Services publics et Approvisionnement Canada
Annexe A : Évaluation des contrôles internes en matière de gestion financière pour l'exercice terminé le 31 mars 2022

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1. Introduction

La présente annexe résume les mesures prises par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), afin de maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de gestion financière (CIGF), et présente les résultats d’évaluation ainsi que les plans d’action connexes.

Les plus récents Plan ministériel et Rapport sur les résultats ministériels fournissent des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités des programmes du Ministère.

2. Système ministériel de contrôle interne en matière de gestion financière

2.1 Gestion du contrôle interne

SPAC dispose d’une structure de gouvernance et de responsabilisation bien établie pour appuyer les mesures d’évaluation et la surveillance de son système de contrôle interne. Cette structure est officialisée dans le cadre ministériel de contrôle interne, qui comprend les éléments suivants :

Le Comité ministériel de vérification fournit des conseils à l’administrateur général sur le caractère adéquat et le bon fonctionnement des cadres et des processus ministériels de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance. Il se réunit au moins 4 fois par an et est composé de l’administrateur général, du sous-ministre délégué et de 4 personnes externes ne faisant pas partie de l’administration publique fédérale, dont l’une d’elles occupe le poste de président. Le dirigeant principal des finances (DPF) et le dirigeant principal de la vérification assistent également aux réunions de ce comité.

Afin de fournir une assurance raisonnable que les contrôles financiers sont mis en place et fonctionnent comme prévu et de façon adéquate, SPAC effectue des évaluations axées sur les risques, met à profit les programmes continus de surveillance et mène des examens spécifiques de fin d’exercice visant notamment :

Ces activités permettent également de s’assurer que :

Par ailleurs, SPAC tire profit des résultats et des conclusions des vérifications effectuées par des vérificateurs externes, incluant les vérifications des états financiers annuels concernant les fonds renouvelables, ainsi que les vérifications effectuées par le Bureau du vérificateur général et le Bureau du dirigeant principal de la vérification, de l’évaluation et de la gestion du risque. Les résultats et les conclusions de ces vérifications sont utilisés à titre d’information, pour mener les évaluations de l’environnement de contrôle.

2.2 Ententes de services relatives aux états financiers

SPAC compte sur d’autres organisations pour le traitement de certaines opérations consignées dans ses états financiers, notamment :

Ententes en matière de services communs

SPAC fournit des services communs à d’autres organisations en ce qui concerne le traitement de certaines opérations qui sont consignées dans leurs états financiers. Également, SPAC compte sur les services fournis par d’autres organisations :

Les lecteurs de la présente annexe peuvent consulter les annexes des états financiers consolidés annuels des organisations susmentionnées pour mieux comprendre les systèmes de contrôle interne en matière de gestion financière portant sur ces services en particulier.

SPAC fournit des services communs dans les domaines des achats, des biens immobiliers fédéraux et de l’infrastructure, de la sécurité des contrats, de la traduction et de l’interprétation, ainsi que l’administration de la paye et des pensions aux autres ministères et organismes du gouvernement fédéral, et aux retraités de la fonction publique. En outre, le receveur général du Canada assure la prestation de services bancaires et de trésorerie, et administre plusieurs systèmes au nom du gouvernement du Canada, notamment le Système normalisé des paiements, le Grand livre général du système de paye et le Grand livre du receveur général.

Ententes particulières

SPAC compte sur d’autres fournisseurs de services externes pour le traitement de certaines opérations ou informations consignées dans ses états financiers, notamment :

3. Résultats de l’évaluation ministérielle pour l’exercice terminé le 31 mars 2022

Le programme de surveillance continue des contrôles financiers de SPAC évalue, par rotation selon un cycle pluriannuel, l’état des principaux processus de contrôles financier réalisés par la Direction générale des finances de SPAC, ainsi que les activités de contrôle financier menées directement par les directions générales chargées de l’administration des programmes et des services. Cette double approche amène à une meilleure vision d’ensemble de l’environnement global des contrôles financiers du Ministère, et soutient les assertions figurant dans la Déclaration de responsabilité de la direction.

Comme pour les années précédentes, nous avons évalué l’incidence de la pandémie sur les contrôles internes du Ministère portant sur la gestion financière, et les montants comptabilisés ou reportés aux états financiers consolidés pour l’exercice financier terminé le 31 mars 2022. Nous n’avons pas identifié de lacune importante dans le fonctionnement des contrôles internes qui pourrait avoir une incidence considérable sur les états financiers consolidés de SPAC.

