Liste de contrôle des exigences relatives à l'homologation pour le Programme de préqualification pour les ententes de services de contrôle aux aéroports

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Liste de contrôle des exigences relatives à l'homologation pour le Programme de préqualification pour les ententes de services de contrôle aux aéroports (447Ko)

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Introduction
Exigences relatives à l'homologation
Corrélations entre la norme de l'Administration canadienne de la sûreté du transport aérien et la norme de l'Organisation internationale de normalisation 9001:2015

Introduction

Une fois que votre organisme sera inscrit au Programme de préqualification pour les ententes de services de contrôle aux aéroports (ESCA) de l’Office des normes générales du Canada (ONGC), la prochaine étape sera de soumettre votre documentation qualité qui définit les processus utilisés pour satisfaire aux exigences de la norme. La liste de contrôle des exigences relatives à l'homologation doit être présentée avec la documentation.

L'ONGC exige que les requérants remplissent cette liste de contrôle qui servira à la revue de la documentation et à l'audit sur place. La liste de contrôle énumère les éléments de la Norme relative au système de gestion des fournisseurs de services de contrôle de l'Administration canadienne de la sûreté du transport aérien (ACSTA) et permet d'associer les documents du requérant à chacun de ces éléments.

Pour chaque élément ou énoncé, veuillez indiquer dans la colonne « Référence et révisions », le document applicable (politique, procédure, etc.) justifiant la conformité à cet élément.
La colonne « Crucial » contient les éléments que l'auditeur de l'ONGC juge essentiels au système de management. Il convient de prendre note que cette colonne est à son usage exclusif et n'exige pas d'intervention du requérant. Ce dernier peut cependant s'en servir pour connaître les éléments les plus importants. Puisqu'il s'agit d'un nouveau programme, ces éléments ont été définis d'après les connaissances et l'expérience que l'ONGC a acquises avec d'autres systèmes de management; il est donc possible qu'à l'étape de la mise en œuvre du Programme, ces éléments « cruciaux » changent. Les requérants doivent satisfaire à tous les éléments, pas seulement à ceux qualifiés de « cruciaux ».
Les autres colonnes « Document » et « Utilisation » sont exclusivement à l'usage de l'ONGC et n'exigent pas d'intervention du requérant. Ces colonnes contiennent divers renvois à des notes explicatives qui devraient aider le requérant. Ces notes présentent des exemples du type de documents exigés par l'ONGC pour démontrer la conformité du système de management à un élément en particulier.
La case « Preuve objective évaluée » au bas de la page est elle aussi à l'usage exclusif de l'ONGC.

Veuillez transmettre à l'ONGC la liste de contrôle remplie de même que les documents cités en référence.

Exigences relatives à l'homologation

Partie 1 – Engagement de l'équipe de direction

1.1 Engagement de l'équipe de direction

L'organisation a-t-elle fourni une description et une preuve des processus et des ressources utilisés confirmant l'engagement de l'équipe de direction envers le développement, la mise en œuvre et l'amélioration continue du système de management?

À tout le moins :

a) Est-ce que les administrateurs et l'équipe de direction peuvent obtenir la preuve de casiers judiciaires vierges des autorités canadiennes ou ont-ils la cote du niveau secret du gouvernement du Canada?
- Crucial : C
- Document : Une copie du formulaire d'autorisation d'attestation de sécurité de tous les membres de la haute direction ou de leur demande de cote de sécurité doit être obtenue avant l'audit sur place.
b) L'équipe de direction s'est-elle engagée à informer ses employés de sa mission, de sa vision et de ses valeurs ainsi que de son code de déontologie? Ces principes sont-ils documentés et diffusés dans toute l'organisation?
- Crucial : C
- Utilisation : Une copie du code de déontologie de l'organisation et le rapport d'une séance de sensibilisation du personnel (bulletin d'information adressé au personnel) doivent être disponibles.
c) La hiérarchie des responsabilités et de l'autorité au sein de la direction est-elle clairement définie et appropriée pour le mandat, la taille et la complexité de l'organisation (un organigramme à jour est requis)? L'organigramme est-il documenté et diffusé dans toute l'organisation?
- Utilisation : L'organigramme, les descriptions des postes et la liste des installations doivent être remis au moment de l'audit sur place.
d) L'équipe de direction s'est-elle engagée à communiquer l'importance des exigences du client ainsi que celles de la Loi et du Règlement? L'importance de ces exigences est-elle documentée et diffusée dans toute l'organisation.
- Crucial : C
- Utilisation : Une copie du code de déontologie de l'organisation et le rapport d'une séance de sensibilisation du personnel (bulletin d'information adressé au personnel) doivent être disponibles.
e) L'équipe de direction est-elle convaincue de l'importance des revues de direction pour s'assurer que le système de management de l'organisation continue à satisfaire ou à surpasser les exigences des clients ainsi que celles des lois et règlements? Existe-t-il des procédures et des preuves attestant de ce fait?
- Crucial : C
- Utilisation : L'ordre du jour et le compte-rendu des revues de direction doivent être fournis.
f) Est-ce que l'équipe de direction peut définir et avaliser une politique sur la gestion des risques qui est conforme à la mission et aux valeurs de l'organisation, et assurer le respect des exigences légales et réglementaires. L'équipe de direction va-t-elle s'assurer que les ressources nécessaires sont affectées au sein de l'organisation et que la politique est communiquée dans l'ensemble de l'organisation?
Est-ce que l'équipe de direction peut identifier :
1. les responsables des risques qui ont la responsabilité et le pouvoir de gérer les risques?
2. les personnes responsables de l'élaboration, de la mise en œuvre et du maintien du cadre de gestion des risques?
3. les autres personnes au sein de l'organisation ayant des responsabilités en ce qui a trait au processus de gestion des risques?

