Services publics et Approvisionnement Canada
Audit interne : Audit de la consultation des intervenants dans le cadre de la mise à niveau à la version 9.2 de PeopleSoft – Processus d’approbation des intervenants (Phase 3)

Bureau du dirigeant principal d’audit, d’évaluation et de gestion du risque

4 août 2021

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Introduction

Le mandat légal de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), décrit aux articles 12 et 13 de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux (1996, chapitre 16), consiste à fournir des services de paye aux employés de la fonction publique du Canada.

Le système de paye PeopleSoft 9.1, également appelé Phénix, est en service depuis 2016. La version 9.1 de PeopleSoft est un produit commercial en vente libre en fin de vie, et le soutien standard de la fonctionnalité de base du système a pris fin. Le gouvernement du Canada (GC) et Oracle ont accepté pour un soutien prolongé de la version 9.1 de PeopleSoft jusqu’en décembre 2021. Après cette date, SPAC fait face à 2 principaux risques opérationnels :

Pour contrer ces risques , SPAC a mis au point un plan afin de mettre à niveau la version 9.1 PeopleSoft vers la version 9.2 d’ici juillet 2021. La Direction générale des solutions de la paye (DGSP) de SPAC est responsable de la mise à niveau du système de paye et celle-ci est effectuée par l’entremise du projet de mise à niveau à la version 9.2 du système de paye PeopleSoft (appelé « le projet » par la suite).

Le projet vise à contribuer à la viabilité du système de paye et aux efforts de stabilisation de la paye. La portée du projet vise une mise à niveau technique qui se traduira par des modifications minimales de l’architecture d’intégration, de la saisie des données et des processus opérationnels; toutefois, il y a des avantages possibles additionnels à la mise à niveau, qui seront considérés comme postérieurs à la mise à niveau dans le cadre des efforts continus de stabilisation de la paye de SPAC.

Contexte

À la suite de l’évaluation des risques de l’univers d’audit de SPAC, le Bureau du dirigeant principal d’audit, d’évaluation et de gestion du risque (BDPAER), a déterminé que les travaux de certification liés à la consultation des intervenants dans le cadre du projet de mise à niveau du système de paye à la version 9.2 PeopleSoft devraient être entrepris en 2019 à 2020 et 2020 à 2021.

À l’origine, le plan d’audit du BDPAER consistait en plusieurs missions liées à la consultation des intervenants tout au long du projet, avec des rapports réguliers aux principaux jalons du projet. Le premier rapport a été rendu public en février 2020. Au cours de la première mission, le BDPAER a constaté un chevauchement important entre ses constatations et recommandations et celles émises par un tiers indépendant, Gartner, engagé par l’équipe de projet pour effectuer des évaluations périodiques à des jalons clés du projet.

Par conséquent, l’approche d'audit du BDPAER a été modifiée afin d’effectuer des travaux de certification liés au processus d’approbation des intervenants, qui est une activité essentielle de consultation des intervenants cruciale pour la réussite du projet. Le processus d’approbation par les intervenants est l’une des nombreuses mesures incluses dans le plan de projet qui ont été éclairées par les recommandations du Bureau du vérificateur général, et une série de consultations menées auprès de nombreux intervenants après la mise en œuvre initiale du système Phénix. L’élaboration et la mise en œuvre du processus d’approbation font partie de l’engagement de SPAC à l’égard de la consultation des intervenants et représentent un élément clé du processus de décision d’aller de l’avant ou non avec le projet. L’approbation des intervenants n’a lieu qu’une fois et est fondée sur les résultats de la période de mise à l’essai de la nouvelle version. Les ministères et organismes ont approuvé ce qui suit :

Objet de l’audit

Cet audit interne est inclus dans le plus récent Plan d'audit axé sur les risques du Bureau du dirigeant principal de l'audit, de l’évaluation et de la gestion des risques approuvé pour 2019 à 2020 et 2020 à 2023.

Importance

Comme il est indiqué dans la charte de projet, les intervenants clés comprennent :

La consultation adéquate des intervenants est l’une des mesures prises pour appuyer la réussite du Projet dans le plan de projet. Le plan du projet a été orienté en fonction :

Le rendement des évaluations indépendantes, ainsi que la résolution des problèmes cernés à la suite de ces évaluations, font partie de l’engagement de SPAC à l’égard de la consultation des intervenants.

Étant donné le grand nombre de groupes d’intervenants que la mise à niveau peut toucher, la consultation des intervenants pendant tout le projet a été désignée comme un facteur de réussite essentiel pour établir la confiance, la crédibilité et des relations solides. Elle facilitera le ralliement des intervenants et la réussite de cette mise à niveau ainsi que des projets de stabilisation de la paye.

