une organisation cliente qui définit la portée des travaux à réaliser, les modalités de prestation de services et la formule de facturation et de paiement. Elle est négociée par le représentant de l'autre ministère et le fournisseur de services des SI qui sont mandatés à cet effet.
Évaluation de la capacité organisationnelle de la gestion de projet (ECOGP) (Organizational Project Management Capacity Assessment [OPMCA]) :
Démonstration fondée sur des données probantes de la capacité d'un ministère ou d'un organisme à gérer son portefeuille de projets prévus.
Évaluation de la complexité et des risques des projets (ECRP) (Project complexity and risk assessment [PCRA])
Cet outil d'évaluation du Conseil du Trésor établit le coefficient de risque et de complexité d'un projet selon quatre niveaux, d'après des critères retenus pour chacun des domaines de connaissances suivants :
  • caractéristiques du projet
  • gestion stratégique
  • caractéristiques des contrats ou des acquisitions
  • ressources humaines
  • activités
  • intégration de la gestion de projet
  • ingénierie
  • composantes techniques

SPAC a le mandat d'approuver les projets dont la note est égale ou inférieure à ce que prévoient les pouvoirs qui lui sont délégués au titre de l'ECOGP. Cependant, les membres du Conseil du Trésor ont le droit d'exiger qu'un projet qui se situe dans les limites de la capacité ministérielle de SPAC, comme le démontre la note résultant de l'ECRP, soit présenté au Conseil du Trésor aux fins d'approbation.

Plan de gestion de projet (Project management plan) :
Le plan de gestion de projet (utilisé de pair avec l'arrêté de projet) est le mécanisme principal dont se sert le gestionnaire de projet de SPAC pour établir officiellement les buts et les objectifs du projet et pour documenter, à toutes les étapes du SNGP, les principaux paramètres fonctionnels, techniques et administratifs de celui-ci.
Point de vérification du SNGP (NPMS control point) :
Il s'agit d'un point auquel un produit livrable donné est approuvé, dans le cadre d'une phase de projet.
Produit livrable du SNGP (NPMS deliverable) :
Il s'agit d'un document qu'il faut préparer lors d'une phase de projet.
Projet (Project) :
Un projet est une réalisation définie qui a un début et une fin, et qui vise l'obtention d'un produit ou d'un résultat unique.
Projets immobiliers (Real property projects) :
Il s'agit de projets qui englobent toutes les acquisitions de biens immobiliers et les améliorations apportées à ceux-ci, notamment la conclusion de baux, l'aménagement de locaux ainsi que les travaux de construction, de rénovation et de restauration d'un ouvrage bâti (immeuble, pont, barrage, route, etc.) ou d'un terrain appartenant à l'État. Ils sont réputés inclure les quais, brise-lames, projets d’aliénation, d’élimination et d’entretien, ou toute activité effectuée dans le cadre d’un projet qui est liée à des biens immobiliers ou des locaux.
Projet de services aux locataires (Tenant service project) :
Projet dans le cadre duquel les services sont demandés par un locataire dans des locaux administrés par SPAC. L'autre ministère est responsable de l'approbation du financement et du projet.
Projet relatif aux biens (Asset project) :
Il s'agit d'un projet dont le point de départ est la nécessité de construire, moderniser ou de remplacer un bien immobilier existant ou ses composantes. Un tel projet ne constitue pas une activité permanente ou récurrente, comme le sont les travaux d'entretien effectués pour s'assurer que le bien demeure fonctionnel. Voici quelques exemples de travaux pouvant être effectués dans le cadre d'un projet relatif à un bien :
  • la rénovation
  • des réparations majeures (par exemple, remplacement d'un refroidisseur)
  • la démolition
  • l'installation de nouveaux systèmes

la transformation du bien visant à le rendre conforme aux règlements ou aux politiques

Projet relatif aux locaux (Space project) :
Projet dont le point de départ est le besoin de locaux, besoin auquel l'on répond par la fourniture de locaux (acquisition ou construction) ou la modification d'éléments intérieurs ou extérieurs existants. Voici quelques exemples de solutions possibles dans le cadre d'un projet relatif aux locaux :
  • bail
  • bail-achat, acquisition ou construction de nouveaux locaux
  • ajouts ou locaux disponibles dans un immeuble de la Couronne existant appartenant à SPAC
  • optimisation des locaux
  • aménagement ou réaménagement
Projet financé par d'autres ministères :
Projet visant à combler un besoin d'un autre ministère au moyen d'un bien pour lequel un autre ministère est le gardien. Celui-ci est responsable des approbations du financement et des projets.
Respect du SNGP (NPMS conformance) :
Il s'agit de la démonstration que les points de vérification du SNGP ont été franchis et approuvés, et que tout document requis selon le processus de respect au SNGP a été établi, puis approuvé. Pour les demandes soumises au Conseil des investissements, le document de clôture de l'identification définit les exigences relatives au respect du SNGP.
Système national de gestion de projet (SNGP) (National Project Management System, NPMS) :
Le SNGP prescrit les exigences minimales de SPAC à respecter au cours du cycle de vie d'un projet. Il comprend les éléments suivants :
  • modèle du SNGP Il définit les points de vérification distincts qui sont associés aux processus d'approbation des projets de SPAC, et il indique les produits livrables requis à chaque phase du projet
  • feuilles de route du SNGP Il s'agit de documents d'orientation qui ciblent les activités et les tâches génériques requises à chaque étape et à chaque phase du SNGP. Ces feuilles de route visent à définir de façon plus détaillée les exigences s'appliquant aux différents types de projets
  • site Web du SNGP : Site qui permet de consulter en ligne les exigences du SNGP, y compris le modèle du SNGP, les feuilles de route, les modèles de produits livrables et l'orientation technique
SNGP « allégé » (NPMS lite) :
Il s'agit d'un processus propre aux projets immobiliers exigeant que des documents soient élaborés selon un modèle simplifié et comportant un nombre réduit de points de vérification. Il doit être appliqué aux projets relatifs à des biens, aux projets de services aux locataires et aux projets d'autres ministères dont la valeur est comprise entre 1 M $ et 5 M $ (TPS ou TVH comprise et coûts engagés par le client non compris). Quant aux projets relatifs à des locaux, le SNGP « allégé » doit être appliqué s'il s'agit d'un projet visant une superficie de moins de 5 000 m2 louables et de plus de 1 M $ (TPS ou TVH comprise et coûts engagés par le client non compris).
SNGP « complet » (NPMS full) :
Il s'agit d'un processus propre aux projets immobiliers comportant trois étapes et neuf phases et exigeant que des documents soient élaborés selon un modèle établi. Il doit être appliqué aux projets relatifs à des biens, aux projets de services aux locataires et aux projets d'autres ministères de plus de 5 M $ (TPS ou TVH comprise et coûts engagés par le client non compris). Quant aux projets relatifs à des locaux, le SNGP « complet » doit être appliqué s'il s'agit de projets visant une superficie de plus de 5 000 m2 louables.
SNGP « ultra léger » (NPMS ultra lite) :
Il s'agit d'un processus propre aux projets immobiliers à faible risque et peu complexes d'au moins 250 k $, mais d'au plus 1 M $ (TPS ou TVH comprise et coûts engagés par le client non compris), qui est encore plus simple que le SNGP « allégé ». Les projets de moins de 250 k $ ne sont pas assujettis au SNGP.

