Manuel du Programme de préqualification pour les ententes de services de contrôle aux aéroports

Publié en octobre 2015 par administration canadienne de la sûreté du transport aérien (ACSTA)

  1. Phase 1 : Demande d'inscription
  2. Phase 2 : Examen de la documentation du système de management
  3. Phase 3  : Décision relative à l'homologation
  4. Phase 3b : Décision relative à la préqualification pour les ententes de services de contrôle aux aéroports
  5. Phase 4 : Maintien de l’homologation
  6. Radiation, appels et nouvelle demande
  7. Plaintes
  8. Utilisation du nom et du numéro d'homologation de l'Office des normes générales du Canada (ONGC).

Objectif

Le Programme de préqualification pour les ententes de services de contrôle aux aéroports (« ESCA ») (le « Programme de préqualification pour les ESCA ») établit les exigences minimales d’admissibilité des organismes fournisseurs de services de contrôle (« demandeurs ») pour fournir des services de contrôle dans les aéroports désignés de l’ACSTA.

Portée

Ce programme  s’applique à tout organisme qui souhaite être pris en compte pour la prestation de services de contrôle dans les aéroports :

  • pour une ESCA à long terme;
  • provisoirement par le biais du Programme de substitution des services de contrôle (« PSSC ») de l’ACSTA

Les fournisseurs ayant déjà conclu des ESCA sont automatiquement préqualifiés et ils ne sont pas tenus de participer au Programme de préqualification pour les ESCA.

Aperçu

Dans le présent manuel, les demandeurs trouveront de l’information sur le Programme de préqualification pour les ESCA, incluant les exigences, les processus et les formulaires d’inscription.

L’ACSTA a engagé les services de l’Office des normes générales du Canada (« ONGC »), un organisme accrédité par le Conseil canadien des normes, pour évaluer les demandeurs par rapport à la Norme relative au système de gestion des fournisseurs de services de contrôle de l’ACSTA (la « Norme ») pour l’ACSTA par l’entremise du Programme de préqualification pour les ESCA.

Pour obtenir une copie de la Norme, veuillez consulter le site Web de l’ACSTA, ou le site Web de l’ONGC.

Les évaluations de surveillance seront effectuées par l’ONGC de façon périodique et si un demandeur ne satisfait plus aux exigences d’admissibilité, on lui donnera l’occasion de prendre des actions correctives.
En bref, les demandeurs sont admis au Programme de préqualification pour les ESCA en faisant la preuve :

  • que leur système de gestion documenté répond aux exigences de la Norme;
  • qu’ils se conforment aux exigences de leur propre système de gestion, tel qu’il est documenté.

Pour permettre d’atteindre ce degré de confiance, le Programme de préqualification pour les ESCA se déroule en quatre phases :

  • Phase 1 : Demande d’inscription
  • Phase 2 : Examen de la documentation sur le système de gestion
  • Phase 3 : Décision relative au Programme de préqualification pour les ESCA
  • Phase 4 : Maintien de l’homologation

Ces phases sont décrites de façon plus détaillée dans les pages qui suivent. Pour obtenir des renseignements supplémentaires sur le Programme de préqualification pour les ESCA, de même que sur les politiques de l’ONGC qui régissent ce programme, reportez-vous à la plus récente édition du Manuel des politiques de la division de l’évaluation de la conformité de l’ONGC et à la Norme.

Le tableau qui suit fournit un aperçu des étapes requises pour participer au Programme de préqualification pour les ESCA et au PSSC.

Tableau 1 – Phases de préqualification

Phase 1 : Demande d’inscription

Étape 1

  • Mesure : Le demandeur obtient et remplit les documents de demande d’inscription.

Étape 2

  • Mesure : Le demandeur soumet les formulaires de demande d’inscription à l’ONGC.

Étape 3

  • Mesure : L’ONGC examine les formulaires de demande d’inscription.

Phase 2 : Examen de la documentation sur le système de gestion

Étape 4

  • Mesure : Le demandeur soumet le Manuel du système de gestion.

Étape 5

  • Mesure : L’ONGC examine le Manuel du système de gestion.