En ce qui concerne les processus et les sous-processus arrivés à maturité, les évaluations de contrôle sont effectuées par rotation selon un cycle pluriannuel. Chaque année, une évaluation des risques des processus opérationnels pour les principaux contrôles des rapports financiers est effectuée, ce qui indique s’il existe un risque résiduel d’inexactitudes importantes. Cette approche axée sur les risques soutient les décisions de SPAC quant à la portée et à l’étendue des tests d’efficacité opérationnelle requis.

Pour cette année, les efforts ont été concentrés sur les sous-processus pour lesquels un risque moyen ou élevé d’inexactitudes importantes a été déterminé, avant les contrôles ou les stratégies d’atténuation.

Dans le cadre de la surveillance continue, la documentation des sous-processus est examinée, et des tests d’efficacité de la conception et des opérations sont effectués sur certains des principaux contrôles. En plus de la surveillance continue des processus de contrôle financier et des tests d’efficacité opérationnelle, des procédures de corroboration sont effectuées dans tous les environnements de contrôle, afin d’obtenir suffisamment d’éléments probants et fiables pour appuyer l’assertion de SPAC selon laquelle l’environnement de contrôle financier en place est sain.

3.1 Processus opérationnels à maturité

Le tableau suivant résume l’état d’avancement des activités de surveillance continue réalisées dans le cadre de l’examen des contrôles internes des processus opérationnels arrivés à maturité, pour l’exercice financier se terminant le 31 mars 2022. Cet examen est conforme au plan cyclique de l’année précédente.

Tableau 1 : État d'avancement des activités de surveillance continue des processus opérationnels à maturité
Principaux domaines de contrôle Nombre de sous-processus Nombre de sous-processus évalués
Contrôles internes des rapports financiers (CIRF)
Contrôles à l’échelle de l’entité 5 5
Contrôles généraux de technologie de l'information (CGTI) 17 4
De la vente au règlement 19 1
Cycle de l’achat au paiement 18 2
Paye ministérielle 17 1
Immobilisations et contrats de location-acquisition 10 1
Comptes publics du Ministère Receveur général du Canada 11 0
Autres éléments importants des états financiers 9 1
Clôture financière de fin d’exercice du Ministère et présentation des états financiers 7 1
Contrôles internes des services communs (CISC)
Services de pensionnote 1 du tableau 1, Receveur général du Canada 14 2
Trésorerie et autres services, Receveur général du Canada 14 2
Services de traduction et interprétation 1 0
Services d’administration de la paye 20 2
Services de sécurité des contrats 1 0
Services des biens immobiliers fédéraux et de l’infrastructure 12 2
Services d’approvisionnement 10 2

Note du tableau 1

Note 1 du tableau 1

Les services de pension comprennent 3 régimes distincts : le Régime de pension de retraite de la fonction publique, le régime de pensions des Forces armées canadiennes et le régime de pension de la Gendarmerie royale du Canada.

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Résumé des améliorations recommandées 1

À la suite des tests de la conception et de l’efficacité opérationnelle des principaux contrôles pour les processus opérationnels à maturité examinés, aucune déficience de contrôle significative, qui exposerait le ministère à un risque élevé d’inexactitudes importantes dans ses états financiers, n’a été décelée. Il y a cependant des domaines qui pourraient être améliorés, et pour lesquels des mesures additionnelles seront prises, et un suivi sera effectué, au cours du prochain exercice financier :

3.2 Nouveaux processus opérationnels

Conformément aux exigences de la Politique sur la gestion financière du Conseil du Trésor du 1er avril 2017, SPAC a plusieurs processus opérationnels qui jouent un rôle important dans le cadre de sa gestion financière ou de celle d’autres ministères pour lesquels SPAC fournit des services communs, tel que présenté ci-dessous.

Tableau 2 : État d'avancement des activités de surveillance continue des nouveaux processus opérationnels
Principaux domaines de contrôle Nombre de sous-processus Nombre de sous-processus évalués
Autres domaines de contrôle importants de la gestion financière
Planification financière et budgétisationnote 1 du tableau 2 6 2
Prévisions 2 1
Planification des investissements comprend la gestion de projet 6 3
Établissement des coûts 5 1
Présentations au cabinet et attestation du dirigeant principal des finances 3 0
Rapports financiers 3 1

Note du tableau 2

Note 1 du tableau 2

La planification financière et la budgétisation comprennent les sous-processus du plan d’investissement.

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Résumé des améliorations recommandées 2

L’évaluation des nouveaux processus opérationnels, les contrôles et la documentation relatifs aux données financières seront renforcés afin de garantir l’exactitude, l’exhaustivité et l’intégrité des informations financières. Des actions supplémentaires seront prises, et un suivi sera effectué, au cours du prochain exercice financier.

