Comité directeur de l'amélioration de la gestion de projets immobiliers

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Date d’établissement
Le 10 août 2006
Date de mise à jour
Le 18 septembre 2017

Mandat

Le Comité directeur de l'amélioration de la gestion de projets immobiliers vise à fournir la gouvernance globale pour la recommandation et la mise en œuvre de pratiques de gestion de projet améliorées dans le cadre de tous les travaux immobiliers entrepris au sein du Ministère ou pour son compte. Le Comité encadre  le Système national de gestion de projet (SNGP) pour les services immobiliers et constitue un point de référence pour la coordination des améliorations en matière de gestion de projet. Ainsi, le Comité joue un rôle d'intégration intersectorielle, en aidant l'ensemble des secteurs à travailler conjointement dans le but commun d'assurer l'amélioration continue. Le Comité reste en liaison avec le Comité de planification des investissements des directeurs généraux en vue d’assurer la coordination entre les directions générales, comme celle requise pour conserver l'alignement entre les volets immobilier et infotechnologique du SNGP. Le Comité sert également de véhicule grâce auquel la mise en œuvre des diverses mesures touchant l’exécution des projets peut être surveillée et il renforce les engagements du Ministère envers l'amélioration dans ce domaine, particulièrement les engagements énoncés dans la Politique relative au Système national de gestion de projet (PM 106) pour les projets immobiliers. Les aspects portant sur la gestion de projet des activités exercées dans le cadre de projets réalisés à l’externe relèvent également du mandat du Comité.

Le Comité vise les objectifs suivants :

Président

Directeur général, responsable des services, Gestion de projets

Composition du Comité

Les objectifs du Comité consistent à :

Les membres délégués doivent veiller à ce que leur directeur général respectif soit informé des activités et délibérations du Comité et qu’il soit invité aux réunions lorsque c’est nécessaire.

Structure de gouvernance

Le présent Comité conseille le sous-ministre adjoint des Services immobiliers (SI) sur les questions touchant la gestion de projets, les politiques et les cadres connexes.

Rôles et responsabilités

Les membres du Comité font des recommandations au sous-ministre adjoint des SI sur les questions suivantes :

Le Comité :

Fonctionnement du Comité

Structure des réunions :
L’ordre du jour des réunions doit être axé sur les questions ministérielles liées à la gestion de projets, à la gouvernance des projets immobiliers, au cadre du SNGP, à la gestion de projets réalisés à l’externe et à la gestion des projets en cours.
Ordre du jour :
Le secrétariat établit l’ordre du jour et le distribue avant chaque réunion;  les membres peuvent ajouter des points à l’ordre du jour; le président approuve l'ordre du jour définitif.
Participation :
À l’exception des directeurs généraux ayant des membres délégués permanents, tel qu’il indiqué à la section 3 ci-dessus, les membres du Comité informeront le président de leur absence avant la tenue de la réunion et prendront les dispositions nécessaires pour trouver un remplaçant, mais leur remplaçant devra occuper un poste d’un seul niveau hiérarchique inférieur au leur au sein de leur organisation. Les membres délégués occupant un poste inférieur au niveau recommandé précité seront considérés comme des observateurs. Les membres peuvent inviter, à titre d’observateurs, d’autres employés ou des représentants des ministères clients selon qu'il sera approprié. Ces observateurs n’auront aucun droit de vote.
Langues :
Les langues officielles du Comité sont le français et l’anglais.
Fréquence des réunions :
Les réunions auront habituellement lieu chaque trimestre. Des réunions supplémentaires peuvent être convoquées à la demande du président.
Lieu des réunions :
Les réunions se tiendront dans la Région de la capitale nationale et on encourage les membres à y assister en personne. La participation aux réunions par téléconférence sera possible pour les membres qui sont à l’extérieur de la Région de la capitale nationale.
Documentation des réunions :
Le matériel pour les exposés ou les discussions doit être remis au secrétariat dans les deux langues officielles dix jours avant la tenue de la réunion pour qu'il soit distribué aux membres du Comité en temps opportun.
Quorum :
Pour qu’une réunion ait lieu, un quorum doit être atteint, soit la présence d’au moins neuf membres (le président non compris).
Décisions :
Les décisions sont obtenues par consensus aux fins d’approbation finale par le président. Les personnes qui remplacent des membres doivent avoir les pleins pouvoirs de décision. Les observateurs ne peuvent pas participer au processus de décision.
Secrétariat :
Les services de secrétariat sont fournis par le secteur de service « Gestion de projets ».
Compte rendu des décisions :
Le secrétariat rédige le compte rendu des décisions et le distribue aux membres du Comité avant la prochaine réunion afin qu’ils puissent l’examiner et formuler leurs commentaires. Le président examine et considère les commentaires reçus. Le compte rendu final des décisions est présenté aux membres lors de la prochaine réunion, aux fins d'approbation.

Modifications au cadre de référence

Les modifications au présent Cadre de référence doivent être discutées par les membres du Comité et approuvées par le président.

Contexte

En réponse à la directive du Conseil du Trésor de mars 2015 visant à présenter une méthode pour améliorer la planification et la gestion des projets immobiliers, la Direction générale des biens immobiliers (DGBI) a révisé sa politique et ses pratiques de gestion de projet.

En avril 2006, une politique et des procédures sur le Système national de gestion de projet (SNGP) ont été émises à l’intention de la DGBI. Le SNGP fournit une trousse d’outils complète de gestion de projet qui reflète les pratiques exemplaires de l’industrie. Il constituait l’un des principaux éléments de la présentation au Conseil du Trésor de 2006 sur les améliorations apportées et prévues en ce qui concerne la planification et la gestion de projet. Le présent Comité a été mis sur pied plus tard au cours de la même année.

En décembre 2010, une nouvelle politique ministérielle (PM) intitulée Politique relative au Système national de gestion de projet (PM 106), et une directive connexe ont été émises afin de « veiller à ce que la méthode du SNGP soit utilisée pour assurer une gestion efficiente, efficace et normalisée des projets ». Cette politique exige l’utilisation du SNGP pour l’ensemble des projets immobiliers et des projets opérationnels appuyés par les technologies de l’information de Services publics et Approvisionnement Canada, ainsi que pour toutes les initiatives spéciales possédant des caractéristiques analogues à un projet.

En 2014, l’attribution de contrats pluriannuels pour la prestation de services de gestion immobilière, de services de réalisation de projets, de services relatifs aux baux et de services immobiliers connexes facultatifs à l’échelle du pays marquait le début d’une attention accrue  aux services fournis à l’externe. À ce titre, le rôle de la collectivité de la gestion de projet du Ministère évolue vers un rôle qui met davantage l’accent sur les fonctions de surveillance, plutôt que sur la gestion de projet active et pratique.

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