DR 2012-003

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Objet : Fichier hebdomadaire sur la protection du Régime de soins de santé de la fonction publique (RSSFP) envoyé à la Sun Life

Le 3 février 2012

1. But

1.1. La présente directive vise à clarifier aux conseillers en rémunération les changements administratifs depuis le lancement du fichier hebdomadaire sur la protection sous le Régime de soins de santé de la fonction publique (RSSFP) envoyé à la Sun Life du Canada, Compagnie d'Assurance-Vie (Sun Life).

Remarque : Tout au long de cette directive, on réfère aux applications Web de la rémunération (AWR); toutefois, les conseillers en rémunération qui n'ont pas accès à l'AWR doivent entrer les mouvements dans le Système régional de paye (SRP).

2. Documents connexes

2.1. La présente directive doit être lue en parallèle avec les directives sur la rémunération du site Web de la rémunération énumérées ci-dessous et du bulletin d'information du site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). L'information contenue dans la présente directive remplace toute information contradictoire qui pourrait se trouver dans d'autres directives sur la rémunération en ce qui a trait aux changements administratifs du RSSFP.

2.2. ARCHIVÉE DR 2010-006 - Lancement de l'application Web en libre-service du Régime de soins de santé de la fonction publique (RSSFP), modifications des écrans de saisie relatifs au RSSFP dans le Système en direct de la paye et modifications apportées au format et à la délivrance des numéros de certificat du RSSFP , en vigueur à compter du 3 mai 2010 datée du 12 avril 2010 et révisée le 8 juillet 2011;

ARCHIVÉE DR 2008-019 - Deux nouveaux codes à utiliser pour le recouvrement des cotisations en souffrance aux termes du Régime de soins de santé de la fonction publique (RSSFP) pour une période autorisée de congé non payé (CNP) datée du 28 octobre 2008 et révisée le 24 avril 2009;

ARCHIVÉE DR 2006-022 - Modifications au Régime de soins de santé de la fonction publique (RSSFP) depuis le 1er avril 2006 datée du 27 septembre 2006 et révisée le 2 octobre 2006;

ARCHIVÉE DR 2003-004 - Paiement par les employés en congé non payé (CNP) des cotisations relatives aux régimes d'assurance datée du 10 avril 2003 et révisée le 4 mars 2004;

Le Régime de soins de santé de la fonction publique - Transition au nouveau processus d'acheminement et d'administration des fichiers d'admissibilité du site Web du SCT.

3. Contexte

3.1. Le SCT a demandé à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) de changer les données sur les participants au RSSFP envoyés à la Sun Life , ainsi que la fréquence d'envoi de ces renseignements.

3.2. Pour donner suite à la demande du SCT, TPSGC a créé le fichier hebdomadaire sur la protection, qui est transmit à la Sun Life tous les mardis matins, pour remplacer le fichier mensuel sur les remises. Le fichier sur la protection est produit avec les renseignements contenus dans l'AWR et dans le SRP.

4. Procédures Instructions

4.1. Le fichier sur la protection contient les renseignements sur les données suivantes :

  • Du SRP
    1. Nom de famille;
    2. Initiales;
    3. Date de naissance;
    4. Sexe;
    5. Code du ministère;
    6. Liste de paye;
    7. Bureau de paye;
    8. État (employé, pensionné, survivant, etc.).
  • De l'AWR
    1. Numéro de certificat;
    2. Date de début de la protection;
    3. Date de fin de la protection;
    4. Type de protection (individuelle ou familiale);
    5. Niveau de protection de la garantie-hospitalisation (I, II ou III);
    6. Catégorie de protection (supplémentaire ou totale).

4.1.1. Les systèmes de la Sun Life ne peuvent pas traiter plus d'un changement à l'une des données par participant dans le même fichier hebdomadaire sur la protection. Les conseillers en rémunération devront donc prendre garde de ne pas traiter plus d'un mouvement dans le SRP et/ou dans l'AWR pour être transmis sur le même fichier hebdomadaire sur la protection.

Remarque : Afin de figurer dans le fichier hebdomadaire sur la protection, un changement doit être finalisé dans l'AWR et/ou dans le SRP avant le mardi matin, sinon le changement sera envoyé dans le prochain fichier hebdomadaire sur la protection.

4.2. Période de congé non payé

4.2.1. Si un employé était en congé non payé (CNP) avant mars 2011 et qu'aucun formulaire de Remise des cotisations dans le cas de congé non payé (PWGSC-TPSGC 2278 - Remise des Cotisations dans le Cas de Congé Non Payé (RSSFP) - Cette information n'est accessible qu'aux fonctionnaires fédéraux, et qu'aux ministères et organismes fédéraux.) n'a été envoyé à la Division des finances et de la comptabilité de la paye (DFCP), le conseiller en rémunération devra communiquer avec la Sun Life pour réactiver manuellement la protection.

4.2.2. Depuis mai 2011, quand le conseiller en rémunération reçoit un avis écrit d'un employé qu'il veut suspendre sa protection du RSSFP, le conseiller en rémunération doit effectuer un mouvement « retenues arrêter » dans l'AWR. Le conseiller en rémunération devra rétablir la protection avec une nouvelle date d'entrée en vigueur dans l'AWR lorsque l'employé sera de retour au travail. Le conseiller en rémunération doit aussi aviser les employés qui reviennent au travail de refaire leur adhésion préalable en ligne sur le site Web de la Sun Life, ou en soumettant un formulaire papier. Le formulaire d'adhésion peut être obtenu en téléphonant à la Sun Life au 613-247-5100 dans la région de la capitale nationale ou au 1-888-757-7427 dans toutes les autres régions.

