Services de gestion extrajudiciaire des conflits d'ordre commercial
Le Programme de gestion des conflits d'ordre commercial (GCC) offre une variété de services pour aider à la prévention, au dépistage précoce et au règlement des conflits d'ordre commercial dans les cas pour lesquels Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) est l'autorité contractante. Explorez les services offerts par le programme.
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Gestion et résolution des conflits d'ordre commercial
Règlement extrajudiciaire des différends (RED) :
- correspond à tous les moyens utilisés pour résoudre un conflit à l'extérieur d'une salle d'audience;
- fait appel à un spécialiste du règlement des différends qui aide les parties à résoudre les différends entre elles;
- est un processus volontaire dans le cadre duquel un tiers (spécialiste) aide les parties à trouver un terrain d'entente qui convient à tous.
Un conflit d'ordre commercial est tout désaccord concernant les activités d'approvisionnement ou de passation de marchés. Pour aider à régler les conflits d'ordre commercial, nous :
- recevons les préoccupations, les demandes de renseignements et les demandes d'intervention au sujet de conflits d'ordre commercial, à n'importe quelle étape du cycle de vie de l'approvisionnement ou du contrat;
- offrons des services de prévention des conflits et de règlement extrajudiciaire des différends à toute partie à un processus d'approvisionnement ou de contrat;
- écoutons et proposons des options pour gérer le conflit d'ordre commercial et faciliter la communication;
- aidons les parties à trouver une solution mutuellement acceptable;
- aidons à prévenir des problèmes semblables en cernant les préoccupations systémiques potentielles et en faisant des recommandations à SPAC;
- offrons des activités de sensibilisation et de diffusion externe.
Nous ne pouvons pas :
- prendre de décision quant à la façon dont le conflit d'ordre commercial sera résolu, car cela vous revient, à vous et aux autres parties concernées;
- représenter une des parties concernées par un différend;
- agir en tant qu'autorité formelle ou expert technique;
- formuler des opinions concernant qui a raison ou qui a tort;
- modifier ou remplacer les lois, règles, politiques ou décisions administratives;
- divulguer des informations reliées au contenu des différends;
- nous impliquer dans toute question soumise à un examen ou à une enquête.
Impartiaux et confidentiels
Nos spécialistes du RED agissent comme des facilitateurs tiers neutres de dialogue; ils ne rendent pas de décisions et ne prennent pas parti. Ils sont toujours prêts à explorer d'autres options à tout moment si vous êtes préoccupé par une question. De plus, toute information que vous avez communiquée à votre spécialiste est gardée confidentielle, sauf si vous donnez la permission de la divulguer.
Nous estimons qu'il est dans le meilleur intérêt de toutes les parties concernées que l'intervenant spécialiste soit impartial et à l'abri de pressions internes. Le programme est distinct des activités de SPAC.
Séances de sensibilisation
Aimeriez-vous nous inviter à votre prochaine réunion d'équipe, conférence ou retraite annuelle? Ou souhaitez-vous en savoir plus sur la façon dont nous pouvons aider les organisations à gérer les conflits d'ordre commercial? Communiquez avec l'équipe du Programme de gestion des conflits d'ordre commercial pour prévoir une séance de sensibilisation.
Nos services extrajudiciaires de résolution de conflit
Contenu de la présente section
Consultation
Consultation est un rencontre avec un spécialiste afin d'examiner les options et de choisir le service de RED qui permettrait de régler le conflit en question.
Principales caractéristiques
Aperçu
Réunions :
- en personne
- par téléphone
- sur WebEx
- par téléconférence ou vidéoconférence
Utilisation
Une mesure proactive pour obtenir des conseils et de l'orientation sur les options de règlement des différends.
Éléments à prendre en considération
- À cette étape, les autres parties ne participent pas; il s'agit d'une première approche individuelle en matière de gestion des différends.
- Les participants doivent être prêts à examiner de nouvelles options et à sortir des sentiers battus.
Résultat attendu
À la fin du processus de consultation, vous devriez être en mesure d'utiliser les renseignements que vous avez reçus pour mieux comprendre les options disponibles afin de décider de la façon dont vous voulez procéder pour résoudre le conflit.
