Services publics et Approvisionnement Canada
Audit interne : Audit de la consultation des intervenants dans le cadre de la mise à niveau de PeopleSoft 9.2 – Processus d’approbation des intervenants (Phase 1)

Bureau du dirigeant principal d’audit, évaluation et gestion du risque
Rapport final

Sur cette page

Introduction

La présente mission figure dans le Plan d’audit axé sur le risque 2019 à 2020 de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC).

Le mandat légal de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), décrit aux articles 12 et 13 de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux (1996, ch. 16), consiste à fournir des services de paye aux employés de la fonction publique du Canada.

Le système de paye PeopleSoft 9.1, également appelé Phénix, est en service depuis 2016. La version 9.1 de PeopleSoft est un produit commercial en vente libre en fin de vie. Le soutien standard de la fonctionnalité de base du système a pris fin. Le soutien prolongé de la version 9.1 de PeopleSoft a fait l’objet de négociations et d’ententes entre le gouvernement du Canada et Oracle jusqu’en décembre 2021. Après cette date, SPAC fait face à 2 principaux risques opérationnels :

Pour contrer ces risques opérationnels, SPAC planifie de mettre à niveau PeopleSoft 9.1 vers la version PeopleSoft 9.2 d’ici juillet 2021. La mise à niveau sera effectuée dans le cadre du projet de mise à niveau du système de paye PeopleSoft 9.2 (appelé « le projet » dans le reste du présent document).

Le projet aidera à l’atteinte de la viabilité du système de paye et aux efforts de stabilisation de la paye. La portée du projet vise une mise à niveau technique qui se traduira par des modifications minimales de l’architecture d’intégration, de la saisie des données et des processus opérationnels; toutefois, d’autres avantages seront considérés suite à la mise à niveau dans le cadre des efforts continus de stabilisation de la paye de SPAC.

Étant donné le grand nombre de groupes d’intervenants qui peuvent être touchés par la mise à niveau, la consultation des intervenants pendant tout le projet a été désignée comme un facteur de réussite essentiel pour établir la confiance, la crédibilité et des relations solides. Cette mesure facilitera le ralliement des intervenants et la réussite de cette mise à niveau ainsi que des projets de stabilisation de la paye.

Comme il est indiqué dans la charte de projet, les intervenants clés comprennent :

Du fait de l’évaluation des risques de l’univers d’audit de SPAC, le Bureau du dirigeant principal d’audit, évaluation et gestion du risque (BDPAER) a déterminé que les travaux de certification liés au projet devraient être entrepris en 2019 à 2020 et 2020 à 2021. Plus particulièrement, qu’un audit des activités de consultation des intervenants du projet devrait être effectué tout au long de celui-ci.

À l’origine, le plan d’audit du BDPAER incluait plusieurs missions, avec des rapports réguliers aux principaux jalons du projet. Le premier rapport a été rendu public en février 2020. Au cours de la première mission, le BDPAER a constaté un chevauchement important entre ses constatations et recommandations et celles émises par un tiers indépendant, Gartner, engagé par l’équipe de projet pour effectuer des évaluations périodiques à des jalons clés du projet.

Par conséquent, l’approche d’audit du BDPAER a été modifiée afin d’effectuer des travaux de certification liés au processus d’approbation ministériel. Cette consultation essentielle des intervenants est cruciale pour la réussite du projet. Le processus d’approbation ministériel est l’une des mesures incluses dans le plan du projet, qui a été éclairé par les recommandations du Bureau du vérificateur général, et une série de consultations menées auprès d’intervenants après la mise en œuvre du système Phénix. L’élaboration et la mise en œuvre du processus d’approbation font partie de l’engagement de SPAC à l’égard de la consultation des intervenants et représentent un élément clé du processus de décision d’aller de l’avant ou non avec le projet.