Partie 2 – Capacités financières et générales

2.1 États financiers

L'organisation a-t-elle fourni ses états financiers vérifiés pour les trois années précédentes?

Crucial : C
Document : Une copie des états financiers des trois années précédentes ou des documents pertinents doit être obtenue avant l'audit sur place.

En l'absence d'états financiers vérifiés, l'organisation fournit-elle :

a) des documents détaillant l'état actuel et à long terme de son crédit ou ses modalités d'emprunt (p. ex. marge de crédit, emprunts)?
- Crucial : C
- Document : Une copie des états financiers des trois années précédentes ou des documents pertinents doit être obtenue avant l'audit sur place.
b) des documents provenant de son établissement de crédit attestant que l'organisation n'est en rupture d'aucune clause bancaire?
- Crucial : C
- Document : Une copie des états financiers des trois années précédentes ou des documents pertinents doit être obtenue avant l'audit sur place.

Partie 3 – Optimisation des ressources humaines

3.1 Capacité

L'organisation a-t-elle fourni une description et une preuve de l'existence d'un processus de planification et de sa capacité de relever les défis que présentent les ressources humaines en fonction des conditions du marché de l'emploi local, régional et national?

3.2 Personnel motivé

L'organisation a-t-elle fourni une description et une preuve des programmes adoptés ou des activités entreprises pour promouvoir une culture organisationnelle qui motive le personnel?

3.3 Le système d'information sur les ressources humaines

L'organisation a-t-elle fourni une description et une preuve de l'existence d'un système d'information sur les ressources humaines et de procédures qui, au moins :

a) permettent de faire un suivi des renseignements pertinents sur un employé, son dossier de formation, sa disponibilité et ses compétences linguistiques (voir le dossier du personnel)?
- Crucial : C
- Utilisation : Les documents de demande d'emploi et le manuel de l'employé doivent être disponibles.
b) permettent de faire un suivi du statut courant d'un employé et des intervalles prévus pour la tenue des dossiers?
- Crucial : C
- Utilisation : Les documents de demande d'emploi et le manuel de l'employé doivent être disponibles.
c) peuvent être modifiés ou personnalisés afin de maintenir les exigences relatives aux renseignements sur les employés ou d'ajouter de nouvelles exigences?

3.4 Le système de sécurité des renseignements

L'organisation a-t-elle fourni une description et une preuve qu'elle dispose d'un système de sécurité des renseignements et de procédures connexes qui comprennent au moins :

a) une politique ou une stratégie documentée pour l'exécution d'une évaluation des risques pour la sécurité des renseignements à des intervalles planifiés ou lorsque des changements importants sont proposés ou se produisent?
b) de contrôler des changements prévus, d'examiner les conséquences de changements non souhaités et de prendre des mesures pour atténuer les effets négatifs?
c) d'établir et de contrôler tous les processus impartis?
d) de mettre en œuvre un processus de traitement des risques pour la sécurité afin de :
- Crucial : C
  1. sélectionner les options de traitement des risques pour la sécurité qui conviennent?
  2. déterminer tous les contrôles qu'il faut mettre en œuvre?
  3. mettre en œuvre et surveiller les résultats?