9. Références

Publications du Conseil du Trésor

Publications de Services publics et Approvisionnement Canada

Autre

10. Pièces jointes

11. Demandes de renseignements

Les demandes de renseignements doivent être adressées à la boîte aux lettres générique du SNGP : tpsgc.sngp-npms.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

Annexe A – Responsables ayant un pouvoir d'approbation à l'égard des points de vérification du Système national de gestion de projet « complet », « allégé » et « ultra léger » (projets relatifs aux biens et aux locaux)

1. Responsables ayant un pouvoir d'approbation à l'égard des points de vérification du Système national de gestion de projet « complet »

Le tableau ci-dessous présente les responsables ayant un pouvoir d'approbation à l'égard des points de vérification de la version complète du Système national de gestion de projet (SNGP). En ce qui concerne les approbations financières de projets aux points de vérification que sont l'approbation de projet (AP) et le pouvoir de dépenser (PD), veuillez consulter le barème 2, Pouvoirs des Biens immobiliersNote de bas de page 3, et les plus récentes restrictions administratives.

Remarque

Les pouvoirs liés aux produits livrables soient délégués à d'autres niveaux organisationnels. Si tel est le cas, il incombe au responsable détenant le pouvoir d'approbation d'indiquer dans un avis écrit que les pouvoirs en question ont été délégués et d'y désigner la personne responsable du produit livrable du SNGP. Cet avis sera versé aux dossiers de projets. De plus, tout produit livrable qui a été révisé ou modifié doit être approuvé au niveau décisionnel approprié, tel que stipulé dans la Directive relative au SNGP pour les projets immobiliers, car dans certains cas, le responsable ayant le pouvoir d’approbation peut être différent de celui ayant approuvé le document original s’il y a eu des changements apportés au projet (par exemple, une augmentation des coûts du projet ou du niveau de l’ECRP).

Tableau 1 : Responsables ayant un pouvoir d'approbation à l'égard des projets relatifs aux biens de plus de 5 M $ (TPS et TVH comprises, coûts engagés par les clients non compris) et des projets relatifs aux locaux visant une superficie de plus de 5 000 m2 louables
Phase du SNGP Points de vérification du SNGP Responsable de SPAC ayant le pouvoir d'approbation
Étape de début de projet
Phase de définition Approbation de l'énoncé des exigences (EE) et, pour les projets relatifs aux locaux, Questionnaire sur les besoins en locaux du client (QBLC)
  • Régions
    • Projets relatifs aux biens et aux locaux : Directeurs régionaux, Secteur de la gestion des locaux et du portefeuille (SGLP)
    • Projets relatifs aux ouvrages techniques : Conseiller stratégique de portefeuille, Gestion des biens d’infrastructure (GBI)
  • Secteur de la capitale nationale (SCN)
    • Projets relatifs aux locaux : Directeur général, Secteur de la gestion du portefeuille et des biens (GPB), pouvoirs délégués au directeur, Gestion du portefeuille, des biens et des investissements (GPBI), SCN
    • Projets relatifs aux biens et au portefeuille : Directeur général, GPB, pouvoirs délégués au directeur, GPBI, SCN
    • Projets relatifs aux ouvrages techniques : Conseiller stratégique de portefeuille, GBI
  • Direction générale de la science et de l’infrastructure parlementaire (DGSIP)
    • Directeur général, Gestion du programme, du portefeuille et des relations avec les clients (projets qui demandent des fonds de démarrage > 10 M $, ou à la discrétion du Directeur, Propriétaire-Investisseur)
    • Directeur, Propriétaire-Investisseur (projets qui demandent des fonds de démarrage de 10 M $ ou moins)
  • Remarques :
    • Le client doit approuver l'énoncé des exigences (pour les projets relatifs aux locaux).
    • Les énoncés des exigences approuvés visant à lancer des projets relatifs aux locaux ≥ 10 000 m2l ou des projets relatifs aux biens qui demandent des fonds de démarrage ≥ 500 k $ doivent également être envoyés au directeur général, Gestion de projet/Réalisation de projets SCN, et au directeur, Gestion du portefeuille national. Les énoncés des exigences approuvés visant à lancer des projets d’infrastructure qui demandent des fonds de démarrage ≥ 500 k $ doivent être envoyés au directeur général, Gestion des biens d’infrastructure seulement.
Étape d'identification de projet
Phase de lancement Approbation du plan préliminaire de projet
  • Régions
    • Projets relatifs aux locaux : Gestionnaire régional, Gestion des locaux
    • Projets relatifs aux biens : Gestionnaire régional, Gestion des biens et des installations
    • Projets relatifs aux ouvrages techniques : Conseiller stratégique de portefeuille, GBI
  • SCN
    • Projets relatifs aux locaux : Directeur de la personne dirigeant le projet
    • Projets relatifs aux biens : Gestionnaire des biens
    • Projets relatifs aux ouvrages techniques : Conseiller stratégique de portefeuille, GBI
  • DGSIP
    • Directeur de la personne dirigeant le projet
  • Remarque :
    • Pour tout projet de renouvellement de bail ou tout exercice d'options (sans aménagement) dans le cadre duquel un bail a été signé, un Rapport sur les activités de location planifiées peut remplacer le plan préliminaire de projet.
Phase de faisabilité Approbation du rapport de faisabilité
  • Régions
    • Projets relatifs aux biens et aux locaux : Gestionnaire régional, Services de propriétaire-investisseur
    • Projets relatifs aux ouvrages techniques : Conseiller stratégique de portefeuille, GBI
  • SCN
    • Projets relatifs aux biens et aux locaux : Directeur, GPBI, SCN
    • Projets relatifs aux ouvrages techniques : Conseiller stratégique de portefeuille, GBI
  • DGSIP
    • Directeur, Propriétaire-Investisseur
  • Remarques :
    • Tous les projets d'une valeur égale ou supérieure à 20 M $ et/ou ayant une évaluation de la complexité et des risques de projet préliminaire de niveau égal ou supérieur à 3 doivent également être remis au Directeur, Gestion nationale des investissements.
    • Pour les projets de renouvellement de bail – exercice d’options (sans travaux d’aménagement) qui comporte un bail en vigueur, le rapport de faisabilité n’est pas requis.
Phase d'analyse

Approbation de projet (AP) et pouvoir de dépenser (PD)Note de bas de page 1

Évaluation de la complexité et des risques du projet (ECRP)

Arrêté de projet, pour les projets relatifs aux locaux nécessitant des travaux d’aménagement
  • Veuillez consulter le barème 2, Pouvoirs des Biens immobiliersNote de bas de page 3, et les dernières restrictions administratives.
  • Recommandation formulée par les conseils des investissements concernés ou par le conseil d'investissement du GBI, présidé par le directeur général, GBI.
  • Démonstration du respect au SNGP obligatoire.Note de bas de page 2
  • Remarques :
    • La version complète du rapport d’analyse des investissements (RAIC) est requise pour obtenir AP/PD pour la planification et la conception.
    • Le client doit approuver l'arrêté de projet pour les projets relatifs aux locaux nécessitant la réalisation de travaux d'aménagement, et une preuve documentée de la confirmation des fonds versés par le client est requise.
    • Pour les projets relatifs aux biens ou aux locaux (propriétés de la Couronne), la liste de vérification des enjeux environnementaux (LVEE) doit être remplie et envoyée aux Services environnementaux pendant cette phase, si requise, tel qu’indiqué dans les instructions du formulaire 183Note de bas de page 4.
    • AP/PD seront octroyés par la personne occupant le poste détenant le pouvoir délégué pour l’AP et le PD, selon la valeur du projet et l’ECRP
Étape de réalisation de projet
Phase de planification

Approbation du plan de gestion de projet complet (PGPC) / Approbation de projet (AP) confirmée