Définition d’audit interne

Un audit fournit un niveau d’assurance raisonnable en élaborant des procédures qui garantissent que le risque de tirer une conclusion inappropriée au terme des procédures d’audit exécutées soit faible. Ces procédures comprennent l’inspection, l’observation, la demande de renseignements, la confirmation, le recalcul, la réexécution et l’analyse.

Objet de l’audit

L’objectif de la mission d’audit est d’évaluer la pertinence et l’efficacité de la consultation des intervenants tout au long du cycle de vie du projet. La mission sera menée à bien en plusieurs phases avec les résultats dans plusieurs rapports de mission afin de s’assurer que les constatations et recommandations de l’audit sont communiquées à l’équipe de projet en temps opportun. Le présent rapport contient les constatations de la première phase de la mission. Il a permis d’évaluer les activités de consultation des intervenants de l’équipe de projet en ce qui a trait au processus d’approbation.

La deuxième phase de cette mission portera sur l’exécution du processus d’approbation par l’équipe de projet. Il inclura le caractère adéquat de la consultation des intervenants qui donneront leur approbation, ainsi que sur le traitement de tout problème lié au processus d’approbation, conformément aux procédures d’acheminement aux échelons supérieurs approuvées. Exemples de cela est d’offrir aux ministères une occasion appropriée de mettre à l’essai et d’assurer l’exhaustivité des trousses d’information.

La portée de l’audit était axée sur les activités de consultation des intervenants pertinentes entreprissent par l’équipe de projet. Ceci est de sa conception jusqu’à l’achèvement de la première étape de la mission. L’audit comprenait l’évaluation des activités de consultation des intervenants concernant les intervenants internes et externes, y compris les ministères et organismes qui utilisent le système Phénix, les partenaires qui utilisent Phénix ou dont les systèmes utilisent son interface, et les comités internes et externes qui doivent prendre des décisions relatives au projet, l’approuver, le surveiller et établir des points de contrôle pour celui-ci.

L’audit a permis d’évaluer la mesure dans laquelle les activités de consultation des intervenants ont été menées pour répondre aux besoins des intervenants. Plus précisément, les activités d’audit ont permis de déterminer si l’équipe de projet :

L’audit a permis d’évaluer les activités achevées par l’équipe de projet de décembre 2019 au 23 octobre 2020. Des examens de la documentation ont été effectués, y compris :

Les principaux membres de l’équipe de projet ont été interviewés de juillet 2020 à octobre 2020. Un échantillon de 4 intervenants ont été interviewés en octobre 2020. Les personnes interviewées étaient des membres des principaux comités de gouvernance qui assurent la surveillance du projet.

La portée excluait une évaluation des activités de projet qui sont pas liées à la consultation des intervenants.

Pour obtenir plus de renseignements sur l’objectif, la portée, l’approche et les critères de l’audit, voir la section À propos de l’audit à la fin du présent rapport.

Énoncé de conformité

Cette mission a été menée en conformité avec les Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne, comme le confirment les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité.

Observations

Des procédures d'audit suffisantes et appropriées ont recueillis des éléments probants pour étayer l’exactitude des constatations et des conclusions énoncées dans le présent rapport et fournir une assurance au niveau de l'audit. Les observations et les conclusions s’appuient sur une comparaison des conditions telles qu’elles existaient alors et des critères d'audit préétablis qui ont été acceptés par la direction. Les constatations et les conclusions s’appliquent à l’entité examinée, à l’étendue et à la période visées par l'audit.

Identification et consultation des intervenants

Les éléments suivants décrivent les attentes et les conclusions des consultations avec les intervenants.

Attentes

L’équipe de projet a discuté du processus d’approbation avec les intervenants pertinents. Les commentaires des intervenants ont été considérés avant de mettre au point le processus.