3.5 Système de paye

a) L'organisation a-t-elle fourni une description et une preuve de l'existence d'un système de paye et de procédures assurant la juste rémunération des employés en temps opportun?
- Crucial : C
- Utilisation : Une copie des conventions collectives et une liste des représentants de la direction de l'organisation devraient être fournies avant l'audit sur place.

3.6 Recrutement et maintien du personnel

L'organisation a-t-elle fourni une description et une preuve de l'application de ses processus de dotation et de maintien de l'effectif nécessaire au niveau de la direction et du personnel opérationnel, incluant au moins :

a) une stratégie et/ou une politique documentée visant à attirer des employés?
- Document : Les énoncés des politiques, de la mission, de la vision ou des valeurs devraient être disponibles.
b) une stratégie et/ou politique documentée visant à retenir les employés?
c) une stratégie et/ou politique documentée de perfectionnement professionnel?
d) un programme documenté de rémunération et d'avantages sociaux?
e) des programmes visant à améliorer l'engagement des employés et leur dévouement à leur travail?
f) un programme d'aide aux employés?
g) un programme de reconnaissance et de récompense?
h) un programme de formation basé sur les aptitudes et les connaissances?
i) un processus d'évaluation des qualifications avant l'attribution d'un poste et comprenant des critères d'évaluation des aptitudes pour le service à la clientèle?
- Utilisation : Les documents de demande d'emploi et le manuel de l'employé doivent être disponibles.
j) un processus de vérification des références?
- Utilisation : Les documents de demande d'emploi et le manuel de l'employé doivent être disponibles.

3.7 Gestion du personnel représenté par un syndicat

L'organisation a-t-elle fourni une description et une preuve de l'existence des processus et des ressources nécessaires pour gérer des employés syndiqués fournissant des services à un tiers, notamment :

a) la ou les personnes responsables des relations de travail ayant l'expérience et les compétences nécessaires (c.-à-d. arbitrage exécutoire, règlement des griefs, autre mode de règlement des conflits, négociation collective, gestion de la transition du personnel)?
- Document : Une copie des conventions collectives et une liste des représentants de la direction de l'organisation devraient être fournies avant l'audit sur place.
b) une expérience en milieu corporatif et une compréhension de :
- i) l'administration d'une convention collective (p. ex. résolution des conflits de travail par les procédures d'arbitrage ou de règlement des griefs) en fournissant des copies des conventions collectives?
  - 1) Document : Une copie des conventions collectives et une liste des représentants de la direction de l'organisation devraient être fournies avant l'audit sur place.
- ii) la négociation d'une convention collective? (Existe-t-il une politique et/ou une stratégie documentées?)
- iii) la gestion d'une interruption légale ou illégale du travail par les employés? (Existe-t-il une politique et/ou une stratégie documentées?)

Partie 4 – Excellence de la prestation de services

4.1 Prestation de services

L'organisation a-t-elle fourni une description et une preuve de l'application des procédures et de l'existence des ressources nécessaires pour :

a) déterminer les besoins du client (exprimés par le client ou non) en services et pour les activités de suivi de la prestation de services?
- Document : Une liste des exigences des lois et règlements devrait être disponible.
b) déterminer les exigences des lois et règlements relatives aux services?
- Crucial : C
- Utilisation : Une liste des exigences des lois et règlements devrait être disponible.
c) déterminer comment régler et mettre en œuvre les avenants d'un contrat?
d) établir une communication efficace avec les clients en ce qui a trait à la prestation de services et aux avenants des contrats?

4.2 Établissement des horaires de travail

L'organisation a-t-elle fourni une description et une preuve de l'application d'un processus d'établissement de l'horaire des employés pour une répartition des ressources humaines visant à répondre aux besoins du client et du service, notamment :

a) une procédure visant à répondre à des besoins fluctuants nécessitant le recours à des employés à temps partiel, à temps plein ou occupant des postes fractionnés?
b) Horaires de travail courant et antérieur?
- Utilisation : La planification de la charge de travail et l'horaire de chaque employé (journalier, hebdomadaire et mensuel) devrait être disponible.

