Les entreprises d'observation des pêches en mer – Manuel du programme

Publié en décembre 2012 par l'Office des normes générales du Canada
Gatineau, Canada K1A 1G6

©SA MAJESTÉ LA REINE DU CHEF DU CANADA,
représentée par le ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux, le ministre responsable de l'Office des normes générales du Canada (2012).

Aucune partie de la présente publication ne peut être reproduite, d'aucune manière, sans la permission préalable de l'éditeur.

Tables des matières

Section A - Programme d'homologation de l'ONGC

  1. Fonctionnement du Programme
  2. Phase 1 : Demande d'inscription
  3. Phase 2 : Revue de la documentation du système de management de la qualité
  4. Phase 3 : Audit sur place et décision relative à l'homologation
  5. Phase 4 : Maintien de l'homologation
  6. Radiation de la liste, appels et nouvelles demandes
  7. Plaintes
  8. Coûts
  9. Utilisation du nom de l'ONGC et du numéro d'homologation
  10. Préparation de la demande

Section B - Norme relative au système qualité du Programme d'entreprises d'observation des pêches en mer

  1. 1.0 Introduction Section B
  2. 2.0 Objet
  3. 3.0 Principes du SMQ
  4. 4.0 Système de management de la qualité
  5. 5.0 Responsabilités de la direction
  6. 6.0 Formation
  7. 7.0 Production
  8. 8.0 Inspection
  9. 9.0 Audit interne
  10. 10. Amélioration

Annexe A

Annexe B - Liste de contrôle pour l'évaluation du système qualité et de la procédure

Section A - Programme d'homologation de l'ONGC

Introduction

Le Programme d'observateurs en mer du ministère des Pêches et des Océans (MPO) a pour objectif d'assurer une vérification des activités de pêche en mer exacte, en temps opportun et effectuée par un tiers, ainsi que de fournir des données relatives aux captures scientifiques et d'échantillonnage au Ministère. L'industrie de la pêche et le Ministère dépendent de la transmission exacte de ces renseignements pour la gestion des pêches, la surveillance et la recherche scientifique.

Les entreprises qui désirent obtenir l'homologation pour devenir observateur en mer doivent observer le Règlement de pêche (dispositions générales) et s'y conformer, prendre les dispositions nécessaires et se qualifier conformément au Programme d'homologation (LPH) de l'Office des normes générales du Canada (ONGC) et au guide de politique d'homologation et des procédures du MPO.

Les parties intéressées par une désignation peuvent obtenir la trousse d'information en se rendant sur le site suivant du MPO : Observateurs en mer et surveillance électronique.

L'Office des normes générales du Canada (ONGC) administre un Programme d'homologation pour les entreprises d'observation des pêches en mer qui est fondé sur les exigences du système de management de la qualité (SMQ), définies par le ministère des Pêches et des Océans (MPO) et serait géré conformément au guide ISO 65, Exigences générales relatives aux organismes procédant à la certification de produits.

Le Programme est conçu pour évaluer le système de management de la qualité des fournisseurs de services de pêche en mer en regard des exigences qualité du MPO énoncées dans la section B, Norme relative au système de management de la qualité du Programme d'entreprises d'observation en mer (norme SMQ).

La norme SMQ est une modification de la norme ISO 9001:2000 (Systèmes de management de la qualité — Exigences). Il faudrait prendre note que cette référence à la norme ISO 9001:2000 ne signifie aucunement que la norme SMQ satisfait aux exigences de la norme ISO 9001:2000.

Les requérants trouveront dans le présent manuel toute l'information sur le Programme d'homologation, y compris les exigences relatives à la demande d'inscription, les processus, les formulaires et les coûts. Veuillez conserver une copie du présent manuel pour référence future. Pour de plus amples renseignements au sujet de l'ONGC et de ses programmes, consultez le site Web de l'ONGC au ONGC.

1. Fonctionnement du programme

1.1 En bref, les organismes peuvent être admis au Programme s'ils démontrent que :

  • leur système de management de la qualité documenté répond aux exigences de la norme SMQ des entreprises d'observation des pêches en mer;
  • ils satisfont aux exigences de leur propre système de management de la qualité.

1.2 Les organismes ainsi que la portée de leur reconnaissance apparaissent dans une liste d'homologation mise à la disposition du ministère des Pêches et des Océans (MPO) et du grand public. Grâce à un programme d'audits périodiques menés par l'ONGC, le MPO est assuré que les sources d'approvisionnement en services sont conformes à la norme reconnue.

1.3 Afin d'atteindre le niveau de confiance nécessaire, le Programme comporte les quatre phases suivantes :

  • Phase 1 : Demande d'inscription
  • Phase 2 : Revue de la documentation du système de management de la qualité
  • Phase 3 : Audit sur place et décision relative à l'homologation
  • Phase 4 : Maintien de l'homologation

Nota : tous les formulaires nécessaires pour participer au Programme sont joints en annexe, à la fin du présent document.

1.4 Le tableau suivant donne un aperçu des étapes que doit suivre une entreprise d'observation des pêches en mer pour se qualifier et pour le demeurer.

Sommaire du tableau

Le présent tableau énumère les différentes phases de l'audit qu'une entreprise d'observation des pêches en mer doit compléter pour obtenir son homologation de l'ONGC.