Objectif

L’objectif de la mission d’audit est d’évaluer la pertinence et l’efficacité de la consultation des intervenants dans le cycle de vie du projet. La mission sera menée à bien en plusieurs phases, les résultats étant consignés dans plusieurs rapports d’audit afin de s’assurer que les constatations et recommandations issues de l’audit sont communiquées à l’équipe de projet en temps opportun.

Le présent rapport contient les constatations de la troisième phase de la mission. Il fait comment l’équipe de projet a exécuté le processus d’approbation. L’audit a expressément permis d’examiner si les activités du processus d’approbation ont été menées conformément au processus d’approbation approuvé par les organismes de gouvernance du projet et communiqué aux intervenants.

Portée

La période visée par la mission d’audit s’échelonne du 9 mars 2021 au 15 juin 2021.

L’évaluation a permis d’examiner les activités réalisées par l’équipe de projet jusqu’au 15 juin 2021. Dans le cadre de l’audit, on a évalué la mesure dans laquelle les activités de consultation des intervenants ont été menées pour répondre aux besoins des intervenants. Plus précisément, les activités d’audit ont permis de déterminer :

L’audit ne comprenait pas d’évaluation des activités de projet qui ne sont pas directement liées à la consultation des intervenants.

Critères et méthode d’audit

L’audit interne a été effectué conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne, comme en témoignent les résultats du programme de certification et d’amélioration de la qualité.

Annexe A : Critères et méthode d’audit résument les critères d’audit et la méthodologie évalués par l’équipe d’audit à chaque étape de l’audit.

Résumé des observations et des constatations

Dans l’ensemble, nous avons constaté que l’équipe de projet a suivi le processus d’approbation des intervenants approuvé. Lorsque des procédures d’acheminement aux échelons supérieurs étaient nécessaires pour obtenir des approbations, elles ont été exécutées comme prévu et documentées dans le processus d’acheminement aux échelons supérieur du projet. Comme tous les critères d’audit ont été respectés, nous n’avons émis aucune recommandation.

Selon ce qui ressort des entrevues auprès échantillon d’intervenants, les commentaires sur la consultation des intervenants du projet au cours du processus d’approbation étaient généralement positifs; toutefois, les personnes interrogées ont suggéré des améliorations dont la direction pourrait tenir compte dans le cadre de projets semblables à l’avenir. Afin de permettre aux prochains projets de miser sur les expériences de l’équipe de projet et des intervenants qui ont participé au processus d’approbation des intervenants, il y a une opportunité de solliciter une rétroaction plus vaste de la collectivité des intervenants afin de cerner les pratiques exemplaires et les possibilités d’amélioration qui peuvent être prises en considération pour les prochains projets.

Observations et constatations détaillées

La section suivante présente les observations et constatations du projet.

Processus d’approbation

Au cours des première et deuxième phases de cet audit à phases multiples, nous avons effectué des évaluations pour confirmer si l’équipe de projet :

Cette phase de l’audit sur l’exécution du processus d’approbation a commencé le 7 mai 2021, comme le résume le tableau ci-dessous.

Tableau 1 : Sommaire de l’exécution du processus d’approbation
Phase du processus d’approbation Principales activités de l’équipe de projet

Début du processus d’approbation
(7 mai 2021)

  • Communiquer toutes les demandes d’approbation des intervenants aux intervenants
  • Fournir aux intervenants une trousse d’information avec l’information requise pour prendre leur décision d’approbation

Pour plus d’information, voir 5.1.1 Début du processus d’approbation.

Suivi des réponses et communications de rappel
(du 10 mai au 27 mai 2021)

  • Faire le suivi des réponses des intervenants reçues
  • Envoyer des courriels de rappel aux intervenants qui n’ont pas soumis leur approbation 1 semaine et 2 semaines après le début du processus d’approbation

Pour plus d’information, voir 5.1.2 Suivi des réponses et communication de rappel

Acheminement aux échelons supérieurs
(du 27 mai au 10 juin 2021)

  • Lancer le processus d’acheminement aux échelons supérieurs pour les intervenants qui n’ont pas soumis leur approbation
  • Courriel aux intervenants par les sous-ministre adjoint (SMA) de SPAC responsables du projet ou par les cadres supérieurs des organismes centraux pertinents
  • le Bureau du contrôleur général (BCG)
  • le Bureau du dirigeant principal de l’information (BDPI)
  • le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH)

Pour plus d’information, voir 5.1.3 Acheminement aux échelons supérieurs

Présentation des résultats aux comités de gouvernance
(10 juin 2021)

  • Présenter les résultats du processus d’approbation au Comité d’acceptation de la mise à niveau (CAMN)
  • Présenter d’autres critères et points de contrôle de l’état de préparation pour orienter la décision du CAMN d’aller de l’avant ou non avec le projet

Pour plus d’information, voir 5.1.4 Présentation des résultats aux comités de gouvernance.

