Modèle de plan de GI

Modèle de projet de gestion de l'information (GI) pour SPAC

Nom du projet: - Pas un titre

Préparé par : Direction

Date : Date

Table des matières

1. Introduction

1.1 Aperçu

Le gouvernement du Canada crée une vaste quantité d'information qui permet d'assurer la prestation de programmes, de services et de produits à la population canadienne, de soutenir les rapports sur les résultats présentés aux parlementaires et d'assurer la responsabilisation et la transparence au nom des Canadiens. Comme l'information est importante et qu'elle constitue un facteur essentiel à la réussite de tout projet, il faut en planifier la gestion de manière structurée, afin que les objectifs ministériels soient atteints et que les programmes et les services soient offerts.

Le présent document décrit les processus de gestion de l'information (GI) qui seront utilisés dans le cadre du ____ (nom du projet).

Ces processus proviennent des lois, des politiques, des directives et des normes fédérales qui s'appliquent à l'administration et à la GI, ainsi qu'aux pratiques en matière de gestion de la technologie dans l'ensemble du gouvernement et au sein de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC).

Ajouter un aperçu ou un résumé du projet.

Le présent document est évolutif et sera examiné puis mis à jour régulièrement (pour les projets ou deux fois par année pour les programmes et les services) afin d'en assurer la conformité aux normes en matière de GI et pour tenir compte des nouveaux supports de données, des nouveaux outils et des nouvelles solutions relatives à la GI.

1.2 Objectifs du projet, du service ou du produit

Définir les objectifs. Fournir tout renseignement supplémentaire sur le projet, le programme ou le service, ainsi que les renvois à la source d'information dans laquelle le projet, le programme ou le service est décrit (p. ex. la charte de projet ou lien vers un site Web).

1.3 Objectif

Le présent document vise à :

Déterminer toutes les ressources d'information relatives à (nom du projet).
Faciliter la conformité aux politiques et aux normes du gouvernement, par l'application de pratiques exemplaires en matière de GI et par le respect des exigences de Bibliothèque et Archives Canada en matière d'élimination des documents du gouvernement du Canada.
Simplifier la sauvegarde, le stockage et la recherche de l'information générée dans le cadre de ce projet.
Mettre en œuvre une solution équilibrée de GI pour le (nom du projet, du produit ou du service).

1.4 Portée

Seules les ressources d'information relatives au (nom du projet) seront définies dans le présent document. Les ressources d'information sont des documents qui décrivent la prestation d'un projet, d'un programme ou d'un service; consignent les décisions et les mesures; fournissent une preuve des transactions financières et des actes juridiques; ont une incidence sur les politiques, les programmes et les procédures; sont nécessaires pour rendre compte aux parlementaires et à la population; peuvent avoir une valeur historique. Cette information peut se présenter sous plusieurs formes, comme des documents papier et électroniques, des photographies et des pellicules, des images numériques, des documents vidéo et audio, ainsi que des microfiches.

1.5 Capacité organisationnelle

Décrire la capacité organisationnelle actuelle en ce qui concerne la gestion des ressources d'information, qui seront produites pour le projet. Discussion : capacité en matière de GI, sensibilisation, culture organisationnelle, gestion du changement et influences externes.

2. Rôles et responsabilités en matière de gestion de l'information

Fournir le contexte. Le contexte comprend la structure de gouvernance, l'organigramme et le modèle de présentation de rapports du projet.

Définir les rôles et les responsabilités des comités et des groupes de travail et les lier à la structure de gouvernance de SPAC.

Étant donné que nous créons, recueillons et recevons de l'information dans le cadre de nos tâches quotidiennes, nous sommes tous responsables de la gérer efficacement lorsque nous en assurons la conservation et la garde.