Convention particulière de services (CPS), pour les projets relatifs aux locaux nécessitant des travaux d’aménagement
  • Régions
    • Projets relatifs aux locaux, aux biens et aux ouvrages techniques : Gestionnaire régional, Gestion de projet
  • SCN
    • Projets relatifs aux locaux, aux biens et aux ouvrages techniques : Directeur de projet, Gestion de projet
  • DGSIP
    • Directeur de projet
  • Remarques :
    • Obtenir la confirmation que l’AP est toujours valide et n’a pas besoin d’être modifiée.
    • Si la définition de la portée du projet le commande, il se pourrait que le client doive approuver l'arrêté de projet modifié.
    • Lorsque l'étape d'identification de projets relatifs à des locaux mène à un bail ou à un contrat sans travaux d'aménagement, l'étape de réalisation ne comprend aucun point de vérification du SNGP.
    • Pour les projets relatifs aux locaux loués, la LVEE doit être remplie et envoyée aux Services environnementaux pendant cette phase, si requise, tel qu’indiqué dans les instructions du formulaire 183Note de bas de page 4.
Phase de conception

Pouvoir de dépenser (PD) /Approbation de projet modifiée, aubesoin

Évaluation de la complexité et des risques des projets, au besoin
  • Veuillez consulter le barème 2, Pouvoirs des Biens immobiliersNote de bas de page 3, et les dernières restrictions administratives.
  • Recommandation formulée par les conseils des investissements concernés, ou par le Conseil d'investissement du GBI, présidé par le directeur général, GBI.
  • Démonstration du respect au SNGP obligatoire.Note de bas de page 2
  • Remarque :
    • Un document d’approbation est requis pour obtenir le PD pour la mise en œuvre du projet.
  • Remarques concernant les projets de location :
    • La phase de conception inclut l'obtention de l'approbation du contrat de location. Veuillez consulter le barème 2, Pouvoirs des Biens immobiliersNote de bas de page 3.
    • Pour les immeubles loués actuels, le pouvoir de dépenser (pour la planification et conception, et pour la mise en œuvre) peut être obtenu en même temps que l’approbation de projet à la phase d’analyse si tous les coûts du projet sont fondés. L'AP doit être reconfirmée à la lumière du montant du loyer et des estimations des coûts d'aménagement élaborées dans la phase de conception. Si un des paramètres du projet a changé (c’est-à-dire calendrier, portée ou budget du projet), une AP modifiée/PD doit être demandée.
    • Lorsqu’un projet de location implique l'acquisition d'un immeuble à être construit (p. ex. une construction à des fins de location ou un bail-achat) le PD est requis pour la mise en œuvre du projet.
Phase de mise en œuvre Approbation du transfert : Certificat provisoire d'achèvement des améliorations locatives ou Certificat d'achèvement substantiel
  • Gestionnaire de projet (rôle de la personne qui réalise le projet)
Phase de clôture de la réalisation Approbation du document de clôture
  • Régions
    • Projets relatifs aux locaux, aux biens et aux ouvrages techniques : Gestionnaire régional, Gestion de projet
  • SCN et DGSIP
    • Projets relatifs aux locaux, aux biens et aux ouvrages techniques : Directeur de projet

2. Responsables ayant un pouvoir d'approbation à l'égard des points de vérification du Système national de gestion de projet « allégé »

Les principes du Système national de gestion de projet (page accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) s'appliquent à tous les projets immobiliers. Toutefois, la portée des documents variera en fonction de certains facteurs comme le type de projet, l'envergure, la complexité et la nature délicate du projet. La version allégée définit les processus et les produits livrables simplifiés du SNGP, tout en demeurant conforme aux principes de ce dernier à l'égard des projets relatifs à des biens et aux locaux qui n'excèdent pas les seuils précisés dans la Politique relative au Système national de gestion de projet et la présente directive.

Si on demande au gestionnaire de projet de réaliser des activités en vue de clarifier la portée de la réalisation du projet, le chef de projet doit le signaler par écrit. Dans tous les cas, le gestionnaire de projet doit confirmer que les renseignements requis pour entreprendre le projet sont documentés avant d'entreprendre la réalisation du projet.

Le tableau ci-dessous présente les responsables ayant un pouvoir d'approbation à l'égard des points de vérification de la version allégée du SNGP. En ce qui concerne les approbations financières de projets aux points de vérification que sont l'approbation de projet et le pouvoir de dépenser, veuillez consulter le barème 2, Pouvoirs des Biens immobiliersNote de bas de page 3, et les plus récentes restrictions administratives.

Remarque - #2

Il est possible que les pouvoirs liés aux produits livrables soient délégués à d'autres niveaux organisationnels. Si tel est le cas, il incombe au responsable détenant le pouvoir d'approbation d'indiquer dans un avis écrit que les pouvoirs en question ont été délégués et d'y désigner la personne responsable du produit livrable du SNGP. Cet avis sera versé aux dossiers de projets. De plus, tout produit livrable qui a été révisé ou modifié doit être approuvé au niveau décisionnel approprié, tel que stipulé dans la Directive relative au SNGP pour les projets immobiliers, car dans certains cas, le responsable ayant le pouvoir d’approbation peut être différent de celui ayant approuvé le document original s’il y a eu des changements apportés au projet (par exemple, une augmentation des coûts du projet ou du niveau de l’ECRP).

Tableau 2 : Responsables ayant un pouvoir d'approbation à l'égard des projets relatifs aux locaux visant une superficie de moins de 5 000 m2 louables et ayant une valeur de plus de 1 M $ (TPS et TVH comprises, coûts engagés par les clients non compris) assujettis au Système national de gestion de projet « allégé »
Phase du SNGP Points de vérification du SNGP Responsable de SPAC ayant le pouvoir d'approbation
Étape de début de projet
Phase de définition Questionnaire sur les besoins en locaux du client signé et approbation de l’énoncé des exigences
  • Régions
    • Gestionnaire des locaux, Gestion des locaux
  • Secteur de la capitale nationale (SCN)
    • Directeur général, Secteur de la gestion du portefeuille et des biens (GPB), pouvoirs délégués au directeur, Gestion du portefeuille, des biens et des investissements (GPBI), SCN
  • Direction générale de la science et de l’infrastructure parlementaire (DGSIP)
    • Directeur, Propriétaire-Investisseur
Étape d'identification de projet
Phase de lancement Approbation du plan préliminaire de projet simplifié (PPPS)
  • Régions
    • Gestionnaire régional, Gestion des locaux
  • SCN
    • Directeur de la personne dirigeant le projet
  • DGSIP
    • Directeur de la personne dirigeant le projet
  • Remarque :
    • Pour les projets de renouvellement de bail – exercice d’options (sans travaux d’aménagement) qui comporte un bail en vigueur, un Rapport sur les activités de location planifiées peut remplacer le Plan préliminaire de projet simplifié.
Phase de faisabilité ou d'analyse

Approbation de projet (AP) et pouvoir de dépenser (PD)

Évaluation de la complexité et des risques des projets (ECRP), au besoin.

Arrêté de projet, pour les projets relatifs aux locaux nécessitant des travaux d’aménagement

 Veuillez consulter le barème 2, Pouvoirs des Biens immobiliersNote de bas de page 3, et les dernières restrictions administratives.
  • Remarques :
    • Un rapport de faisabilité distinct n'est pas requis pour les projets du SNGP « allégé ».
    • L'utilisation du rapport d'analyse des investissements intermédiaire est autorisée pour les projets du SNGP « allégé ».
    • Le client doit approuver l'arrêté de projet et fournir une confirmation de financement lorsque des travaux d'aménagement sont prévus. Une convention particulière de services signée qui fait référence à un arrêté de projet daté peut être acceptée à la place de l’approbation écrite de l’arrêté de projet.
    • Pour les projets relatifs aux locaux (propriétés de la Couronne), la LVEE doit être remplie et envoyée aux Services environnementaux pendant cette phase, si requise, tel qu’indiqué dans les instructions du formulaire 183Note de bas de page 4.
    • Une ECRP est requise pour tous les projets d'une valeur totale de plus de 1 M $, TPS ou TVH comprise. Le seuil de 1 M $ se rapporte à la valeur de l'approbation de projet, coûts de location exclus.
Étape de réalisation de projet
Phase de planification

Approbation du plan de gestion de projet intermédiaire (PGPI)