Cycle d'homologation triennal
  Étape Action
Phase 1 :
Demande d'inscription
1 L'organisme requérant obtient les documents relatifs à l'homologation de l' ONGC.
2 L'organisme requérant remet le formulaire de demande à l' ONGC.
3 L' ONGC examine le formulaire de demande et avise l'organisme requérant de procéder à la phase 2.
Phase 2 :
Revue de la documentation du système de management de la qualité
4 L'organisme requérant présente le manuel du système de management de la qualité décrivant les processus utilisés pour satisfaire aux exigences de la norme.
5 L' ONGC examine le manuel du système de management de la qualité et avise l'organisme requérant des résultats de la revue. Après une conclusion satisfaisante de la revue, l'organisme requérant passe à la phase 3.
Phase 3 :
Audit sur place et décision relative à l'homologation
6 L' ONGC et l'organisme requérant préparent et effectuent un audit sur place de l'organisme requérant (l'administration centrale et un ou plusieurs sites d'exploitation s'il y a lieu). L' ONGC peut consulter le MPO pour connaître les lieux à vérifier.
7 L' ONGC remet le rapport d'audit et le rapport des actions correctives (RAC) à l'organisme requérant, s'il y a lieu.
8 L'organisme requérant remplit le RAC et soumet les documents justificatifs.
8a L' ONGC examine le RAC et informe l'organisme requérant qu'il a obtenu l'homologation ou que d'autres interventions sont nécessaires.
9 Lorsque l'organisme requérant est homologué, l' ONGC lui octroie un numéro d'homologation, l'inscrit sur la liste affichée dans le site Web de l' ONGC, puis avise le MPO de l'homologation de l'organisme.
Phase 4 :
Maintien de l'homologation
10 Les organismes homologués remettent leur manuel du système de management de la qualité à l' ONGC pour examen.
11 L' ONGC procède à l'examen du manuel du système de management de la qualité.
12 L' ONGC fait le point à l'organisme sur l'état de l'examen. Après une conclusion satisfaisante de l'examen, l' ONGC et l'organisme requérant préparent et effectuent un audit sur place de l'organisme requérant.
13 L' ONGC présente un rapport de vérification sur place et assure le suivi des RAC.
L' ONGC avise l'organisme homologué et le MPO de la décision de maintenir l'homologation de l'organisme.

2. Phase 1 : demande d'inscription

2.1 Les organismes souhaitant participer au Programme d'homologation de l'ONGC doivent remettre les documents suivants :

  • frais relatifs à la demande d'inscription
  • formulaire de profil du requérant;
  • formulaire de demande d'inscription;
  • certificat de constitution de l'entreprise et enregistrement de la société ou de l'entreprise;
  • enregistrement ISO 9001:2000 (s'il y a lieu).

2.2 Frais relatifs à la demande d'inscription

Un chèque payable au Receveur général du Canada, pour les frais indiqués dans la section 8, Coûts, TPS/TVH comprise (à l'intention des entreprises canadiennes seulement).

Nota : Un frais de demande s'applique seulement lorsque le requérant n'a aucune installation indiquée dans le Programme d'homologation couvert par la demande.

2.3 Formulaire Profil du requérant

Le requérant doit soumettre le formulaire Profil du requérant dûment rempli (annexe A). Ce formulaire fournit à l'ONGC de l'information de base sur le requérant et facilitera l'estimation des coûts associés à une vérification du système de management de la qualité (SMQ).

2.4 Formulaire de demande d'inscription

2.4.1 Ce document juridique, une fois signé par un cadre supérieur de l'organisme, autorise l'ONGC à évaluer le système de management de la qualité du requérant.

2.4.2 En signant le formulaire, le requérant s'engage à :

  • respecter les modalités du Programme;
  • maintenir un système de contrôle interne visant à assurer la qualité continue de ses services;
  • documenter, mettre en œuvre et maintenir son système de management de la qualité;
  • donner l'accès au personnel de l'ONGC, ou à ses représentants, pour qu'ils puissent procéder aux audits sur place;
  • payer tous les frais applicables.

2.5 Certificat de constitution de l'entreprise et enregistrement de la société ou de l'entreprise

2.5.1 L'entreprise doit remettre une copie du certificat de constitution, de l'enregistrement de la société ou de tout autre document confirmant son statut juridique. L'ONGC se réserve le droit de demander d'autres documents si les documents fournis ne sont pas jugés comme confirmant le statut juridique de l'entreprise.

2.6 Enregistrement ISO 9001:2000

2.6.1 Lorsque le système de management de la qualité d'une entreprise est enregistré par un registraire ISO 9000 accrédité, des audits peuvent être modifiés ou être menés à moins grande fréquence. L'ONGC examinera la portée de la certification ISO 9000 et pourrait exiger la remise du rapport d'audit, du plan du système de management de la qualité ou de tout autre document.

2.7 Lorsque la demande d'un requérant est rejetée, ce dernier en est avisé par écrit. Les requérants peuvent en appeler des décisions de l'ONGC et ont également le droit d'examiner leur propre dossier d'homologation conservé par l'ONGC.

2.8 Tous les documents et les renseignements fournis par un requérant sont traités de façon strictement confidentielle et peuvent être distribués à des parties externes au MPO et à l'ONGC, avec l'assentiment du requérant.

3. Phase 2 : Revue de la documentation du système de management de la qualité

3.1 Au terme de la phase 1, un spécialiste ou un agent de l'audit de conformité (SAC ou AAC) est désigné et sera le principal point de contact du requérant avec l'ONGC. Le SAC ou l'AAC examine la demande, règle tout différend ou malentendu et désigne un auditeur chef. L'auditeur chef est un employé qualifié de l'ONGC ou un sous traitant qualifié engagé par l'ONGC et assujetti à toutes les exigences du Programme (p. ex. les exigences linguistiques).

3.2 Remise de la documentation relative au système de management de la qualité — L'organisme requérant doit remettre la documentation décrivant le processus utilisé pour satisfaire aux exigences de la norme.

3.3 Revue de la documention — L'auditeur chef examine la documentation de l'organisme par rapport aux exigences de la norme et rédige un rapport de revue de la documentation. Le requérant doit corriger tous les points non conformes relevés dans le rapport.

