Norme d'appellation, de numérotation et de métadonnées

5. Noms des fichiers

Contraintes

• Dans EasyCD Creator 5 de Roxio, le nombre de caractères des noms de fichiers est limité à 64, c'est-à-dire 61 caractères, un « . » (point) et les 3 caractères de l'extension.
• Le système GDD-E ajoute un préfixe de 17 caractères (p. ex. SCN-#999999-v99-) au numéro de version des fichiers qu'il exporte.
• Adobe Acrobat PDF Writer tronque les noms de fichiers au premier « . » (point), ce qui nécessite l'intervention de l'utilisateur.
• Lorsqu'un nouveau document est enregistré sous un dossier dans Word, le logiciel tente d'utiliser le titre du document comme nom de fichier, mais il tronque ce nom au premier « - » (tiret). Par exemple, le titre Compte rendu de la réunion 2003-10-01 sera tronqué à Compte rendu de la réunion 2003, ce qui nécessite l'intervention de l'utilisateur.
• Le titre d'un document et le nom du fichier ne doivent pas forcément correspondre. Des abréviations peuvent être utilisées pour raccourcir le nom du fichier. Elles doivent être conformes au glossaire de la Voie de communication protégée.
• Il importe de penser aux répercussions qu'ont les annexes, les appendices, les versions, les dates de modification ou le numéro de la liste des données contractuelles (CDRL) sur le nom du fichier.

Norme

• Le nombre de caractères des noms de fichiers est limité à 61 caractères, plus un « . » (point) et les 3 caractères de l'extension, soit :
  • 17 caractères pour le préfixe du système GDD-E (SCN-#999999-v99-);
  • 44 caractères pour le nom du fichier;
  • 1 caractère pour le point;
  • 3 caractères pour l'extension.
• Le titre du document doit correspondre au titre du document indiqué dans la liste de documents.
• Le titre d'un document et le nom du fichier ne doivent pas forcément correspondre.
• Le numéro de la version est indiqué de la façon suivante dans le nom du fichier : vE.V.
• Le nom du fichier comprend le numéro de la CDRL, s'il y a lieu.
• Le nom de fichier n'indique que les abréviations, par exemple PGI.
• Nom de fichier : (préfixe du système GDD-E) (CDRL) (nom abrégé) v(E.V).ext
• La date doit être indiquée dans le nom du fichier seulement si elle fait partie du sujet, par exemple dans le cas de l'ordre du jour ou du compte rendu d'une réunion :
  • Ordre du jour de la réunion du CG de CVC interne 2006-06-17.doc
  • Compte rendu de la réunion du CG de CVC interne 2006-06-17.doc
• La date ne doit pas être utilisée pour indiquer un numéro de version, sauf si le fichier a été extrait ou est unique :
  • Registre des DC.xls (original)
  • Registre des DC extrait 2006-05-25.xls

5.1 Disque compact (CD) de stockage

La norme d'identification des CD de stockage est la suivante :

Stockage_CD_nnn.txt

Disque compact de stockage : description de la norme d'identification des CD de stockage.

Élément	Description
Stockage_CD_	Texte fixe
nnn	Nombre naturel séquentiel à trois chiffres
.txt	Extension de fichier

Exemples :

• Stockage_CD_001.txt
• Stockage_CD_002.txt
• Stockage_CD_003.txt

5.2 Préfixe d'exportation du système GDD-E

Lorsque le système GDD-E exporte un fichier vers Windows, il ajoute un préfixe de 16 caractères au nom du fichier. Le système GDD-E peut stocker un maximum de 99 versions. Les zéros contenus dans le numéro d'identification sont supprimés :

BBB-#NNNNNN-vVV-

Préfixe d'exportation de la GDDE : description des éléments d'exportation d'un fichier de la GDDE.

Élément	Description
BBB	Bibliothèque du système GDD-E
-	Séparateur fixe
#	Préfixe du numéro de document du système GDD-E
NNNNNN	Numéro de document du système GDD-E à six chiffres
-	Séparateur fixe
v	Préfixe du numéro de version
VV	Numéro de version du fichier du système GDD-E, généré par le système
-	Séparateur fixe

Exemple : SCN -#267826-v12-INTERNE_CGCVS_LISTE_DOCUMENT.XLS

5.3 Autorisations du travail

La norme de numérotation des autorisations du travail (AT) est la suivante :

AT-09 vE.V

Ce tableau décrit l'élément et la description de la norme de numérotation des autorisations du travail.