Pour chaque phase du processus d’approbation, un travail d’audit sur le terrain a été effectué afin d’évaluer si les activités clés ont été menées à bien.

Début du processus d’approbation

Le 7 mai 2021, l’équipe de projet a envoyé des demandes d’approbation par courriel à 206 cadres supérieurs, y compris des dirigeants principaux de l’information (DPI), des dirigeants principaux des finances (DPF) et des chefs des ressources humaines (CRH) pour chacune des organisations représentées par les intervenants. Les intervenants ont été invités à soumettre leur approbation à l’équipe de projet par courriel du 10 mai 2021 au 23 mai 2021. Pour les organisations représentées qui hébergent un système de RH qui est intégré ou relié à Phénix, 3 approbations étaient demandées soit une pour le DPI, le DPF et le CRH. Dans le cas des ministères qui n’hébergent pas de système de RH, et qui utilisent un système hébergé par une autre organisation ou qui sont un ministère de saisie directe, 2 approbations étaient requises soit une pour le DPF et le CRH.

Les demandes d’approbation étaient accompagnées de trousses d’information contenant de la documentation à l’appui de la décision d’approbation de chaque intervenant. Selon ce qui se dégage des entrevues auprès d’intervenants qui ont participé au processus d’approbation, la majorité d’entre eux ont indiqué que l’information fournie dans les trousses d’information était complète, claire et aidait les cadres supérieurs à prendre leur décision d’approbation. Bien que certains intervenants aient indiqué qu’ils avaient besoin de précisions sur les renseignements fournis dans les trousses d’information, les intervenants ont noté que l’équipe de projet a fourni les renseignements supplémentaires requis pour remplir et soumettre leur approbation.

Suivi des réponses et communications de rappel

Une fois que les intervenants ont reçus les demandes d’approbation, l’équipe de projet a fait le suivi de toutes les approbations reçues ainsi que des principales mesures liées à l’approbation. Les mesures suivies comprenaient le nombre d’approbations reçues, le nombre d’approbations reçues de la part de chaque organisation représentée par rapport au nombre d’approbations requises de la part de chaque organisation et le nombre d’approbations reçues par rapport au seuil minimal d’approbations des intervenants préalablement approuvé par la gouvernance du projet et communiqué aux intervenants.

Comme l’exige le processus d’acheminement aux échelons supérieurs, il a été constaté qu’une semaine après que les demandes initiales d’approbation ont été envoyées aux intervenants, les intervenants qui n’avaient pas encore répondu ont reçu un rappel qu’il restait 7 jours civils avant le début du processus d’acheminement aux échelons supérieurs. Les intervenants qui n’avaient pas répondu ont reçus un deuxième rappel 2 semaines après les demandes d’approbation initiale pour les aviser qu’ils n’avaient pas soumis leur approbation avant le 23 mai 2021 et que l’équipe de projet enclencherait le processus d’acheminement aux échelons supérieurs si elle ne recevait pas l’approbation dans les 3 jours civils suivants, soit au plus tard le 27 mai 2021.

Acheminement aux échelons supérieurs

Le 27 mai 2021, les signatures de 13 (sur 96) organisations d’intervenants n’avaient toujours pas été reçues. Conformément au processus d’acheminement aux échelons supérieurs approuvé, les cadres supérieurs de ces 13 organisations responsables de la signature ont été contactés par les hauts fonctionnaires du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et de SPAC pour répondre aux questions ou aux préoccupations des intervenants qui auraient pu les empêcher de remplir et de soumettre leur approbation. À la suite de l’activation du processus d’acheminement aux échelons supérieurs, toutes les signatures restantes ont été reçues avant le 11 juin 2021.