4. Phase 3 : Audit sur place et décision relative à l'homologation

4.1 Pré-requis relatifs à l'audit sur place — Lorsque l'ONGC décide de procéder à un audit sur place, après la revue de la documentation, l'organisme doit :

  • réaliser et documenter une revue de direction et un audit interne complet de son système de management de la qualité (si ce n'a pas déjà été fait au cours des douze [12] derniers mois);
  • être prêt à fournir des preuves de conformité aux exigences et de fonctionnement efficace de son système de management de la qualité. L'équipe d'audit doit pouvoir passer en revue un dossier constitué d'enregistrements datant d'au moins trois (3) mois lors de l'audit sur place;
  • assurer la disponibilité des cadres supérieurs pour les entrevues pendant l'audit sur place afin qu'ils démontrent leur engagement à l'égard de l'élaboration, de la mise en œuvre et de l'amélioration continue du système de management de la qualité.

4.2 L'auditeur chef remplit les fonctions de chef de l'équipe d'audit et procède à l'audit conformément aux procédures établies dans la norme et par l'ONGC. L'auditeur chef doit à tout le moins assumer les tâches suivantes :

  • fixer la date d'audit;
  • prévoir des locaux de travail;
  • prendre des dispositions pour avoir des guides;
  • s'assurer de la disponibilité des cadres de l'organisme du requérant;
  • planifier les activités d'audit.

4.3 L'audit sur place doit comprendre au moins ce qui suit :

  • une séance d'ouverture;
  • la vérification de la mise en œuvre et du fonctionnement efficace du système de management de la qualité;
  • une séance de clôture.

4.3.1 À la réunion de clôture, le chef de l'équipe d'audit informe le requérant des non-conformités, apporte des précisions sur ces dernières et énonce la recommandation de l'équipe d'audit à l'égard de l'homologation.

4.4 L'auditeur chef prépare ensuite un rapport d'audit répondant aux exigences du Programme. À tout le moins, le rapport doit comprendre ce qui suit :

  • de l'information générale sur le client et l'audit;
  • la portée et le but de l'audit;
  • un aperçu, notamment une courte description du client et de ses produits, ainsi que tout autre renseignement pertinent;
  • un sommaire des observations positives et négatives les plus importantes concernant le système de management de la qualité;
  • un résumé des constatations et tout autre commentaire d'ordre général;
  • un sommaire de la réunion de clôture;
  • une recommandation à l'égard de l'homologation.

4.4.1 Les recommandations se formulent habituellement comme suit :

  • l'homologation est accordée;
  • l'homologation est accordée sous réserve d'une réponse acceptable, selon l'équipe d'audit de l'ONGC, aux demandes d'actions correctives;
  • la tenue d'un audit sur place et des demandes d'actions correctives (audit de suivi);
  • la reprise de l'audit au complet (dans ce cas, aucune demande d'action corrective n'est formulée, mais un rapport recommandant la reprise de l'audit au complet à une date ultérieure est rédigé)

4.5 L'ONGC étudie ensuite les recommandations de l'auditeur chef et l'information technique pertinente sur le système du requérant. Il peut décider d'accorder ou de refuser l'homologation, ou demander au requérant de fournir des renseignements supplémentaires. Si des non conformités sont constatées pendant l'audit, le requérant doit engager des actions correctives satisfaisantes avant que l'ONGC ne puisse recommander à son auditeur chef, Services de certification, de préparer une offre écrite d'homologation.

4.5.1 Les requérants ne sont réputés homologués que lorsqu'ils ont reçu une lettre d'offre signée par le chef d'équipe, Services de certification, ONGC.

4.6 Après avoir signé un accord juridique avec l'ONGC, le requérant retenu recevra un certificat d'homologation. Ce certificat indique le nom du requérant, l'adresse de l'installation homologuée ainsi que la portée de l'homologation. Le certificat est valide pendant trois ans. Un nouveau certificat est délivré une fois que l'audit de renouvellement de l'homologation est terminé avec succès.

4.7 Une liste à jour des organismes homologués peut être consultée à l'adresse ONGC.

5. Phase 4 : Maintien de l'homologation

5.1 Modification du système de management de la qualité — Les organismes doivent aviser par écrit l'ONGC dans les plus brefs délais de toute modification prévue de leur système de management de la qualité. Il peut s'agir d'une modification au niveau des politiques, des procédures, de l'organisme, de l'emplacement visé ou de tout autre changement ayant une incidence sur la conformité à la norme. Avant d'approuver un changement, l'ONGC peut exiger la visite des lieux ou la reprise d'un audit.

5.2 Modification du Programme de l'ONGC — L'ONGC doit informer les organismes, dans un délai raisonnable, de tout changement qu'il envisage apporter aux exigences du Programme. L'ONGC tiendra compte des opinions des requérants avant de prendre une décision sur la forme précise et la date d'entrée en vigueur des changements proposés.

5.3 Audit de surveillance — L'ONGC procède à des audits de surveillance au moins une fois par an au siège social de l'organisme ou à d'autres sites opérationnels au besoin. Ces audits sont habituellement réalisés durant le mois anniversaire de l'audit initial. Environ un tiers du système de management de l'organisme sera vérifié au cours des audits. Les audits de surveillance sont assignés, planifiés et réalisés de façon similaire à celle de la revue de la documentation initiale. À l'étape de l'examen des documents, on évaluera notamment :

  • la version la plus récente du manuel du système de management de la qualité de l'organisme, y compris toute modification;
  • les résultats des audits internes et externes précédents et de toute action corrective, s'il y a lieu;
  • les résultats des revues de direction précédentes.

La partie sur place de l'audit annuel sera planifiée et réalisée de façon similaire à l'audit initial.

L'ONGC consultera le MPO chaque année concernant la fréquence et la durée des audits pour chaque organisme.

5.4 Pour demeurer dans le Programme, le requérant doit continuer de :

  • respecter les exigences du Programme;
  • corriger toute non-conformité constatée à la satisfaction de l'ONGC, notamment les non-conformités repérées durant l'audit sur place ainsi que l'utilisation non-autorisée des logos et des marques de commerce, comme précisé dans l'accord juridique.

