Services de gestion de l'information numérisée
En tant que partenaire en gestion de l'information, le Centre de solutions en imagerie de documents offre de convertir vos documents papier en pixels et bien plus encore. Sur cette page, apprenez-en davantage sur nos services de numérisation et sur notre proposition de valeur.
Sur cette page
- Services
- Services spécialisés
- Proposition de valeur
- Politique qualité : Organisation internationale de normalisation 9001:2015
Services
Nous offrons des services de gestion de documents et de conversion à divers niveaux de qualité.
Conversion de base
Ce service comprend la conversion de vos papiers et de vos documents surdimensionnés en images. Comme pour le reste de nos services, nous utilisons un processus rigoureux d'assurance de la qualité. Le Centre de solutions en imagerie de documents peut retourner les fichiers numériques aux clients par support externe ou en effectuant le transfert des fichiers électroniques. Tous les documents peuvent être convertis, peu importe leur taille, des cartes d'affaires aux documents d'ingénierie surdimensionnés. La conversion comprend également les livres, les microfilms et les microfiches et comprend toujours des renseignements d'indexation pour que vous puissiez retrouver rapidement et facilement vos données.
Gestion des documents
Outre le service de conversion de base, nos installations peuvent convertir vos documents à l'aide de plusieurs plateformes. Nous pouvons recueillir plus de renseignements et les valider par rapport à vos données fiables. De cette façon, nous pouvons gérer les documents numériques en votre nom et donner accès à ces derniers aux utilisateurs autorisés par l'intermédiaire d'un portail Web sécuritaire.
Preuve de conformité
Devez-vous produire des documents numérisés devant un tribunal? Nous respectons les normes de l'Office des normes générales du Canada et certifions que votre image est la copie conforme du document original.
| Services | Service de conversion de base | Service de gestion des documents | Preuve de conformité |
|---|---|---|---|
| Conversion de documents | Oui | Oui | Oui |
| Assurance de la qualité | Oui | Oui | Oui |
| Retour de fichiers numériques | Oui | Oui | Oui |
| Envoi de documents depuis plusieurs plateformes | s/o | Oui | Oui |
| Validation des données | s/o | Oui | Oui |
| Accès sécurisé par le portail Web | s/o | Oui | Oui |
| Respect des normes de l'Office des normes générales du Canada | s/o | s/o | Oui |
Services spécialisés
Besoin d'aide avec des projets spéciaux? Nous avons la solution.
Gestion de la salle de courrier
Voulez-vous optimiser votre salle de courrier afin de répondre plus rapidement à vos clients? Pour commencer, nous pouvons gérer la réception de vos documents venant de divers utilisateurs au moyen d'une case postale, d'une adresse courriel ou d'un télécopieur centralisé.
Nous pouvons nous occuper des tâches fastidieuses comme l'ouverture et la préparation de vos documents aux fins de numérisation.
À la toute fin du processus, nous pouvons entretenir un lien avec votre technologie de l'information pour fournir des documents numérisés. Cette fonction permet aux clients de gérer leur propre base de clients.
Correspondance ministérielle
En complément à la gestion de la salle de courrier, la solution de correspondance ministérielle peut vous aider à répondre plus rapidement et plus efficacement aux questions du grand public et des secteurs publics et privés. Par l'intermédiaire de ce service, nous recevons, préparons, numérisons et faisons le tri des télécopies, du courrier et des courriels entrants, ce qui nous permet de rédiger et d'envoyer une réponse normalisée aux requêtes faciles à exécuter. Pour les requêtes pour lesquelles il faut effectuer une recherche plus approfondie, nous vous fournissons les documents numérisés aux fins d'examen; de cette façon, vous pouvez rédiger rapidement et aisément votre propre réponse.
Documents d'archives
Nous pouvons archiver les documents et offrir des services de gestion de documents sécuritaires. Une fois les images archivées, le client peut les consulter à l'aide d'une solution clé en main intégrée à ses systèmes de TI (technologie de l'information). Les clients peuvent également accéder aux images en ligne sur le réseau intranet du gouvernement. Les deux options comprennent une piste de vérification complète.
Une fois les documents traités, nous offrons également des services d'entreposage et de destruction des documents sur place.
Service bibliographique
Une fois vos documents numérisés, nous pouvons les partager avec la Direction des éditions et services de dépôt de Services publics et Approvisionnement Canada. Ce groupe reçoit vos documents et les rend accessibles au public au moyen de son portail Web, c'est-à-dire le portail des publications du gouvernement du Canada.
Vous pouvez également recevoir des documents sur votre propre portail Web. Ce service est idéal si vous voulez rendre disponibles des documents historiques aux fins de consultation sans prendre le risque que vos documents papier soient abimés.
Publications du gouvernement du Canada
Proposition de valeur
Évitez les longs processus d'approvisionnement. Nous avons présélectionné des spécialistes chevronnés et mis sur pied un réseau pour aider à réaliser le travail à accomplir. Voici d'autres avantages résultant du partenariat avec la solution en imagerie de documents de Services publics et Approvisionnement Canada :
- Une mise en œuvre rapide d'un projet grâce à un protocole d'entente
- Une intégration harmonieuse avec les processus et les systèmes en place par l'intermédiaire du réseau intranet sécurisé du gouvernement du Canada
- Un pare-feu à haute sécurité
- Un chiffrement des données transférées et des accès contrôlés
- Une production d'images de qualité probante conformément aux normes de l'Office des normes générales du Canada (ONGC) et aux normes de l'Organisation internationale de normalisation (ISO)
- Des spécialistes d'expérience travaillant dans des immeubles sécurisés du gouvernement du Canada
Nous fonctionnons selon le principe du recouvrement des coûts, de façon annuelle. Nos ententes avec les clients comprennent une estimation fondée sur le coût total par image.
Politique qualité : Organisation internationale de normalisation 9001:2015
Nous sommes déterminés à être reconnu à travers l'excellence de notre travail et nous accordons une grande importance à notre démarche qualité, qui nous permet d'évoluer, de croître et de diversifier nos activités. La Direction de l’imagerie et opérations du Receveur général (DIORG) s'engage à maintenir un système qualité répondant à la norme ISO 9001:2015.
Notre politique qualité : L'excellence de notre service
L'écoute de nos clients
Nous assurons un service à la clientèle de premier plan. Nous sommes attentifs aux besoins de notre clientèle et travaillons afin d'y répondre efficacement.
La valeur de nos employés
Notre main-d'œuvre est dévouée, polyvalente et compétente. Pour la soutenir, nous investissons dans la formation continue, nous offrons des occasions de développement et un milieu de travail adapté à ses besoins.
La qualité de nos services
Nous valorisons l'innovation dans l'évolution de nos services, lesquels sont distincts et d'une adaptabilité hors du commun. Notre priorité est de livrer un service ayant la meilleure valeur possible tant pour le gouvernement que pour les citoyens canadiens.
L'amélioration continue
Nous sommes animés par la volonté de toujours viser l'excellence. Nous progressons en nous appuyant sur notre expérience et nous optimisons constamment nos processus ainsi que notre système qualité.
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