Conclusion

Dans son évaluation, l’équipe de projet a déterminé que le processus d’approbation est pertinent pour tous les intervenants ministériels (c’est-à-dire tous les ministères et organismes). Tous les intervenants seront demandés de signifier leur acceptation et leur approbation dans le cadre du processus décisionnel, à savoir d’aller de l’avant ou non avec le projet. L’équipe de projet a discuté avec plusieurs intervenants au sujet du processus d’approbation et a obtenu des commentaires sur les améliorations que les intervenants désirent. Ces commentaires ont été intégrés aux versions plus récentes du processus.

Remarque

L’équipe de projet planifiait de mener des consultations supplémentaires auprès des intervenants en novembre 2020. Par conséquent, ce critère n’avait pas été entièrement été examiné au 23 octobre 2020, le dernier jour de la première phase de l'audit. Étant donné que l'audit couvre plusieurs étapes afin d’assurer la communication en temps opportun des constatations à l’équipe de projet et au Comité ministériel d'audit, l’évaluation des activités de l’équipe de projet après le 23 octobre 2020 sera incluse dans le rapport pour la prochaine phase de l'audit, qui sera achevée au printemps 2021.

L’équipe avait effectué une évaluation pour déterminer qui sont les intervenants pertinents pour ce processus d’approbation. Elle a déterminé que le processus d’approbation est pertinent pour tous les ministères et organismes. À ce titre, les cadres supérieurs responsables, y compris les dirigeants principaux des finances (DPF) et les chefs des Ressources humaines (RH) de chacun des ministères et organismes qui utilisent le système Phénix, en plus des dirigeants principaux de l’information (DPI) des ministères qui gèrent les systèmes de gestion des ressources humaines (SGRH), recevront une trousse d’information qui comprend :

  • les attestations de la haute direction de SPAC quant à l’état de préparation opérationnelle et du système
  • un résumé du projet et un résumé ministériel
  • une demande d’approbation dans le cadre de la décision globale d’aller de l’avant ou non avec le projet

De décembre 2019 à octobre 2020, l’équipe de projet a mené des consultations sur le processus d’approbation auprès d’une grande variété d’intervenants afin d’obtenir leurs commentaires sur le processus d’approbation proposé, y compris la décision d’inclure tous les ministères et organismes dans ce processus. Dans ses discussions avec divers comités de gouvernance, y compris le Comité directeur sur la mise à niveau (CDMN) Note de bas de page 1, le Comité consultatif sur la paye intégrée (CCPI) Note de bas de page 2, et plusieurs autres comités, l’équipe de projet a informé les représentants des intervenants sur le processus provisoire et a demandé des commentaires sur les changements proposés au processus. Lorsqu’on a constaté que les membres de ces comités avaient fourni des commentaires à l’équipe de projet, on a confirmé que des changements avaient été apportés au processus provisoire, comme requis. Par exemple, le CCPI nota qu’à l’appui de la demande d’approbation ministérielle de SPAC, les cadres responsables bénéficieraient de l’assurance de la haute direction de SPAC de l’état de préparation collective des systèmes Phénix, en particulier dans les secteurs où la capacité des intervenants d’effectuer des essais est limitée. À la lumière de ces commentaires, l’équipe de projet a mis à jour le processus d’approbation pour inclure l’achèvement de plusieurs « attestations » par les sous-ministre adjoints (SMA) de SPAC, qui seront incluses dans les trousses d’information pour les intervenants lorsqu’on demandera leur approbation avant la mise en service du système.

En plus de discuter auprès du CDMN, du CCPI et d’autres comités, l’équipe de projet a également mis à jour régulièrement le Comité d’acceptation de la mise à niveau (CAMN) Note de bas de page 3, qui est composé de SMA responsables de la réussite du projet, sur l’état du processus d’approbation. Après avoir consulté les intervenants en novembre 2020, l’équipe de projet présentera le processus d’approbation au CAMN aux fins d’approbation finale avant qu’il soit communiqué à tous les intervenants pertinents.