Phase 3 : Décision relative à l’homologation

Étape6

  • Mesure : L’ONGC remet au demandeur un rapport d’évaluation et un rapport des mesures correctives (RMC), s’il y a lieu.

Étape7

  • Mesure : Le demandeur remplit le RMC et soumet les documents à l’appui, s’il y a lieu.

Étape8

  • Mesure : L’ONGC examine le RMC.

Étape9

  • Mesure : L’ONGC remet une lettre d’homologation au demandeur.

Phase 4 : Maintien annuel de l’homologation

Étape 10

  • Mesure : Le demandeur soumet le Manuel du système de gestion.

Étape 11

  • Mesure : L’ONGC examine le Manuel du système de gestion.

Étape 12

  • Mesure : L’ONGC produit un rapport de maintien de l’homologation à l’intention du demandeur et effectue tous les suivis nécessaires du RMC, ce qui peut comprendre une évaluation sur place, au besoin.

Étape 13

  • Mesure : L’ONGC informe le demandeur de la décision prise relativement à son homologation.

Phase 1 : Demande d’inscription

Étape 1 : Obtenir les documents de demande d’inscription et les remplir

Les demandeurs qui souhaitent participer au Programme de préqualification pour les ESCA doivent soumettre ce qui suit à l’ONGC :

  • Formulaire de profil du demandeur
  • Formulaire de demande d’inscription
  • Certificat de constitution en société, inscription de la société ou de l’entreprise

Formulaire de profil du demandeur – Le formulaire CAT2 permet de recueillir tous les renseignements nécessaires, incluant les emplacements ou installations à homologuer.

Formulaire de demande d’inscription – Le formulaire CAT1, une fois signé par un cadre supérieur de l’organisation du demandeur, accorde à l’ONGC le pouvoir d’évaluer le système de gestion de celle-ci.

En remplissant et soumettant le formulaire de demande d’inscription, le demandeur accepte ce qui suit :

  • les modalités du Programme de préqualification pour les ESCA;
  • de maintenir un système d’examen interne;
  • de documenter, mettre en œuvre et maintenir son système de gestion.

Certificat de constitution en société, inscription de la société ou de l’entreprise – Une copie du certificat de constitution en société, de l’inscription de la société ou de l’entreprise, ou d’autres documents qui confirment le statut juridique du demandeur.

Étape 2 : Soumission de la demande d’inscription

En remplissant et signant les documents de demande d’inscription, le demandeur reconnaît avoir lu et compris les conditions du Programme de préqualification pour les ESCA et accepte de suivre les processus concernant toute activité liée au Programme de préqualification pour les ESCA.

Soumission – Le demandeur achemine le formulaire de profil du demandeur, le formulaire de demande d’inscription et le certificat de constitution en société, inscription de la société ou de l’entreprise à l’adresse suivante :

  • Services de certification
    Division de l’évaluation de la conformité
    Office des normes générales du Canada
    Gatineau (Québec)
    K1A 1G5

Étape 3 : Examen de la demande

L’ONGC examine la demande d’inscription du demandeur. Si, selon l’ONGC, les documents soumis ne confirment pas le statut juridique du demandeur, l’ONGC se réserve le droit de demander tout document supplémentaire nécessaire.

Un spécialiste d’évaluation de la conformité ou agent d’évaluation de la conformité (« SEC/AEC ») est affecté au dossier et devient la personne-ressource du demandeur au sein de l’ONGC. Le SEC ou AEC examine la demande d’inscription et informe le demandeur par écrit de l’acceptation ou du rejet de sa demande. Si une demande est rejetée, le demandeur peut en appeler de la décision de l’ONGC. Le demandeur a aussi le droit de consulter son dossier conservé par l’ONGC.

Tous les documents et les renseignements soumis par le demandeur sont traités dans la plus stricte confidentialité et ne peuvent être divulgués à d’autres parties que l’ACSTA et l’ONGC qu’avec le consentement du demandeur.

Phase 2 : Examen de la documentation sur le système de gestion

Une fois la phase 1 terminée, le SEC ou AEC examine la demande, résout les désaccords ou les incompréhensions et choisit un auditeur-chef.

