Annexe E : Lignes directrices sur les demandes de visites

1. Visites d’une organisation du secteur privé auprès d’une autre organisation du secteur privé au Canada

• a) Les agents de sécurité d’entreprise (ASE) d’organisations canadiennes du secteur privé inscrites sont habilités à transmettre les DV directement à d’autres organisations canadiennes du secteur privé pour leurs employés qui sont titulaires d’une autorisation de sécurité sur le personnel canadienne au niveau voulu. Cependant, les DV impliquant ce qui suit doivent être traitées par le Programme de sécurité des contrats (PSC) de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) :
  • les ressortissants étrangers, même s’ils sont titulaires d’une autorisation de sécurité sur le personnel canadienne
  • les visites donnant accès à des renseignements classifiés nécessitant une autorisation spéciale d’accès ou à la divulgation de ces renseignements, par exemple :
    • la sécurité des communications (COMSEC)
    • les renseignements classifiés d’origine étrangère
    • l’Organisation du traité de l'Atlantique nord (OTAN)
    • d’autres programmes d’accès spécial ou limité
• b) Procédures à appliquer dans le traitement de ces DV :
  • les organisations doivent remplir le Formulaire de demande de visite et confirmer avec l’ASE qui a fait la demande que l’organisation est titulaire d’une attestation de sécurité d’installation (ASI) en bonne et due forme. L’ASE devrait s’assurer que chaque visite porte un numéro de désignation ou de série qui lui est propre
  • l’organisation d’accueil doit recevoir la DV au moins quinze (15) jours avant la date prévue pour la visite
    • dans les cas exceptionnels ou  d’urgence, on peut prendre les dispositions nécessaires par téléphone, à la condition de confirmer tous les détails par écrit
    • les employés ne peuvent jamais présenter en mains propres leur propre DV à l’établissement à visiter
  • si l’ASE de l’organisation visiteuse ou d’accueil a des doutes sur la nature de la visite ou ASI de l’autre organisation, il doit communiquer avec le Centre de service à la clientèle du Programme de sécurité des contrats à vérifier cette information
  • il faut signaler immédiatement à l’ASE de l’autre organisation la perte ou le déclassement de l’ASI de l’organisation
  • l’ASE qui lance la demande doit faire connaître immédiatement à l’organisation d’accueil  tout changement de statut du visiteur qui exige la révocation de l’autorisation de visite
  • l’ASE de l’organisation d’accueil  est autorisé à approuver les demandes, pourvu que toutes les conditions nécessaires soient respectées, et à aviser l’ASE qui a fait la demande, de vive voix ou par écrit. Si la visite n’est pas approuvée, l’ASE doit le faire savoir dans les plus brefs délais à son homologue qui a fait la demande

2. Visites d’organisations canadiennes du secteur privé auprès du gouvernement canadien

Il faut remplir et soumettre aux responsables du PSC de SPAC le Formulaire de demande de visite. Les instructions pour Soumettre des formulaires de demande sont affichées sur le site web du PSC de SPAC.