Étant donné que ce ne sont pas tous les intervenants ministériels qui sont représentés dans les comités auprès desquels l’équipe de projet a sollicité des commentaires sur le processus d’approbation provisoire, l’équipe de projet a présenté à 3 reprises le processus d’approbation directement au niveau plus général du DPF, du DPI et des chefs des collectivités des RH en septembre et en octobre 2020 par l’entremise des forums mensuels de ces communautés. À la suite de discussions avec l’équipe de projet et d’entrevues avec un échantillon d’intervenants, on a constaté que les commentaires recueillis lors de ces réunions étaient positifs, qu’il n’était pas nécessaire de mettre à jour le processus d’approbation provisoire, et on a démontré que les cadres responsables de signifier l’approbation étaient à l’aise avec celui-ci.

L’équipe d’audit a interviewé un échantillon de 4 intervenants en octobre 2020 afin de corroborer les renseignements fournis par l’équipe de projet au sujet du processus de consultation qui a été mené auprès du CDMN, du CCPI et du CAMN tout au long de 2020. Un échantillon d’intervenants qui participent à ces comités a été interviewé. L’échantillon sélectionné comprenait 2 intervenants qui hébergent un SGRH et 2 intervenants dont le SGRH est hébergé par un autre ministère. Ainsi, les intervenants sélectionnés reflétaient divers niveaux de participation au projet, dont certains intervenants qui participent activement aux activités de mise à l’essai de l’intégration des systèmes et à plusieurs comités liés au projet et groupes de travail connexes et d’autres intervenants qui ont une participation minimale au projet.

Au cours de discussions avec des représentants de chacun des 4 intervenants, les observations générales suivantes ont été notées au sujet du processus de consultation mené par l’équipe de projet par l’entremise des comités susmentionnés :

  • l’équipe de projet a donné aux membres du comité un aperçu détaillé du processus d’approbation proposé
  • lorsque les intervenants ont offert des commentaires sur le processus à l’équipe de projet, leurs préoccupations ont été adressées et les changements au processus été apportés dans les itérations futures du processus
  • lorsque les intervenants ont exprimé des préoccupations propres à leur organisation, l’équipe de projet a discuté de ces préoccupations
  • pour les ministères qui hébergent un SGRH pour d’autres ministères, les ministères hôtes ont communiqué les détails du processus d’approbation aux ministères qui utilisent leur SGRH
  • selon les connaissances des personnes interrogées dans les ministères hôtes, il n’y a pas de préoccupations importantes au sujet du processus d’approbation au sein de leurs ministères
  • comme le processus d’approbation n’était pas terminé au moment des entrevues, les intervenants voulaient s’assurer que le processus final et les trousses d’information comprendraient des rapports suffisants sur les mesures
  • ces mesures sont celles que les ministères ont besoin pour évaluer le niveau de risque que représente la transition vers la mise en œuvre du projet à la phase de production
  • malgré que le processus n’est pas encore terminé, les intervenants se sont dits convaincus que l’équipe de projet veillera à ce que leurs préoccupations soient prises en compte
  • les intervenant ont indiqué qu’ils estimaient que les trousses d’information qui leur sont fournies seront complètes et fondées sur des données probantes

En septembre 2020, l’équipe de projet a déterminé que même si les consultations sur le processus d’approbation ont été menées auprès d’un large éventail de comités et que les cadres supérieurs qui ont assisté aux réunions des DPFs, des DPIs et des chefs des RH à l’échelle du gouvernement ont déjà été consultés que tous les intervenants ministériels seront consultés davantage. Les consultations supplémentaires permettraient à tous les intervenants ministériels d’examiner le processus d’approbation proposé et de donner leurs commentaires à ce sujet avant qu’il soit terminé. L’équipe de projet a décidé qu’une communication serait envoyée par le responsable du projet au DPF, au DPI et au chef des RH de chaque organisation des intervenants accompagnée :

  • d’une copie du processus d’approbation proposé
  • d’un exemple de trousse d’information ministérielle
  • d’un lien vers une présentation vidéo du processus d’approbation, qui sera hébergée sur GCGollab

Comme le travail sur le terrain pour la première phase avait été achevé le 23 octobre 2020, la confirmation que l’équipe de projet a intégré les commentaires reçus des intervenants après cette date sera dans le rapport pour la prochaine phase de l'audit, qui devrait être achevée au printemps 2021.