Présentation des résultats aux comités de gouvernance

Comme il est indiqué dans le processus d’acheminement aux échelons supérieurs, les résultats du processus d’approbation seraient examinés le 10 juin 2021 par le Comité d’acceptation de la mise à niveau (CAMN) lorsqu’il prendra sa décision d’aller de l’avant ou non avec le projet. Lorsque le CAMN s’est réuni le 10 juin pour en décider d’aller ou non de l’avant avec le projet, 205 (sur 206) approbations des intervenants avaient été reçues (la dernière approbation avait été reçue par l’équipe de projet le 11 juin 2021) et que le seuil minimal d’approbation des intervenants avait été atteint. Le CAMN a pris connaissance des résultats du processus d’approbation en même temps que de l’atteinte de nombreux autres critères et points de contrôle de l’état de préparation. Comme tous les points de contrôle et critères ont été respectés, le CAMN a approuvé le passage à la production entre le 18 juin et le 22 juin 2021.

Rétroaction des intervenants sur le processus d’approbation

Du 9 juin au 15 juin 2021, l’équipe d’audit a mené des entrevues auprès d’un échantillon de 6 cadres supérieurs responsables de soumettre une approbation dans le cadre du processus d’approbation des intervenants. La rétroaction des intervenants obtenue au moyen de ces entrevues a confirmé qu’ils avaient été consultés dans la mesure convenue pour répondre aux exigences du processus d’approbation. La majorité des personnes interrogées ont fourni des commentaires positifs sur le processus d’approbation.

Les personnes interrogées ont indiqué que la consultation de la collectivité des intervenants par l’équipe de projet avant et pendant le processus d’approbation a permis de s’assurer que les cadres supérieurs connaissaient leurs responsabilités en matière d’approbation, comprenaient les principales activités d’approbation et les échéanciers connexes et avait accès aux documents justificatifs requis pour prendre une décision d’approbation. Les personnes interrogées ont indiqué que l’équipe de projet a répondu aux questions et inquiétudes en temps opportun.

La majorité des personnes interrogées ont également indiqué qu’elles appuyaient l’utilisation de processus d’approbation des intervenants pour de prochains projets semblables.

Les commentaires des personnes interrogées étaient généralement positifs, mais elles ont suggéré plusieurs possibilités d’amélioration. Parmi les changements suggérés au processus d’approbation, mentionnons :

Conclusion

La conclusion est basée sur :

Ceux-ci démontrent que les intervenants ont été consultés selon les exigences du processus d’approbation. Aucune recommandation n’a été formulée.

L’audit a constata, dans le cadre de ses activités postérieures à la mise en service, que le projet devrait obtenir les commentaires de l’ensemble de la collectivité des intervenants afin de cerner les pratiques exemplaires et les possibilités d’amélioration qui pourraient être prises en compte pour les prochains projets.

Rapport d’audit de la phase 2 du processus d’approbation des intervenants : Consultation des intervenants dans le cadre de la mise à niveau à la version 9.2 de PeopleSoft

Le Rapport d’audit de la phase 2 du processus d’approbation des intervenants – Consultation des intervenants dans le cadre de la mise niveau à la version 9.2 de PeopleSoft (avril 2021) qui a été présenté et approuvé à la réunion du Comité ministériel d'audit en mai 2021. Il renferme plusieurs recommandations à l’intention de l’équipe de projet en ce qui concerne :

Des plans d’action ont été élaborés par l’équipe de projet et documentés dans le rapport d’audit de la phase 2.

Dans le Rapport d’audit de la phase 3 du processus d’approbation des intervenants – Consultation des intervenants dans le cadre de la mise à niveau à la version 9.2 de PeopleSoft, des essais ont été effectués pour confirmer que les plans d’action ont été correctement mis en œuvre.

Reconnaissance par les intervenants de leur compréhension du processus d’approbation

Le Rapport d’audit de la phase 2 du processus d’approbation des intervenants – Consultation des intervenants dans le cadre de la mise à niveau à la version 9.2 de PeopleSoft (avril 2021) recommanda ce qui suit concernant l’attestation par les intervenants de leur compréhension du processus d’approbation :

L’équipe de projet devrait poursuivre à collecter les reconnaissances officielles de la compréhension du processus par les intervenants. L’équipe de projet devrait déterminer la date à laquelle ces attestations doivent être reçues et le taux de réponse approprié pour recevoir ces attestations.

La documentation (les communications avec les intervenants, les feuilles de suivi des réponses) et les entrevues avec l’équipe de projet ont confirmé que la recommandation a été traitée adéquatement.

Consulter l’annexe B Procédures utilisées pour évaluer la mise en œuvre des recommandations formulées dans le rapport d’audit de la phase 2 pour obtenir la liste des procédures qui ont été effectuées et la documentation qui a été examinée.

