Services publics et Approvisionnement Canada
Annexe A : Évaluation des contrôles internes en matière de gestion financière pour l'exercice terminé le 31 mars 2019

1. Introduction

Le présent document fournit de l'information sommaire sur les mesures prises par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de gestion financière, y compris des renseignements sur les contrôles internes en matière de rapports financiers (CIRF) de même que sur les résultats d'évaluation et les plans d'action connexes.

Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de programme du Ministère se trouvent dans le plus récent Rapport sur les résultats ministériels et dans le plus récent Plan ministériel.

2.  Système ministériel de contrôle interne en matière de gestion financière

2.1 Gestion des contrôles internes

Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) est doté d'une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d'évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne. Le Cadre sur la gestion financière de SPAC comprend un cadre ministériel sur les contrôles internes, lequel comprend :

• la responsabilité organisationnelle et les structures de surveillance pour appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités de la haute gestion ministérielle dans leurs domaines de responsabilité dans le cadre de la gestion des contrôles internes
• la surveillance semi-annuelle de la gestion des contrôles internes et les mises à jour régulières sur celle-ci, ainsi que la présentation des résultats connexes sur l'évaluation des contrôles et des plans d'action au Comité ministériel d'audit (CMA)
• les valeurs et l'éthique, qui fournissent des programmes d'information et de sensibilisation et qui ont permis d'élaborer un code de conduite ministériel
• la mise à profit des travaux d'audit et des services de consultation pour les audits internes sur l'efficacité de la gestion des risques, de contrôle et de gouvernance, le cas échéant
• les pratiques de gestion axées sur les risques

Le CMA fournit des conseils à l'administrateur général sur la pertinence et le fonctionnement des cadres et processus internes de gouvernance, de contrôle et de gestion des risques. Il se réunit environ 5 fois par année et est composé du sous-ministre, du sous-ministre délégué et de 4 personnes ne faisant pas partie de l'administration publique fédérale. Une de ces personnes en assume la présidence. Le dirigeant principal des finances assiste également aux réunions du CMA.

Afin de fournir une assurance raisonnable que les contrôles financiers sont mis en place et fonctionnent adéquatement et comme prévu, SPAC effectue des évaluations axées sur les risques, met à profit les programmes de surveillance continue et mène des examens de fin d'exercice particuliers, visant notamment :

• la surveillance des contrôles généraux liés à la technologie de l'information, pour le système de gestion financière, y compris les systèmes sources
• l'examen par les conseillers financiers des budgets et des prévisions de gestion des programmes
• des évaluations de la gestion du rendement fondées sur le cadre de gestion financière
• la sensibilisation et la surveillance des vérifications et des évaluations des contrôles financiers internes effectuées par la gestion des programmes
• les résultats de la vérification des contrôles ainsi que des évaluations du cadre de responsabilisation de gestion effectuées par le Bureau du contrôleur général
• la documentation et l'évaluation des contrôles internes par les fournisseurs de services communs

Ces activités permettent de s'assurer :

• qu'aucun arrangement financier ou contrat ne soit conclu avant que les fonds nécessaires soient disponibles
• que les biens et services soient payés que lorsqu'ils ont été reçus ou une fois que les modalités des contrats ou d'autres ententes ont été respectées
• que les paiements ont été dûment autorisés

Par ailleurs, SPAC met à profit les résultats et les constatations des audits effectués par les auditeurs externes et le Bureau de vérification et d'évaluation dans le cadre de ses évaluations sur l'environnement de contrôle, comme suit :

• les audits des états financiers annuels concernant les fonds renouvelables, effectués par un auditeur indépendant
• les audits des comptes publics menés par le Bureau du vérificateur général

2.2 Ententes de services relatives aux états financiers

Services publics et Approvisionnement Canada confie à d'autres organismes le traitement de certaines opérations qui sont divulguées dans ses états financiers.

Entente sur les services communs

Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) offre des services communs à d'autres organismes en ce qui a trait au traitement de certaines opérations divulguées dans leurs états financiers. SPAC a également recours à des services fournis par d'autres organisations :

• le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada fournit à SPAC des services en lien avec les assurances des fonctionnaires fédéraux. Il assure la gestion centralisée du paiement de la part de l'employeur des cotisations aux régimes d'avantages sociaux prévus par la loi (c'est-à-dire le Régime de retraite de la fonction publique, le Régime d'assurance-emploi, le Régime de pensions du Canada, le Régime des rentes du Québec et le Régime de prestations supplémentaires de décès de la fonction publique) au nom de SPAC
• le ministère de la Justice fournit des services juridiques à SPAC
• Services partagés Canada fournit à SPAC des services d'infrastructure de technologie de l'information axés sur les centres de données et les réseaux. L'étendue des services et les responsabilités de chacun sont décrites dans l'entente entre Services partagés Canada et SPAC

Les lecteurs de la présente annexe peuvent consulter les annexes des organismes susmentionnés pour mieux comprendre les systèmes de contrôle interne à l'égard de l'information financière liés à ces services particuliers.