Étape 4 : Soumission du Manuel du système de gestion

Soumission des documents liés au système de gestion – Le demandeur doit soumettre les documents qui décrivent les processus utilisés pour répondre aux exigences de la Norme relative au système de gestion des fournisseurs de services de contrôle de l’ACSTA (la « Norme »). Les documents doivent être accompagnés d’une liste de vérification de la Norme dûment remplie, qui schématise les documents du demandeur en fonction des critères définis dans la Norme.

Étape 5 : Examen du Manuel du système de gestion

Examen des documents – L’auditeur-chef examine les documents du demandeur en fonction des exigences de la Norme et dépose un rapport d’évaluation. Le demandeur doit apporter des solutions à tous les aspects du rapport qui indiquent qu’il ne répond pas aux exigences.

Phase 3 : Décision relative à l’homologation

Étape 6 : Rapport d’évaluation

Rapport d’évaluation – L’auditeur-chef prépare ensuite une évaluation. Le rapport contient au moins ce qui suit :

  • des renseignements généraux sur le client et sur l’évaluation;
  • la portée et le but de l’évaluation;
  • un aperçu sous forme de courte description du client et de ses produits ainsi que tout autre renseignement pertinent;
  • un résumé des constatations et tout commentaire d’ordre général;
  • la recommandation concernant l’homologation.

Examen du rapport d’évaluation – Une fois que le rapport d’évaluation sera terminé, il comprendra une des recommandations suivantes :

  • Les critères de la Norme sont jugés satisfaits.
  • Les critères de la Norme seront jugés satisfaits si la réponse aux demandes d’actions correctives est considérée acceptable par l’équipe d’évaluation de l’ONGC.
  • Une réévaluation complète est nécessaire. (Dans ce cas-ci, aucune demande d’actions correctives n’est formulée, mais un rapport recommandant une réévaluation complète à une date ultérieure est déposé.)

L’ONGC étudie ensuite les recommandations de l’auditeur-chef et l’information technique pertinente au sujet du système de gestion du demandeur. Il peut décider d’accepter ou de refuser la recommandation ou de demander au demandeur de fournir des renseignements supplémentaires. Si des non-conformités sont constatées en cours d’évaluation, le demandeur doit entreprendre des mesures correctives satisfaisantes avant que l’ONGC ne puisse recommander à son gestionnaire, Division de l’évaluation de la conformité, de préparer une décision relative à l’homologation.

Soumission du rapport d’évaluation – L’ONGC remet un rapport d’évaluation au demandeur ainsi qu’un Rapport de mesures correctives (« RMC ») si des non-conformités ont été constatées. Si des RMC sont émis, le demandeur doit fournir à l’ONGC des preuves pour démontrer que la non-conformité a été réglée.

Étape 7 : Le demandeur remplit le RMC et soumet les documents à l’appui, s’il y a lieu.

Une fois qu’il a apporté les améliorations nécessaires pour se conformer à la Norme, le demandeur soumet le RMC et les documents à l’appui à l’ONGC aux fins d’examen et d’approbation.

Étape 8 : L’ONGC examine le RMC.

L’ONGC examine le RMC et les documents à l’appui afin de s’assurer que la non-conformité a été réglée. L’ONGC informe le demandeur de l’examen et lui fournit une rétroaction. Si cela est acceptable, le demandeur passe à la phase suivante.

Phase 3b : Décision relative à la préqualification pour les ententes de services de contrôle aux aéroports

Étape 9 : Lettre d’homologation

Lettre – Les demandeurs sont considérés comme ayant satisfait aux critères de la Norme seulement lorsqu’ils reçoivent une lettre signée du gestionnaire de la Division de l’évaluation de la conformité de l’ONGC.

Accord juridique – Les demandeurs qui reçoivent une lettre signée doivent conclure un accord juridique avec l’ONGC. Dans le cadre de cet accord juridique, un numéro d’identification unique est attribué au demandeur. Les accords juridiques sont renouvelables tous les trois ans si l’organisation répond toujours aux exigences du programme.