5.5 Les audits de renouvellement de l'homologation (audit complet du système) ont lieu aux trois ans, habituellement durant le mois anniversaire de l'audit initial. Les audits de renouvellement de l'homologation sont assignés, planifiés et réalisés de façon similaire à l'audit initial. Au terme de l'audit de renouvellement de l'homologation, un rapport répondant aux mêmes critères que le rapport mentionné à la phase 3 est déposé.

6. Radiation de la liste, appels et nouvelles demandes

6.1 Si une non-conformité grave ou une série de manquements sont constatés, l'organisme homologué a la possibilité de s'expliquer et d'engager volontairement des actions correctives dans un délai imparti.

6.2 Dans le cas de problèmes récurrents ayant une incidence sur la performance du système de management de la qualité d'un organisme, de plaintes d'utilisateurs ou d'autres preuves du manque d'assurance qualité à l'installation homologuée, l'ONGC peut selon sa discrétion :

  • augmenter la fréquence des audits;
  • retourner à l'installation pour vérifier l'efficacité des actions correctives engagées;
  • suspendre ou rayer l'organisme homologué de la liste.

6.3 Les organismes homologués qui ne parviennent pas à démontrer leur capacité ou leur volonté à satisfaire aux exigences du Programme dans un délai imparti seront suspendus ou rayés de la liste. Le MPO sera avisé de tout changement potentiel ou réel du statut d'un organisme.

Nota : La suspension ou la radiation de l'homologation de l'organisme peut amorcer le processus de révocation de la désignation du MPO. Veuillez consulter la politique et les procédures en matière de désignation d'entreprise du MPO, la section Lignes directrices pour révoquer la désignation d'une entreprise d'observation en mer.

6.4 Tout organisme homologué peut en appeler des décisions prises par l'ONGC contre lui (procédure CAD1 de l'ONGC sur les appels) en s'adressant au chef d'équipe, SC (premier niveau), au gestionnaire, DEC (deuxième niveau), au directeur de l'ONGC (troisième niveau). En dernier lieu, tous les organismes participants ont le droit d'en appeler de la décision finale du Comité du MPO (quatrième niveau). L'appelant doit présenter ses arguments et ses preuves par écrit dans les 30 jours qui suivent la réception de la notification de la décision. Des détails supplémentaires sur le processus d'appel seront fournis sur demande.

Les organismes qui souhaitent présenter une nouvelle demande d'inscription au Programme après avoir été rayés de la liste doivent reprendre tout le processus de listage.

7. Plaintes

7.1 Il existe un mécanisme en place à l'ONGC pour traiter les plaintes quant à la performance des organismes homologués.

7.2 Dès réception de la plainte écrite, l'ONGC procédera à une enquête sur la plainte en suivant les procédures officielles. Il se peut que l'ONGC demande à l'organisme de fournir des informations, des documents et toute autre donnée pertinente. L'organisme est en droit de présenter des preuves réfutant la plainte. L'ONGC peut, dans le but de résoudre le différend, demander la tenue d'un autre audit sur place. Si l'organisme ne se conforme pas à ces requêtes, ne corrige pas le problème ou si la plainte est confirmée, l'organisme peut être suspendu ou rayé de la liste du Programme. En général, l'organisme a la possibilité d'engager des actions correctives avant que l'ONGC ne décide de suspendre, de rayer l'installation de la liste ou de prendre toute autre mesure.

7.3 Si l'organisme est fautif, il devra assumer tous les coûts associés à la plainte (p. ex. les coûts des audits supplémentaires, les frais de gestion, etc.). Si la plainte est jugée sans fondement, c'est le plaignant qui devra assumer les coûts. Des détails supplémentaires sur le processus d'appel seront fournis sur demande.

7.4 Tout organisme homologué peut interjeter appel à la suite de toute décision défavorable prise par l'ONGC à son égard. Les détails du processus d'appel peuvent être obtenus auprès de l'ONGC. Tous les organismes participants ont un droit d'appel final de toute décision auprès du Comité du MPO. Les organismes qui souhaitent présenter une nouvelle demande d'inscription au Programme après avoir été rayés de la liste doivent reprendre tout le processus de listage.

8. Coûts

8.1 L'ONGC administre les Programmes d'homologation pour le compte d'organismes participants selon le principe du recouvrement des coûts.

8.2 Coûts

8.2.1 Coûts initiaux relatifs à la demande d'homologation (tous les coûts assumés par le requérant)

Frais pour la demande d'inscription (frais uniques pour l'inscription au Programme) 500 $

Frais d'administration (pour la gestion et le traitement de la demande) 197.50 $/h

Audit initial du système de management de la qualitéNote 1

Temps de déplacement 98 $/h

8.2.2 Coûts annuels pour les activités de surveillance et de conformité

Frais de listage 250 $

Frais de listage (chaque site d'exploitation additionnel) 125 $

Nota : Les coûts de l'audit sont assumés par le MPO. Si un deuxième audit s'avère nécessaire, les frais de ce dernier seront chargés à l'organisme.

Frais d'administration (administration des activités du Programme) 197.50 $/h

Nota : L'organisme sera responsable des frais d'administration liés à tout problème qui survient après la première intervention à la suite d'actions correctives.

Temps de déplacement 98 $/h

Frais de réintégration (minimum)Note 2 250 $

8.3 Méthode de paiement

L'ONGC accepte le paiement par VISA, MasterCard ou American Express, mandat ou chèque payable à l'ordre du Receveur général du Canada.

Nota : Les entreprises qui, pour la première fois, s'inscrivent à ce Programme doivent d'abord payer les frais d'inscription si elles veulent que l'ONGC étudie leur demande. Tous les autres frais sont chargés au fur et à mesure que les travaux sont effectués.