SPAC fournit à d'autres ministères et organismes fédéraux des services communs dans les domaines de l'approvisionnement, de la gestion des locaux, de la sécurité des contrats et de la traduction, ainsi que de l'administration de la paye des fonctionnaires fédéraux et des pensions aux retraités de la fonction publique fédérale. De plus, le receveur général du Canada administre plusieurs systèmes au nom du gouvernement du Canada, notamment : le Système normalisé des paiements, le Grand livre du système de paye et le Grand livre général du receveur général.

Ententes particulières

Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) compte sur d'autres fournisseurs de services externes pour le traitement de certaines transactions ou de certains renseignements consignés dans ses états financiers :

• SPAC offre des services de gestion des installations et des services par l'entremise d'un contrat avec un fournisseur de services externe responsable de la gestion des immeubles et des installations à l'échelle du gouvernement. Il établit également des baux et des ententes avec des tiers, et assure l'administration des baux et l'exécution des projets, pour tous les sites de SPAC appartenant à l'État, et loués par l'État, dans l'ensemble du Canada. Le fournisseur de services externe est responsable de ses propres contrôles internes visant à assurer la conformité de ses services
• SPAC fournit à Services partagés Canada une plateforme de systèmes de gestion financière, appelé systèmes, applications et produits (SAP), pour saisir et déclarer les opérations financières
• un fournisseur de services externe, en vertu d'un contrat avec le gouvernement du Canada, administre l'application de gestion des voyages utilisée par SPAC pour fournir des services de voyage partagés à divers ministères
• un fournisseur de services externe, en vertu d'un contrat avec le gouvernement du Canada, administre le programme de réinstallation offert aux employés dans l'ensemble de la fonction publique fédérale

3. Résultats de l'évaluation ministérielle pour l'exercice se terminant le 31 mars 2019

Le programme de surveillance continue des contrôles financiers de SPAC évalue, sur une base cyclique, l'état des principaux processus de contrôle financier exécutés par la Direction de l'administration des finances de SPAC, et les activités de contrôle financier menées directement par les directions générales chargées de l'exécution des programmes. Cette double approche permet d'obtenir une meilleure vision d'ensemble de l'environnement global des contrôles financiers du ministère et d'étayer les assertions figurant dans la Déclaration de responsabilité de la direction.

Pour les processus et sous-processus à maturité, nous effectuons des tests selon un cycle de 4 ans. Chaque année, nous procédons à une évaluation des risques des processus opérationnels liés aux contrôles clés en matière de rapports financiers, qui indique s'il existe un risque résiduel d'anomalies substantielles. Cette approche axée sur les risques appuie nos décisions quant à la portée et à l'étendue des tests d'efficacité opérationnelle requis. Au cours du présent exercice, nous avons concentré nos efforts sur les sous-processus pour lesquels un risque moyen ou élevé d'anomalies substantielles avait été relevé, avant l'application des contrôles et des stratégies d'atténuation.

Dans le cadre de notre surveillance continue, nous examinons la documentation des sous‑processus et effectuons des tests sur l'efficacité de la conception et sur l'efficacité des opérations de certains contrôles clés. En plus de la surveillance continue des processus de contrôles financiers et des tests d'efficacité opérationnelle, nous effectuons des procédures de corroboration dans tous les environnements de contrôle afin d'obtenir suffisamment d'indications fiables appuyant l'affirmation selon laquelle l'environnement des contrôles financiers en place est solide.

3.1 Processus opérationnels à maturité

Le tableau suivant résume l'état d'avancement des activités de surveillance continue effectuées dans le cadre de l'examen du contrôle interne des processus opérationnels à maturité, pour l'exercice se terminant le 31 mars 2019. Cet examen est conforme au plan de rotation de l'exercice précédent.