Convention particulière de services (CPS), pour les projets relatifs aux locaux nécessitant des travaux d’aménagement
  • Régions
    • Gestionnaires régionaux, Gestion de projet
  • SCN et DGSIP
    • Directeur de projet
  • Remarques :
    • Obtenir la confirmation que l’AP est toujours valide et n’a pas besoin d’être modifiée.
    • Si la définition de la portée du projet le commande, il se pourrait que le client doive approuver l'arrêté de projet modifié.
    • Lorsque l'étape d'identification de projets relatifs à des locaux mène à un bail ou à un contrat sans travaux d'aménagement, l'étape de réalisation ne comprend aucun point de vérification du SNGP.
    • Pour les projets relatifs aux locaux loués, la LVEE doit être remplie et envoyée aux Services environnementaux pendant cette phase, si requise, tel qu’indiqué dans les instructions du formulaire 183Note de bas de page 4.
Phase de conception

Pouvoir de dépenser (PD) /Approbation de projet (AP) révisée, au besoin

ECRP, au besoin
  • Veuillez consulter le barème 2, Pouvoirs des Biens immobiliersNote de bas de page 3, et les plus récentes restrictions administratives.
  • Recommandation formulée par les conseils des investissements concernés, au besoin.
  • La démonstration aux conseils d'investissement du respect au SNGP est obligatoireNote de bas de page 2.
  • Remarques concernant les projets de location :
    • La phase de conception comprend l'obtention de l'approbation du contrat de location. Veuillez consulter le barème 2, Pouvoirs des Biens immobiliersNote de bas de page 3.
    • Pour les installations louées existantes, le pouvoir de dépenser (pour la planification et conception, et pour la mise en œuvre) peut être obtenu en même temps que l’approbation de projet à la phase d’analyse si tous les coûts du projet sont fondés. L'AP doit être confirmée de nouveau à la lumière du montant du loyer et des coûts d'aménagement estimés durant la phase de conception. Si un des paramètres du projet a changé (c’est-à-dire calendrier, portée ou budget du projet), une approbation de projet modifiée/pouvoir de dépenser doit être demandée.
    • Lorsqu'un projet de location implique l'acquisition d'un immeuble à être construit (p. ex. une construction à des fins de location ou un bail-achat), un PD est requis pour la mise en oeuvre du projet.
Phase de mise en œuvre Approbation du transfert : Certificat provisoire d'achèvement des améliorations locatives ou Certificat d'achèvement substantiel
  • Gestionnaire de projet (rôle de la personne qui réalise le projet)
Phase de clôture de la réalisation Approbation du document de clôture
  • Régions
    • Gestionnaire principal de projet, Gestion de projet
  • SCN et DGSIP
    • Gestionnaire principal de projet
Tableau 3 : Responsables ayant un pouvoir d'approbation à l'égard des projets relatifs aux biens d'une valeur supérieure à 1 M $ et inférieure à 5 M $ (TPS et TVH comprises, coûts engagés par le client non compris) assujettis au Système national de gestion de projet « allégé »
Phase du SNGP Point de vérification du SNGP Responsable de SPAC ayant le pouvoir d'approbation
Étape de début de projet
Phase de définition Liste des projets recommandés, issue du Plan de gestion des immeubles, ou Approbation de l’énoncé des exigences simplifié (EES)
  • Gestionnaire régional, Services de propriétaire-investisseur ou gestionnaire de portefeuille dans le Secteur de la capitale nationale (SCN)
  • Projets relatifs aux ouvrages techniques : Gestionnaire des biens ou gestionnaire immobilier (si aucun gestionnaire des biens n'a été affecté au projet)
Étape d'identification de projet
Phase de lancement Approbation du plan préliminaire de projet simplifié (PPPS)
  • Gestionnaire des biens
  • Projets relatifs aux ouvrages techniques : Gestionnaire des biens ou gestionnaire immobilier (si aucun gestionnaire des biens n'a été affecté au projet)
Phase de faisabilité ou d'analyse Approbation de projet (AP) et pouvoir de dépenser (PD)
  • Veuillez consulter le barème 2, Pouvoirs des Biens immobiliersNote de bas de page 3, et les dernières restrictions administratives.
  • Remarques :
    • Un rapport de faisabilité distinct n'est pas requis pour les projets du SNGP « allégé ».
    • L'utilisation du rapport d'analyse des investissements intermédiaire est autorisée pour les projets du SNGP « allégé » s'il comprend une analyse de faisabilité.
    • La LVEE doit être remplie et envoyée aux Services environnementaux si requise, tel qu’indiqué dans les instructions du formulaire 183Note de bas de page 4.

Étape de réalisation de projet.

Lorsque la personne qui autorise le financement le juge approprié, le pouvoir de dépenser peut aussi être accordée en même temps que l'approbation de projet, conformément au barème 2, Pouvoirs des Biens immobiliersNote de bas de page 3.
Phase de planification Approbation du plan de gestion de projet intermédiaire (PGPI)
  • Régions
    • Gestionnaires régionaux, Gestion de projet
  • SCN et Direction générale de la science et de l’infrastructure parlementaire (DGSIP)
    • Directeur de projet
Phase de conception Pouvoir de dépenser (PD)
  • Veuillez consulter le barème 2, Pouvoirs des Biens immobiliersNote de bas de page 3, et les plus récentes restrictions administratives.
  • Démonstration du respect au SNGP obligatoire.
  • Remarque :
    • Un document d’approbation est requis pour obtenir le PD pour la mise en œuvre du projet.
Phase de mise en œuvre Approbation du transfert : Certificat d'achèvement substantiel Gestionnaire de projet (personne qui réalise le projet)
Phase de clôture de la réalisation Approbation du document de clôture
  • Régions
    • Gestionnaire principal de projet, Gestion de projet
  • SCN et DGSIP
    • Gestionnaire principal de projet

3. Responsables ayant un pouvoir d'approbation à l'égard des points de vérification du Système national de gestion de projet « ultra léger »

Les principes du Système national de gestion de projet (page accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) s'appliquent à tous les projets immobiliers. Toutefois, la portée et la nature des documents requis varieront en fonction de certains facteurs comme le type de projet, l'envergure, la complexité et la nature délicate du projet. Le SNGP « ultra léger » concerne les projets à faible risque et peu complexes dont la valeur est supérieure à 250 k $ et inférieure à 1 M $. Il vise les projets qui comportent moins de produits livrables et dont les exigences sont moins grandes. De plus, il permet l'utilisation de produits livrables existants en dehors du SNGP et indique l'existence d'exigences supplémentaires, le cas échéant.

On doit s'attendre à ce qu'un projet comportant un niveau de risque et de complexité faible et assujetti au SNGP « ultra léger » possède toutes les caractéristiques ci-dessous :

  • faible risque pour la santé et la sécurité humaines;
  • ne comporte aucun aspect touchant des questions d'ordre public, autochtone, politique ou environnemental, que ce soit à l'échelle locale, régionale ou nationale;
  • incidence faible sur les facteurs patrimoniaux.

Si on doit faire appel au gestionnaire de projet afin de préparer des livrables et fournir des détails sur la portée du projet, le budget, les échéanciers et les risques possibles, le chef de projet doit le signaler par écrit.

Les tableaux ci-dessous présentent les responsables ayant un pouvoir d'approbation à l'égard des points de vérification pour le SNGP « ultra léger ». En ce qui concerne les approbations financières de projets aux points de vérification que sont l'approbation de projet et le pouvoir de dépenser, veuillez consulter le barème 2, Pouvoirs des Biens immobiliersNote de bas de page 3, et les plus récentes restrictions administratives.