8.3.1. Envoi de mandats et de chèques

Par la poste :

Adjoint aux services aux clients - Finances
Office des normes générales du Canada
Gatineau Canada
K1A 1G6

Par messagerie :

Adjoint aux services aux clients - Finances
Office des normes générales du Canada
Place du portage phase III, 6B1
11, rue laurier
Gatineau (Québec)
Canada K1A 0S5

8.3.2. Paiement avec VISA, MasterCard ou American Express

Les requérants et les participants au Programme qui souhaitent payer à l'aide d'une carte de crédit doivent communiquer avec l'adjoint aux services aux clients aux numéros suivants :

Par téléphone :

Adjoint aux services aux clients — Finances
Office des normes générales du Canada
819-956-8557

Par télécopieur :

Adjoint aux services aux clients — Finances
Office des normes générales du Canada
819-956-5740

Nota : Tous les frais sont payables en DOLLARS CANADIENS. Les entreprises canadiennes seulement doivent ajouter la TPS/TVH à tous les frais.

9. Utilisation du nom de l'ongc et du numéro d'homologation

9.1 Le Programme d'homologation de l'ONGC pour les entreprises d'observation des pêches en mer a pour seul but d'aider le MPO à satisfaire aux exigences ayant trait à l'homologation des entreprises d'observation des pêches en mer. L'utilisation du nom de l'ONGC et du numéro d'homologation ou du nom du MPO est strictement limitée à ce contexte.

9.2 Les organismes ne doivent pas utiliser le nom de l'ONGC ni le numéro d'homologation de manière trompeuse. De plus, les organismes ne doivent pas utiliser le nom de l'ONGC, les abréviations, le numéro d'homologation ni les marques ou symboles, ni toute autre forme de référence à l'ONGC ou au MPO d'une façon qui permette d'interpréter cette utilisation comme signifiant que l'ONGC ou le MPO approuve ou appuie tout produit ou service de l'organisme homologué ou la performance (y compris la conformité ou la performance qualité) de tout produit ou service de l'organisme.

9.3 Le droit d'utilisation du numéro d'homologation est indépendant de toutes les dispositions législatives et réglementaires fédérales, provinciales ou municipales applicables et ne dégage aucunement l'organisme des obligations auxquelles il est assujetti par ces dispositions et par toutes lignes directrices de l'industrie relatives aux questions de qualité.

10. Préparation de la demande

10.1 Etape 1 : Formulaire de demande d'inscription — Le formulaire ATOP-1 est un document juridique attestant de l'engagement de votre organisme à l'égard d'un système de management de la qualité de haute performance. il doit être signé par un cadre supérieur de l'organisme responsable du système de management de la qualité et par un agent autorisé de l'organisme (p. ex. président, vice-président, secrétaire-trésorier).

10.2 Étape 2 : Formulaire de profil du requérant — Le formulaire ATOP-2 dûment rempli permet à l'ONGC de recueillir tous les renseignements nécessaires relatifs au Programme, notamment toutes les installations et tous les emplacements visés par l'homologation.

Les formulaires ATOP-1 et ATOP-2 se trouvent à l'annexe A.

10.3 Étape 3 : Envoi de la documentation relative au système de management de la qualité

Par la poste :

Programme d'homologation pour les entreprises d'observation des pêches en mer
Services de certification (SC) — Produits et services
Office des normes générales du Canada
Gatineau
Canada K1A 1G6

Par messagerie :

Programme d'homologation de l'ONGC pour les entreprises d'observation des pêches en mer
Services de certification (SC) — Produits et services
Office des normes générales du Canada
Place du portage, phase III, 6B1
11, rue laurier
Gatineau (Québec)
Canada K1A 0S5

Section B - Norme relative au système qualité du Programme d'entreprises d'observation des pêches en mer

1.0 Introduction

Le Programme d'homologation de l'ONGC comprend deux objectifs. Le premier est de veiller à ce que chaque entreprise d'observation des pêches en mer, qui agit comme un tiers, ait un système de management de la qualité (SMQ) en place pour assurer la vérification des activités de pêche, ainsi que de fournir des données relatives aux captures scientifiques et d'échantillonnage au MPO. Le second est de s'assurer que chaque organisme ait des méthodes de management de la qualité en place pour assurer la viabilité de l'organisme.

2.0 Objet

La présente norme précise les exigences du système de management de la qualité auxquelles les organismes doivent satisfaire pour se conformer aux règlements du ministère des Pèches et des Océans publiés en vertu de l'autorité du Règlement de pêche (dispositions générales).

3.0 Principes du SMQ

Les cadres supérieurs peuvent utiliser les principes suivants du système de management de la qualité pour améliorer la performance de l'organisme :

  1. Écoute client
    Les organismes dépendent de leurs clients. Il convient donc qu'ils en comprennent les besoins présents et futurs, qu'ils satisfassent leurs exigences et qu'ils s'efforcent d'aller au-devant de leurs attentes.
  2. Direction
    La direction établit la finalité et les orientations de l'organisme. Il convient qu'elle crée et maintienne un environnement interne dans lequel les personnes peuvent pleinement s'impliquer dans la réalisation des objectifs de l'organisme.
  3. Engagement du personnel
    Les personnes à tous niveaux sont l'essence même d'un organisme et un engagement total de leur part permet d'utiliser leurs aptitudes au profit de l'organisme.
  4. Approche processus
    Un résultat escompté est atteint de façon plus efficiente lorsque les ressources et activités afférentes sont gérées comme un processus.
  5. Approche système au management
    Définir, comprendre et gérer des processus corrélés comme un système contribuent à l'efficacité et à l'efficience de l'organisme à atteindre ses objectifs.
  6. Amélioration continue
    Il convient que l'amélioration continue du rendement global d'un organisme soit un objectif permanent de ce dernier.
  7. Approche factuelle à la prise de décision
    Les décisions efficaces se fondent sur l'analyse de données et d'informations.
  8. Relations mutuellement bénéfiques avec les fournisseurs
    Un organisme et ses fournisseurs sont interdépendants et des relations mutuellement bénéfiques augmentent les capacités des deux organismes à créer de la valeur.