Certificat – Une fois l’accord juridique signé, un certificat est délivré aux demandeurs qui ont obtenu la certification. Ce certificat indique le nom du demandeur, l’adresse de l’installation homologuée ainsi que la portée du certificat. Le certificat est valide pour trois ans. Un nouveau certificat est délivré une fois que la réévaluation est terminée avec succès.

Organismes homologués – Pour voir une liste à jour des organismes pouvant participer aux DP des ESCA et au PSSC, voyez la page Les ententes de services de contrôle aux aéroports - Participants homologués.

Phase 4 : Maintien de l’homologation

Les demandeurs ayant une lettre signée devront être évalués annuellement pour conserver leur homologation au sein du Programme de préqualification pour les ESCA.

Modifications apportées au système de gestion – Les demandeurs doivent aviser par écrit l’ONGC, dans les plus brefs délais, de toute modification prévue à leur système de gestion. Il peut s’agir d’une modification aux politiques et aux procédures, à l’organisation, à l’emplacement visé ou de tout autre changement ayant une incidence sur la conformité à la Norme. Avant d’approuver un changement, l’ONGC peut exiger une visite des lieux ou une réévaluation.

Modifications apportées au programme de l’ONGC – L’ONGC doit informer les demandeurs, dans un délai raisonnable, de toute modification qu’il prévoit apporter aux exigences du programme. L’ONGC tiendra compte des opinions des demandeurs avant de prendre une décision sur la forme précise et la date d’entrée en vigueur des modifications proposées.

Étape 10 : Soumission du Manuel du système de gestion

Soumission des documents sur le système de gestion – Le demandeur doit soumettre des documents qui décrivent les processus utilisés pour répondre aux exigences de la Norme. Les documents doivent être accompagnés d’une liste de vérification de la Norme dûment remplie, qui schématise les documents du demandeur en fonction des critères définis dans la Norme.

Étape 11 : Examen du Manuel du système de gestion

Examen des documents – L’auditeur-chef examine les documents du demandeur en fonction des exigences de la Norme.

Évaluations de surveillance

Évaluations de surveillance – L’ONGC procède à des évaluations de surveillance au moins une fois par année, habituellement au cours du mois de l’anniversaire de l’évaluation initiale. Ces évaluations de surveillance sont assignées, planifiées et réalisées de façon similaire à l’évaluation initiale. L’évaluation de surveillance doit comprendre, sans en exclure d’autres, un examen :

  • de la version courante du guide du système de gestion du demandeur, y compris toute modification qui y a été apportée;
  • des résultats des audits internes et externes précédents et de toute mesure corrective, s’il y a lieu;
  • des résultats des examens de la gestion précédents.

L’ONGC se réserve le droit de vérifier les renseignements en demandant des documents additionnels ou en effectuant des entrevues téléphoniques ou une évaluation sur place, le tout à sa discrétion. Si une visite sur place doit avoir lieu, l’ONGC doit remettre au demandeur un avis écrit et une justification de cette mesure.

Au terme de l’évaluation de surveillance, un rapport qui répond aux mêmes critères que ceux du rapport mentionné à la phase 3 est déposé.

Pour continuer de faire partie du Programme de préqualification pour les ESCA, le demandeur doit continuer à s’engager à :

  • respecter les exigences du programme;
  • corriger toute non-conformité constatée à la satisfaction de l’ONGC, notamment les non-conformités relevées ainsi que l’utilisation non autorisée des logos et des marques de commerce, comme le précise l’accord juridique.

Lettre de maintien de l’homologation – Les demandeurs sont considérés comme ayant satisfait aux critères de la Norme seulement lorsqu’ils reçoivent une lettre signée du gestionnaire de la Division de l’évaluation de la conformité de l’ONGC.

Radiation, appels et nouvelle demande

Si une non-conformité grave ou une série de manquements sont constatés, le demandeur certifié a la possibilité de s’expliquer et de prendre volontairement des mesures correctives dans un délai imparti.
Dans le cas de problèmes récurrents qui touchent le rendement du système de gestion d’un demandeur, ou dans le cas de plaintes d’utilisateurs ou d’autres preuves du rendement défaillant de l’installation, l’ONGC peut, à sa discrétion, décider de :

  • procéder à des audits plus régulièrement;
  • retourner à l’installation pour vérifier l’efficacité des mesures correctives, si une évaluation sur place a été effectuée;
  • suspendre ou radier l’organisme.