Élément	Description
AT	Texte fixe renvoyant au type d'AT : AT = Autorisation du travail EP = Essai sur place MO = Phase de la mise en œuvre
-	Séparateur fixe
09	Nombre naturel séquentiel à trois chiffres, comprenant les zéros à gauche
v	Texte fixe indiquant la version
E	Nombre naturel séquentiel utilisé pour chaque édition
-	Séparateur fixe
V	Nombre naturel séquentiel utilisé pour chaque version

Par exemple, IM-04 v2.1 renvoie au document AT MO 4, version 2.1

5.4 Demandes de changement (DC) opérationnel

La norme de numérotation des demandes de changement opérationnel est la suivante :

DC-0009 vV

Description de la norme de numérotation des demandes de changement opérationnel.

Élément	Description
DC	Texte fixe signifiant « Demande de changement »
-	Séparateur fixe
0009	Nombre naturel séquentiel à quatre chiffres, comprenant les zéros à gauche
v	Texte fixe indiquant la version
V	Nombre naturel séquentiel utilisé pour chaque version

Par exemple, DC-0004 v2 renvoie au document DC 4, version 2. Un lien vers l'AT est établi dans le registre des DC.

5.5 DC technique

La norme de numérotation des DC technique est gérée à l'aide du système ClearQuest Web.

SGAI00000023

Demandes de changement technique : description de la norme de numérotation des demandes de changement technique.

Élément	Description
xxx	Texte fixe « xxx »
00000009	Nombre naturel séquentiel à huit chiffres, comprenant les zéros à gauche

Par exemple, xxx00000023 renvoie à une DC 23. Par souci de clarté, il convient d'indiquer « Demande de changement » ou « DC » avant le numéro lorsque ClearQuest n'est pas utilisé.

5.6 Métadonnées des documents

La norme ISO 15836, norme de métadonnées du Dublin Core, s'applique aux métadonnées des documents. Le Dublin Core définit 15 éléments de métadonnées qui sont présentés dans le tableau ci-après.

Métadonnées des documents : définition des quinze éléments qui forment les métadonnées.