Processus d’acheminement aux échelons supérieurs

Le Rapport d’audit de la phase 2 du processus d’approbation des intervenants – Consultation des intervenants dans le cadre de la mise à niveau de la version 9.2 de PeopleSoft (avril 2021) renfermait les recommandations suivantes concernant le processus d’approbation et d’acheminement aux échelons supérieurs :

Recommandation 1

L’équipe de projet devrait clairement définir comment le processus d’approbation ministérielle sera mis au point et évalué aux fins de la décision d’aller de l’avant ou non avec le projet. Plus précisément, il est recommandé que l’équipe de projet :

De plus, nous recommandons que toute mise à jour des processus découlant de cette recommandation soit incluse dans la documentation du projet et communiquée aux intervenants.

Recommandation 2

L’équipe de projet devrait continuer de peaufiner les procédures d’acheminement aux échelons supérieurs ou d’autres procédures, au besoin, à suivre si le seuil minimal pour l’approbation ministérielle n’est pas atteint et si un ou plusieurs intervenants décident de ne pas donner leur approbation. Les points à prendre en compte sont les suivants :

Grâce à l’examen de la documentation (par exemple, communications avec les intervenants, feuilles de suivi des approbations) et aux entrevues avec l’équipe de projet, il a été confirmé que les recommandations ont été traitées adéquatement. Consulter l’annexe B Procédures utilisées pour évaluer la mise en œuvre des recommandations formulées dans le rapport d’audit de la phase 2 pour obtenir la liste des procédures qui ont été effectuées et la documentation qui a été examinée.

Recommandations

Comme tous les critères d’audit ont été respectés, aucune recommandation n’a été formulée.

Conclusion

Une fois l’évaluation terminée, l’équipe de projet a consulté les intervenants conformément au processus d’approbation des intervenants. Lorsque des procédures d’acheminement aux échelons supérieurs étaient nécessaires pour obtenir des signatures, les procédures ont suivies le processus d’acheminement aux échelons supérieurs du projet. L’équipe de projet a reçu toutes les approbations des intervenants avant le déploiement de la mise à niveau du système. Les commentaires d’un échantillon d’intervenants étaient positifs. Toutefois, il demeure possible d’envoyer un questionnaire aux intervenants afin de déterminer les leçons apprises et d’élaborer des pratiques exemplaires à appliquer à de futurs projets.

Remerciements

En terminant, nous tenons à remercier l’équipe de projet pour le temps qu’elle a consacré et les renseignements qu’elle a fournis au cours de cette mission.

Équipe d’audit

Lori-Lee Flanagan
Directrice
Gilles Trahan
Responsable de l’audit
Jhaal Fergus
Auditeur
Carter Wilmsmeyer
Audit interne
Deloitte (LLP)
Expert-conseil

Annexes

Les annexes suivantes détaillent les critères et procédures effectuées lors de la phase 3 du processus d’approbation des intervenants.

Annexe A : Critères et méthode d’audit

Veuillez-vous référer aux critères d’audit et la méthodologie utilisée lors de la phase 3 du processus d’approbation des intervenants.

Critères d’audit

Les champs d’enquête suivants ont été cernés à la lumière de l’évaluation des risques effectuée par le BDPAER. Ces tableaux comprennent également des renseignements sur le rapport qui traite de chaque critère.

Tableau 2 : Critères d’audit et carte
Champs d’enquête Critère Carte du rapport

2. L’équipe de projet a élaboré le processus d’approbation des intervenants pour aller de l’avant ou non et a veillé à ce que les intervenants participent au processus et qu’ils le comprennent.

2.1 Une évaluation a été réalisée afin de déterminer tous les intervenants pertinents pour le processus d’approbation.

Conclusion sur le critère 2.1 à la phase 1.

2.2 Les intervenants ont été consultés au sujet du processus d’approbation et leurs commentaires ont été pris en considération avant de mettre au point le processus.

Conclusion sur le critère 2.2 à la phase 2.

2.3 Le processus d’approbation a été officialisé et communiqué à tous les intervenants concernés.

Conclusion sur le critère 2.3 à la phase 2.

2.4 Les intervenants, y compris les cadres supérieurs responsables des approbations, reconnaissent officiellement leur compréhension du processus.

Conclusion sur le critère 2.4 à la phase 2. Voir les renseignements supplémentaires dans la section 5.2.1 Reconnaissance par les intervenants de leur compréhension du processus d’approbation.

2.5 Les intervenants ont été consultés dans la mesure convenue afin de satisfaire aux exigences du processus d’approbation.

Conclusion sur le critère 2.5 à la phase 3. Voir la section 5.1 :Processus d’approbation du présent rapport.