4.3 Gestion administrative

L'organisation a-t-elle fourni une description et une preuve de l'application de ses processus de gestion administrative, c.-à-d. ceux dont le but est d'assurer la circulation en temps opportun d'informations précises, incluant au moins :

a) les détails de la facturation?
- Utilisation : Un dossier de facturation comprenant les documents pertinents et une liste des personnes qui ont un pouvoir d'approbation doivent être tenus à jour et disponibles.
b) les documents justificatifs des coûts?
- Utilisation : Un dossier de facturation comprenant les documents pertinents et une liste des personnes qui ont un pouvoir d'approbation doivent être tenus à jour et disponibles.
c) les autorisations de travail et de facturation?
- Utilisation : Un dossier de facturation comprenant les documents pertinents et une liste des personnes qui ont un pouvoir d'approbation doivent être tenus à jour et disponibles.
d) un système automatisé de saisie des heures de travail des employés?
- Utilisation : Un équipement adéquat pour la consignation du temps des employés et un programme d'entretien de cet équipement devrait être en place.
e) des politiques et des procédures organisationnelles pour remplir et approuver les relevés de temps?
- Utilisation : Un dossier de facturation comprenant les documents pertinents et une liste des personnes qui ont un pouvoir d'approbation doivent être tenus à jour et disponibles.
f) les dispositifs de contrôle et de production de rapports du système de saisie des heures de travail?
- Utilisation : Un équipement adéquat pour la consignation du temps des employés et un programme d'entretien de cet équipement devrait être en place.
g) le processus utilisé pour la concordance des données de répartition des employés avec les données du registre de paye et des documents à l'appui?
- Utilisation : Un dossier de facturation comprenant les documents pertinents et une liste des personnes qui ont un pouvoir d'approbation doivent être tenus à jour et disponibles.

4.4 Maîtrise de la prestation de services

L'organisation a-t-elle fourni une description et une preuve de l'existence des processus et des ressources nécessaires à la planification et à la prestation des services dans des conditions déterminées, incluant au moins :

a) la disponibilité d'instructions de travail facilement reconnaissables, selon les besoins?
b) une procédure pour la communication des nouvelles et des dernières instructions de travail aux employés?
c) la supervision et la surveillance par la direction ?
d) la disponibilité et l'utilisation de l'équipement et des appareils de mesure, s'il y a lieu?
- Utilisation : Une liste des équipements et des appareils de mesure, y compris le programme d'entretien devrait être disponible, lorsqu'il y a lieu.

4.5 Propriété du client

L'organisation a-t-elle fourni une description et une preuve de l'existence de processus et des ressources nécessaires à l'entretien de la propriété du client lorsqu'elle en a la garde ou qu'elle l'utilise?

Utilisation : Un rapport sur l'inspection de la zone de travail du client devrait être rédigé et disponible, au même titre qu'un rapport d'incident.

4.6 Contrôle d'urgence

L'organisation a-t-elle fourni une description et une preuve de l'existence de processus et des ressources nécessaires à la planification et à l'exécution d'un plan d'urgence sur les lieux de la prestation des services?

Crucial : C
Utilisation : Le programme d'urgence et le plan d'essai, ainsi que les rapports d'activités d'essai devraient être disponibles.

Partie 5 – Mesure du rendement

5.1 Rapport sur les indicateurs de rendement clés dans l'exécution du contrat

L'organisation a-t-elle fourni une description et une preuve de sa capacité à rédiger un rapport sur les indicateurs de rendement clés dans l'exécution du contrat et de la façon de mesurer le rendement en fonction des indicateurs clés (rapports actuels et précédents sur la gestion du rendement)?

Utilisation : Les paramètres des indicateurs de rendement clés dans l'exécution du contrat et les résultats de l'évaluation du rendement (sondage sur la satisfaction du client, résultats de l'évaluation de l'employé, évaluation de la prestation de services, etc.) devraient être disponibles.

5.2 Surveillance et données de mesure de la prestation de services

L'organisation a-t-elle fourni une description et une preuve de sa façon de recueillir les données pertinentes pour la surveillance et la mesure des processus de prestation de services, incluant au moins :

a) des rapports sur la satisfaction des clients?
- Utilisation : Les paramètres des indicateurs de rendement clés dans l'exécution du contrat et les résultats de l'évaluation du rendement (sondage sur la satisfaction du client, résultats de l'évaluation de l'employé, évaluation de la prestation de services, etc.) devraient être disponibles.
b) des rapports sur les taux de départ des employés?
- Utilisation : Les paramètres des indicateurs de rendement clés dans l'exécution du contrat et les résultats de l'évaluation du rendement (sondage sur la satisfaction du client, résultats de l'évaluation de l'employé, évaluation de la prestation de services, etc.) devraient être disponibles.
c) des rapports sur la conformité aux exigences du service?
- Utilisation : Les paramètres des indicateurs de rendement clés dans l'exécution du contrat et les résultats de l'évaluation du rendement (sondage sur la satisfaction du client, résultats de l'évaluation de l'employé, évaluation de la prestation de services, etc.) devraient être disponibles.

