Services publics et Approvisionnement Canada
Annexe A : Évaluation des contrôles internes en matière de gestion financière pour l'exercice terminé le 31 mars 2020

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1. Introduction

Le présent document fournit de l'information sommaire sur les mesures prises par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de gestion financière, y compris des renseignements sur les contrôles internes en matière de rapports financiers (CIRF) de même que sur les résultats d'évaluation et les plans d'action connexes.

Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de programme du Ministère se trouvent dans le plus récent Rapport sur les résultats ministériels et le plus récent Plan ministériel.

2. Système ministériel de contrôle interne en matière de gestion financière

2.1 Gestion des contrôles internes

SPAC est doté d'une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d'évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne. Cette structure est officialisée dans le cadre ministériel sur les contrôles internes, qui comprend les éléments suivants :

Le CMA fournit des conseils à l'administrateur général sur le caractère adéquat et le bon fonctionnement des cadres et des processus ministériels de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance. Il se réunit au moins 4 fois par an et est composé du sous-ministre, du sous-ministre délégué et de 4 personnes ne faisant pas partie de l'administration publique fédérale. Une d'elles occupe le poste de président. Le dirigeant principal des finances (DPF) et le dirigeant principal de l'audit assistent également aux réunions du CMA.

Afin de fournir une assurance raisonnable que les contrôles financiers sont mis en place et fonctionnent comme prévu et de façon adéquate, SPAC effectue des évaluations axées sur les risques, met à profit les programmes de surveillance continue et mène des examens de fin d'exercice particuliers, visant notamment :

Ces activités permettent de s'assurer :

Par ailleurs, SPAC met à profit les résultats et les constatations des audits effectués par les auditeurs externes et le Bureau de vérification et d'évaluation dans le cadre de ses évaluations sur l'environnement de contrôle, comme suit :

2.2 Ententes de services relatives aux états financiers

SPAC confie à d'autres organisations le traitement de certaines opérations consignées dans ses états financiers, notamment :

Ententes sur les services communs

SPAC offre des services communs à d'autres organisations en ce qui concerne le traitement de certaines opérations qui sont consignées dans leurs états financiers. De plus, SPAC a recours aux services fournis par d'autres organisations :

Les lecteurs de la présente annexe peuvent consulter les annexes des organisations susmentionnées pour mieux comprendre les systèmes de contrôle interne en matière de rapports financiers portant sur ces services en particulier.

SPAC fournit des services communs dans les domaines de l'approvisionnement, de la gestion des locaux, de la sécurité des contrats, de la traduction, ainsi que de l'administration de la paye des employés de ministères et d'organismes fédéraux, et des pensions des retraités de la fonction publique. En outre, le receveur général du Canada administre plusieurs systèmes au nom du gouvernement du Canada, notamment le Système normalisé des paiements, le Grand livre général du système de paye et le Grand livre du receveur général.

Ententes particulières

SPAC compte sur d'autres fournisseurs de services externes pour le traitement de certaines opérations ou de certains renseignements consignés dans ses états financiers, notamment :

3. Résultats de l'évaluation ministérielle pour l'exercice terminé le 31 mars 2020

Le programme de surveillance continue des contrôles financiers de SPAC évalue, sur une base cyclique, l'état des principaux processus de contrôle financier réalisés par la Direction générale des finances et de l'administration de SPAC, ainsi que les activités de contrôle financier menées directement par les directions générales chargées de la réalisation des programmes. Cette double approche amène une meilleure vision d'ensemble de l'environnement global des contrôles financiers du ministère, et permet d'appuyer les assertions figurant dans la Déclaration de responsabilité de la direction.

Pour les processus et sous-processus à maturité, les tests sont effectués sur un cycle de 5 ans. Chaque année, une évaluation des risques des processus opérationnels liés aux principaux contrôles en matière de rapports financiers est effectuée, ce qui permet d'indiquer s'il existe un risque résiduel d'anomalies substantielles. Cette approche axée sur les risques soutient les décisions de SPAC quant à la portée et à l'étendue des tests d'efficacité opérationnelle qui sont nécessaires. Au cours de l'exercice en cours, nous avons concentré la plupart de nos efforts sur les sous-processus pour lesquels un risque moyen ou élevé d'anomalies substantielles avait été relevé, avant l'application des contrôles ou des stratégies d'atténuation.

