Les employés du Receveur général du Canada à pied d'œuvre durant la pandémie de COVID-19

Les employés du bureau du Receveur général du Canada à Matane, au Québec, ont repris le travail en avril afin de s’occuper de l’accumulation de plus en plus importante de prestations d’aide d’urgence en attente de traitement, obtenant ainsi un avant-goût de la façon dont le travail au gouvernement fédéral risque de changer après la pandémie.

Les 100 employés de la Direction de l’imagerie et opérations du Receveur général ont été parmi les premiers de SPAC à reprendre les activités au lieu de travail depuis que la fermeture généralisée des bureaux a été ordonnée à la mi-mars pour lutter contre la COVID-19.

« Nous sommes les premiers à reprendre le travail et à ramener les employés sur place. Comme nous ouvrons la voie, je voudrais que nous soyons l'exemple des choses à faire au lieu de celles à ne pas faire », déclare Martin Couture, directeur général de la Direction.

Le retour des employés de Matane est un essai de la nouvelle normalité ou de ce que M. Couture appelle un « changement culturel » qui « devait se produire rapidement ».

David Paquette, un gestionnaire de projet qui a travaillé à l'élaboration du plan de retour au travail, indique que la nouvelle configuration du bureau, qui accueille maintenant la moitié moins d'employés pour permettre l'éloignement physique, était « surprenante » à première vue.

« Mais après le choc initial, j'étais soulagé du fait que je pouvais venir au travail sans crainte de mettre ma santé en danger ou de devenir un vecteur de contamination », ajoute-t-il. « Tout le monde a rapidement compris que c'était ainsi que nous pouvions mener nos activités et retrouver un sentiment de normalité dans l'immeuble ».

Une équipe constituée de représentants des employés et de la direction, en consultation avec l’équipe des relations de travail et les syndicats locaux, et de représentants de Santé Canada et de responsables de la santé et de la sécurité de la province a élaboré un plan de retour au travail en vue d’adapter l’espace de bureau en fonction des principes d’éloignement physique, des activités quotidiennes et de la vie générale au bureau.

Il fallait déterminer les employés qui revenaient au bureau, ceux qui faisaient du télétravail et les processus opérationnels à modifier de manière à assurer la sécurité des employés tout en améliorant l'efficacité. Le Receveur général partage l'immeuble avec les services d’imagerie documentaire du gouvernement. Or, comme environ 200 employés sont obligés de continuer de faire du télétravail parce qu'il n'y a plus de place, les façons de faire doivent être repensées pour que le travail puisse s’effectuer davantage à la maison. Il s’agit d’une occasion sans précédent pour repenser notre façon de travailler et pour participer activement à l’évolution du milieu de travail à SPAC.

Le Receveur général est le trésorier et le comptable du gouvernement. Il fait le suivi d'un billion de dollars en flux de trésorerie chaque année, traitant et validant ainsi toutes les entrées et sorties de fonds à même les comptes du gouvernement afin de détecter les erreurs, les fraudes et les abus.

Malgré la fermeture des bureaux, les paiements fédéraux continuaient d'être émis, y compris les prestations d'urgence versées aux personnes ayant subi des pertes en raison de la pandémie. La grande majorité des Canadiens reçoivent leurs paiements par dépôt direct. Quant aux autres qui reçoivent des chèques papier, leurs dossiers s’étaient accumulés au moment où les employés sont retournés au travail. Ce retard a toutefois été rattrapé à la fin du mois de juin.

Cela dit, le programme Subvention salariale d'urgence du Canada, qui couvre jusqu'à 75 % de la masse salariale des entreprises admissibles, était une tout autre histoire. Il impliquait des paiements plus élevés qui étaient prioritaires, et dont le traitement nécessitait la présence d'employés au lieu de travail pour que les banques ne retiennent pas les fonds ni ne retardent leur versement à leurs destinataires.