Important : Le conseiller en rémunération doit changer manuellement la date d'entrée en vigueur de la protection, car l'AWR imposera automatiquement une période d'attente de 3 mois à un employé qui revient et qui avait refusé de maintenir sa protection pendant son CNP.

4.2.3. Seul un mouvement pour changer le type de protection (d'individuelle à familiale ou vice-versa) peut être effectué lorsque le compte est en situation de CNP.

4.3. Employé saisonnier

4.3.1. Un avis écrit d'annulation de sa protection du RSSFP n'est pas requis pour un employé saisonnier. Si l'employé saisonnier ne paie pas la cotisation requise dans les délais prescrits (voir le guide sur l'Administration des régimes d'assurances (ARA) (ARA 2.13.5) le conseiller en rémunération devra arrêter la protection dans l'AWR et rétablir la protection en se servant de l'AWR quand l'employé sera revenu au travail. Le conseiller en rémunération doit aussi aviser les employés qui reviennent de refaire leur adhésion préalable telle que mentionnée dans la section 4.2.2. de cette directive.

4.4. Mutation d'entrée (MUE) et mutation de sortie (MUS)

4.4.1. Le conseiller en rémunération doit vérifier qu'il n'y a pas de chevauchement ni d'écart de protection quand une MUE/MUS est traitée entre deux bureaux de paye (BP) différents.

Exemple : Un employé est muté du BP 36 STC au BP 62 SVC le 19 janvier 2011. La mutation est seulement traitée dans le SRP le 5 mai 2011.

L'AWR effectuera automatiquement un mouvement d'arrêt de retenue lorsqu'un mouvement de MUS est créé. Même si l'employé a commencé dans sa nouvelle position en janvier, parce que le compte de paye n'a pas été transféré avant mai, la date de cessation de la protection, qui sera rapportée à la Sun Life , sera le dernier jour du mois après la date du traitement de la MUS. Dans l'exemple ci-haut, la MUS a été traitée en mai, donc la date de l'arrêt de la protection qui sera envoyée à la Sun Life sera le 30 juin 2011.

Le conseiller en rémunération du SVC doit ensuite entrer la date d'entrée en vigueur de la protection du 1er juillet 2011 dans l'AWR.

Remarque : Le conseiller en rémunération doit faire attention à ne pas confondre la date d'entrée en vigueur de la retenue dans le SRP et la date de début de la protection dans l'AWR, afin de s'assurer qu'il n'y ait pas deux retenues de prises.

4.5. Double emploi

4.5.1. Lorsqu'un employé en CNP accepte un poste dans un autre ministère, le ministère d'attache est tenu de s'assurer que la cotisation au RSSFP appropriée est remise aux fins de maintien de la protection. Le ministère d'attache ne doit pas traiter de mouvement dans l'AWR.

Important : Les cotisations reçues par le ministère d'attache pendant une période de double emploi doit seulement comprendre la quote-part de l'employé (taux simple).

Des dispositions spéciales peuvent être négociées entre les deux ministères pour des situations prolongées de double emploi.

4.5.2. Si à n'importe quel moment durant son CNP, l'employé décide de se retirer du RSSFP (choisit de cesser de participer), le ministère d'attache doit entrer la date d'arrêt de la protection dans l'AWR. Si l'employé accepte un poste dans un autre ministère et se qualifie pour le RSSFP, le ministère d'accueil doit réinstaurer la protection dans l'AWR. Les procédures mentionnées à la section 4.2.2. de cette directive s'appliquent.

4.6. Mise en disponibilité - Directive sur le réaménagement des effectifs (DRE)

4.6.1. Si un membre décide de maintenir sa protection sous les termes de la DRE, le conseiller en rémunération doit remplir le formulaire PWGSC-TPSGC 2278 - Remise des Cotisations dans le Cas de Congé Non Payé (RSSFP) - Cette information n'est accessible qu'aux fonctionnaires fédéraux, et qu'aux ministères et organismes fédéraux. et l'envoyé à DFCP avec le paiement. Un mouvement dans l'AWR rapportera que la protection prend fin le dernier jour du mois suivant le mois de la mise à pied. Le conseiller en rémunération devra donc communiquer avec la Sun Life pour qu'il change manuellement la date de fin de la protection telle que demandé par le membre, mais qui ne doit pas excéder un an.

4.7. Grossesse

4.7.1. Une considération spéciale est donnée aux membres qui cessent d'être employés en cours de grossesse ou lorsque la survivante d'un membre décédé est enceinte et veulent continuer leur protection. Dans ces situations, la protection peut être maintenue jusqu'à la fin de la grossesse si les cotisations requises sont remises. Voir l'ARA 2.14.4 pour plus de détails. Le conseiller en rémunération doit suivre les mêmes procédures que celles mentionnées dans la section 4.5.1. de cette directive.

5. Demandes de renseignements

5.1. Toute demande de renseignements sur le contenu de ce document doit être adressée à votre bureau des services de rémunération de TPSGC.

Directeur général
Secteur de la rémunération
Comptabilité, gestion bancaire et rémunération

Carrie E. Roussin
a signé l'original

Carrie E. Roussin

Référence(s) : 9006-13-1, 9006-13-4