4. Plan d’action ministériel pour le prochain exercice et les exercices suivants

4.1 Surveillance continue des contrôles pour les processus opérationnels à maturité

Pour l’exercice financier se terminant le 31 mars 2023, les examens par rotation, selon un cycle pluriannuel des processus de contrôle interne à maturité se poursuivront de même que l’amélioration continue de la méthodologie d’évaluation des contrôles internes, afin d’en améliorer l’efficacité. L’approche s’appuie sur des évaluations axées sur les risques, pour déterminer les meilleures stratégies d’atténuation, et sur des techniques de mise à l’essai des contrôles internes, pour assurer une meilleure assurance et une meilleure rentabilité.

En outre, les stratégies d’atténuation définies dans les plans d’action de la direction pour les exercices clos le 31 mars 2020 et le 31 mars 2021 ont largement été mises en place, mais continueront de faire l’objet d’une surveillance avec les recommandations formulées au 31 mars 2022.

4.2 Autres processus importants de la gestion financière

Le plan d’évaluation des autres processus importants de gestion financière sera déterminé après la réalisation d’une évaluation axée sur les risques et ressemblera à ce qui suit :

Tableau 3 : Plan d'action pour les autres processus de gestion financière
Principaux domaines de contrôle Planification et documentation
Exercice se terminant le 31 mars
Analyse de l’efficacité de la conception et prise de mesures correctives
Exercice se terminant le 31 mars
Analyse de l’efficacité opérationnelle et prise de mesures correctives
Exercice se terminant le 31 mars
Début de la surveillance continue par rotationnote 1 du tableau 3
Exercices futurs
Planification financière et budgétisation 2023 2023 2023 2024
Prévisions Aucune évaluation planifiée Aucune évaluation planifiée 2023 2024
Planification des investissements, comprend la gestion de projet Aucune évaluation planifiée 2023 2023 et 2024 2025
Établissement des coûts Aucune évaluation planifiée Aucune évaluation planifiée 2023 et 2024 2025
Présentations au Cabinet et attestation du DPF Aucune évaluation planifiée Aucune évaluation planifiée 2023 et 2024 2025
Rapports financiers Aucune évaluation planifiée Aucune évaluation planifiée 2023 2024

Note du tableau 3

Note 1 du tableau 3

La fréquence de la surveillance continue des principaux domaines de contrôle est axée sur le risque et peut survenir durant un cycle pluriannuel.

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4.3 Processus liés aux services communs

En tant que fournisseur de services communs dans les domaines de la paye, des pensions, de la trésorerie, des services bancaires, des achats, de la traduction et de l’interprétation, des biens immobiliers fédéraux et de l’infrastructure, ainsi que de la sécurité des contrats, SPAC réalise chaque année une évaluation axée sur les risques des contrôles internes liés à certains de ces services. Les résultats de l’évaluation de certains des sous-processus au sein du Service de l’administration de la paye sont présentés aux sections 3.1 et 3.2.

L’évaluation annuelle des contrôles internes des services communs, prévue pour l’année suivante et les années subséquentes, est détaillé ci-dessous.

Tableau 4 : Plan d'action pour les processus de services communs
Principaux domaines de contrôlenote 1 du tableau 4 Échéance pour la planification et la documentation
Exercice se terminant le 31 mars
Échéance pour les tests d’efficacité de la conception et les mesures correctives
Exercice se terminant le 31 mars
Échéance pour les tests d’efficacité opérationnelle et les mesures correctives
Exercice se terminant le 31 mars
Début de la surveillance continue par rotationnote 2 du tableau 4
Exercices futurs
Services d’administration de la payenote 3 du tableau 4 2025 2025 2026 2027
Services de pension, Receveur général du Canada 2025 2025 2026 2027
Trésorerie et autres services, Receveur général du Canada 2025 2025 À déterminer À déterminer
Services d'approvisionnement 2025 2025 À déterminer À déterminer
Services de sécurité des contrats Aucune évaluation planifiée Aucune évaluation planifiée Aucune évaluation planifiée 2026
Services des biens immobiliers fédéraux et de l’infrastructure 2024 2024 2025 À déterminer
Services de traduction et interprétation Aucune évaluation planifiée Aucune évaluation planifiée Aucune évaluation planifiée 2023

Notes du tableau 4

Note 1 du tableau 4

Tous les principaux domaines de contrôle comprendront un examen des CGTI, le cas échéant.

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Note 2 du tableau 4

La fréquence de la surveillance continue des principaux domaines de contrôle est axée sur les risques et peut survenir durant un cycle pluriannuel.

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Note 3 du tableau 4

Chaque année, à mesure que les nouveaux processus d’administration de la paye se stabilisent, ils seront ajoutés au processus d’examen.

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