M. Couture dit anticiper 20 millions de paiements sur deux mois lorsque la nouvelle subvention salariale entrera en vigueur, ce qui équivaut aux deux tiers d'une année de travail.

On s’est penché sur le travail exécuté par les différentes équipes à chaque étage pour déterminer comment celles-ci pourraient le faire de manière plus sûre selon le processus le plus simple possible, dans cette nouvelle réalité. On s'est également efforcé de réduire l'utilisation du papier, les contacts entre les travailleurs autant que possible, ainsi que les contacts avec les surfaces.

Selon M. Paquette, la communication a été déterminante. Une fois que les employés ont bien compris les raisons qui motivaient les changements, ils ont adhéré au fait que la sécurité des autres était leur responsabilité, et non pas un inconvénient.

Les plus grands risques à gérer ont été l'éloignement physique et la limitation du contact avec les surfaces touchées fréquemment, c'est-à-dire les poignées, les boutons, les fontaines, les robinets, les imprimantes, les écrans, les bureaux, ainsi que les sacs de courrier et les boîtes dans lesquelles arrivent les documents à traiter. M. Paquette souligne qu'ils se sont heurtés parfois à un « obstacle majeur », comme la découverte que la reconfiguration de la circulation sur un étage faisait passer trop de personnes par des portes qu'elles devaient ouvrir manuellement.

La nouvelle routine est maintenant bien établie et commence dès l'arrivée des travailleurs. Tout en maintenant une distance de 2 mètres, ceux-ci font la file à l'extérieur et entrent dans l'immeuble un par un. Ils se lavent ensuite les mains et montrent leurs cartes d'identité aux commissionnaires, qui suivent de près les personnes présentes dans l'immeuble afin de pouvoir retracer les contacts qu’ils ont eus en cas d'infection.

D'énormes appareils d'imagerie, qui numérisent des centaines de pages par minute, dominent l'étage. Les employés, qui étaient auparavant regroupés autour de longues tables pour préparer et trier les documents à numériser, sont maintenant séparés par des cloisons en plexiglas et entourés de postes de lavage des mains.

Une seule personne à la fois peut utiliser les toilettes, et elle doit éteindre les lumières en sortant pour indiquer à la prochaine personne que les toilettes sont vides. Les distributeurs de savon et les robinets sont maintenant activés par le mouvement ou une pédale. Éventuellement, les portes les plus utilisées dans l'immeuble s'ouvriront automatiquement grâce à un dispositif électronique activé par une carte d'identité sans contact ou des détecteurs de mouvement.

Cependant, le travail a aussi une dimension sociale. Selon M. Couture, il a été particulièrement difficile de séparer les employés pendant les pauses et le dîner. À cette fin, des chaises ont été enlevées dans la cafétéria, et les heures de pause et de dîner ont été échelonnées.

Ce sont toutefois les employés qui ont signalé le risque qu’on se fasse livrer davantage de mets à emporter, étant donné qu'on doit manger maintenant à son bureau et que le nombre de places assises à la cafétéria est limité.

« Nous avions ainsi toutes ces personnes qui se rassemblent à l'entrée principale du rez-de-chaussée et qui échangent de la nourriture et de l'argent, et nous n'avions aucun moyen de gérer tout ce mouvement provenant de l'extérieur. Cela nous a totalement échappé », indique M. Paquette.

Le risque a été atténué rapidement. Le lieu de l'échange a été déplacé à l’extérieur, sur des tables munies de cloisons de verre où les employés peuvent ramasser leurs commandes. Le paiement se fait à l'avance par voie électronique, et non en argent comptant à la réception de la commande, et il y a du désinfectant pour le nettoyage des mains et des paquets.

« Tout va bien en ce moment, et tout le monde est très satisfait de la façon dont les choses sont organisées, même si le changement paraissait drastique au départ », affirme M. Paquette. « Cela dit, nous devons rester vigilants quant aux aspects que nous pouvons encore améliorer. Nous devons demeurer attentifs à ce qui se passe. »