2.6 Le processus contient une orientation sur les procédures d’acheminement aux échelons supérieurs au cas où des intervenants ne donnent pas leur approbation.

Conclusion sur le critère 2.6 à la phase 2. Voir les renseignements supplémentaires dans la section 5.2.2 Processus d’acheminement aux échelons supérieurs.

Méthodologie

Dans le cadre de l’approche d’audit à phases multiples du BDPAER, le travail sur le terrain pour la phase d’audit actuelle a été effectué entre le 8 mars 2021 et le 15 juin 2021. En outre, l’équipe d’audit continuera d’assister, en qualité d’observateur, aux réunions des comités de projet pertinents, notamment celles du Comité directeur sur la mise à niveau (CDMN) et du Comité consultatif sur la paye intégrée (CCPI). De plus, l’équipe d’audit a mené les activités suivantes :

Bien qu’un échantillon de 9 intervenants ait été sélectionné pour des entrevues, en raison de la disponibilité et du moment de la phase d’examen de l’audit, seulement 6 entrevues ont été réalisées. Au moment d’identifier les intervenants à interviewer, l’équipe d’audit a tenu compte  :

1 DPI, 2 DPF et de 3 CRH furent interviewés.

Les activités d’audit ont été exécutées en même temps que les activités du projet. L’équipe d’audit a communiqué les résultats de l’audit à l’équipe de projet par des rapports d’étape en temps réel (bihebdomadaire ou plus régulièrement), afin de faciliter la mise en œuvre en temps opportun des mesures correctives. L’équipe d’audit demeurera indépendante de l’équipe de projet et ne sera pas responsable de la prise de décisions de gestion en ce qui a trait aux activités et aux produits livrables du projet.

Au cours des phases d’examen de chaque domaine d’évaluation mentionné ci-dessus, des membres clés du personnel de SPAC, de la DGSP et des experts-conseils externes IBM travaillant avec l’équipe de projet de SPAC ont été interviewés. En outre, des documents pertinents ont été examinés en détail. À la fin de la phase d’examen, on a demandé aux membres clés de l’équipe du projet de fournir la validation des constatations.

Au cours de la phase de rapport de chaque domaine d’évaluation, l’équipe d’audit a consigné les constatations, les conclusions et les recommandations de l’audit dans une ébauche de rapport d’audit. L’ébauche de rapport comprend les résultats des évaluations jusqu’à la fin de la période pour laquelle le rapport se rapporte. L’ébauche du rapport a été soumise à l’approbation du sous-ministre adjoint, DGSP, en temps opportun, après approbation par le Bureau du dirigeant principal d’audit, d’évaluation et de gestion du risque. L’ébauche du rapport final sera soumise au Comité ministériel d'audit à sa réunion d’août 2021

Annexe B : Procédures utilisées pour évaluer la mise en œuvre des recommandations formulées dans le rapport d’audit de la phase 2

Ce tableau énumère :

Tableau 3 : Audit de la consultation des intervenants dans le cadre de la mise à niveau à la version 9.2 de PeopleSoft : Rapport sur le processus d’approbation
Étage Recommandation Plan d’action Résumé des travaux effectués pour confirmer que les recommandations ont été prises en compte

Reconnaissance par les intervenants de la compréhension du processus d’approbation

L’équipe de projet devrait poursuivre ses efforts pour obtenir la reconnaissance officielle de la compréhension du processus par les intervenants. Dans le cadre de ces efforts de suivi, l’équipe de projet devrait déterminer la date à laquelle ces attestations doivent être reçues et le taux de réponse approprié.

Des accusés de réception et des courriels de rappel ont été envoyés le 14 janvier, le 19 février, le 30 mars et le 12 avril 2021.

Le suivi détaillé des taux de réponse aux demandes d’attestation de reconnaissance est surveillé et comparé aux seuils de réponse approuvés.

La date limite pour signifier la reconnaissance de la compréhension est fixée au 12 avril 2021 et elle a été communiquée le 30 mars 2021 à tous les DPI, DPF et CRH. Ces renseignements ont également été communiqués lors des séances d’information sur le processus d’approbation ministérielle les 7 et 8 avril 2021, et dans un courriel de suivi le 12 avril 2021. L’équipe de projet continue également d’avoir des discussions avec chacun des ministères et organismes qui en font la demande.

La date d’achèvement de ce plan d’action est le 30 avril 2021.

