Équipe responsable de l’amélioration continue du Système national de gestion de projet

Cadre de référence

Sur cette page

• 1. Mandat
• 2. Président
• 3. Composition
• 4. Structure de gouvernance
• 5. Rôles et responsabilités
• 6. Fonctionnement du Comité
• 7. Modifications au mandat

Date d’établissement : 2006

Date de mise à jour : Le 8 mars 2017

1. Mandat

L’équipe chargée de l’amélioration continue du Système national de gestion de projet (SNGP) est l’organe principal d’amélioration continue de la gestion des projets immobiliers du Ministère.

L’équipe doit :

• instituer un cadre d'amélioration continue pour la garde et la durabilité dans la gestion des activités de changement concernant les pratiques et les cadres ministériels liés à la gestion de projets immobiliers
• intervenir à titre de responsable central dans l'élaboration, l’examen, la consultation nationale, l’approbation ou la coordination de l'approbation aux niveaux supérieurs et la diffusion de l'information se rapportant aux pratiques et aux cadres de gestion de projets immobiliers et à la qualité des documents connexes
• encourager l'utilisation des pratiques et des cadres de gestion de projets immobiliers établis et des documents connexes pour la prestation des services de gestion de projets pour la totalité du cycle de vie des projets immobiliers dans tous les secteurs d'activité des Biens immobiliers
• jouer un rôle d'assurance de la qualité pour l'examen, l'évaluation, la modification et l'amélioration continue de la documentation uniformisée à l'échelle nationale en ce qui a trait aux services de gestion de projets immobiliers
• élaborer de nouveaux instruments de politique et apporter des changements importants aux instruments existants

2. Président

Gestionnaire, Pratiques de gestion de projets (secteur de services Gestion de projets)

3. Composition

• Un gestionnaire régional de la gestion de projets de chacune des régions :
  • Pacifique
  • Ouest
  • Ontario
  • Québec
  • Atlantique
• Deux représentants (minimum) des groupes régionaux participant aux projets immobiliers, généralement Gestion de projets, Gestion des locaux, Environnement, Gestion des biens et des installations, Propriétaire-investisseur, Direction de projets, Gestion de la qualité et Gestion du portefeuille :
  • Pacifique
  • Ouest
  • Ontario
  • Québec
  • Atlantique
• Un ou deux représentants des organisations suivantes :
  • Cité parlementaire (habituellement les groupes Gestion de projets et Propriétaire‑investisseur)
  • Solutions en milieu de travail (secteur de services)
  • Planification stratégique, Administration et Renouvellement (secteur)
  • Gestion nationale des investissements (secteur de services Portefeuille et Gestion des biens, y compris Propriétaire-investisseur du Secteur de la capitale nationale)
  • Approvisionnement stratégique (secteur)
  • Services techniques (secteur de services)
  • Locaux du Secteur de la capitale nationale (relations stratégiques avec les clients et de la gestion de la demande à l'échelle nationale)
  • Secteur de services Gestion de projets, généralement Bureau de programme, Gestion de projets, Direction et élaboration de projets
• Équipe nationale responsable des pratiques de gestion de projets (secteur de services Gestion de projets)

4. Structure de gouvernance

L’équipe relève du Comité directeur de l’amélioration de la gestion de projets immobiliers.

5. Rôles et responsabilités

Le président doit :

• assurer la gestion et la surveillance globales de l’équipe nationale
• assurer la liaison, présenter et demander l’approbation des modifications proposées au SNGP par l’entremise du Comité directeur de l’amélioration des projets des Biens immobiliers
• présider les réunions et superviser le travail du sous-comité national

Le coordonnateur régional (qui sera nommé par la région) doit :

• coordonner les activités de l’équipe responsable de l’amélioration continue entreprises par les membres régionaux
• travailler avec d’autres membres régionaux afin de présenter des positions collectives pour toutes les questions
• coordonner la formation régionale du personnel
• participer à la réalisation d’examens de la conformité des projets du SNGP et à l’établissement de rapports connexes ou les coordonner
• agir comme porte-parole régional central et assurer la liaison avec les gestionnaires régionaux et les cadres supérieurs sur les questions relatives à la gestion de projets
• travailler avec la direction et le personnel des régions possédant une expérience de travail pratique adéquate et considérable en matière de direction ou de gestion de projets régionaux
• veiller à ce que la représentation régionale (ou secteur de services) soit suffisante et adéquate. Travailler avec la direction des régions ou des secteurs de services pour que des représentants soient désignés afin de faire partie de l’équipe responsable de l’amélioration continue