Élément	Définition	Commentaires
1. Titre	Le nom donné à la ressource.	Typiquement, un titre sera le nom sous lequel la ressource est officiellement connue.
2. Créateur	L'entité principalement responsable de la création du contenu de la ressource.	Une personne, un rôle, une organisation ou un service peuvent constituer un créateur.
3. Sujet	Le sujet du contenu de la ressource.	Des mots clés, des expressions clés ou des codes de classification qui décrivent le sujet d'une ressource. Il est recommandé de sélectionner une valeur dans un vocabulaire contrôlé ou dans un système de classification officiel.
4. Description	Une description du contenu de la ressource.	Une description peut représenter un résumé, une table des matières, une référence à une représentation graphique du contenu ou un texte libre sur le contenu.
5. Éditeur	L'entité responsable de la diffusion de la ressource.	Une personne, un rôle, une organisation ou un service peuvent être un éditeur.
6. Contributeur	Une entité qui a contribué à la création du contenu de la ressource.	Une personne, un rôle, une organisation ou un service peuvent être un contributeur.
7. Date	La date d'un événement dans le cycle de vie de la ressource.	La date est associée à la création ou à la diffusion de la ressource. Pour saisir une date de valeur, il faut utiliser la norme ISO 8601 (W3CDTF) et indiquer la date dans le format AAAA-MM-JJ.
8. Type	La nature ou le genre du contenu de la ressource.	Le type comprend des termes décrivant des catégories, des fonctions, des genres généraux ou des niveaux d'agrégation. Il est recommandé de sélectionner une valeur dans un vocabulaire contrôlé (par exemple, le vocabulaire de types DCMI [DCT]). Pour décrire la matérialisation physique ou numérique de la ressource, il faut utiliser l'élément Format.
9. Format	La matérialisation physique ou numérique de la ressource.	Le format peut inclure le type de support ou les dimensions de la ressource. L'élément Format peut être utilisé pour déterminer le logiciel, le matériel ou tout autre équipement nécessaire pour afficher ou exploiter la ressource. Des exemples de dimensions seraient la taille et la durée. Il est recommandé de sélectionner une valeur dans un vocabulaire contrôlé (par exemple, la liste des types de médias définis sur Internet [MIME] définissant les formats de supports informatiques).
10. Identifiant	Une référence non ambiguë à la ressource dans un contexte donné.	Il est recommandé d'identifier la ressource au moyen d'une chaîne de caractères ou d'un numéro conforme à un système d'identification officiel. Les systèmes d'identification officiels comprennent notamment l'identificateur de ressource uniforme (URI) [qui comprend le localisateur de ressources uniformes - URL], l'identificateur d'objets numériques (DOI) et le Numéro international normalisé du livre (ISBN).
11. Source	Une référence à une ressource dans laquelle est tirée la ressource actuelle.	La ressource actuelle peut avoir été tirée, en totalité ou en partie, d'une autre ressource source. Il est recommandé d'identifier la ressource référencée au moyen d'une chaîne de caractères ou d'un numéro conforme à un système d'identification officiel.
12. Langue	La langue du contenu intellectuel de la ressource.	Il est recommandé d'utiliser une des valeurs définies dans la RFC 3066 [RFC3066] qui, avec la norme ISO 639 [ISO639], définit des codes de langues primaires à deux et à trois caractères, ainsi que des sous-codes facultatifs. Exemples : « en » ou « eng » pour l'anglais, « fr » ou « fra » pour le français, « akk » pour l'akkadien et « en-UK » pour l'anglais du Royaume-Uni.
13. Relation	Une référence à une ressource connexe.	Il est recommandé d'identifier la ressource référencée au moyen d'une chaîne de caractères ou d'un numéro conforme à un système d'identification officiel.
14. Couverture	La portée ou la couverture spatio-temporelle de la ressource.	La couverture peut comprendre une position géographique (le nom d'un lieu ou ses coordonnées), une période (un nom de période, une date ou un intervalle de temps) ou une autorité (comme le nom d'une entité administrative). Il est recommandé de sélectionner une valeur dans un vocabulaire contrôlé (par exemple, le thésaurus de noms géographiques [TGN/Thesaurus of Geographic Names]) et d'utiliser, au besoin, des noms de lieux ou de périodes plutôt que des identifiants numériques tels que des coordonnées ou des intervalles de dates.
15. Droits	Renseignements sur les droits associés à la ressource.	Cet élément peut comprendre un énoncé de la gestion des droits associés à la ressource ou la référence à un service fournissant ces renseignements. Les renseignements sur les droits englobent souvent les droits de propriété intellectuelle, le droit d'auteur et divers droits de propriété. Si l'élément Droits est absent, aucune hypothèse ne peut être faite quant à l'état des droits afférents à la ressource.

5.7 Titre

• Le titre du document ne doit pas contenir plus de 64 caractères.
• Le titre du document peut différer du nom de fichier.
• Le titre de document indiqué dans le document doit correspondre à celui indiqué dans la CDRL.
• Le titre de document peut comprendre le titre complet et sa forme abrégée, p. ex. Plan de gestion des immeubles (PGI), ou uniquement le titre complet.

5.8 Créateur

Le terme créateur désigne le nom ou le rôle de l'auteur d'un document. Si le rôle est joué par plus d'une personne, il faut alors indiquer le nom de la personne visée. Si plus d'une personne a participé à la création du document, il faut alors indiquer le nom de la personne qui a mis la dernière main au document au nom du groupe.

Par exemple, l'auteur d'un plan de gestion de la configuration (CMP) peut être :

Gaétan Tanguay, responsable de la configuration

5.9 Sujet

Des mots clés, des expressions clés ou des codes de classification qui décrivent le sujet d'une ressource. Il est recommandé de sélectionner une valeur dans un vocabulaire contrôlé ou dans un système de classification officiel.

5.10 Description

Un résumé, une table des matières, une référence à une représentation graphique du contenu, ou un texte libre sur le contenu.

5.11 Éditeur

Dans les applications de bureau, on utilise les champs Entreprise et Gestionnaire pour préciser l'éditeur.

L'entreprise est PSPC-SPAC.

Le gestionnaire est l'une des personnes suivantes :

• le gestionnaire immédiat de l'auteur;
• la personne responsable du document;
• la personne ayant approuvé le document;
• le gestionnaire de projet.

5.12 Contributeur

Une personne, un rôle, une organisation ou un service ayant contribué au contenu d'un document.

5.13 Date

On inscrit généralement les dates conformément à la norme ISO 8601, norme de représentation numérique de la date, comme suit :

AAAA-MM-JJ

Date : description de la norme des date.