  • On a demandé à l’équipe de projet de déterminer l’état d’avancement du plan d’action
  • On a examiné les éléments probants (les courriels envoyés aux intervenants, les présentations aux intervenants, les documents de suivi des réponses à la demande d’attestation de compréhension) indiquant que les efforts de collecte des attestations de compréhension se sont poursuivis comme il est décrit dans le plan d’action, qu’une date limite pour la réception de celles-ci a été fixée et que ces attestations ont été sollicitées auprès de tous les intervenants jusqu’à la date limite

Conclusion : Suffisant. Selon l’examen de la documentation et les entrevues avec l’équipe de projet, la recommandation a été adéquatement prise en compte.

Processus d’acheminement aux échelons supérieurs

L’équipe de projet doit clairement définir comment le processus d’approbation ministérielle sera finalisé et évalué pour la décision d’aller de l’avant ou non avec le projet. Plus précisément, il est recommandé que l’équipe de projet:

  • détermine si chacune des personnes désignées dans un ministère ou un organisme (DPF, DPI et CRH) doit donner son approbation pour qu’une organisation ait donné son approbation
  • détermine si l’acceptation du processus d’approbation par les délégués du DPF, du DPI et du CRH est une réponse acceptable de chaque organisation
  • s’assure que des mesures d’atténuation sont en place pour gérer le risque associé à l’acceptation des réponses comme des approbations « réputées »
  • communique clairement avec les organismes de gouvernance concernant
    • le nombre d’approbations reçues et les tendances pertinentes : approbation par type de cadre supérieur (DPF, DPI, CRH)
    • nombre d’approbations « réputées », etc.
    • communication avec les personnes qui prendront la décision d’aller ou non de l’avant avec le projet

De plus, nous recommandons que toute mise à jour des processus découlant de cette recommandation soit incluse dans la documentation du projet et communiquée aux intervenants.

L’approbation ministérielle continue d’être considérée comme un risque du projet. L’équipe de projet continue d’accroître la visibilité dans le cadre de diverses réunions et comités de consultation et de gouvernance du projet.

Des séances d’information ont été tenues les 7 et 8 avril 2021 avec tous les DPI, les DPF et les CRH des ministères afin de partager le processus d’approbation ministérielle, des échéanciers, les rôles, les responsabilités et les attentes avant la mise en service. Des efforts de sensibilisation et d’éducation sont en cours.

La présentation d’exposés à diverses réunions et comités de consultation, de gouvernance et de groupes de travail est prévue. Les communications et les rappels aux DPF, aux DPI et aux CRH continuent de garantir que les principaux intervenants connaissent les attentes en matière d’approbation ministérielle.

Mesures supplémentaires par numéro de recommandation :

  1. Communiquer l’obligation que tous les DPF et les CRH donnent leur approbation. Les organisations dont les systèmes de RH sont hébergés par un autre ministère n’auront pas besoin de la signature du DPI, car celle-ci est déléguée au fournisseur de services (hôte). Le DPI des ministères de saisie directe n’a pas à donner son approbation, car ces ministères ne sont pas intégrés à Phénix. Les autres DPI dont les systèmes de RH sont intégrés à Phénix devront donner leur approbation. Une liste détaillée détermine qui doit donner son approbation par ministère (DPF, DPI ou CRH) pour que l’organisation soit réputée avoir donné son approbation.
  2. Communiquer l’attente que l’approbation soit donnée par le sous-ministre adjoint (SMA). Les approbations des délégués seront acceptées.
  3. Le processus d’acheminement aux échelons supérieurs est clair sur l’acceptation des réponses qui constituent une approbation « réputée ». Toutefois, on s’attend à obtenir toutes les approbations. L’équipe de projet de mise à niveau à la version 9.2 a consulté des SMA de la DGSP, de la Direction générale de l’administration de la paye (DGAP), du BDPRH, du BDPI et, au besoin, du sous-ministre (SM) de SPAC pour solliciter les ministères qui n’ont pas communiqué de réponse. Poursuivre le suivi auprès des ministères et organismes, au besoin, avant la signature.
  4. Communiquer les taux de réponse d’approbation suivis avec les organismes de gouvernance et les inclure comme preuve dans le processus décisionnel d’aller de l’avant ou non.

Les plans d’action de gestion seront ajoutés au plan d’amélioration continue. Tous les documents, y compris les listes de suivi et de personnes-ressources, seront publiés dans GCdocs, dans le cadre de la documentation officielle du projet.

La date cible d’achèvement de ce plan d’action est le 3 juin 2021.