Les employés ou les membres d'une équipe devront :

Consigner les activités opérationnelles et les décisions.
Respecter les politiques et les normes organisationnelles relatives à la PM 102 - Politique sur la gestion de l'information , puis utiliser les outils, les systèmes et les procédures approuvés.
Organiser, classer et conserver l'information, veiller à ce qu'elle soit facilement accessible lorsqu'il faut prendre des décisions et soutenir la prestation des programmes et des services.
Échanger et réutiliser l'information pour faciliter la collaboration et les activités opérationnelles, puis respecter toutes les obligations juridiques et stratégiques.
Protéger l'information de nature délicate, y donner accès ou le limiter conformément aux lois et aux politiques.
Gérer l'information à valeur historique ou à long terme à l'appui des obligations juridiques et stratégiques qui régissent la conservation et l'élimination de cette information.
Protéger et préserver l'information essentielle à la reprise des activités.
Respecter les exigences relatives aux langues officielles.

Consultez l'Annexe 2 - Rôles et responsabilités pour obtenir de plus amples renseignements sur les intervenants clés et leurs responsabilités.

3. Plan de gestion de l'information

3.1 Gestion de l'information

Ci-après sont énoncés les grands principes de la GI, qui encouragent l'utilisation efficace des ressources institutionnelles, facilitent la recherche d'information et assurent la protection et la conservation de l'information, conformément aux exigences opérationnelles, juridiques et politiques :

Éviter la collecte d'information en double.
Échanger et réutiliser l'information, tout en respectant les restrictions légales.
Veiller à ce que l'information soit complète, exacte, à jour, pertinente et compréhensible.
Appuyer l'accès à l'information, tout en respectant les exigences en matière de lois, de politiques et de protection de la vie privée.
Protéger l'information des accès non autorisés, des pertes et des dommages.
Préserver l'information à valeur historique.

Le diagramme suivant montre les sept (7) étapes du cycle de vie de l'information.

Le diagramme suivant montre les sept étapes du cycle de vie des ressources d'information : 1 Planifier, 2 Recueillir, créer, recevoir, and saisir, 3 Organiser, 4 Utiliser et diffuser, 5 Conserver, protéger et préserver, 6 Éliminer, et 7 Évaluer.

Seule l'information qui a été jugée comme étant une ressource (à valeur opérationnelle) sera consignée dans le cadre du plan de GI et gérée tout le long de son cycle de vie.

Les documents de référence et l'information de nature éphémère ne seront pas consignés dans le cadre du présent plan de GI.

Il s'agit de l'information qui n'a aucune valeur juridique, fiscale, administrative ou opérationnelle ni aucune valeur pour les activités et la prestation de services, et qui est requise que pour une période limitée.

Par information de nature éphémère , on entend notamment

les copies de document utilisées à titre de référence,
les publications externes,
les courriels de nature informative (« À titre d'information », etc.),
les messages à diffusion générale et
les renseignements personnels.

Le présent plan a été réparti en plusieurs éléments pertinents à la GI. Chaque exigence définira les parties du plan de gestion.

Le classeur qui contient tous les éléments définitoires liés aux ressources d'information se trouve à l'annexe. Les points qui suivent décrivent la façon dont chaque élément sera mis à exécution et géré au fil du temps.

3.2 Gestions des données, des dossiers et des documents

Définir toutes les données, tous les fichiers et tous les documents produits pour le projet.

Lien vers l'annexe.

3.3 Flux de l'information

Définir le flux de chaque type d'information ou d'élément (c.-à-d. les données, les dossiers et les documents) et veiller à ce que le point de création et de stockage ainsi que le flux en entier soient clairement définis (il est recommandé d'utiliser un organigramme).

3.4 Métadonnées

Définir les éléments de métadonnées pour chaque ensemble de données, dossier et document énuméré ci-dessous :

brève description;
responsable;
support de données;
date de création;
date de la dernière modification;
liens entre les éléments;
origine;
utilisation;
destinataires;
date cible pour l'archivage;
date cible pour l'élimination.

Remarque : lien vers l'annexe - Tableau descriptif des documents pour tous les éléments de métadonnées requis.

Pour vous aider à remplir le tableau, vous pouvez consulter la Norme de métadonnées de la gestion des documents du gouvernement du Canada.

3.5 Contrôle des versions des documents

Définir l'approche et la méthode qui seront utilisées pour gérer le processus de contrôle des versions des documents et des dossiers.