Recommandation

Sans objet (aucune recommandation n’est requise pour l’instant).

Plans d’action de la direction

Sans objet (aucun plan d’action de la direction n’est requis).

Élaboration des procédures d’acheminement aux échelons supérieurs

Les éléments suivants décrivent les attentes et les conclusions concernant les procédures d’acheminement aux échelons supérieurs.

Attentes

L’équipe de projet a élaboré une orientation sur les procédures d’acheminement aux échelons supérieurs dans le cas où des intervenants ne donnent pas leur approbation.

Conclusion

L’équipe de projet n’avait pas achevé l’élaboration de l’orientation sur les procédures d’acheminement aux échelons supérieurs dans le cas où des intervenants ne donnaient pas leur approbation. À la suite de discussions avec l’équipe de projet et de l’examen de la documentation pertinente, il a été découvert que l’équipe de projet élaborerait cette orientation.

Remarque

L’équipe de projet élaborera l’orientation sur les procédures d’acheminement aux échelons supérieurs et mettra au point ces procédures avant mars 2021. Ce critère n’avait pas été entièrement été examiné au 23 octobre 2020, le dernier jour du travail sur le terrain pour la première phase de l'audit. Étant donné que l'audit se déroule en plusieurs étapes afin d’assurer la communication en temps opportun des constatations à l’équipe de projet et au Comité ministériel d'audit, l’évaluation des activités réalisées par l’équipe de projet après le 23 octobre 2020 sera dans le rapport pour la prochaine phase de l'audit, qui devrait être achevée au printemps 2021.

Dans le cas où des intervenants ne donnent pas leur approbation au printemps 2021, l’équipe de projet et le CDMN ont développé un seuil minimal pour l’approbation ministérielle. Le seuil minimal de l’approbation ministérielle comprend les exigences minimales suivantes :

  • tous les ministères qui maintiennent des systèmes de RH reliés à Phénix (c’est-à-dire les ministères hôtes) devront donner leur approbation
  • 70 % des ministères hébergés devront donner leur approbation
  • 80 % des ministères de saisie directe (qui entrent les données de paye directement dans Phénix) devront donner leur approbation

En octobre 2020, l’équipe de projet a obtenu l’approbation du seuil du CDMN et a commencé à élaborer des procédures d’acheminement aux échelons supérieurs pour accompagner le seuil. Si le seuil minimal n’est pas atteint, les procédures d’acheminement aux échelons supérieurs seront suivies pour parvenir à une résolution et permettre au projet de passer à la phase de mise en œuvre. Comme le travail d'audit sur le terrain pour la première phase avait été achevé le 23 octobre 2020, l’élaboration des procédures d’acheminement aux échelons supérieurs, et leur intégration au processus d’approbation après cette date, sera dans le rapport pour la prochaine phase de l'audit, qui devrait être achevée au printemps 2021.

Recommandation

L’équipe du projet devrait continuer à élaborer des procédures d’acheminement aux échelons supérieurs à suivre si le seuil minimum pour l’approbation ministérielle n’est pas atteint. Les procédures devraient être documentées et communiquées aux intervenants pertinents longtemps avant l’exécution du processus d’approbation.

Voici des éléments qui devraient figurer dans les procédures d’acheminement aux échelons supérieurs :

  • des étapes de recours définies, y compris les procédures à suivre à chaque étape le responsable de l’exécution de chaque procédure
  • les personnes-ressources précises, y compris leurs noms et leurs coordonnées, auxquelles les problèmes doivent être renvoyés à chaque étape
  • les conditions et les échéanciers à respecter pour la transmission à chaque étape
  • les exigences en matière de communication à respecter à chaque étape de l’acheminement aux échelons supérieurs (par exemple la notification indiquant aux intervenants ministériels que le seuil d’approbation n’a pas été atteint)

Plans d’action de la direction

Développer une procédure d’acheminement aux échelons supérieurs qui comprend l’étape d’acheminement, le processus, l’action, le calendrier et les points de contact.