  • On a demandé à l’équipe de projet l’état du plan d’action
  • On a examiné les éléments probants (les courriels aux intervenants, les présentations aux intervenants, les feuilles de suivi indiquant les approbations requises de chaque organisation) pour confirmer que les intervenants qui devaient donner leur approbation, pour qu’une organisation soit considérée avoir donné son approbation, ont été identifiés
  • On a examiné les éléments probants (les courriels aux intervenants, les présentations aux intervenants) indiquant que l’équipe de projet s’attendait à ce que les approbations soient obtenues et présentées par les SMA des intervenants
  • On a examiné les éléments probants (les feuilles de suivi des approbations complétées, un échantillon des approbations soumises) pour confirmer qu’aucune approbation n’a été tenue pour acquis et que les processus d’acheminement aux échelons supérieurs aux SMA de la DGSP, de la DGAP et du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) ont été exécutés pour obtenir les réponses en suspens
  • On a examiné les éléments probants (les feuilles de suivi des approbations complétées, un échantillon d’approbations soumises, les présentations aux comités de gouvernance du projet) pour confirmer que les taux de réponse suivis ont été communiqués aux organes de gouvernance pour appuyer la décision d’aller de l’avant ou non avec le projet
  • On a examiné les éléments probants (les courriels aux intervenants, les présentations aux intervenants et aux comités de gouvernance) pour confirmer qu’aucune mise à jour des processus d’approbation déjà approuvés n’a été faite

Conclusion : Suffisant. Selon l’examen de la documentation et les entrevues avec l’équipe de projet, la recommandation a été adéquatement prise en compte.

Processus d’acheminement aux échelons supérieurs

L’équipe de projet devrait continuer de peaufiner les procédures d’acheminement aux échelons supérieurs ou d’autres procédures, au besoin, à suivre si le seuil minimal pour l’approbation ministérielle n’est pas atteint et si un ou plusieurs intervenants décident de ne pas donner leur approbation. Les points à prendre en compte sont les suivants :

  • les procédures d’acheminement aux échelons supérieurs au-delà des cadres supérieurs responsables de l’approbation au sein de leurs organisations ou de leur organisme central pour assurer le suivi auprès des ministères concernés (BDPRH, DPI du GC, BCG)
  • les procédures pour gérer la possibilité que les intervenants puissent refuser la mise à niveau)

Le processus d’acheminement aux échelons supérieurs est clair et l’on s’attend à obtenir l’approbation de tous les ministères et organismes.

Le suivi détaillé des taux de réponse d’approbation sera surveillé et comparé aux seuils approuvés.

Nous ferons le suivi auprès des ministères et organismes, au besoin, avant la signature.

Les ministères seront classés en fonction des critères définis dans les fiches de réalisations ministérielles. Pour les ministères en rouge, on communiquera avec eux avant le processus d’approbation pour régler tout problème qui empêche l’approbation.

La gouvernance du projet de mise à niveau vers la version 9.2 de PeopleSoft établie (CDMN et le Comité consultatif sur la mise à niveau et de la gouvernance à l’échelle du GC (le Conseil d’examen de l’architecture intégrée du gouvernement du Canada et le Comité consultatif sur la gestion de la fonction publique) sera utilisée en plus des procédures d’acheminement aux échelons supérieurs.

Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) a offert son aide pour les communications à l’appui du processus d’approbation. L’équipe de projet collabore avec le SCT pour obtenir de l’aide au besoin.

Les sous-ministres ont été informés du processus d’approbation ministérielle et des attentes le 16 avril 2021 au Comité consultatif sur la gestion de la fonction publique et, au besoin, ils seront informés de nouveau en juin.

La date cible d’achèvement de ce plan d’action est le 3 juin 2021.

  • On a demandé à l’équipe de projet l’état d’avancement du plan d’action
  • On a examiné les éléments probants (les courriels envoyés aux intervenants, les présentations aux intervenants, les feuilles de suivi indiquant les approbations requises de chaque organisation) pour confirmer que l’attente selon laquelle tous les intervenants devaient donner leur approbation été clairement communiquée et que le suivi détaillé des taux de réponse a été surveillé et comparé aux seuils minimums approuvés
  • On a examiné les éléments probants (les courriels relatifs à l’acheminement aux échelons supérieurs transmis aux SMAs des intervenants par la DGSP, la DGAP et le SCT) pour confirmer que des procédures d’acheminement aux échelons supérieurs, si des intervenants n’avaient pas rempli et soumis leur approbation, étaient en place et suivies conformément au processus d’acheminement aux échelons supérieurs

Conclusion : Suffisant. Selon l’examen de la documentation et les entrevues avec l’équipe de projet, la recommandation a été adéquatement prise en compte.

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