Remarque - #3

Il est possible que les pouvoirs liés aux produits livrables soient délégués à d'autres niveaux organisationnels. Si tel est le cas, il incombe au responsable détenant le pouvoir d'approbation d'indiquer dans un avis écrit que les pouvoirs en question ont été délégués et d'y désigner la personne responsable du produit livrable du SNGP. Cet avis sera versé aux dossiers de projets. De plus, tout produit livrable qui a été révisé ou modifié doit être approuvé au même niveau décisionnel que celui requis par le document original.

Tableau 4 : Responsables ayant un pouvoir d'approbation à l'égard des projets relatifs aux locaux d'une valeur supérieure à 250 k $ et inférieure à 1 M $ (TPS et TVH comprises, coûts engagés par le client non compris) assujettis au Système national de gestion de projet « ultra léger »
Phase du SNGP Point de vérification du SNGP Responsable de SPAC ayant le pouvoir d'approbation
Étape de début de projet
Phase de définition Questionnaire sur les besoins en locaux du client signé, et Approbation de l’énoncé des exigences
  • Régions
    • Gestionnaire des locaux, Gestion des locaux
  • Secteur de la capitale nationale (SCN)
    • Directeur général, Secteur de la gestion du portefeuille et des biens (GPB), pouvoirs délégués au directeur, Gestion des locaux du SCN
  • Direction générale de la science et de l’infrastructure parlementaire (DGSIP)
    • Directeur, Propriétaire-Investisseur
Étape d'identification de projet
Phase de lancement Approbation du plan préliminaire de projet simplifié (PPPS)
  • Régions
    • Gestionnaire régional, Gestion des locaux
  • SCN
    • Directeur de la personne dirigeant le projet
  • DGSIP
    • Directeur de la personne dirigeant le projet
  • Remarque :
    • Pour les projets de renouvellement de bail– exercice d’options (sans travaux d’aménagement) qui comporte un bail en vigueur, un Rapport sur les activités de location planifiées peut remplacer le Plan préliminaire de projet simplifié.
Phase de faisabilité ou phase d'analyse

Approbation de projet (AP) et pouvoir de dépenser (PD)

Arrêté de projet, pour les projets relatifs aux locaux nécessitant des travaux d’aménagement
  • Veuillez consulter le barème 2, Pouvoirs des Biens immobiliersNote de bas de page 3, et les plus récentes restrictions administratives.
  • Remarques :
    • Pour obtenir l'approbation de projet à l'égard des projets assujettis au SNGP « ultra léger », il faut préparer un Rapport d'analyse des investissements intermédiaire.
    • Le client doit approuver l'arrêté de projet et fournir une confirmation de financement lorsque des travaux d'aménagement sont prévus. Une convention particulière de services signée qui fait référence à un arrêté de projet daté peut être acceptée à la place de l’approbation écrite de l’arrêté de projet.
    • Pour les projets relatifs aux locaux (propriétés de la Couronne), la LVEE doit être remplie et envoyée aux Services environnementaux, pendant cette phase, si requise, tel qu’indiqué dans les instructions du formulaire 183Note de bas de page 4.
Étape de réalisation de projet
Phase de planification

Approbation du plan de gestion de projet simplifié (PGPS)

Convention particulière de services (CPS), pour les projets nécessitant des travaux d’aménagement
  • Régions
    • Gestionnaires régionaux, Gestion de projet
  • SCN et DGSIP
    • Directeur de projet
  • Remarques :
    • Obtenir la confirmation que l’AP est toujours valide et n’a pas besoin d’être modifiée.
    • Si la définition de la portée du projet le commande, il se pourrait que le client doive approuver l'arrêté de projet modifié.
    • Lorsque l'étape d'identification de projets relatifs à des locaux mène à un bail ou à un contrat sans travaux d'aménagement, l'étape de réalisation ne comprend aucun point de vérification du SNGP.
    • Pour les projets relatifs aux locaux loués, la LVEE doit être remplie et envoyée aux Services environnementaux pendant cette phase, si requise, tel qu’indiqué dans les instructions du formulaire 183Note de bas de page 4.
Phase de conception Pouvoir de dépenser (PD) /Approbation de projet (AP) révisée, au besoin
  • Veuillez consulter le barème 2, Pouvoirs des Biens immobiliersNote de bas de page 3, et les pls récentes restrictions administratives.
  • Recommandation formulée paru les conseils des investissements concernés, au besoin.
  • La démonstration aux conseils d'investissement du respect au SNGP est obligatoireNote de bas de page 2.
  • Remarques concernant les projets de location :
    • La phase de conception comprend l'obtention de l'approbation du contrat de location. Veuillez consulter le barème 2, Pouvoirs des Biens immobiliersNote de bas de page 3.
    • Pour les installations louées existantes, le pouvoir de dépenser (pour la planification et conception, et pour la mise en œuvre) peut être obtenu en même temps que l’approbation de projet à la phase d’analyse si tous les coûts du projet sont fondés. L'AP doit être confirmée de nouveau à la lumière du montant du loyer et des coûts d'aménagement estimés durant la phase de conception. Si un des paramètres du projet a changé (c’est-à-dire calendrier, portée ou budget du projet), une approbation de projet modifiée/pouvoir de dépenser doit être demandée.
Phase de mise en œuvre Approbation du transfert : Certificat provisoire d'achèvement des améliorations locatives ou Certificat d'achèvement substantiel
  • Gestionnaire de projet (rôle de la personne qui réalise le projet)
Phase de clôture de la réalisation Approbation du document de clôture
  • Régions
    • Gestionnaire principal de projet, Gestion de projet
  • SCN et DGSIP
    • Gestionnaire principal de projet
Tableau 5 : Responsables ayant un pouvoir d'approbation à l'égard des projets relatifs aux biens d'une valeur supérieure à 250 k $ et inférieure à 1 M $ (TPS et TVH comprises, coûts engagés par le client non compris) assujettis au Système national de gestion de projet « ultra léger »
Phase du SNGP Point de vérification du SNGP Responsable de SPAC ayant le pouvoir d'approbation
Étape de début de projet
Phase de définition Liste des projets issue du Plan de gestion des immeubles, ou approbation de l'énoncé des exigences simplifié (EES)
  • Gestionnaire des biens
  • Projets relatifs aux ouvrages techniques : Gestionnaire des biens ou gestionnaire immobilier (si aucun gestionnaire des biens n'a été affecté au projet)
Étape d'identification de projet
Phase de lancement Approbation du plan préliminaire de projet simplifié (PPPS)
  • Gestionnaire des biens
  • Projets relatifs aux ouvrages techniques : Gestionnaire des biens ou gestionnaire immobilier (si aucun gestionnaire des biens n'a été affecté au projet)
Phase de faisabilité ou phase d'analyse Approbation de projet (AP) et pouvoir de dépenser (PD)
  • Veuillez consulter le barème 2, Pouvoirs des Biens immobiliersNote de bas de page 3, et les plus récentes restrictions administratives.
  • Remarques :
    • Pour obtenir l'approbation de projet à l'égard des projets assujettis au SNGP « ultra léger », il faut préparer un rapport d'analyse des investissements intermédiaire.
    • La LVEE doit être remplie et envoyée aux Services environnementaux si requise, tel qu’indiqué dans les instructions du formulaire 183Note de bas de page 4.
Étape de réalisation de projet
Phase de planification Approbation du plan de gestion de projet simplifié (PGPS)
  • Régions
    • Gestionnaires régionaux, Gestion de projet
  • SCN et DGSIP
    • Directeur de projet
Phase de conception Pouvoir de dépenser (PD)
  • Veuillez consulter le barème 2, Pouvoirs des Biens immobiliersNote de bas de page 3, et les plus récentes restrictions administratives.
  • Démonstration du respect au SNGP obligatoire.
  • Remarque :
    • Un document d’approbation est requis pour obtenir le PD pour la mise en œuvre du projet.
Phase de mise en œuvre Approbation du transfert : Certificat d'achèvement substantiel
  • Gestionnaire de projet (rôle de la personne qui réalise le projet)
Phase de clôture de la réalisation Approbation du document de clôture
  • Régions
    • Gestionnaire principal de projet, Gestion de projet
  • SCN et DGSIP
    • Gestionnaire principal de projet

Annexe B – Processus relatif au Système national de gestion de projet pour les projets de services aux locataires et pour les projets financés par d'autres ministères

1. Portée

Le présent processus s'applique à tous les employés de SPAC dont les fonctions concernent la gestion de projets de services aux locataires et d'autres projets immobiliers réalisés pour le compte d'autres ministères et financés par ceux-ci. Ces projets peuvent être réalisés dans des locaux administrés par SPAC ou dans des locaux administrés par d'autres ministères.

