Mise à jour des exigences en matière de vérification de l'identité liées au processus de vérification des antécédents
Communiqué : Le 18 avril 2019
Le 15 mai 2019, le Programme de sécurité des contrats de Services publics et Approvisionnement Canada mettra en œuvre les nouvelles exigences en matière de documentation contenues dans la Norme sur le filtrage de sécurité. Cela signifie que toutes les personnes qui présentent une demande d'enquête de sécurité devront désormais fournir à l'agent de sécurité d'entreprise (ASE) ou à l'agent de sécurité d'entreprise remplaçant (ASER) une preuve de l'identité essentielle et une preuve à l'appui de l'identité; et l'une de ces pièces d'identité devra comprendre une photo.
Le gouvernement du Canada du Canada s'est engagé à maintenir les normes les plus élevées en matière de sécurité, comme il a été établi dans la Politique sur la sécurité du gouvernement du Secrétariat du Conseil du Trésor. Ces changements nous permettront de nous assurer qu'un examen approfondi de la preuve d'identité est réalisé, et fourniront à l'ASE ou à l'ASER une meilleure assurance de l'identité unique d'une personne.
Changements apportés aux responsabilités de l'agent de sécurité d'entreprise et de l'agent de sécurité d'entreprise remplaçant
Tous les ASE et ASER doivent réaliser des vérifications des antécédents et vérifier l'identité d'un employé; il s'agit là de la première étape du processus d'enquête de sécurité. L'ASE ou l'ASER doit aussi vérifier les diplômes, les qualifications professionnelles, les antécédents professionnels et les références personnelles de l'employé, ou valider que quelqu'un au sein de l'organisation a vérifié ces renseignements dans le cadre du processus d'embauche. Pour ce faire, l'ASE ou l'ASER doit suivre les étapes suivantes:
- Obtenir 2 pièces d'identité de l'employé. L'une doit être une preuve de l'identité essentielle qui permet d'établir les renseignements de base sur l'identité comme le nom, la date de naissance, le sexe, le lieu de naissance émis par une autorité au Canada au sein de la compétence pertinente (certificat de naissance, certificat de citoyenneté canadienne, document de résidence permanente, fiche relative au droit d'établissement). L'autre doit être une preuve « à l'appui » de l'identité qui permet de confirmer la preuve de base et qui fournit des renseignements supplémentaires comme une photo, une signature ou l'adresse actuelle (un passeport canadien, un permis de conduire, un certificat sécurisé de statut indien ou une carte d'identité avec photo provinciale émise pour les personnes qui n'ont pas de permis de conduire).
Remarque: L'ASE ou l'ASER devrait demander les pièces d'identité originales à l'employé. Toutefois, si l'employé ne se situe pas physiquement dans le même bureau ou lieu de travail que l'ASE ou l'ASER, des copies électroniques peuvent être acceptées.
- Examiner les documents afin de confirmer qu'ils ont été émis par les autorités gouvernementales appropriées au Canada.
- Veiller à ce que les renseignements contenus dans les 2 documents soient uniformes et que les documents ne semblent pas avoir été altérés ni modifiés. En cas de doutes sur l'identité de l'employé, il faut l'indiquer dans la demande d'enquête de sécurité sur le personnel de l'employé.
- S'assurer que les renseignements figurant dans les 2 documents correspondent aux renseignements fournis par l'employé dans son formulaire d'enquête de sécurité sur le personnel.
- Conserver des copies de chaque pièce d'identité dans le dossier d'enquête de sécurité sur le personnel de l'employé à des fins de vérifications.
- Confirmer l'identité de l'employé en remplissant la partie du représentant de la section C1 du Formulaire de vérification de sécurité, de consentement et d'autorisation du personnel (SCT/TBS 330-23).
Réaliser des vérifications des antécédents
Vérifier l'identité unique d'une personne constitue une première étape essentielle dans le cadre du processus d'enquête de sécurité. Cette vérification doit être réalisée avant les autres tâches de l'enquête de sécurité. Toutefois, la vérification de l'identité n'est qu'une composante des responsabilités de l'ASE ou de l'ASER liées à la vérification des antécédents. L'ASE ou l'ASER doit aussi vérifier les diplômes, les qualifications professionnelles, les antécédents professionnels et dans certains cas, les références personnelles de l'employé.
Liste de vérification: réaliser des vérifications des antécédents
Services publics et Approvisionnement Canada s'est engagé à s'assurer que les organisations qui collaborent avec le gouvernement du Canada respectent les exigences fédérales en matière de sécurité. Afin d'appuyer la réalisation des vérifications des antécédents, l'équipe du Programme de sécurité des contrats a mis au point la liste de vérification ci-jointe.
Pour en savoir davantage sur les nouvelles exigences
Veuillez-vous reporter aux ressources ci-après pour en savoir davantage sur les nouvelles exigences relatives à la réalisation des vérifications des antécédents.
Webinaires: Comment effectuer des vérifications des antécédents?
On vous invite à vous inscrire à un webinaire en direct sur la manière d'effectuer les vérifications des antécédents. Ce webinaire sera présenté par un expert en la matière et comprendra une période de questions et de réponses à la fin de la présentation. Apprenez-en plus sur les webinaires offerts par le Programme de sécurité des contrats.
Renseignements additionnels
Services publics et Approvisionnement Canada a mis à jour son site web afin d'ajouter une section sur la manière de réaliser une vérification des antécédents qui explique les nouvelles exigences de façon plus précise; et a également ajouté une liste de toutes les preuves de l'identité essentielle et preuves à l'appui de l'identité qui sont acceptables.
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Pour en savoir davantage sur les nouvelles exigences :