Lien vers l'annexe.

3.6 Classement et nomenclature

Établir le plan de classement qui sera suivi.

Définir la méthodologie qui sera utilisée pour nommer les fichiers (notamment les bases de données, les applications, les documents et les dossiers). Exemple (pour les documents de la GDD-E) : Sujet-Type_ Données particulières_ Période de référence (le cas échéant) Exemple concret : PRJ-Charte de projet_ Projet NSI 2.0_juin 2010

Remarque : les applications et les bases de données Web doivent respecter les exigences relatives à la normalisation des sites Internet .

Remarque : la nomenclature des fichiers doit respecter les politiques relatives à la tenue de documents et aux langues officielles.

Veuillez consulter la politique ministérielle PM 044 - Gestion des documents et des fonds de renseignements

3.7 Support de données

Déterminer le support de données qui sera utilisé pendant le cycle de vie du projet, du service ou du produit.

Sommaire du tableau

Ce tableau décrit le support de données, les raisons, l'emplacement, les plans de reprise et la prestation de service.

Support de données	Raison	Emplacement	Plan de reprise déterminé	Autres renseignements
Exemple 1 : site Web	Fournir de l'information sur nos produits et nos faveurs	Hébergé par la DGSIT, SPAC	Internet City offre du soutien à 99,5 %, 12 heures par jour et 5 jours par semaine	http://www.tpsgc-pwgsc.gc.ca/xxx
Exemple 2 : GDD-E	Héberger toutes les ébauches et les versions définitives des documents et y donner accès	Hébergé par la DGSIT, SPAC	Élément de la prestation de service - soutien offert à 99,5 %, 12 heures par jour et 5 jours par semaine	Offert par l'intermédiaire d'un site Web :
Exemple 3 : classeur		DGSIT, SPAC
Exemple 4 : courriel

3.8 Accès et sécurité

Les lois et les politiques relatives à l'information définissent le droit d'accès aux renseignements détenus par le gouvernement et les exemptions (c.-à-d. Politique sur la PM 002 - Politique sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels ). En plus d'être accessible, l'information doit être facilement et commodément accessible, et des mesures de contrôle appropriées doivent être en place pour en assurer l'accès autorisé et protéger la vie privée et la confidentialité. L'information doit être offerte en différents formats et par l'intermédiaire de différents canaux qui tiennent compte des besoins des utilisateurs et qui satisfont aux exigences en matière de communication du gouvernement, comme les langues officielles et l'image de marque.

Il faut prévoir des dispositions pour s'assurer que l'information demeure accessible au fil du temps, notamment au moyen de stratégies de migration pour prévoir l'évolution de la technologie. Décrire les mesures qui seront prises et les stratégies d'atténuation - Éléments clés pour la description : fonds de renseignements, options en matière de canal et d'accès, droits d'accès et limitation de ces derniers, interface de l'utilisateur, outils de recherche, diffusion de l'information et utilité au fil du temps.

Veuillez consulter la PM 002 - Politique sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels .

De plus, l'information doit être protégée contre l'accès non autorisé, les modifications et la divulgation. Il faut prévoir des dispositions pour s'assurer que l'intégrité de l'information n'est pas perdue ni compromise en raison d'un incident, d'une erreur ou d'une intention malveillante et que l'accès n'est pas entravé par un déni de service ou d'autres attaques. Des pistes de vérification et des mesures de contrôle sont nécessaires pour fournir un historique des événements, de sorte que les parties ne puissent pas nier leur participation à une transaction et que l'information puisse être récupérée en cas de perte ou de corruption. Tous les fonctionnaires doivent respecter la Politique sur la sécurité du gouvernement.

Définir les exigences en matière de sécurité et les droits d'accès, à savoir les personnes qui ont accès à l'information, le type d'information auquel elles ont accès et à quelles fins.
Définir l'endroit où obtenir l'information et la façon de le faire, y compris le processus d'acheminement du travail afférent.
Définir les mesures visant à assurer l'intégrité des données et les mesures d'atténuation.
Définir les mesures de récupération en cas d'incident, de déni de service, d'attaque ou autre.
Indiquer le document qui constitue le plan de reprise des activités, l'endroit où il se trouve, les personnes qui y ont accès, le responsable de la mise à jour et son cycle de vie actuel.
Il est recommandé de collaborer avec les spécialistes en GI pour s'assurer que l'information essentielle est accessible et que les activités sont reprises dans l'éventualité d'une perte ou d'une compromission de l'information.