4.0 Système de management de la qualité

4.1 Dispositions générales

La direction de chacun des organismes doit reconnaître que son opinion du système de management de la qualité correspond en fait à la façon dont elle souhaite que l'entreprise fonctionne et que les employés exécutent leur travail. Les gestionnaires des entreprises d'observation des pêches en mer doivent préciser et consigner par écrit la façon dont ils s'attendent que leurs observateurs des pêches en mer et employés de bureau s'acquittent de leurs fonctions. Ils doivent aussi tenir compte des besoins en formation de leur personnel et de la façon dont ils entendent s'assurer que TOUTES les activités productives susmentionnées se déroulent comme prévu. Enfin, ils doivent disposer d'un moyen de déceler les lacunes de leur système de management de la qualité et  améliorer la prestation de services à leurs clients.

Afin de réaliser ces objectifs, chaque système de management de la qualité des entreprises d'observation des pêches en mer doit inclure des procédures écrites touchant tous les points énumérés dans les prochains articles. Les entreprises d'observation des pêches en mer doivent en outre fournir une preuve tangible que leurs pratiques de management de la qualité sont conformes à ces procédures. Une preuve tangible prend habituellement la forme d'enregistrements sur les activités exigées selon le système de management de la qualité ou les attentes des clients en matière de rendement.

Dans le cas du Programme d'entreprises d'observation des pêches en mer, chaque client (ou peut-être plus d'une catégorie de clients) a plus d'une attente concernant le service offert par une entreprise d'observation des pêches en mer. En premier lieu, on s'attend à ce que les activités de pêche soient surveillées et que les données connexes soient consignées correctement de façon à ce qu'elles soient conformes aux lois et règlements qui régissent les activités de pêche dans les eaux canadiennes. À cette fin, l'observateur des pêches en mer réalise une surveillance indépendante.

En deuxième lieu, on s'attend à ce que la vérification des rapports rédigés par l'entreprise d'observation des pêches en mer soit acceptée par le MPO comme étant exacte. Ainsi les pêcheurs pourront avoir confiance qu'ils demeurent conformes aux règlements du MPO et aux plans de gestion. Les données scientifiques relatives au Programme seront également offertes pour la recherche scientifique et l'évaluation des stocks.

En troisième lieu, les pratiques de management de la qualité de l'entreprise d'observation des pêches en mer permettront d'obtenir de façon constante le service convenu. Le respect des exigences du Programme de listage de l'ONGC permet habituellement de répondre à ces trois attentes.

4.2 Documentation

4.2.1 Procédures et formulaires

La direction de l'organisme doit s'assurer que :

4.2.1.1 lorsqu'elle décide que ses employés ont besoin d'instructions écrites ou de formulaires, une méthode est en place pour veiller à ce que seule la bonne version (la plus à jour) est utilisée;

4.2.1.2 il y a un moyen d'identifier chaque page d'un document pour vérifier s'il s'agit bel et bien de la dernière version (indicateur du niveau de révision);

4.2.1.3 lorsque des changements sont apportés, toutes les versions désuètes des documents sont retirées de la circulation;

4.2.1.4 il y a un moyen facile d'indiquer le niveau de révision courant de chaque document lié au système de management de la qualité;

4.2.1.5 la documentation est utilisée pour la formation et facilement accessible à tous les employés qui comptent sur cette documentation pour s'acquitter de leurs tâches;

4.2.1.6 tous les employés connaissent la personne autorisée à approuver et à réviser la documentation relative au système de management de la qualité et la marche à suivre pour faire des suggestions afin d'améliorer la documentation;

4.2.1.7 les directives pertinentes du MPO concernant les exigences du système de management de la qualité, y compris les exigences du MPO, conformément au document Programme de surveillance à quai de la région de l'Atlantique — Politique et procédures, partie II; procédures de fonctionnement, ainsi qu'aux annexes pertinentes applicables aux diverses régions, sont intégrées aux procédures du système de management de la qualité.

4.2.2 Enregistrements

La direction de l'organisme doit s'assurer que :

4.2.2.1 elle identifie clairement les enregistrements requis pour démontrer la conformité aux procédures de son système;

4.2.2.2 les enregistrements sont recueillis, conservés et protégés contre un accès non autorisé;

4.2.2.3 les enregistrements sont lisibles, récupérables et accessibles aux employés de l'observateur des pêches en mer qui comptent sur ceux-ci pour exécuter leurs tâches ainsi qu'au MPO et aux auditeurs nommés par le MPO, au besoin.

5.0 Responsabilité de la direction

5.1 Politique

La direction de l'organisme doit s'assurer que :

5.1.1 sa politique ou que son attitude concernant la réponse aux attentes des clients, est en constante conformité avec les exigences du MPO et de l'ONGC et que, dans le souci de l'amélioration continue de ses méthodes de fonctionnement, elle est connue et suivie par son personnel;

5.1.2 cette politique est clairement précisée dans la documentation fournie aux employés.

5.2 Responsabilité et autorité

La direction de l'organisme doit s'assurer que :

5.2.1 tous les employés connaissent leurs responsabilités et leurs pouvoirs à l'égard du système de management de la qualité, ainsi que la voie hiérarchique du Programme d'entreprises d'observation des pêches en mer, y compris l'ensemble des politiques, procédures et lois applicables du MPO.

5.2.2 un employé est désigné au niveau de la direction pour accepter la responsabilité globale de la mise en œuvre et de l'actualisation du système de management de la qualité documenté.

5.2.3 La direction de l'organisme qui assume des fonctions de supervision de la qualité doit examiner le système qualité à des intervalles définis afin de s'assurer qu'elle demeure conforme et efficace relativement au respect des exigences de ce Programme, y compris les critères de conflit d'intérêt et d'indépendance, ainsi que la politique et objectifs de qualité de l'organisme. Ils doivent tenir des registres de ces revues.