Les membres doivent :

• représenter leur région ou leur secteur d'activité, faire connaître les problèmes et interagir pour établir les exigences et leur attribuer des priorités afin d'améliorer les pratiques et les cadres de gestion de projets ainsi que les méthodes, pratiques et enjeux de gestion de projets dans les régions
• aider à l’organisation de la formation liée aux pratiques et aux cadres de gestion de projets et en assurer la coordination et l’administration efficace
• veiller à ce que les documents et les processus liés aux pratiques et aux cadres de gestion de projets demeurent conformes à la politique du Conseil du Trésor et à ce qu’ils soient diffusés au niveau adéquat de l’organisation, et que les nouvelles initiatives menées soient dirigées de manière adéquate
• demander aux groupes d'intervenants régionaux de faire des commentaires
• transmettre la rétroaction des secteurs d’activité au coordonnateur régional et à l’équipe nationale
• examiner l'approbation ou le rejet des propositions d'améliorations présentées par les représentants régionaux et élaborer des stratégies de mise en œuvre dans les cas nécessaires
• recommander des améliorations aux politiques liées à la gestion de projets et à la gouvernance globale du cadre de gestion de projets
• participer, comme requis, à la coordination, à la planification et à la gestion des fonctions de vérification dans leur région
• faire un compte rendu de l'efficacité du SNGP et du niveau de conformité des utilisateurs (de leur région)
• analyser, définir et mettre en œuvre des changements ou des améliorations mineurs de nature administrative aux pratiques et aux cadres de gestion de projets

6. Fonctionnement du Comité

Structure des réunions

L'ordre du jour des réunions doit être axé sur les pratiques et les cadres de gestion de projets immobiliers, la gouvernance des projets immobiliers, la gestion des projets réalisés (à l'interne et à l'externe) et la gestion enjeux actuels liés à la gestion de projets.

Ordre du jour

L’ordre du jour est distribué par le secrétariat avant la réunion, et les membres peuvent y faire des ajouts. Le président approuve l'ordre du jour définitif.

Participation

Les membres de l’équipe qui prévoient s’absenter doivent trouver un(e) remplaçant(e) et en informer le président à l’avance. Ils doivent s’assurer que les remplaçants ont les connaissances et les pouvoirs adéquats.

Langues

Les langues officielles du Comité sont le français et l’anglais.

Fréquence des réunions

Les réunions auront habituellement lieu chaque mois, sauf en décembre. Des réunions supplémentaires peuvent être tenues à la demande du président.

Lieu

Les réunions se dérouleront par téléconférence dans la région de la capitale nationale, à l’exception de deux réunions en personne qui auront généralement lieu à l’automne et au printemps. On encourage les membres qui se trouvent dans la région de la capitale nationale à assister aux réunions en personne. Les réunions en personne pourraient à l’occasion se dérouler en région.

Documentation des réunions

Le matériel pour les exposés ou les discussions doit être remis au secrétariat 10 jours avant la tenue de la réunion pour qu'il soit distribué aux membres du Comité en temps opportun.

Quorum

Les réunions nécessitent un quorum d’au moins un représentant des régions (Pacifique, Ouest, Ontario, Québec, Atlantique et Secteur de la capitale nationale) en plus du président.

Décisions

Les décisions sont obtenues par un simple vote majoritaire des membres aux fins d'approbation finale par le président.

Secrétariat

Les services de secrétariat sont fournis par le secteur de services Gestion de projets.

Compte rendu des décisions

Le secrétariat rédige le compte rendu des décisions et le distribue aux membres du Comité avant la prochaine réunion afin qu’ils puissent l’examiner et formuler leurs commentaires. Le président examine et considère les commentaires reçus. Le compte rendu final des décisions est présenté aux membres lors de la prochaine réunion, aux fins d'approbation.

7. Modifications au mandat

Les modifications au présent mandat doivent faire l’objet de discussions d'équipe et être approuvées par le président.

Date de modification :

2023-10-17