Date cible d’achèvement de ce plan d’action : approbation via la gouvernance du projet (Comité d’acceptation de la mise à niveau) : Janvier 2021

Communiquer le processus d’acheminement à tous les groupes d’intervenants par le biais du courriel de reconnaissance d’approbation ministérielle.

Date cible d’achèvement de ce plan d’action : Janvier 2021

Mettre en œuvre dans le cadre du processus d’approbation ministérielle

Date cible d’achèvement de ce plan d’action : Avril 2021

À propos de l’audit

La section suivante explique l’audit.

Autorisation

La présente mission figure dans le Plan d’audit axé sur le risque 2019 à 2020 de SPAC.

Objectif

L’objectif de la mission d’audit était d’évaluer la pertinence et l’efficacité de la consultation des intervenants tout au long du cycle de vie du projet. Plus précisément, la mission a évalué les activités de consultation des intervenants concernant le processus d’approbation. La mission sera menée à bien en plusieurs phases, les résultats étant consignés dans plusieurs rapports de mission afin que les constatations et recommandations de l’audit sont communiquées à l’équipe de projet en temps opportun.

Portée et approche

Les éléments suivants expliquent la portée du projet et comment il a été approché.

Portée

Cet audit portait sur les activités de consultation des intervenants entreprises par l’équipe de projet, de la conception jusqu’à l’achèvement du projet. L’audit évalua des activités de consultation des intervenants concernant les intervenants internes et externes, y compris :

  • les ministères et organismes qui utilisent le système Phénix
  • les partenaires qui utilisent Phénix ou dont les systèmes utilisent son interface
  • les comités internes et externes qui doivent prendre des décisions relatives au projet, l’approuver, le surveiller et établir des points de contrôle pour celui-ci

L’audit commença en septembre 2019 et est en cours. Les premières phases ont porté sur l’examen des éléments fondamentaux des activités de consultation des intervenants du projet, notamment :

  • l’exécution d’un processus d’identification des intervenants
  • l’élaboration et la communication d’un plan et stratégie de gestion des intervenants d’une stratégie visant à consulter les intervenants tout au long du projet
  • la mise en œuvre des mécanismes de projet affectant la consultation des intervenants, notamment
    • définir et communiquer les rôles et les responsabilités des membres de l’équipe de projet et des intervenants tout au long du cycle de vie du projet
    • élaborer un cadre de gestion des risques et des processus sous-jacents pour appuyer l’identification, la transmission à l’échelon supérieur et la résolution des risques ou problèmes cernés qui touchent les intervenants
    • élaborer des processus de prise de décisions et d’acceptation (approbations) dans l’ensemble du projet
    • mener des activités de mesure du rendement et régler les problèmes, au besoin

Cette phase est axée sur l’évaluation de la mesure dans laquelle les activités de consultation des intervenants sont menées pour répondre aux besoins des intervenants. Plus précisément, les activités d’audit permettront d’évaluer le processus d’approbation des intervenants : la consultation des intervenants par rapport au processus d’approbation à l’appui de la décision d’aller de l’avant ou non.

L’audit n’évaluera pas des activités de projet en dehors de celles qui sont directement liées à la consultation des intervenants (par exemple, la pertinence des essais techniques effectués par l’équipe de projet).

Approche

L'audit a été réalisé conformément aux Normes pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institut de l’audit interne.