Remarque - #4

Les Services immobiliers (SI), SPAC, fournissent des services à d'autres ministères en vertu d'ententes en tant qu'organisation de services communs et, par conséquent, n'a pas à assumer la responsabilité financière de réclamations ni de dettes, conformément à la Politique sur la prise de décisions concernant la limitation de la responsabilité des entrepreneurs dans les marchés de l'État (septembre 2003) du Conseil du Trésor. La participation de SPAC à un tel processus ne dégage pas le ministère client de ses responsabilités financières. Autrement dit, c'est au client, et non à SPAC, qu'il incombe de financer tous les coûts associés au projet. Selon la Politique du Conseil du Trésor, toutes les responsabilités découlant des activités de passation de marchés relèvent du ministère demandeur.

Les projets de services aux locataires doivent se conformer aux Normes d’aménagement en milieu de travail du gouvernement du Canada (PDF, 3.1Mo) (page accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) et sont assujettis au processus d’approbation des dérogations de SPAC.

2. Objectif

Le présent document décrit les composantes et les exigences du Système national de gestion de projet (SNGP) qui s'appliquent à la gestion de projets d'autres ministères ou de projets de services aux locataires.

3. Détails du processus

En ce qui a trait aux projets de services aux locataires et aux projets réalisés pour le compte d'autres ministères et financés par ceux-ci, les pratiques du SNGP doivent être appliquées conformément aux approbations et aux règles de gouvernance du client. Les autres ministères sont responsables du financement et des approbations de projet. La Directive relative au Système national de gestion de projet pour les projets immobiliers, le site Web du SNGP et la matrice des seuils des projets immobiliers du SNGP, dans lesquels figurent des modèles de produits livrables, les exigences relatives aux produits livrables et des conseils techniques sur les domaines de connaissances, devraient être consultés pendant l'élaboration et la réalisation de projets visés par le présent processus.

3.1. Système national de gestion de projet « complet » – Processus relatif aux projets de services aux locataires et aux projets d'autres ministères d'une valeur supérieure à 5 M $ (TPS et TVH comprises, coûts engagés par le client non compris)

Dans le cas des projets de services aux locataires et des projets d'autres ministères qui s'inscrivent dans cette catégorie (c'est-à-dire les projets de 5 M $ ou plus), il faut préparer les documents complets. De plus amples renseignements sur les produits livrables exigés se trouvent aux sections 3.1.1 à 3.1.5 ci-dessous.

3.1.1. Préparation d'un énoncé des exigences simplifié

Avant d'entreprendre des travaux dans le cadre d'un projet de services aux locataires, il faut établir un énoncé des exigences simplifié.

3.1.2. Préparation d'une convention particulière de services et d'un arrêté de projet

Avant le commencement des travaux, le client et le gestionnaire de projet de SPAC doivent signer une convention particulière de services (CPS) et élaborer un arrêté de projet afin de documenter les principaux paramètres du projet identifiés par le client (la portée, le calendrier et le financement du projet) ainsi qu'établir leurs rôles et leurs responsabilités respectifs, les principes directeurs ainsi que le processus de résolution des différends en ce qui concerne la réalisation du projet. Il est à noter que la CPS et l'arrêté de projet devraient être passés en revue avec le gestionnaire principal de projet responsable ou le chef de projet de SPAC.

Le responsable du ministère client ayant le pouvoir d'approbation et le fournisseur de services des SI doivent signer la CPS et l'arrêté de projet afin de confirmer l'engagement financier du client (à cet égard, reportez-vous aux Pouvoirs panministérielsNote de bas de page 3). L'arrêté de projet doit être joint à la CPS afin de confirmer que le client s'engage à affecter ses fonds et les ressources de SPAC à l'élaboration et à la réalisation du projet défini. Une CPS signée qui fait référence à un arrêté de projet daté peut être acceptée à la place de l’approbation écrite de l’arrêté de projet.

Avant de conclure la CPS et d'achever l'arrêté de projet, le gestionnaire de projet doit examiner les objectifs du projet en matière de portée, de financement et de calendrier. Voir Annexe 1 – Liste de vérification de la Convention particulière de services et de l'arrêté de projet.

3.1.3. Préparation du plan de gestion de projet

Avant de créer le plan de gestion de projet, le gestionnaire de projet de SPAC doit examiner les décisions et les plans que le client lui a communiqués. Cette tâche, qui est réalisée en consultation avec le client, vise à bien comprendre les exigences du projet et à confirmer que celui-ci, demandé par l'autre ministère à SPAC, peut être entrepris conformément aux buts et aux objectifs établis, avec le financement fourni (selon les approbations de projet obtenues par le client).

Le gestionnaire de projet de SPAC doit alors préparer le plan de gestion de projet ayant trait aux travaux qui seront entrepris par SPAC, y compris ceux qui seront réalisés par tous les fournisseurs internes et externes de biens et de services desquels SPAC sera responsable. Il devra mettre à jour le plan de gestion de projet à mesure que le projet avancera et que des décisions seront prises.

3.1.4. Réalisation du projet

Pour réaliser le projet, le gestionnaire de projet doit suivre les domaines de connaissance et la méthodologie du SNGP. La portée du projet doit être réalisée conformément à la CPS, au plan de gestion de projet et à toutes les procédures de passation de marchés pertinentes (veuillez consulter les domaines de connaissances « Gestion des approvisionnements » et « Gestion des réclamations » du (SNGP). Le gestionnaire de projet doit aussi veiller à ce que le projet fasse l'objet d'un examen visant à en confirmer la qualité et l'exactitude (veuillez consulter le domaine de connaissances « Gestion de la qualité » du SNGP).

3.1.5. Clôture du projet

Pendant la phase de clôture de la réalisation du projet, le gestionnaire de projet doit consigner les leçons apprises lors de cette phase, puis les transmettre au représentant régional concerné de l'équipe responsable de l'amélioration continue du SNGP.

Il doit mettre à jour le plan de gestion de projet afin de documenter l'évaluation globale du projet achevé, en y incluant notamment de l'information telle que les rapports d'évaluation et les leçons apprises. Il doit également s'assurer que le projet est clos sur le plan administratif et que toutes les activités d'administration du contrat sont achevées. Il doit enfin recueillir les commentaires du client.

Le tableau ci-dessous présente les responsables ayant un pouvoir d'approbation à l'égard des points de vérification de la version complète du SNGP. Les approbations financières de projets pour l'approbation de projet et le pouvoir de dépenser sont la responsabilité du locataire/autre ministère client.

Remarque - #5

Il est possible que les pouvoirs liés aux produits livrables soient délégués à d'autres niveaux organisationnels. Si tel est le cas, il incombe au responsable détenant le pouvoir d'approbation d'indiquer dans un avis écrit que les pouvoirs en question ont été délégués et d'y désigner la personne responsable du produit livrable du SNGP. Cet avis sera versé aux dossiers de projets. De plus, tout produit livrable qui a été révisé ou modifié doit être approuvé au niveau décisionnel approprié, tel que stipulé dans la Directive relative au SNGP pour les projets immobiliers, car dans certains cas, le responsable ayant le pouvoir d’approbation peut être différent de celui ayant approuvé le document original s’il y a eu des changements apportés au projet (par exemple, une augmentation des coûts du projet).