Veuillez consulter les PM suivantes :

Éléments clés : disponibilité et intégrité, accessibilité et confidentialité.

3.9 Conservation

Après avoir établi l'information requise, il faut déterminer :

la période pendant laquelle l'information sera nécessaire pour soutenir directement les activités de prestation;
la façon de protéger les dossiers essentiels de sorte que si l'information essentielle au fonctionnement du gouvernement était perdue ou compromise, elle pourrait être récupérée et les activités pourraient reprendre;
la façon de préserver et de protéger l'information afin qu'elle soit accessible au besoin. Il peut notamment s'agir des mesures de contrôle environnemental pour assurer la conservation du support sur lequel l'information est enregistrée et des stratégies de stockage redondantes, comme le stockage externe. L'information peut être nécessaire en cas de reprise après sinistre et de reprise des activités.

L'information générée ou obtenue par collecte, saisie ou réception doit comprendre les métadonnées qui fournissent un contexte opérationnel important permettant d'associer l'information aux activités, aux fonctions et aux transactions afférentes. L'information devrait être organisée clairement et de façon à offrir un contexte ainsi qu'un accès pratique et opportun. Pour ce faire, un processus de classement de l'information à l'échelle

Veuillez consulter la PM 044 - Gestion des documents et des fonds de renseignements .

Éléments clés : collecte et classement de l'information, stockage et préservation de l'information, protection de l'information et conservation de l'information.

3.10 Disposal

Définir l'approche, les processus, le calendrier d'autorisation de disposer des documents et de conservation pour chaque type de données, de dossier et de document. Il faut prendre en considération la valeur opérationnelle et historique de chaque document dans le cadre du calendrier d'élimination. De plus, il faut déterminer les documents et les dossiers qui seront transférés à un autre organisme. Il faut résumer le document dans la présente section et établir un lien vers les détails contenus dans l'annexe A - Tableau descriptif des documents.

Les documents officiels, comme les documents à valeur opérationnelle ou historique, devraient être présentés à la bibliothèque du Ministère; ils seraient ainsi considérés comme des ressources organisationnels.

Les publications excédentaires doivent être envoyées à Bibliothèque et Archives Canada, pour obtenir de l'aide veuillez vous référer au 819-956-3465 ou par courriel biblio@tpsgc-pwgsc.gc.ca (veuillez consulter la PM 066 - Services de bibliothèque du Ministère ).

** Veuillez vous référer au calendrier d'autorisations de disposer des documents et de conservation des documents, communiquez avec le groupe chargé de la gestion des documents de SPAC .

3.11 Gestion des connaissances

La gestion des connaissances comprend une vaste gamme de pratiques adoptes par les organismes afin de déterminer, déchanger et de consigner les connaissances.

Définir le contexte qui s'appliquera.

3.12 Stratégie et outils

Définir la stratégie, les pratiques et les outils qui seront utilisés pour gérer les connaissances. Il faut tenir compte des exigences en matière de connaissances des employés, qu'ils soient nouveaux ou déjà en place. Que doivent-ils savoir pour devenir productifs au sein de l'équipe? De quelle façon devrait se dérouler le départ d'un employé ou d'un entrepreneur qui quitte l'équipe?

Définir les mécanismes et la stratégie de communication. Ajouter un lien vers le plan de communication et le plan général d'apprentissage de l'unité.

3.13 Pratiques d'atténuation

Définir les pratiques de gestion des connaissances visant à atténuer les lacunes ou les pertes. Définir les plans de relève et le processus de dotation en personnel de postes de remplacement. Ajouter un lien vers le plan détaillé sur les ressources humaines.

