Annexes – La vision et le plan à long terme rapport annuel exercise 2016 à 2017

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Annexe A : Cinq orientations stratégiques

Résumé : Orientations stratégiques

La Cité parlementaire héberge le système parlementaire fédéral canadien et est l’endroit où les Canadiens et Canadiennes se rassemblent pour célébrer et s’exprimer dans les questions d’intérêt national. La Direction générale de la Cité parlementaire (DGCP) est responsable de l’entretien et de la gérance de ces édifices et terrains historiques, de même que de la fourniture d’infrastructure et de locaux qui permettent de jouir d’un parlement moderne afin de mieux servir la population canadienne. On procède à la mise à jour de la vision et le plan à long terme (VPLT) 2006 pour intégrer les conditions et les exigences en évolution, tirer parti des nouvelles occasions et veiller à ce que le Plan tienne compte des priorités gouvernementales. Cet ensemble de cinq orientations stratégiques constitue le cadre qui orientera la mise à jour de la VPLT. La manière dont ces orientations stratégiques seront réalisées dans la VPLT mise à jour sera déterminée au cours de la prochaine phase des travaux, soit la phase 2. Cette prochaine phase sera le résultat des travaux collaboratifs de l’équipe de leadership du projet, d’une équipe d’experts-conseils, des partenaires parlementaires et de groupes de travail formés d’intervenants au cours des prochains mois. Ces travaux collectifs permettront de déterminer des approches fonctionnelles, souples, intégrées et créatives pour réaliser le plein potentiel de la Cité parlementaire et son rôle important dans la capitale nationale.

Objectif : Maintien des activités du parlement du canada

La Cité parlementaire est le cœur symbolique du Canada. Elle est essentielle à l’histoire du pays en tant que nation et est le foyer de notre système parlementaire fédéral, y compris les institutions du Sénat, de la Chambre des communes et de la Bibliothèque du Parlement. Elle continue d’être l’endroit où les Canadiens et Canadiennes se rassemblent pour les célébrations nationales et les expressions de la démocratie. La vision et le plan à long terme (VPLT) renferme une approche à long terme pour réhabiliter les édifices à valeur patrimoniale de la Cité parlementaire, satisfaire aux exigences en locaux du Parlement et créer un milieu sûr et accueillant pour les parlementaires, le personnel et les visiteurs.

Stratégie : Évoluer vers une approche de complexe afin de se doter d’un parlement moderne

La mise à jour de la VPLT tiendra compte de tous les édifices et terrains au nord de la rue Wellington, de même que les trois îlots au sud de la rue Wellington (entre la rue Elgin, la rue Bank et au nord de la rue Sparks) pour en faire un complexe unique et inclusif afin de faciliter une planification et un aménagement plus efficaces, de même qu’un soutien efficient des activités parlementaires. Cela comprendra les éléments suivants : 

Soutien

Annexe B : Des résultats pour les Canadiens et les Canadiennes – indicateurs de rendement

À court terme
Résultats attendus Indicateurs de rendement Objectif
Les édifices du Parlement sont fonctionnels Nombre d’heures par année où les services essentiels de gestion immobilière ne sont pas fournis pour assurer le fonctionnement continu du Parlement Moins de 48 heures
Les parlementaires se voient offrir des locaux modernes qui répondent à leurs besoins et qui préservent le patrimoine culturel et architectural bâti de la Cité parlementaire Pourcentage de recapitalisation et des majeurs de grande envergure exécutés à temps et en respectant le budget 90 %, d’ici le 31 mars 2018
Avantages directs
Les projets permettent de créer des emplois pour les Canadiens, y compris des occasions uniques pour les jeunes, les apprentis et les Autochtones
Nombre d’années personnes d’emploi qui seront créées 25 000 pour les projets passés et actuels (2019)
Nombre de partenariats avec les collèges et les universités visant à accroître la capacité de l’industrie et à tirer parti des pratiques innovatrices 5 d’ici 2018 à 2019
% annuel de la population étudiante dans le personnel de la Direction générale de la cité parlementaire 5 %
Pourcentage des contrats pour les projets de grande envergure qui encouragent les entreprises et les entreprises subordonnées faire preuve de progrès raisonnables vers une représentation équitable de la population canadienne et de se conformer à la disponibilité sur le marché du travail, qui comprend des jeunes et des Autochtones 100 %
Futurs projets de grandes envergures comprenant des dispositions visant à donner en sous- traitance 5 % du travail à des entreprises autochtones 100 %
Futurs projets de grandes envergures comprenant des dispositions visant à donner en sous traitance 5 % du travail à des entreprises autochtones 90 %
Le Parlement est plus accessible, plus favorable à la famille et plus ouvert au public Bâtiments neufs ou réhabilités ayant amélioré leurs caractéristiques d'accessibilité (par exemple des voies à accès facile) 100 %
Le Parlement est un modèle de durabilité Pourcentage de réduction in émissions des gaz à effet de serre par rapport aux niveaux de 2005 à 2006 80 % d’ici 2030
% de l’électricité achetée à des sources d’énergie propres 100 % d’ici 2025
% du détournement des déchets pour les projets de construction, rénovation et démolition de plus d’un million de dollars 80 %
Les nouveaux bâtiments atteignent le niveau Or du «  Leadership in Energy and Environmental Design sustainability » 100 %
Les projets de réhabilitation du patrimoine atteignent l’équivalent du niveau Argent du «  Leadership in Energy and Environmental Design sustainability » 100 %
À long terme
Résultats attendus Indicateurs de rendement Objectif
Des édifices réhabilités de manière à répondre aux besoins d’un Parlement du XXIe siècle, pour le plaisir des générations actuelles et futures Les édifices du Parlement sont conçus pour optimiser le cycle de vie afin de réduire les coûts à long terme 60 ans par bâtiment réhabilité