6.0 Formation

6.1 La direction de l'organisme doit s'assurer que :

6.1.1 la totalité du personnel, des observateurs des pêches en mer et des employés de bureau sont qualifiés sur le plan de l'éducation, de la formation et de l'expérience applicables à leurs tâches;

6.1.2 les observateurs des pêches en mer sont certifiés par le MPO, et que les certifications sont renouvelées;

6.1.3 la totalité du personnel, des observateurs des pêches en mer et des employés de bureau reçoivent une formation sur la documentation du système de management de la qualité applicable à leurs tâches précises et à leur contribution à l'amélioration du système de management de la qualité;

6.1.4 des enregistrements sont conservés sur cette formation, y compris toute la formation en cours d'emploi.

7.0 Production

7.1 La direction de l'organisme doit veiller à ce que les procédures fournissent suffisamment de détails concernant tous les processus liés, notamment, aux activités suivantes :

7.1.1 les tâches et fonctions de l'observateur des pêches en mer;

7.1.2 la réception et le traitement des renseignements, des données et des rapports au bureau de l'observateur des pêches en mer, ainsi que l'acheminement de cette information au MPO;

7.1.3 le classement de l'information sur la surveillance selon les directives du MPO;

7.1.4 l'établissement des rapports sur les incidents et leur présentation au MPO.

8.0 Inspection

8.1 La direction de l'organisme doit s'assurer :

8.1.1 que l'ensemble des renseignements, des données et des rapports sont contrôlés pour vérifier leur intégralité et leur exactitude numérique avant leur acheminement au MPO;

8.1.2 que le MPO est informé de tout renseignement manquant ou de toute inexactitude numérique;

8.1.3 qu'une personne désignée approuve les renseignements, les données ou les rapports envoyés au MPO et vérifie s'ils ont été contrôlés selon ce qui exigé ci-dessus;

8.1.4 que des preuves tangibles et des enregistrements adéquats relatifs aux contrôles susmentionnés sont conservés.

9.0. Audit interne

9.1 La direction de l'organisme doit s'assurer que :

9.1.1 les évaluations de l'efficacité et de l'efficience de son système de management de la qualité ont lieu régulièrement. Ces audits permettent également d'évaluer le degré de conformité aux procédures établies des pratiques de la direction et des employés de l'organisme;

9.1.2 TOUTES les parties du système de management de la qualité sont évaluées ou font l'objet d'un audit au moins une fois l'an. Plus l'activité est importante, plus les audits sont fréquents;

9.1.3 les auditeurs internes sont, dans la mesure du possible, indépendants des activités faisant l'objet d'un audit, c'est-à-dire qu'ils ne peuvent pas auditer leur propre travail;

9.1.4 les auditeurs reçoivent une formation sur les processus d'audits internes et des enregistrements sont conservés sur cette formation;

9.1.5 les auditeurs informent la personne auditée des résultats de l'audit avant leur départ à l'achèvement de l'audit;

9.1.6 les anomalies décelées durant un audit sont corrigées et étudiées en vue de déterminer des mesures d'amélioration;

9.1.7 les audits internes sont utilisés pour vérifier l'efficacité des mesures d'amélioration antérieures;

9.1.8 les enregistrements sur les audits internes sont conservés et accessibles au MPO ou aux auditeurs externes nommés par le MPO, au besoin.

10. Amélioration

10.1 Les non-conformités sont habituellement décelées au moyen des audits internes ou externes du système de management de la qualité (section 9); par ailleurs, elles peuvent parfois provenir à la suite de plaintes officielles de clients de l'observateur des pêches en mer ou du MPO.

10.2 La direction de l'organisme doit s'assurer que :

10.2.1 les non-conformités du système de management de la qualité doivent être notées et identifiées lorsqu'elles surviennent ou sont découvertes;

10.2.2 les procédures sont établies et écrites afin de s'assurer que les non-conformités sont corrigées;

10.2.3 les procédures visant à identifier les possibilités d'amélioration du système de management de la qualité en fonction de ces non-conformités sont également établies et consignées par écrit;

10.2.4 la première étape en vue d'améliorer le système de management de la qualité consiste à mener une enquête sur la cause profonde des non-conformités;

10.2.5 lorsque la cause profonde des non-conformités semble avoir été déterminée, des mesures sont prises pour améliorer le système de management de la qualité et veiller à ce que les non conformités ne se reproduisent pas;

10.2.6 des enregistrements adéquats sur les plaintes, les non-conformités et les mesures d'amélioration sont conservés durant une période appropriée;

10.2.7 chaque mesure d'amélioration mise en œuvre est revue aux fins d'efficacité. Si la non-conformité existe toujours, cela signifie que la mesure prise n'était pas efficace et que le processus de détermination de la cause profonde du problème et de mise en œuvre des mesures d'amélioration doit être répété.

Annexe A

  • Formulaire de Demande d'inscription (ATOP-1)
  • Formulaire du Profil du requérant (ATOP-2)

Demande d'inscription

Demande

(raison sociale de l'entreprise requérante) :

(adresse de l'entreprise requérante) :

ci-après appelé le « requérant » demande, par les présentes, de procéder à l'homologation des installations répertoriées sur le formulaire « Profil du requérant » ci-joint pour le programme suivant :

[ ] Entreprises d'observation des pêches en mer

Engagement

Le requérant, par l'intermédiaire de son représentant désigné, déclare les faits suivants et s'engage à les respecter :

le requérant se conformera aux exigences pertinentes de la Norme relative au système de management de la qualité du Programme d'observation des pêches en mer (la norme);

les installations figurant sur la liste du requérant sont conformes aux dispositions de la norme; tous les produits ou services des installations susmentionnées se conformeront aux spécifications courantes du requérant et continueront de respecter les exigences de la norme;

la direction de l'entreprise requérante connaît et accepte les conditions relatives à cette homologation qui sont décrites dans l'édition courante du Manuel des politiques de la Division de l'évaluation de la conformité de l'ONGC;

le requérant a reçu et respectera les exigences pertinentes du Manuel du programme d'homologation;

l'ONGC ou ses représentants désignés seront autorisés à auditer les installations du requérant au moment déterminé par l'ONGC et selon la procédure établie par ce dernier.