Au cours du cycle de vie du projet, l'organisme doit mettre l'accent sur l'échange et l'utilisation des connaissances accessibles. Les pratiques en matière d'échange de connaissances qui suivent sont particulièrement utiles dans les cas de roulement de personnel ou même dans les cas où des ressources externes doivent être rapidement mises au même niveau que les autres employés travaillant sur le projet.

Apprentissage direct :: expérience pratique et transfert d'apprentissage.
Visualisation des connaissances :: diagrammes, organigrammes, scénarios-maquettes et des présentations dynamiques.
Séminaires et webinaires :: activités officielles portant sur la transmission de connaissances. Les webinaires permettent de livrer le message de façon continue et d'enregistrer la discussion (sur Internet).
Bulletins et revues spécialisées :: canaux de communication typiques qui permettent le transfert des connaissances en petites unités graduelles, qui sont faciles à comprendre et à retenir.

3.14 Plans de migration

Définir la stratégie et le plan d'action pour la consignation implicite des connaissances aux fins d'échange et de gestion.

4. Facteurs et processus

Définir les normes et les processus généraux qui seront appliqués.

4.1 Considérations ministérielles ou législatives

Fournir le contexte.
Exemple : langues officielles.

4.2 Considérations

Définir le projet, le service ou le produit selon les facteurs.
Exemple : contexte des politiques et des exigences relatives aux langues officielles.

4.3 Autres

Fournir le contexte.

4.4 Processus et exigences

Établir la nécessité et définir le processus à suivre. Ajouter un lien vers la section 3.1 Gestion de l'information, qui porte sur le stockage et le cycle de vie.

Exemple : les articles qui peuvent être numérisés sont les copies papier et les documents signés. Le processus comprend une étape où il faut envoyer le document au groupe chargé de la gestion de l'information de la direction générale ou l'unité concernée. Ce dernier numérisera le document, qui sera converti en format PDF. La version électronique PDF sera stockée dans la GDD-E. La copie papier sera considérée comme étant la version officielle et sera conservée dans un classeur, sous la responsabilité de (ajouter le nom).

Remarque : les versions électronique et papier doivent toutes deux être consignées et gérées dans le cadre d'un plan de gestion de l'information.

5. Indicateurs de rendement

Définir la stratégie qui sera utilisée pour mesurer le degré de réussite par rapport au plan de GI.

5.1 Stratégie de gestion des risques pour la GI

Définir la stratégie de gestion des risques.

Sommaire du tableau

Ce tableau décrit le stratégie de gestion des risques sur le gestion de l'information.

N^o du risque	Nom du risque	Contrôlable ou incontrôlable	Énoncé de risque	Réponse (éviter, contrôler, assumer, atténuer, surveiller, transmettre aux échelons supérieurs, transférer)	Probabilité et répercussions (faible, modérée ou élevée et faibles, modérées ou importantes)	Plan d'action

5.2 Indicateurs de rendement d'une gestion réussie de l'information

Fournir le contexte.

Sommaire du tableau

Ce tableau décrit les indicateurs et le contexte de rendement d'une gestion réussie de l'information.

N^o de l'indicateur	Résultat souhaité	Nom de l'indicateur de rendement	Description de l'indicateur de rendement	Facteurs de réussite	Échéancier de la mesure du rendement	Pouvoir d'approbation