Dans le cadre de la surveillance continue, la documentation des sous-processus est examinée, des tests d'efficacité de la conception et des tests d'efficacité opérationnelle sont effectués à l'égard de certains contrôles clés. En plus de la surveillance continue des processus de contrôles financiers et des tests d'efficacité opérationnelle, nous effectuons des procédures de corroboration dans tous les environnements de contrôle, afin d'obtenir suffisamment d'éléments de preuve fiables appuyant l'affirmation de SPAC selon laquelle l'environnement des contrôles financiers en place est robuste.

3.1 Processus opérationnels à maturité

Le tableau suivant résume l'état d'avancement des activités de surveillance continue réalisées dans le cadre de l'examen des contrôles internes des processus opérationnels à maturité, pour l'exercice terminé le 31 mars 2020. Cet examen est conforme au plan cyclique de l'année précédente.

Tableau 1 : État d'avancement des activités de surveillance continue des processus opérationnels à maturité
Principaux domaines de contrôle Nombre de sous-processus Nombre de sous-processus testé Mesure corrective requise
Contrôle interne en matière de rapports financiers
Contrôles au niveau de l'entité 5 5 Oui
Contrôles généraux en matière de technologie de l'information 10 4 Oui
Cycle de la vente au règlement 12 2 Oui
Cycle de l'achat au paiement 13 4 Oui
Paye ministérielle 13 3 Oui
Immobilisations et contrats de location-acquisition 11 2 Oui
Autres éléments importants des états financiers 8 2 Oui
Clôture d'exercice et présentation des états financiers 8 1 Oui
Services communs
Services de pensionnote 1 du tableau 1 22 1 Oui
Services du receveur général À déterminer 2 Oui
Services de traduction À déterminer 1 Oui
Services de sécurité des contrats 2 1 Oui
Autres services communsnote 2 du tableau 1 À déterminer 1 Oui

Notes du tableau 1

Note 1 du tableau 1

Les services de pension comprennent 3 régimes distincts : le Régime de retraite de la fonction publique, le Régime de retraite des Forces armées canadiennes et le Régime de retraite de la Gendarmerie royale du Canada.

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Note 2 du tableau 1

Bien que la gestion des locaux soit considérée comme un processus à maturité, ce dernier n'a pas été complètement évalué au cours de l'exercice terminé le 31 mars 2020, étant donné son ampleur. Nous poursuivrons l'évaluation au cours de l'exercice se terminant le 31 mars 2021.

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En raison de la pandémie de coronavirus, l'évaluation de l'efficacité opérationnelle de 2 sous-processus n'a été que partiellement achevée; le reste le sera au cours de l'exercice financier se terminant le 31 mars 2021.

Résumé des mesures correctives

À la suite de l'analyse de la conception et de l'efficacité opérationnelle des principaux contrôles pour les processus opérationnels à maturité examinés, aucune lacune majeure dans les contrôles, qui exposerait le ministère à un risque élevé d'anomalies substantielles dans ses états financiers, n'a été décelée. Il y a cependant des domaines qui continuent de nécessiter des mesures correctives :

3.2 Nouveaux processus opérationnels

Conformément aux exigences de la Politique sur la gestion financière du Conseil du Trésor, entrée en vigueur le 1er avril 2017, SPAC ajoute plusieurs domaines d'examen en raison de leur importance pour sa gestion financière ou celle d'autres ministères pour lesquels SPAC fournit des services communs.

Tableau 2 : État d'avancement des activités de surveillance continue des nouveaux processus opérationnels
Principaux domaines de contrôle Nombre de sous-processus Nombre de sous-processus testé Mesure corrective requise
Autres domaines de contrôle importants en matière de gestion financière
Planification financière et budgétisation À déterminer 1 Oui
Rapports financiers À déterminer 1 Non
Documents présentés au Cabinet À déterminer 2 Oui
Établissement des coûts À déterminer 1 Oui
Plan d'investissement intégré 6 4 Oui
Services communs
Services d'administration de la paye À déterminer 2 Oui

Résumé des travaux effectués et des résultats

L'évaluation des nouveaux processus opérationnels a permis de déterminer les mesures correctives suivantes :

SPAC déploie des efforts importants pour traiter et résoudre les problèmes de paye. Les progrès se poursuivent grâce à une étroite collaboration avec les autres ministères, les organismes centraux, les unités de négociation et les intervenants. Compte tenu du contexte actuel, le processus de paye du Ministère a été amélioré, afin de relever les défis relatifs à la déclaration des dépenses salariales découlant des problèmes liés au système de paye Phénix. SPAC a mis en place d'autres contrôles internes importants, tels que :