Les demandeurs qui ne parviennent pas à démontrer leur capacité ou leur volonté de satisfaire aux exigences du programme dans un délai imparti sont suspendus ou radiés. L’ACSTA sera informée de tout changement ou changement éventuel apporté à l’homologation d’un demandeur.

Toute décision prise par l’ONGC à l’encontre d’un demandeur certifié peut faire l’objet d’un appel (procédure CAD OP – 001 Appel) auprès du responsable de l’équipe, Services de certification (« SC ») (premier palier), du gestionnaire, DEC (deuxième palier), du directeur, ONGC (troisième palier); en dernier ressort, tous les demandeurs participants ont un droit d’appel final relativement à une décision devant le comité de l’ACSTA (quatrième palier). L’appelant doit soumettre ses arguments et sa preuve par écrit dans les 30 jours qui suivent l’avis de la décision en question. Des détails additionnels sur le processus d’appel seront fournis sur demande.

Les demandeurs qui souhaitent réintégrer le programme après leur radiation doivent reprendre le processus de certification depuis le début.

Plaintes

L’ONGC possède un mécanisme pour traiter les plaintes concernant la conformité à la Norme provenant des demandeurs.

À la réception d’un avis écrit, l’ONGC fait enquête relativement à une plainte conformément à ses procédures officielles. Le demandeur peut demander des renseignements, des dossiers et d’autres données pertinentes à l’organisation concernée. Le demandeur a le droit de présenter une preuve qui réfute la plainte. Pour résoudre le différend, l’ONGC peut exiger une évaluation sur place. Si le demandeur ne se conforme pas à ces demandes ou ne corrige pas le problème, ou si la plainte est confirmée, le demandeur peut être suspendu ou radié du programme. Généralement, le demandeur a la possibilité de prendre des actions correctives avant que l’ONGC ne la suspende, ne la radie ou ne prenne d’autres mesures à son endroit.

Si le demandeur s’avère fautif, il devra débourser tous les coûts associés à la plainte (p. ex. coût des audits supplémentaires, temps lié à la gestion de programmes, etc.). Si le demandeur s’avère non fautif, le plaignant est responsable de ces coûts.

Le demandeur peut faire appel de toute décision de l’ONGC prise à son encontre. Il est possible d’obtenir les détails du processus d’appel auprès de l’ONGC. Tous les demandeurs participants ont un droit d’appel final devant le comité de l’ACSTA. Les demandeurs qui souhaitent réintégrer le programme après leur radiation doivent reprendre le processus de certification depuis le début.

Utilisation du nom et du numéro d’homologation de l’ONGC

Le Programme de préqualification pour les ESCA a pour seul but de permettre à l’ACSTA de répondre aux exigences de la Loi sur l’ACSTA portant sur la certification des fournisseurs de services de contrôle. Le nom et le numéro d’homologation de l’ONGC, ainsi que le nom de l’ACSTA, ne peuvent donc être utilisés que dans ce contexte.

Les demandeurs ne doivent aucunement utiliser le nom ni le numéro d’homologation de l’ONGC de manière qui peut apparaître trompeuse. De plus, les demandeurs ne doivent aucunement utiliser le nom, les abréviations, le numéro d’homologation, les marques ou les symboles de l’ONGC ni toute autre forme de référence à l’ONGC ou à l’ACSTA de manière à ce que l’on puisse les interpréter comme si l’ONGC ou l’ACSTA approuvait ou appuyait l’un ou l’autre des produits ou des services du demandeur, ou la performance ou le rendement (y compris le niveau de conformité ou de rendement) de l’un ou l’autre des produits ou des services du demandeur.

L’utilisation du numéro d’homologation est indépendante des obligations du demandeur de se conformer à toutes les lois fédérales et provinciales, et à tous les règlements fédéraux, provinciaux et municipaux applicables ainsi qu’à toutes les lignes directrices industrielles applicables liées aux questions de qualité, et ne l’exempte, ne la libère ni ne la dispense de cette obligation de conformité.