6. Annexe 1 - Politiques, lois et directives

Secrétariat du Conseil du Trésor - ARCHIVÉE - Orientation stratégique du gouvernement : gestion de l'information - (expose les directives stratégiques approuvées dans le domaine de la gestion de l'information pour le gouvernement du Canada).
Secrétariat du Conseil du Trésor - Politique sur la gestion de l'information du Conseil du Trésor (détermine la valeur de l'information pour le gouvernement du Canada et explique la nécessité de voir tous les employés participer à sa gestion).
Secrétariat du Conseil du Trésor - Directive sur les rôles et responsabilités en matière de gestion de l'information (détermine les responsabilités devant être assumées par les fonctionnaires, en fonction de leur niveau, en matière de gestion de l'information).
Secrétariat du Conseil du Trésor - Gestion de l'information - lignes directrices (établissent les lignes directrices de la planification ministérielle de TI et de la GI).
Secrétariat du Conseil du Trésor - Cadre amélioré de gestion (fournit des solutions aux problèmes de gestion de projet soulevés au sein du gouvernement fédéral. Il comprend des principes, des pratiques exemplaires, des méthodologies, des outils, des modèles, des manuels, des guides et des normes.).
Ministère de la Justice - Loi sur l'accès à l'information
Ministère de la Justice - Loi sur la protection des renseignements personnels
Ministère de la Justice - Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques
Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada - Paragraphe 12(1) : L'élimination ou l'aliénation des documents fédéraux ou ministériels, qu'il s'agisse ou non de biens de surplus, est subordonnée à l'autorisation écrite de l'administrateur général ou de la personne à qui il a délégué, par écrit, ce pouvoir (comprend la destruction par inadvertance).
PM 102 - Politique sur la gestion de l'information
PM 092 - Politique sur les langues officielles
PM 083 - Demandes de renseignements présentées de vive voix par les parlementaires
PM 068 - Correspondance ministérielle
PM 067 - Gestion du courrier électronique
PM 066 - Services de bibliothèque du Ministère
PM 062 - Cadre de gestion de SPAC en matière de communications dans Internet et l'intranet
PM 061 - Politique sur la gestion des formulaires
PM 052 - Programme de la sécurité ministérielle
PM 051 - Programme de sécurité du Ministère
PM 044 - Gestion des documents et des fonds de renseignements
PM 014 - Protection des renseignements personnels et particuliers au travail
PM 002 - Politique sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

7. Annexe 2 - Rôles et responsabilités

7.1 Champion du projet ou autorité responsable du service ou du produit

Surveiller la conformité aux lois fédérales, ainsi qu'aux politiques et aux directives ministérielles (voir Annexe 1 - Politiques, lois et directives).
Défendre les principes énoncés dans Politique sur la gestion de l'information du Conseil du Trésor, dont faciliter l'utilisation des systèmes électroniques dans la création, l'utilisation et la gestion de l'information pendant son cycle de vie.
Superviser la planification stratégique et les activités de ressourcement liées à la gestion des ressources d'information.
S'assurer que les exigences relatives à la gestion de l'information (la gestion des documents, le développement des systèmes, etc.) sont définies et prises en compte dès le début de la conception d'un programme opérationnel.
Nommer un gestionnaire principal qui participera activement à un comité sur la gestion des documents et des fonds de renseignements et qui veillera au respect des principes de gestion des documents.

7.2 Directeur du projet, du service ou du produit

Nommer des ressources à l'élaboration du plan de GI.
Nommer un gestionnaire de l'information qui exécutera les tâches qui lui seront assignées quotidiennement.
Veiller à l'acceptation, à la mise en œuvre et au respect du plan de GI.

7.3 Gestionnaire du projet

S'assurer que tous les employés et toutes les personnes embauchées en vertu d'un contrat respectent les lois fédérales ainsi que les politiques et les directives ministérielles qui portent sur la GI.
Veiller à ce que tous les employés et toutes les personnes embauchées en vertu d'un contrat reçoivent la formation nécessaire sur la gestion de l'information.
Planifier, renouveler et mettre en œuvre les activités de gestion de l'information, dont l'automatisation.
Déterminer et prendre en compte les exigences relatives à l'information dès le début de la conception d'un programme.
Travailler en collaboration avec les spécialistes en gestion des dossiers ministériels sur l'efficience et l'efficacité des plans et des activités liés à la gestion de l'information.

7.4 Gestionnaire de l'information

Le gestionnaire de l'information est chargé d'établir des pratiques en gestion de l'information et de les appuyer pour le (ajouter le nom du projet, le programme ou le service). Plus particulièrement, ses responsabilités sont les suivantes :

Préparer un plan de GI, en collaboration avec le directeur et le gestionnaire du projet ainsi que les spécialistes en gestion de l'information appropriés.
Mettre à jour le plan de GI, au besoin et au fur et à mesure que de nouvelles questions sont soulevées.
Donner des conseils aux membres de l'équipe quant aux enjeux relatifs au plan de gestion de l'information.
Coordonner la mise en œuvre de la solution de GI.
Coordonner la formation sur les outils de la solution de GI, au besoin.
Assurer la liaison avec les spécialistes de l'information ou les conseillers en GI du Ministère.