4. Plan d'action ministériel pour le prochain exercice et les exercices suivants

4.1 Surveillance continue des examens de contrôle interne des processus opérationnels à maturité

Pour l'exercice se terminant le 31 mars 2021, les examens cycliques des processus de contrôle interne à maturité se poursuivront, ainsi que l'amélioration continue de la méthodologie d'évaluation des contrôles internes, afin d'améliorer l'efficacité. L'approche s'appuie sur des évaluations axées sur les risques pour déterminer les meilleures stratégies d'atténuation, et sur des techniques d'évaluation des contrôles internes visant à assurer une meilleure rentabilité et une meilleure fiabilité. Nous accorderons une attention particulière aux répercussions du coronavirus au cours de notre évaluation des risques, dans le but d'évaluer les sous-processus qui seraient considérablement touchés.

En outre, les stratégies d'atténuation définies dans les plans d'action de la direction pour les exercices terminés le 31 mars 2019 et le 31 mars 2020 continueront de faire l'objet d'une surveillance.

4.2 Autres processus de gestion financière importants

Le plan d'évaluation des autres processus de gestion financière importants sera déterminé après la réalisation d'une évaluation axée sur les risques. Le plan quinquennal actuel est le suivant :

Tableau 3 : Plan d'action pour les autres processus de gestion financière
Principaux domaines de contrôle Planification et documentation
Exercice se terminant le 31 mars
Analyse de l'efficacité de la conception et mesures correctives
Exercice se terminant le 31 mars
Analyse de l'efficacité opérationnelle et mesures correctives
Exercice se terminant le 31 mars
Surveillance continue cycliquenote 1 du tableau 3
Exercices futurs
Établissement du budget 2021 et 2022 2021 et 2022 2023 2024
Établissement des prévisions 2021 2021 2023 2024
Planification des investissements 2022 2022 2023 2024
Établissement des coûts 2021 et 2022 2021 et 2022 2023 2024
Présentations au Cabinet 2021 2021 2022 2023
Attestation du dirigeant principal des finances Aucune évaluation planifiée Aucune évaluation planifiée 2022 2023
Rapports financiers 2022 et 2023 2022 et 2023 2023 2024

Notes du tableau 3

Note 1 du tableau 3

La fréquence de la surveillance continue des principaux domaines de contrôle est axée sur les risques et peut survenir durant un cycle pluriannuel.

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4.3 Processus de services communs

En tant que fournisseur de services communs dans les domaines de la paye, des pensions, de la trésorerie, des services bancaires, de l'approvisionnement, de la traduction et de l'interprétation, de la gestion des locaux et de la sécurité des contrats, SPAC réalise chaque année une évaluation axée sur les risques des contrôles internes liés à certains de ces services. Les résultats de l'évaluation de certains des sous-processus au sein du service de l'administration de la paye sont présentés aux sections 3.1 Processus opérationnels à maturité et 3.2 Nouveaux processus opérationnels.

Le plan d'action de cette évaluation annuelle pour la prochaine année et les années suivantes est présenté ci-dessous, et pourrait être modifié une fois que nous aurons évalué les répercussions des risques relativement à la pandémie de coronavirus.

Tableau 4 : Plan d'action pour les processus de services communs
Principaux domaines de contrôlenote 2 du tableau 4 Planification et documentation
Exercice se terminant le 31 mars
Analyse de l'efficacité de la conception et mesures correctives
Exercice se terminant le 31 mars
Analyse de l'efficacité opérationnelle et mesures correctives
Exercice se terminant le 31 mars
Surveillance continue cycliquenote 1 du tableau 4
Exercices futurs
Services de l'administration de la payenote 3 du tableau 4 2021 2021 2021 Annuelle
Receveur général - services de pension 2021 2021 2021 Annuelle
Receveur général- trésorerie 2021 2021 À déterminer À déterminer
Approvisionnement 2021 et 2022 2021 et 2022 À déterminer À déterminer
Sécurité des contrats Aucune évaluation planifiée Aucune évaluation planifiée Aucune évaluation planifiée 2025 ou 2026
Gestion des locaux 2021 ou 2022 2021 ou 2022 À déterminer À déterminer

Notes du tableau 4

Note 1 du tableau 4

La fréquence de la surveillance continue des principaux domaines de contrôle est axée sur les risques et peut survenir durant un cycle pluriannuel.

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Note 2 du tableau 4

Tous les principaux domaines de contrôle comprendront un examen des contrôles généraux en matière de technologies de l'information (TI), le cas échéant.

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Note 3 du tableau 4

Chaque année, à mesure que les nouveaux processus d'administration de la paye se stabilisent, ils seront ajoutés au processus d'examen.

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