Élément	Description
AAAA	Quatre caractères indiquant l'année
-	Séparateur fixe
MM	Deux caractères indiquant le mois, incluant le zéro à gauche (le cas échéant)
JJ	Deux caractères indiquant le jour, incluant le zéro à gauche (le cas échéant)

Exemples :

Le 5 mars 1980 devient 1980-03-05
Le 3 mai 1980 devient 1980-05-03

Références :

• NCTTI 36
• ISO 8601-2000
• FIPS PUB 4-1
• CAN/CSA-Z243.4-89
• ANSI X3.30-1985 (R1991)

Date de modification, date d'approbation, date de diffusion et date d'entrée en vigueur

• La date de modification n'est pas liée à l'approbation du document et à la date d'entrée en vigueur subséquente.
• Il faut enregistrer la date de diffusion du document en tant qu'attribut et dans le champ approprié du formulaire de l'utilisateur, en plus de l'inscrire automatiquement sur la page titre.
• Il faut indiquer la date de modification du document en tant qu'attribut, et le créateur du document la saisira ensuite dans l'historique des révisions.
• La date de diffusion et la date d'approbation doivent être inscrites dans la liste des documents.
• Il n'est pas nécessaire d'inscrire la date d'entrée en vigueur dans le document. Le document présume que la date d'approbation est la date d'entrée en vigueur. L'entrée en vigueur prévue ne s'applique pas à la deuxième version du projet de la Direction des services de gestion des accès et de l'identité (DSGAI).

5.14 Type

Le type comprend des termes décrivant des catégories, des fonctions ou des genres généraux, ou des niveaux d'agrégation. Il est recommandé de sélectionner une valeur dans un vocabulaire contrôlé (par exemple, le vocabulaire de types DCMI [DCT]).

Exemples

• Plan
• Exigences
• Conception
• Devis
• Rapport

5.15 Format

Le format peut comprendre le type de support ou les dimensions de la ressource. L'élément Format peut être utilisé pour déterminer le logiciel, le matériel ou tout autre équipement nécessaire pour afficher ou exploiter la ressource. Des exemples de dimensions seraient la taille et la durée. Il est recommandé de sélectionner une valeur dans un vocabulaire contrôlé. Par exemple, la liste des types de médias définis sur Internet (MIME) définissant les formats de supports informatiques.

• Application
• Enregistrement audio
• Exemple
• Image
• Message
• Modèle
• Liasse
• Texte
• Vidéo

5.16 Identifiant

• L'identifiant du document est inscrit sur chacune des éditions et des versions du document.
• Le système GDD-E utilise des identifiants de document à six caractères.
• Il faut identifier les versions de remplacement à l'aide du numéro de la CDRL et du numéro de version.

5.17 Source

La source est l'élément de métadonnées utilisé pour indiquer une ressource dont est tirée la ressource actuelle. La ressource actuelle peut avoir été tirée, en totalité ou en partie, d'une autre ressource source.

5.18 Langage

Il s'agit de l'élément de métadonnées utilisé pour indiquer la langue du contenu intellectuel de la ressource.

5.19 Relation

La relation est l'élément de métadonnées utilisé pour désigner une référence à une ressource connexe.

5.20 Couverture

La couverture est l'élément de métadonnées utilisé pour indiquer l'étendue ou la portée de la ressource. Typiquement, la couverture comprend une position géographique (le nom d'un lieu ou ses coordonnées), une période de temps (un nom de période, une date ou un intervalle de temps) ou une autorité (comme le nom d'une entité administrative).

5.21 Droits

Les droits associés à un document sont exprimés avec le niveau de sécurité et le contrôle d'accès.

Sécurité

Le niveau de sécurité correspond à l'une des valeurs suivantes :

• PROTÉGÉ A
• PROTÉGÉ B
• NON CLASSIFIÉ
• Aucun (ne rien indiquer)

Par défaut, un document est NON CLASSIFIÉ. Le Projet de la Voie de communication protégée ne traite pas l'information d'un niveau de sécurité supérieur ou égal à PROTÉGÉ C. Le système GDD-E ne traite pas les documents d'un niveau de sécurité supérieur à PROTÉGÉ A.

Contrôle d'accès

Le système GDD-E utilise les valeurs suivantes pour désigner le contrôle d'accès :

• Voir profil
• Modifier profil
• Voir document
• Récupérer document
• Modifier contenu
• Copier document
• Supprimer document
• Contrôle d'accès

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