Annexe C : Gestion des risques

L’exécution d’un programme aussi complexe et multidisciplinaire que la VPLT nécessite une gestion rigoureuse du risque. Cette dernière doit viser les processus mêmes de la DGCP, ainsi que la surveillance des tiers par des experts des secteurs public et privé. Les éléments clés comprennent : 

Passation de marchés : Le cadre d’intégrité de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) a pour objet la réduction des fraudes à l’endroit de l’État par le renforcement de la diligence raisonnable du Ministère dans ses rapports avec les tiers. Les grands travaux de construction sur la Colline du Parlement sont adjugés en deux étapes et de manière transparente pour promouvoir la concurrence. Tous les entrepreneurs qui réalisent des travaux sur la Colline du Parlement doivent obtenir une attestation de sécurité. À SPAC, l’autorité technique est clairement distincte de l’autorité contractuelle. Les achats importants font l’objet de vérifications et de rapports par des surveillants de l’équité indépendants qui fournissent à la direction ministérielle, aux ministères clients, aux fournisseurs du gouvernement, au Parlement et à la population canadienne l’assurance que les activités importantes et complexes de SPAC en matière d’approvisionnement sont réalisées de manière équitable, ouverte et transparente. Ces rapports sont publiés sur le site Web de SPAC.

Régime de vérification : En 2010, la vérificatrice générale a déterminé que de saines pratiques de gestion de projets étaient en place pour la réhabilitation des édifices du Parlement. En 2012, des experts de la firme Raymond Chabot Grant Thornton ont présenté les mêmes observations. Entre 2014 et 2015, Price Waterhouse Cooper a fourni des vérifications financières certifiées favorables en vue des contrats de gestion de la construction en ce qui concerne les projets de construction de l’édifice de l’Ouest, de l’édifice Wellington et de l’édifice Sir-John-A.-Macdonald – ces vérifications sont effectuées de façon cyclique et seront mises en place en vue du projet de l’édifice du Centre une fois qu’il s’amorcera.

Coût, calendrier et gestion de la qualité de la conception : Les estimations de coûts, les calendriers et la gestion de la qualité de la conception sont établis par l’expert-conseil principal de chaque projet. Ils sont ensuite examinés, évalués, puis remis en question par des experts internes et externes. Les estimations sont aussi passées en revue chaque mois par les experts de l’établissement des coûts indépendants.

Système national de gestion de projet (SNGP) : Dans le cadre d’un processus exhaustif de gestion de projets, ce système a permis de réaliser les projets selon une méthode rentable et responsable. Le document sur les leçons apprises, qui doit être préparé à la fin de chaque projet, permet aux employés de comprendre le temps, les efforts et les sommes investis dans la gestion des risques. En outre, ce document rappelle l’importance de respecter les politiques applicables et de régler les problèmes de manière opportune.

La réhabilitation des édifices de la Cité parlementaire est d’une envergure et d’une complexité inégalées au Canada. Compte tenu de la portée des travaux, la DGCP s’est fondée sur des projets pilotes pour obtenir des renseignements utiles sur l’état d’un grand nombre d’édifices, et réduire ainsi le risque en matière de délais, de portée et de budget dans les grands projets. Les travaux préliminaires effectués sur les tours Nord de l’édifice de l’Ouest ont apporté un éclairage précieux sur la portée et la nature du programme nécessaire pour réhabiliter complètement l’édifice de l’Ouest. La DGCP a également travaillé en partenariat avec les universités de Calgary, de l’Alberta et du Manitoba, mettant à profit leur savoir et leurs installations pour réaliser des essais sismiques de pointe sur des répliques des murs faites de la même pierre que les édifices du Parlement. Il en a résulté des études et des données utiles pour le renforcement de la structure des murs en maçonnerie qui ont une valeur patrimoniale. 