3. Visites de personnel du gouvernement du Canada auprès d’organisations canadiennes du secteur privé

• a) Les ASE d’organisations canadiennes enregistrées sont autorisés à traiter les demandes des dirigeants principaux de la sécurité ministérielle de ministères et d’organismes gouvernementaux qui présentent une DV au nom de leurs employés. Ces derniers doivent posséder une autorisation de sécurité du personnel canadienne de niveau approprié et avoir réellement besoin de discuter des contrats classifiés dont ils sont chargés
• b) Procédures à appliquer dans le traitement de ces demandes de visites :
  • les demandes doivent être soumises au moyen du Formulaire de demande de visite. Les ASE doivent demander aux dirigeants principaux de la sécurité d’utiliser le formulaire de demande et s’assurer que chaque visite a un numéro de désignation ou de série qui lui est propre
  • le formulaire de DV peut être transmis par courriel, par la poste, par télécopieur ou par messager. Les instructions pour Soumettre des formulaires de demandes sont affichées sur le site web du PSC de SPAC
  • la DV doit parvenir à l’organisation d’accueil du secteur privé au moins quinze (15) jours avant la date prévue pour la visite :
    les employés ne peuvent jamais présenter en mains propres leur propre DV à l’établissement à visiter
  • si l’ASE de l’organisation d’accueil du secteur privé a des doutes sur la nature de la visite ou les autorisations de sécurité sur le personnel des visiteurs proposés, il doit vérifier cette information en communiquant avec le Centre de service à la clientèle du Programme de sécurité des contrats
  • le dirigeant principal de la sécurité doit aviser immédiatement l’ASE de l’organisation d’accueil de tout changement de statut du visiteur qui exige la révocation de l’autorisation de visite
  • l’ASE de l’organisation d’accueil  est autorisé à approuver les demandes, pourvu que toutes les conditions nécessaires soient respectées, et à aviser le dirigeant principal de la sécurité qui a fait la demande, de vive voix ou par écrit. Si la demande n’est pas approuvée, l’ASE doit également le faire savoir dans les plus brefs délais au dirigeant principal de la sécurité qui a fait la demande et en informer les responsables du PSC

Identification et contrôle des visiteurs

Les organisations à visiter doivent s’assurer qu’elles ont en leur possession la DV approuvée, soit par le PSC de SPAC ou par l’ASE de l’organisation d’accueil , dans le cas des visites d’organisations canadiennes auprès d’autres organisations canadiennes. L’ASE de l’organisation d’accueil  doit s’assurer que l’organisation qui a demandé la visite possède une ASI  au niveau voulu. Cette vérification peut être fondée sur une relation contractuelle existante, lorsque le contrat porte sur des renseignements classifiés au même niveau ou à un niveau supérieur, ou la confirmation du PSC de SPAC. Lorsqu’on a déterminé le statut de l’ASI de l’organisation qui a fait la demande, la confirmation de l’ASE de cette organisation en ce qui concerne l’autorisation de sécurité sur le personnel de chaque visiteur proposé peut être acceptée.

L’identité du visiteur doit être positivement vérifiée à l’aide d’une pièce d’identité avec photo avant que des renseignements classifiés soient divulgués. En cas de doute quant à la validité de la DV ou à l’identité du visiteur, on doit demander une confirmation aux responsables en communiquant avec le Centre de service à la clientèle du Programme de sécurité des contrats.

Les organisations d’accueils doivent s’assurer que les visiteurs n’ont accès qu’aux renseignements classifiés correspondant à l’objectif autorisé de la visite. Les visiteurs étrangers, qu’ils viennent d’organisations étrangères ou canadiennes, ne doivent pas avoir accès aux renseignements, sauf dans les cas prévus par les conditions de l’autorisation de la visite. Les ressortissants étrangers doivent être accompagnés lorsqu’ils ont accès aux renseignements classifiés, conformément aux conditions de l’autorisation de leur visite, et dans les zones où ils pourraient avoir accès à des renseignements classifiés. L’accompagnateur doit être un employé compétent possédant l’autorisation de sécurité voulue, auquel on a donné des instructions en ce qui concerne les limites imposées aux droits d’accès du visiteur ou les restrictions quant à ses déplacements.

On ne doit pas remettre de documents classifiés aux visiteurs pour qu’ils puissent les emporter à l’extérieur de l’organisation d’accueil , sauf dans les cas prévus au chapitre 6.8 : Transfert de renseignements et de biens de ce manuel.

Registre des visiteurs

Les organisations doivent tenir un registre de toutes les personnes qui visitent leur installation pour avoir accès à des renseignements classifiés. Ce registre doit être distinct du registre des visites non classifiées.

L’organisation d’accueil doit conserver les registres des visites autorisées qui ont effectivement eu lieu pendant une période minimale de deux ans et le PSC de SPAC pourra inspecter ces registres au hasard pendant cette période.

On doit conserver, pour les visites de l’OTAN, un ensemble distinct de registres de visiteurs (chapitre 10 : Organisations internationales de ce manuel).