Scenario
Par exemple, vos êtes un fournisseur, un ministère client ou une autorité contractante qui éprouve des difficultés pendant l'exécution d'un contrat. Vous voulez savoir ce que vous pouvez faire différemment, le cas échéant.
Comment nous pouvons vous aider
Une consultation peut vous aider à déterminer les options et les ressources qui s'offrent à vous afin que vous puissiez réfléchir à vos prochaines étapes.
Mentorat
Mentorat est une réunion pour aider à régler un différend. Elle peut se faire individuellement ou en groupe et peut prendre la forme d'une série de réunions au cours desquelles le mentor aide à définir la façon d'aborder le problème à l'avenir.
Principales caractéristiques
Aperçu
Réunions :
- en personne
- par téléphone
- sur WebEx
- par téléconférence ou vidéoconférence
Utilisations
- Enseigner aux individus des compétences en gestion du risque pour les aider à gérer eux-mêmes leurs différends;
- Mesures proactives et préventives;
- Améliorer les compétences liées à la gestion des différends.
Éléments à prendre en considération
- Les séances peuvent être jumelées à un perfectionnement professionnel continu.
- Les participants doivent être prêts à apprendre.
- Approche individuelle afin de régler rapidement le différend ou de le prévenir de façon directe.
Résultat attendu
À la fin d'une ou de plusieurs séances d'encadrement en résolution des conflits, vous devriez être en mesure de mieux prévenir ou gérer de façon proactive une situation de conflit par vous-même.
Scenario
Par exemple, vous êtes un ministère client du gouvernement du Canada ou une autorité contractante de SPAC. Vous devez donner une rétroaction à une personne qui participe au projet au sujet des retards dans son travail. Vous appréciez le travail que cette personne fait et souhaitez entretenir de bonnes relations, mais vous êtes conscient de votre difficulté à communiquer efficacement.
Comment nous pouvons vous aider
Nous pouvons vous aider à vous préparer à cette discussion en vous fournissant :
- une rétroaction sur votre plan d'action proposé;
- du mentorat pour vous aider à élaborer des messages clés afin d'améliorer les résultats escomptés.
Discussion dirigée
Discussion dirigée est une rencontre entre les parties, présidée par un spécialiste neutre de RED , dans le but de discuter du différend et des solutions possibles.
Principales caractéristiques
Aperçu
Discussion multipartite qui :
- agit en fonction de l'avenir;
- met l'accent sur l'établissement de consensus;
- permet un remue-méninges;
- permet une résolution sur mesure;
- permet aux parties de mieux comprendre leurs points de vue mutuels.
Utilisation
Prévention et règlement rapide les conflits.
Éléments à prendre en considération
- On peut trouver un résultat qui convient aux deux parties.
- Les parties prennent part de façon active au processus et conservent le contrôle à l'égard du résultat.
- Les participants peuvent communiquer dans un cadre non conflictuel.
- Des progrès peuvent être réalisés en poursuivant la discussion avec l'aide d'un spécialiste du RED.
- Il s'agit d'une bonne méthode pour préserver les relations d'affaires.
- Pour obtenir un bon résultat, toutes les parties doivent faire preuve de bonne foi.
- Cette approche tient compte des droits conférés par la loi et des intérêts des parties.
- Une plus grande gamme de résultats possibles, comme une meilleure compréhension du point de vue des autres, un changement dans les pratiques ou les processus.
- Le résultat dépend des pouvoirs de règlement des participants.
Résultat attendu
À la fin d'une discussion animée, vous aurez pris part à une conversation dans un cadre non conflictuel. Celle-ci permet aux parties de mieux comprendre les enjeux. En outre, cette discussion permet aux parties de continuer d'envisager un résultat mutuellement acceptable avec une solution sur mesure.
Scenario
Par exemple, vous êtes un entrepreneur dans le cadre d'un contrat à long terme. Vous avez des désaccords dans l'interprétation des modalités du contrat ou des instructions contradictoires du chargé de projet du ministère client du gouvernement du Canada concernant l'exécution des produits livrables. Vous savez que le fait de ne pas régler ce problème aura une incidence sur votre capacité de mener à bien ce projet et augmentera les coûts engagés, ainsi que le sentiment de frustration.