7.5 Spécialiste de la gestion de l'information

Les spécialistes de la gestion de l'information, y compris les bibliothécaires, les archivistes, les représentants de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, les spécialistes de la gestion des documents, les spécialistes de la gestion du Web, les spécialistes de la gestion des formulaires et les spécialistes de la sécurité, appuieront les efforts déployés en matière de gestion de l'information, c'est-à-dire :

Fournir des conseils, des outils, des procédures, des normes et des lignes directrices en matière de GI, conformément aux directives du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et de Bibliothèque et Archives Canada.
Assister le gestionnaire de l'information dans la mise en œuvre du plan de GI.
Informer le personnel affecté à la technologie de l'information (TI) des exigences en matière d'information à l'échelle de l'organisme, afin d'appuyer l'élaboration et le fonctionnement de procédures, de systèmes, de normes et d'outils en TI. Évaluer les besoins de ressources et de formation en GI et travailler à répondre à ces besoins avec le gestionnaire de l'information.

7.6 Conseillers en gestion de l'information

Les conseillers en gestion de l'information sont les ressources qui relèvent de la Direction de la gestion des connaissances et de l'information, et ils appuient la gestion de l'information, c'est-à-dire :

Fournir des conseils et du soutien en GI relativement à tous les aspects de la gestion de l'information.
Fournir des conseils et des directives sur l'architecture de l'information.
Émettre des commentaires sur le plan de GI.
Assister le gestionnaire de l'information dans la mise en œuvre du plan de GI.
Informer le personnel affecté à la technologie de l'information (TI) des exigences en matière d'information à l'échelle de l'organisme, afin d'appuyer l'élaboration et le fonctionnement de procédures, de systèmes, de normes et d'outils en TI.
Évaluer les besoins généraux de formation en GI et travailler à répondre à ces besoins avec le gestionnaire de l'information.

7.7 Membres des équipes

Appliquer des principes, des normes, des lignes directrices et des pratiques efficaces de gestion de l'information au cours de l'exercice de leurs fonctions, notamment la PM 102 - Politique sur la gestion de l'information .

Gérer l'information pendant son cycle de vie et respecter les lois fédérales ainsi que les politiques, les directives, les normes et les lignes directrices ministérielles qui portent sur la gestion de l'information.

Tenir des pistes de vérification en consignant les activités et les décisions, surtout pour ce qui est des messages transmis par courrier électronique.

Appuyer l'élaboration de programmes en signalant à leur gestionnaire et aux spécialistes en GI et en TI les enjeux et les besoins en matière d'information.

Participer à la formation donnée sur la gestion de l'information, au besoin.

Avoir recours à divers systèmes électroniques pour créer, utiliser et gérer les documents et les fonds de renseignement

7.8 Clients

Définir les rôles et les responsabilités des clients.

Tenir des pistes de vérification en consignant les activités et les décisions, surtout pour ce qui est des messages transmis par courrier électronique.

7.9 Autres intervenants

Définir les rôles et les responsabilités des autres intervenants.

Tenir des pistes de vérification en consignant les activités et les décisions, surtout pour ce qui est des messages transmis par courrier électronique.

8. Annexe 3 - Définitions

8.1 Classement et classement des dossiers

Le plan ministériel de classement des documents par sujet est un système exhaustif et structuré qui sert à organiser et à trouver des documents pendant leur cycle de vie. À SPAC, les documents sont classés par numéro dans deux catégories de sujets : administratifs et opérationnels.

Remarque : les employés ne sont pas responsables de l'attribution de numéros aux documents des diverses catégories. Pour obtenir de l'aide, veuillez communiquer avec le centre de documents de la direction générale concernée ou avec la Direction de la gestion des documents .