Tableau 1 : Responsables ayant un pouvoir d'approbation à l'égard des projets de services aux locataires et des projets d'autres ministères d'une valeur supérieure à 5 M $ (TPS et TVH comprises, coûts engagés par le client non compris) assujettis au Système national de gestion de projet « complet »
Phase du SNGP Point de vérification du SNGP Responsable de SPAC ayant le pouvoir d'approbation
Étape de début de projet
Phase de définition Approbation de l'énoncé des exigences simplifié
  • Projets d'autres ministères
    • Sans objet
  • Projets de services aux locataires
    • Gestionnaire des biens de SPAC
  • Remarque :
    • L'énoncé des exigences simplifié doit au moins comprendre une définition claire des exigences et de la portée des travaux à entreprendre
Étape de réalisation de projet
Phase de planification Approbation de l'arrêté de projet
  • Personne de SPAC responsable de la réalisation du projet et représentant autorisé du client ayant le pouvoir de signer des documents financiers
  • Remarques :
    • Le client doit approuver l'arrêté de projet. Une CPS signée qui fait référence à un arrêté de projet daté peut être acceptée à la place de l’approbation écrite de l’arrêté de projet.
    • La LVEE doit être remplie et envoyée aux Services environnementaux si requise, tel qu'indiqué dans les instructions du formulaire 183Note de bas de page 4.
CPS signée
  • Représentant autorisé du client ayant le pouvoir de signer des documents financiers et représentant de SPAC (veuillez consulter le barème 1, Pouvoirs panministérielsNote de bas de page 3, et les plus récentes restrictions administratives)
Approbation du plan de gestion de projet
  • Régions
    • Gestionnaire régional de SPAC, Gestion de projet
  • Secteur de la capitale nationale (SCN)
    • Directeur de projet de SPAC, Gestion de projet
  • Direction générale de la science et de l’infrastructure parlementaire (DGSIP)
    • Directeur de projet de SPAC
Phase de conception Le pouvoir de dépenser est la responsabilité du locataire/de l'autre ministère
  • Sans objet
  • Remarque :
    • La phase de conception doit se conclure par un document d'approbation (DA), lequel est une preuve documentée de l'acceptation par le chef de projet des dessins d'élaboration de la conception ainsi que de l'estimation fondée des coûts de construction
Phase de mise en œuvre Approbation du transfert : Certificat d'achèvement substantiel
  • Gestionnaire de projet de SPAC (rôle de la personne qui réalise le projet)
Phase de clôture de la réalisation Approbation du document de clôture
  • Régions
    • Gestionnaire régional de SPAC, Gestion de projet
  • SCN
    • Directeur de projet de SPAC
  • DGSIP
    • Directeur de projet de SPAC

3.2. Système national de gestion de projet « allégé » – Processus relatif aux projets de services aux locataires et aux projets d'autres ministères à faible risque et peu complexes d'une valeur comprise entre 1 M $ et 5 M $ (TPS et TVH comprises, coûts engagés par le client non compris)

Dans le cas des projets d'une valeur comprise entre 1 M $ et 5 M $, des modèles simplifiés (conformes aux principes du SNGP) de l'arrêté de projet, de l'énoncé des exigences et du plan de projet (comme il est défini dans ce processus) doivent être utilisés, lesquels modèles se trouvent à la section Produits livrables du site Web du SNGP.

Si on demande au gestionnaire de projet de réaliser des activités en vue de clarifier la portée de l'étape de réalisation du projet, le client doit le signaler par écrit. Dans tous les cas, le gestionnaire de projet doit confirmer que les renseignements requis pour entreprendre le projet sont documentés avant d'entreprendre la réalisation du projet.

Le tableau ci-dessous présente les responsables ayant un pouvoir d'approbation à l'égard des points de vérification de la version « allégée » du SNGP. Les approbations financières de projets pour l'approbation de projet et le pouvoir de dépenser sont la responsabilité du locataire/autre ministère client.

Remarque - #6

Il est possible que les pouvoirs liés aux produits livrables soient délégués à d'autres niveaux organisationnels. Si tel est le cas, il incombe au responsable détenant le pouvoir d'approbation d'indiquer dans un avis écrit que les pouvoirs en question ont été délégués et d'y désigner la personne responsable du produit livrable du SNGP. Cet avis sera versé aux dossiers de projets. De plus, tout produit livrable qui a été révisé ou modifié doit être approuvé au niveau décisionnel approprié, tel que stipulé dans la Directive relative au SNGP pour les projets immobiliers, car dans certains cas, le responsable ayant le pouvoir d’approbation peut être différent de celui ayant approuvé le document original s’il y a eu des changements apportés au projet (par exemple, une augmentation des coûts du projet).

Tableau 2 : Responsables ayant un pouvoir d'approbation à l'égard des projets de services aux locataires et des projets d'autres ministères d'une valeur comprise entre 1 M $ et 5 M $ (TPS et TVH comprises, coûts engagés par le client non compris) assujettis au Système national de gestion de projet « allégé »
Phase du SNGP Point de vérification du SNGP Responsable de SPAC ayant le pouvoir d'approbation
Étape de début de projet
Phase de définition Approbation de l'énoncé des exigences simplifié
  • Projets d'autres ministères
    • Sans objet
  • Projets de services aux locataires
    • Gestionnaire des biens de SPAC
Étape de réalisation de projet
Phase de planification Approbation de l'arrêté de projet
  • Personne de SPAC responsable de la réalisation du projet et représentant autorisé du client ayant le pouvoir de signer des documents financiers
  • Remarques :
    • Le client doit approuver l'arrêté de projet. Une CPS signée qui fait référence à un arrêté de projet daté peut être acceptée à la place de l’approbation écrite de l’arrêté de projet.
    • La LVEE doit être remplie et envoyée aux Services environnementaux si requise, tel qu'indiqué dans les instructions du formulaire 183Note de bas de page 4.
CPS signée
  • Représentant autorisé du client ayant le pouvoir de signer des documents financiers et représentant de SPAC (veuillez consulter le barème 1, Pouvoirs panministérielsNote de bas de page 3, et les plus récentes restrictions administratives)
Approbation du plan de gestion de projet simplifié (PGPS)
  • Régions
    • Gestionnaire régional de SPAC, Gestion de projet
  • SCN
    • Directeur de projet de SPAC, Gestion de projet
  • DGSIP
    • Directeur de projet de SPAC
Phase de conception Le pouvoir de dépenser est la responsabilité des autres ministères)
  • Sans objet
  • Remarque :
    • La phase de conception doit se conclure par un document d'approbation (DA), lequel est une preuve documentée de l'acceptation par le chef de projet des dessins d'élaboration de la conception ainsi que de l'estimation fondée des coûts de construction
Phase de mise en œuvre Approbation du transfert : certificat d'achèvement substantiel
  • Gestionnaire de projet de SPAC (rôle de la personne qui réalise le projet)
Phase de clôture de la réalisation Approbation du document de clôture
  • Régions
    • Gestionnaire principal de projet de SPAC, Gestion de projet
  • SCN et DGSIP
    • Gestionnaire principal de projet de SPAC

3.3. Système national de gestion de projet « ultra léger » – Processus relatif aux projets de services aux locataires et aux projets d'autres ministères d'une valeur inférieure à 1 M $

Ce processus concerne les projets de services aux locataires et les projets d'autres ministères à faible risque et peu complexes dont la valeur est inférieure à 1 M $. Il vise les projets qui comportent moins de produits livrables et dont les exigences soient moins grandes. De plus, il permet l'utilisation de produits livrables existants en dehors du SNGP et indique l'existence d'exigences supplémentaires, le cas échéant.