Risque et imprévus

La rénovation et la réhabilitation d’édifices patrimoniaux sont des activités complexes et difficiles à prévoir. Comme élément important d’un établissement des coûts efficace, la Direction générale de la Cité parlementaire a élaboré et mis en œuvre une méthode rigoureuse d’établissement des coûts comprenant une approche systématique d’affectation des fonds appropriés pour les risques et les imprévus. Selon les leçons tirées d’autres projets, l’avis de spécialistes à l’interne et de tierces parties et les pratiques exemplaires de l’industrie, les fonds de prévoyance sont établis pour chaque projet afin de tenir compte des caractéristiques uniques de ce dernier, de l’état de l’immeuble et de l’ensemble des difficultés et des contraintes. Au cours des dernières années, cette méthode a été validée par des tiers experts indépendants dans le cadre des pratiques de saine gestion des projets de la DGCP.

Les réserves sont consacrées aux incertitudes relatives à l’estimation des coûts et aux problèmes connus dans le cadre de chaque projet (connu – inconnus). Par exemple, il peut s’agir d’un changement à la conception d’un projet pour s’adapter à une nouvelle portée. Les réserves s’appliquent aux éléments clés des coûts d’un projet, comme la conception, l’établissement des prix et la construction, et sont rajustées en fonction des améliorations apportées au projet dans le cadre des activités de gestion de projet continues.

Les marges de sécurité liées aux risques prévoient certaines circonstances pouvant se produire ou non durant la mise en œuvre d’un projet (éléments connus/inconnus). Par exemple, des événements à risque pourraient être une détérioration non prévue de la maçonnerie ou des conditions difficiles sur le chantier. Les marges de sécurité sont appliquées en tant que poste unique dans l’estimation globale des coûts du projet. Les marges de sécurité initiales sont examinées et précisées pendant l’élaboration du projet, jusqu’à ce que soient déterminés les événements à risque individuels. Chaque événement à risque est ensuite qualifié en fonction de sa probabilité d’occurrence, puis quantifié pour déterminer son incidence potentielle sur les coûts. Des mesures d’atténuation sont aussi définies pour chaque événement à risque. La gestion des risques s’inscrit dans les activités de gestion de projets continues.

La figure 24 montre un aperçu des marges de sécurité et des réserves cumulatives affectées aux principaux projets du programme des grands projets d’immobilisations. L’utilisation des marges de sécurité et des réserves est surveillée et fait l’objet d’un rapport mensuel. Les chiffres concernant l’utilisation reflètent les fonds dépensés ou engagés pendant la durée du projet pour effectuer les travaux approuvés et considérés comme des éléments du fonds de prévoyance ou s’inscrivant dans la portée du plan de gestion des risques du projet. Les valeurs non utilisées correspondent au reste des fonds généraux respectifs non dépensés ou engagés. 

Figure 24 : Données sur les risques et la réserve du Programme des grands projets d’immobilisation

Figure 24 : Données sur les risques et la  réserve du Programme des grands projets d’immobilisation - Description ci-dessous.
Tableau équivalent de la figure 24 : Données sur les risques et la réserve du Programme des grands projets d’immobilisation
Projets Risque et reserve  pour eventualites Utilisé Non utilisé
Réhabilitation de l’édifice de l’Ouest Risque 90.5 % 9.5 %
Réhabilitation de l’édifice de l’Ouest Reserve pour eventualites 89.0 % 11.0 %
Centre d’accueil des visiteurs – phase 1 Risque 20.5 % 79.5 %
Centre d’accueil des visiteurs – phase 1  Reserve pour eventualites 21.4 % 78.6 %
Réhabilitation des murs extérieurs de l’aile de 1867 de l’édifice de l’Est Risque 0.0 % 100.0 %
Réhabilitation des murs extérieurs de l’aile de 1867 de l’édifice de l’Est Reserve pour eventualites 0.0 % 100.0 %
Locaux provisoires pour le Sénat (Centre de conférences du gouvernement) Risque 45.0 % 55.0 %
Locaux provisoires pour le Sénat (Centre de conférences du gouvernement) Reserve pour eventualites 78.0 % 22.0 %

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