5.3 Analyse et données de mesure de la prestation de services

L'organisation a-t-elle fourni une description et une preuve de sa façon d'analyser et d'évaluer les données nécessaires pour surveiller et évaluer le processus de prestation des services, incluant au moins :

a) assurer la conformité aux exigences du service?
b) évaluer et accroître la satisfaction de la clientèle?
c) évaluer le rendement des fournisseurs externes?
d) assurer la conformité et l'efficacité du système de gestion et déterminer le besoin ou les occasions d'amélioration?
- Utilisation : Les paramètres des indicateurs de rendement clés dans l'exécution du contrat et les résultats de l'évaluation du rendement (sondage sur la satisfaction du client, résultats de l'évaluation de l'employé, évaluation de la prestation de services, etc.) devraient être disponibles.

5.4 Les audits internes

L'organisation a-t-elle fourni une description et une preuve qu'elle dispose des processus et des ressources nécessaires pour effectuer des audits internes à intervalles planifiés afin de fournir des renseignements visant à déterminer si le système de gestion :

a) est conforme aux
- 1) propres exigences de l'organisme concernant son système de gestion de la qualité
- 2) exigences de la Norme internationale
b) est mis en œuvre de manière efficace et tenu à jour
- Crucial : C
- Utilisation : les rapports des audits internes devraient être disponibles

Partie 6 – Amélioration

6.1 Maîtrise d'un service non conforme

L'organisation a-t-elle fourni une description et une preuve qu'elle dispose des mesures de contrôle nécessaires ainsi que des responsabilités et pouvoirs connexes pour gérer les services non conformes aux normes, et pour faire en sorte que ces services ne soient plus fournis?

Crucial : C
Utilisation : Les preuves de la résolution de non-conformités (définition, traitement, avis, etc.) et tous dossiers pertinents devraient être disponibles.

6.2 Non-conformité

L'organisation a-t-elle fourni une description et une preuve qu'elle dispose des processus nécessaires pour éliminer la cause des non-conformités, empêcher qu'elles se répètent et prévenir les non-conformités possibles, y compris au moins une procédure visant à :

a) examiner les non-conformités (y compris les plaintes des clients)?
- Utilisation : Un registre des plaintes des clients devrait être tenu.
b) déterminer la cause des non-conformités?
- Utilisation : Un dossier sur les actions correctives et préventives devrait être tenu à jour et disponible.
c) déterminer les mesures à prendre et les mettre en œuvre?
- Utilisation : Un dossier sur les actions correctives et préventives devrait être tenu à jour et disponible.
d) établir un compte rendu des résultats des mesures prises?
- Utilisation : Un dossier sur les actions correctives et préventives devrait être tenu à jour et disponible.
e) examiner les mesures correctives prises?
- Crucial : C
- Utilisation : Les preuves de la résolution de non-conformités (définition, traitement, avis, etc.) et tous dossiers pertinents devraient être disponibles.

6.3 Amélioration continue

L'organisation a-t-elle fourni une description et une preuve qu'elle dispose des processus et des ressources nécessaires pour assurer une amélioration continue, incluant au moins :

a) prendre en considération les résultats d'analyse et d'évaluation et l'examen de la direction pour vérifier s'il y a des cas de rendement insuffisant ou des occasions qui devraient être examinés;
b) sélectionner et utiliser les outils et les méthodologies applicables pour mener une enquête sur les causes du rendement insuffisant et pour appuyer l'amélioration continue.
- Crucial : C
- Utilisation : Les preuves de la résolution de non-conformités (définition, traitement, avis, etc.) et tous dossiers pertinents devraient être disponibles.

Corrélations entre la norme de l'Administration canadienne de la sûreté du transport aérien et la norme de l'Organisation internationale de normalisation 9001:2015

À l'intention des organisations qui suivent la norme ISO 9001:2015 sur la gestion de la qualité, le tableau ci-dessous fait des recoupements entre la Norme relative au système de gestion des fournisseurs de services de contrôle de l'ACSTA et la norme ISO 9001:2015, du point de vue de l'ACSTA. En outre, l'ONGC appliquera à sa discrétion son expérience et sa compréhension de l'évaluation des systèmes de gestion.

ISO 9001 Réf. – éléments en corrélation directe avec la norme ACSTA, ( ) lien ténu