Toutes les préoccupations soulevées n'ont pas abouti à une résolution. Peu de progrès ont été réalisés en ce qui concerne les autres préoccupations.
Comment nous pouvons vous aider
Nous pouvons aider les parties à progresser dans de telles situations en présidant une réunion au cours de laquelle vous et les autres aurez l'occasion de vous faire entendre et comprendre, et de discuter en collaboration des options pour convenir d'une voie à suivre.
Médiation
Médiation est un processus de discussion formalisé et dirigé.
Principales caractéristiques
Aperçu
Mêmes caractéristiques principales que la discussion dirigée, en plus des suivantes :
- toutes les parties doivent signer le consentement à la médiation;
- le règlement est consigné par écrit dans l'esprit d'un contrat juridiquement contraignant.
Utilisation
Le plus souvent en cas de réclamations formelles, de plaintes et de litiges.
Éléments à prendre en considération
Cette approche comporte les mêmes facteurs à prendre en considération que la discussion dirigée, en plus du facteur suivant : avant la séance de médiation, chaque partie fournit au médiateur et aux autres parties les documents pertinents expliquant leur point de vue écrit sur le différend.
Résultat attendu
Des résultats plus concrets que lors d'une discussion dirigée, en ce sens où les parties peuvent parvenir à un règlement qui devient légalement contraignant une fois signé ou incorporé dans un contrat existant.
Scenario
Par exemple, vous êtes un entrepreneur et vous avez fait preuve de patience par rapport au paiement final pour le travail effectué et livré. L'autorité contractante demande d'autres pièces justificatives pour justifier le versement du paiement final. Vous avez l'impression d'avoir fourni tout ce qu'il fallait et vous ne savez pas très bien ce qu'elle souhaite obtenir. Vous devenez frustré par le processus qui prend beaucoup de temps, qui est répétitif et qui a une incidence sur votre capacité de recevoir le paiement final qui vous est dû et de gérer votre entreprise.
Comment nous pouvons vous aider
Nous pouvons vous aider en offrant des services de médiation afin que les parties puissent avoir une discussion constructive en vue de :
- mieux comprendre les enjeux ainsi que leurs impacts et les attentes;
- déterminer et examiner sérieusement la possibilité de trouver une solution mutuellement viable aux questions contractuelles en suspens.
Arbitrage
Arbitrage est un processus officiel dans le cadre duquel les parties concernées s'entendent pour qu'un arbitre neutre décide de la solution à adopter.
Principales caractéristiques
Aperçu
Le processus :
- est effectué sous forme d'examen de dossier ou d'audience en personne;
- agit en fonction du passé;
- met l'accent sur les faits et les droits légaux;
- aboutit à un résultat ou à une décision par un arbitre.
Utilisation
Lorsque tous les efforts antérieurs des parties pour résoudre la question n'ont pas abouti à un résultat mutuellement convenu et que la seule autre option qui reste est le litige.
Éléments à prendre en considération
- Le processus tient compte des droits conférés par la loi et des intérêts des parties.
- Les participants déterminent les questions qui doivent être tranchées par l'arbitre.
- L'arbitre rend une décision exécutoire; il est difficile d'interjeter appel de la décision arbitrale.
- Des règles ou des procédures, semblables à celles de la Cour, peuvent s'appliquer.
- Ce processus demande davantage de temps et d'argent que d'autres processus de RED.
Résultat attendu
À la fin du processus d'arbitrage, le conflit est réglé par une décision juridiquement contraignante rendue par l'arbitre.
Scenario
Par exemple, les tentatives antérieures des parties pour parvenir à un accord mutuellement bénéfique ont échoué. Après avoir évalué leurs options, elles ont décidé de recourir à l'arbitrage avant de régler l'affaire devant les tribunaux.
Comment nous pouvons vous aider
Nous pouvons vous aider dans de telles situations en gérant le processus de sélection conjointe d'un arbitre du secteur privé.
Pour en apprendre davantage sur ces services
Vous voulez en apprendre plus au sujet de nos services? Ou savoir vous y mettre dès maintenant? Communiquez avec l'équipe du Programme de gestion des conflits d'ordre commercial.