Un projet comportant un niveau de risque et de complexité faible et assujetti au SNGP « ultra léger » possède toutes les caractéristiques ci-dessous :

  • faible risque pour la santé et la sécurité humaines;
  • ne comporte aucun aspect touchant des questions d'ordre public, autochtone, politique ou environnemental, que ce soit à l'échelle locale, régionale ou nationale;
  • incidence faible sur les facteurs patrimoniaux.

Si le projet ne possède pas les caractéristiques susmentionnées, il est assujetti au SNGP « allégé ».

Si on demande au gestionnaire de projet de réaliser des activités la portée de l'étape de réalisation du projet, le chef de projet doit le signaler par écrit. Dans tous les cas, le gestionnaire de projet doit confirmer que les renseignements requis pour entreprendre le projet sont documentés avant d'entreprendre la réalisation du projet.

Le tableau ci-dessous présente les responsables ayant un pouvoir d'approbation à l'égard des points de vérification du SNGP « ultra léger ». Les approbations financières de projets pour l'approbation de projet et le pouvoir de dépenser sont la responsabilité du locataire/autre ministère client.

Remarque - #7

Il est possible que les pouvoirs liés aux produits livrables soient délégués à d'autres niveaux organisationnels. Si tel est le cas, il incombe au responsable détenant le pouvoir d'approbation d'indiquer dans un avis écrit que les pouvoirs en question ont été délégués et d'y désigner la personne responsable du produit livrable du SNGP. Cet avis sera versé aux dossiers de projets. De plus, tout produit livrable qui a été révisé ou modifié doit être approuvé au même niveau décisionnel que celui requis par le document original.

Tableau 3 : Responsables ayant un pouvoir d'approbation à l'égard des projets de services aux locataires et des projets d'autres ministères d'une valeur inférieure à 1 M $ (TPS et TVH comprises, coûts engagés par le client non compris) assujettis au Système national de gestion de projet « ultra léger »
Phase du SNGP Point de vérification du SNGP Responsable de SPAC ayant le pouvoir d'approbation
Étape de début de projet
Phase de définition Approbation de l'énoncé des exigences simplifié
  • Projets d'autres ministères
    • Non requise
  • Projets de services aux locataires
    • Gestionnaire des biens de SPAC
Étape de réalisation de projet
Phase de planification CPS signée
  • Représentant autorisé du client ayant le pouvoir de signer des documents financiers et représentant de SPAC (veuillez consulter le barème 1, Pouvoirs panministérielsNote de bas de page 3, et les plus récentes restrictions administratives)
Approbation du plan de gestion de projet simplifié (PGPS)
  • Régions
    • Gestionnaire régional de SPAC, Gestion de projet
  • SCN
    • Directeur de projet de SPAC, Gestion de projet
  • DGSIP
    • Directeur de projet de SPAC
  • Remarques :
    • La LVEE doit être remplie et envoyée aux Services environnementaux si requise, tel qu'indiqué dans les instructions du formulaire 183Note de bas de page 4.
Phase de mise en œuvre Approbation du transfert : Certificat d'achèvement substantiel
  • Gestionnaire de projet de SPAC (rôle de la personne qui réalise le projet)
Phase de clôture de la réalisation Approbation du document de clôture
  • Régions
    • Gestionnaire principal de projet de SPAC, Gestion de projet
  • SCN et DGSIP
    • Gestionnaire principal de projet de SPAC

4. Rôles et responsabilités

Les rôles et les responsabilités ci-dessous décrivent une fonction ou un rôle, non pas un titre de poste.

Les rôles des autres ministères comprennent ce qui suit :

  • assumer la fonction de chef de projet et assurer le leadership global du projet
  • demander et obtenir les approbations de projet appropriées (approbation de projet et pouvoir de dépenser)
  • affecter du financement au projet pour couvrir tous les coûts engagés par SPAC dans le cadre du projet
  • effectuer des activités qui correspondent à celles des étapes de début de projet et d'identification de projet du SNGP, lesquelles étapes consistent à définir clairement la portée, le financement et le calendrier, conformément à leur propre structure de gouvernance
  • faire appel à SPAC pour qu'il participe à ces activités, notamment à l'approbation de toute modification importante apportée à la portée, au calendrier ou au budget du projet

Les rôles des gestionnaires de projet de SPAC sont les suivants :

  • assumer la fonction de réalisation de projet et participer à l'étape d'identification de projet (au besoin)
  • réaliser la portée des travaux prévus, conformément à la CPS et à l'arrêté de projet convenus avec le client ou l'autre ministère demandeur
  • agir comme principal point de liaison avec le chef de projet de l'autre ministère ou du client (à l'exception des projets de services aux locataires)
  • réaliser le projet et établir le plan de gestion de projet
  • assurer la gestion quotidienne du projet, notamment celle des membres de l'équipe de projet
  • conformément aux pouvoirs ministériels qui leur sont délégués, approuver les paiements relatifs au projet pour les services contractuels externes, exécuter le processus d'assurance de la qualité et accepter les travaux prévus au contrat
  • informer le chef de projet de l'autre ministère ou du client de tout problème ou changement afin d'obtenir son approbation dans l'éventualité où la portée devrait être modifiée

Les chefs de projet de SPAC sont responsables de l'établissement de l'énoncé de projet et de la CPS signée avec le client ou l'autre ministère demandeur, dans le cadre des projets de services aux locataires (lorsque le chef de projet est le gestionnaire des immeubles et des installations de SPAC).

5. Références

Publications du Conseil du Trésor

Publications de Services publics et Approvisionnement Canada

6. Pièces jointes

Annexe 1 – Liste de vérification de la Convention particulière de services et de l'arrêté de projet

7. Demandes de renseignements

Les demandes de renseignements concernant le présent processus doivent être adressées à la boîte aux lettres générique du SNGP : tpsgc.sngp-npms.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

Annexe 1 : Liste de vérification de la Convention particulière de services et de l'arrêté de projet

La présente liste de vérification doit être remplie par le gestionnaire de projet avant la conclusion d'une CPS, afin de confirmer la compréhension de la portée des travaux du projet. Il faut conserver la liste de vérification dûment remplie dans les dossiers du projet.

Approbations du client
Légende

[ ] : zone de case à cocher

Niveau d'approbation le plus élevé obtenu pour le projet

  • [ ] AP
    Date :  montant :
  • [ ] PD
    Date :  montant :
  • [ ] Autre
    Date :  montant :
Définition de la portée du projet
  • [ ] Objectifs clairs établis pour le projet
  • [ ] Objectifs clairs établis pour le rôle des Services immobiliers (SI) dans le cadre du projet
  • [ ] Rôles et responsabilités clairement établis pour toutes les parties visées
  • [ ] Les objectifs et les exigences du projet fournissent assez de détails pour permettre la préparation d'instructions appropriées pour l'élaboration du projet, c'est-à-dire que le ministère client a suffisamment précisé la portée des travaux pour assurer une définition adéquate des objectifs liés à la portée, au calendrier et aux coûts du projet
  • [ ] Les objectifs liés aux coûts du projet ont été examinés, et des ressources adéquates sont prévues dans le cadre du financement du projet énoncé dans la CPS et l'arrêté de projet
  • [ ] Les objectifs liés au calendrier et aux échéanciers du projet ont été examinés et jugés adéquats par rapport aux objectifs convenus dans le cadre de la CPS et de l'arrêté de projet
Ressources des Services immobiliers nécessaires à la réalisation du projet
  • [ ] Les ressources de projet des SI, qui ont été examinées et confirmées, sont suffisantes pour atteindre les objectifs du projet, y compris :
    • le financement pour les ressources des SI établi dans la CPS
    • les ressources des SI disponibles
  • [ ] Les ententes contractuelles nécessaires à la réalisation du projet confirmé seront disponibles pour atteindre les objectifs du projet

Gestionnaire de projet :

Date de signature :

Date de modification :