ATOP-1_Fr - décembre 2012

En remplissant et en signant le présent formulaire de demande d'inscription, le requérant reconnaît avoir lu et compris les conditions du Manuel du programme d'homologation ci-joint et accepte de suivre les processus en ce qui concerne toute activité reliée au Programme d'homologation.

Par suite de l'homologation accordée par l'ONGC, le fournisseur s'engage à régler les frais applicables conformément à la section des coûts du Manuel du programme, à faire ses versements à l'ordre du Receveur général du Canada et à les envoyer à l'adresse suivante :

Services de certification
Division de l'évaluation de la conformité
Office des normes générales du Canada
Gatineau, Canada
K1A 1G6

EN FOI DE QUOI le présent formulaire Demande d'inscription est soumis par le requérant ce…jour de…201….

(signature du cadre supérieur responsable de l'assurance des systèmes de management)

(signature du représentant désigné par le requérant)

Veuillez expédier la demande aux :

Services de certification
Division de l'évaluation de la conformité
Office des normes générales du Canada
Gatineau, Canada
K1A 1G6

Remarque : La demande d'inscription doit comprendre :

  • le formulaire Demande d'inscription dûment rempli
  • le Profil du requérant dûment rempli
  • le certificat de constitution de l'entreprise, l'enregistrement de la société ou de l'entreprise
  • les frais d'inscription

Profil du requérant

Remplir un formulaire et inscrire les installations ou lieux

Dossier no (à l'usage de l'ONGC seulement)

Section 1 — Information sur le requérant

Dénomination sociale et adresse
Langue préférée Correspondance : [ ] Ang [ ] Fr Audit : [ ] Ang [ ] Fr
Représentant du requérant :
Titre :
Téléphone :
Télécopieur :
Courriel :
Site Web :
Contact pour les factures :
Téléphone :
Télécopieur :
Adresse de l'installation # 1 (si elle diffère de l'adresse susmentionnée) :

Taille de l'installation (pi2) :
Nombre d'employés :
Nombre de quarts :
Nombre d'employés directement engagés dans le système de management (c.-à-d. affectés à l'assurance qualité) :
Nombre approximatif de pages dans votre documentation sur le système de management y compris les pages du manuel sur la qualité et les procédures :
Adresse de l'installation # 2 :

Taille de l'installation (pi2) :
Nombre d'employés :
Nombre de quarts :
Nombre d'employés directement engagés dans le système de management (c.-à-d. affectés à l'assurance qualité) :
Nombre approximatif de pages dans votre documentation sur le système de management y compris les pages du manuel sur la qualité et les procédures :
Adresse de l'installation # 3 :

Taille de l'installation (pi2) :
Nombre d'employés :
Nombre de quarts :
Nombre d'employés directement engagés dans le système de management (c.-à-d. affectés à l'assurance qualité) :
Nombre approximatif de pages dans votre documentation sur le système de management y compris les pages du manuel sur la qualité et les procédures :

ATOP-2_Fr - décembre 2012

Annexe B - Liste de contrôle pour l'évaluation du système qualité et de la procédureNote 3

La Liste de contrôle pour l'évaluation de la procédure consiste en des feuilles de travail pouvant être utilisées à la fois par le requérant et par les évaluateurs de l'ONGC pour évaluer un système qualité. Elle renferme toutes les caractéristiques liées au modèle de qualité de la Norme relative au système de management de la qualité du Programme d'entreprises d'observation des pêches en mer ainsi que les exigences comprises dans le présent document, Politique et procédures du Programme d'observation des pêches en mer, Exigences relatives à la prestation du Programme.

Si le requérant possède un système qualité documenté formel (manuel), il doit préciser les références de la procédure et du manuel qualité dans la colonne appropriée. Si une entreprise juge qu'une caractéristique particulière ne s'applique pas à ses activités, elle peut l'indiquer dans la colonne « Commentaires » et justifier son point de vue. Il faut annexer à la demande toute documentation qualité pertinente, y compris le manuel qualité du requérant.

Si un requérant n'a pas de système qualité formel, il peut utiliser la colonne « Commentaires » pour décrire comment chacune des exigences est respectée à son installation. Ces renseignements pourront par la suite servir à officialiser le système qualité du requérant et à servir de base à son manuel qualité.

On peut obtenir sur demande une Liste de contrôle pour l'évaluation de la procédure de l'ONGC. L'ONGC peut être consulté si des éclaircissements sont nécessaires sur une ou l'autre des exigences du Programme.

Notes de bas de page

Note 1

Les frais varient selon la taille, l'emplacement et la complexité du système de management de la qualité à auditer. Les frais de l'audit incluent les frais de déplacement et d'hébergement, et les honoraires de l'auditeur. Les frais peuvent être moindres si le requérant a déjà obtenu la certification pour un autre Programme de l'ONGC.

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Note 2

Les participants au programme dont les produits ou les installations ont été radiés temporairement devront débourser le montant le plus élevé entre les frais minimaux et les frais associés au temps réel consacré au rétablissement du produit ou de l'installation au taux horaire applicable aux frais de gestion.

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Note 3

Si le système qualité d'une entreprise est enregistré en vertu de la norme ISO 9001:2008, la présente section peut ne pas s'appliquer. Le requérant doit soumettre un plan qualité s'il est différent de celui déjà visé par le manuel qualité actuel.

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