Sommaire des mesures correctives requises

À la suite des tests de conception et d'efficacité opérationnelle des contrôles clés pour les processus opérationnels à maturité examinés, SPAC n'a trouvé aucune lacune majeure dans les contrôles qui exposerait le Ministère à un risque élevé d'inexactitude importante dans ses états financiers. Toutefois, les domaines suivants nécessitent toujours des mesures correctives :

• les rôles et les responsabilités doivent être clairement définis, documentés et communiqués pour assurer la responsabilité envers les processus et les procédures établis ainsi que l'adhésion à ceux-ci
• la formation et les outils et procédures normalisés sont requis afin d'appuyer les gestionnaires des centres de responsabilité et le personnel dans l'exécution de leur travail de façon plus efficace et efficiente
• la documentation du rendement de certains contrôles clés doit être améliorée
• l'examen, la surveillance et la communication de l'information à la haute direction doivent être renforcés

3.2 Nouveaux processus opérationnels

Conformément aux exigences de la Politique sur la gestion financière du Conseil du Trésor, entrée en vigueur le 1er avril 2017, SPAC ajoute plusieurs domaines d'examen en raison de leur importance pour la gestion financière du ministère ou d'autres ministères étant donné son rôle de fournisseur de services communs.

Résumé du travail effectué et des résultats

Les processus de planification, d'établissement des budgets, de prévisions budgétaires et du plan d'investissement intégré en sont présentement aux premières étapes de l'examen, qui, à ce jour, comprenait la documentation officielle de certains sous-processus et l'évaluation de l'efficacité conceptuelle de ses contrôles clés.

Le Ministère dirige des efforts considérables en vue de régler les problèmes de rémunération. Il avance en étroite collaboration avec les autres ministères, les organismes centraux, les unités de négociation et les intervenants. Étant donné le contexte actuel, le processus de paye du ministère a été amélioré afin de relever les défis liés aux rapports sur les dépenses salariales découlant des problèmes du système de paye Phénix et SPAC a mis en œuvre d'autres contrôles internes importants, notamment :

• un processus de vérification des comptes avant et après paiement pour la paye
• l'amélioration des procédures d'examen analytique pour corroborer les dépenses salariales et les éléments d'actif et de passif connexes à la fin de l'exercice

À la lumière des résultats de l'évaluation des nouveaux processus opérationnels, le Ministère a dégagé les mesures correctives suivantes :

• il est nécessaire d'avoir une documentation plus uniforme sur le rendement des contrôles clés
• il est nécessaire de mettre en place d'autres formations afin de clarifier les rôles et les responsabilités des parties prenantes en ce qui concerne les activités d'administration de la paye
• il est nécessaire d'améliorer les contrôles de surveillance du rendement des services de paye ministériels
• il est nécessaire de mettre à jour le cadre et les lignes directrices de contrôle pour refléter les changements aux processus et aux contrôles internes liés à la paye
• il est nécessaire de concevoir et de mettre en œuvre certains contrôles de validation clés, tels que l'examen par le gestionnaire, afin d'assurer l'exactitude et l'exhaustivité de l'information pour respecter l'exigence législative liée à la paye

4. Plan d'action ministériel pour le prochain exercice et les exercices suivants

4.1 Suivi continu des examens de contrôle interne des processus opérationnels à maturité

Pour l'exercice se terminant le 31 mars 2020, nous poursuivrons l'examen cyclique de nos processus de contrôle interne à maturité et nous améliorerons notre méthodologie d'évaluation des contrôles internes afin de renforcer l'efficacité et l'écologisation des opérations. Notre approche s'appuiera sur les évaluations axées sur les risques pour déterminer les meilleures stratégies d'atténuation et les meilleures techniques d'essai des contrôles internes en vue de maximiser les économies et d'assurer la fiabilité des processus.

De plus, les stratégies correctives cernées dans les plans d'action de la direction pour les exercices se terminant le 31 mars 2018 et le 31 mars 2019 feront l'objet d'un suivi.

4.2 Autres processus de gestion financière importants

Le plan d'évaluation des autres processus de gestion financière importants sera établi une fois que l'évaluation axée sur les risques sera terminée. Le plan actuel s'échelonnant sur 4 ans est le suivant :

4.3 Processus de services communs

En tant que fournisseur de services communs en matière de paye, de pensions, de trésorerie, de services bancaires, d'approvisionnement, de traduction et d'interprétation, de gestion des locaux et de sécurité dans la négociation de contrats, SPAC effectue chaque année une évaluation axée sur les risques des contrôles internes liés à certains services.

Le plan d'action pour cette évaluation annuelle pour l'année qui vient et les années suivantes est présenté ci-dessous.