L’équipe d’audit a analysé les renseignements et les documents, et a organisé des entrevues ou des ateliers avec des intervenants internes et externes afin de :

  • vérifier que le processus a été communiqué et que les intervenants comprennent ce qu’ils accepteront lorsqu’ils approuveront le projet
  • valider que les intervenants sont consultés comme convenu aux fins d’approbation

La trousse d’information sur l’approbation sera distribuée au deuxième trimestre de 2020 à 2021.

En outre, l’équipe d’audit continuera d’assister, en qualité d’observateur :

  • aux réunions du Groupe de travail sur la communication et la consultation
  • aux réunions pertinentes du comité de projet, y compris le Comité directeur sur la mise à niveau
  • au Comité consultatif sur la paye intégrée

Il s’agit de s’assurer que toute la gamme des activités de consultation des intervenants a été prise en compte dans l’exécution de l’audit.

Les activités d’audit ont été exécutées en même temps que les activités du projet. L’équipe d’audit a communiqué les résultats de l’audit à l’équipe de projet en temps réel, par l’entremise de rapports d’étape réguliers, au minimum bihebdomadaire ou plus régulièrement, afin de faciliter la mise en œuvre en temps opportun des mesures correctives. L’équipe d’audit est demeurée indépendante de l’équipe de projet et n’a pas été responsable de la prise de décisions de gestion en ce qui a trait aux activités et aux produits livrables du projet.

Au cours des phases d’examen de chaque domaine d’évaluation mentionné ci-dessus, des membres clés du personnel ministériel de SPAC, de la Direction générale des solutions de paye et des experts-conseils externes travaillant avec l’équipe de projet de SPAC (comme IBM) ont été interviewés. De plus, des entrevues ou des ateliers ont été menés auprès d’un échantillon d’intervenants externes afin d’obtenir divers points de vue sur la pertinence et l’efficacité des activités de consultation du projet. En outre, des documents pertinents ont été examinés de façon approfondi. À la fin de la phase d’examen, on a demandé aux membres clés de l’équipe de projet de fournir la validation des constatations.

Au cours de la phase de rapport de ce domaine d’évaluation, l’équipe d’audit a permis de consigner les constatations, les conclusions et les recommandations de l’audit dans une ébauche de rapport d’audit. L’ébauche de rapport comprend les résultats des évaluations effectuées jusqu’à la fin de la période pour laquelle le rapport se rapporte. L’ébauche du rapport sera soumise à l’approbation du sous-ministre adjoint, Direction générale des solutions de la paye, en temps opportun, après approbation par le dirigeant principal de l’audit. L’ébauche du rapport final sera déposée aux réunions du Comité ministériel d’audit.

Une réponse de la direction aux constatations du présent rapport et un plan d’action de la direction en réponse aux recommandations de l'audit ont été demandés à l’équipe de projet. L’ébauche du rapport final, la réponse de la direction et le plan d’action de la gestion seront déposés à une future réunion du Comité ministériel d’audit aux fins d’approbation définitive.

Critère

Les critères de cet examen ont été choisis en fonction de la compréhension qu’a l’équipe d'audit des risques du projet. Celle-ci est en fonction des travaux d'audit antérieurs effectués et des discussions de planification avec l’équipe de projet.

Les critères sont :

Processus d’approbation des intervenants

  • Une évaluation a été effectuée afin de déterminer tous les intervenants pertinents au processus d’approbation
  • Les intervenants ont été consultés au sujet du processus d’approbation et leurs commentaires ont été pris en considération avant de mettre au point le processus
  • Le processus contient une orientation sur les procédures d’acheminement aux échelons supérieurs si un ou plusieurs intervenants décident de ne pas donner leur approbation

Fin des travaux d’audit

Le travail sur le terrain pour cet audit a été en grande partie achevé entre le 5 août 2020 et le 23 octobre 2020.

Équipe d’audit

Des membres du Bureau du dirigeant principal de l'audit et Deloitte ont effectués cet audit, sous la supervision du directeur de l’audit continu et services consultatifs et sous la direction générale du dirigeant principal de l'audit.

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