Données :: des données sont un ensemble de faits relatifs à des événements. La plupart des organismes saisissent des quantités importantes de données dans des bases de données très structurées comme les outils, les systèmes et les bases de données servant à la gestion des services et à la gestion de la configuration.
Document :: un document inclut tous les éléments d'information, quel qu'en soit le support; la présente définition ne vise pas les publications.
Information :: l'information est tirée de la mise en contexte des données. Elle se trouve généralement dans du contenu semi-structuré comme des documents, des courriels et des fichiers multimédias.
Gestion du savoir :: La principale activité de gestion du savoir relative à l'information consiste à gérer le contenu de sorte qu'il soit plus facile de le saisir, de le chercher, de le trouver et de le réutiliser, et à tirer des leçons des expériences précédentes pour ne pas répéter les erreurs et faire le travail en double.
Connaissances :: le savoir est formé des expériences tacites, des idées, des intuitions, des valeurs et des jugements des personnes. Les gens apprennent de leurs expériences et de celles de leurs pairs, et acquièrent des connaissances par l'analyse de renseignements (et de données). C'est par la synthèse de ces éléments que de nouvelles connaissances sont créées.
Métadonnées :: les métadonnées sont des données sur les données. Elles décrivent comment, quand et par qui un ensemble de données particulières a été recueilli, et comment les données sont formatées. Elles sont essentielles à la compréhension de l'information stockée dans les entrepôts de données (bases de données) et sont de plus en plus importantes pour les applications et les sites Web.
Dossier :: un dossier est tout document autre qu'une publication peu importe le support ou la forme.
Documents éphémères :: les documents éphémères ont une utilité temporaire et ne font pas partie intégrante d'un ensemble de documents administratifs ou opérationnels, ils ne sont pas régulièrement classés avec les documents courants ou dans les systèmes de classement, et ne servent que pendant une période limitée, le temps de terminer une tâche courante ou de rédiger d'autres documents.

9. Annexe 4 - Support de données

Sommaire du tableau

Ce tableau décrit le support de données et caractéristiques des dossiers.

Support de données	Caractéristiques
Disques partagés (non recommandés)	Ils permettent de stocker les fichiers et d'y avoir accès facilement. Ils sont connus de tous les employés (aucune formation n'est nécessaire). Une sauvegarde est faite régulièrement. Il faut imposer une structure organisationnelle et veiller à ce que les documents soient enregistrés dans un répertoire officiel de tenue de documents à un moment donné, de sorte que les calendriers de conservation et d'élimination puissent s'appliquer. Il faut veiller à ce que les restrictions en matière d'accès et de sécurité soient adéquates. Ils peuvent entraîner des problèmes lors de la recherche et de l'extraction de documents s'ils ne sont pas structurés.
GDD-E (outil du Ministère)	Il faut une licence pour stocker et extraire les fichiers. Il permet de faire le contrôle des versions. Une sauvegarde est faite régulièrement. Les documents sont classés convenablement dans le système de classement, et les calendriers de conservation et d'élimination s'appliquent automatiquement. L'extraction d'information est facile en raison du système de classement. Il facilite le respect des demandes d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels.
Classeur (sert à entreposer les documents de référence)	Il fournit un moyen d'entreposer les documents papier (et non électroniques). Il peut contenir des documents Protégé B s'il s'agit d'un classeur classifié comme étant sécurisé. Les documents organisationnels doivent être classés dans le répertoire de tenue de documents. S'il s'agit de la seule source d'information organisationnelle, il peut y avoir des problèmes quant aux demandes d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels (c.-à-d. : l'information ne peut pas être divulguée comme il se doit). S'il s'agit de la seule source d'information organisationnelle, le transfert des connaissances peut être difficile (absence de structure de classement officielle, parties intéressées ne sachant pas nécessairement que les fichiers existent, etc.).
Bases de données	Elles servent à héberger les données saisies à partir des applications. Le personnel de TI fournit le soutien au cours du cycle de vie. Les règles de gestion du cycle de vie doivent être appliquées (c.-à-d. qu'il faut déterminer au préalable le processus de classement et d'élimination éventuelle).