DR 2012-021

Objet : Relevé d'emploi sur le Web – comment soumettre par voie électronique des données relatives au relevé d'emploi (RE) d'un employé lorsque la période de référence vise plus d'un cycle de paye

Le 30 novembre 2012

1. But

1.1. La présente directive vise à fournir aux employés de la rémunération des directives sur la façon de soumettre par voie électronique des données relatives au RE d'un employé lorsque la période de référence comporte plus d'un cycle de paye.

1.2. La présente directive devrait être lue parallèlement à la ARCHIVÉE DR 2007-008, datée du 4 avril 2007.

2. Contexte

2.1. À l'heure actuelle, les ministères, organismes et employeurs distincts du gouvernement fédéral dont la paye est traitée au moyen du Système régional de paye (SRP) et qui ont accès aux applications Web de la rémunération (AWR) utilisent l'application Web sur le relevé d'emploi pour établir les RE et les soumettre à Service Canada par voie électronique au moyen du service de transfert automatisé protégé.

3. Politique

3.1. L'employeur doit émettre un RE pour tout employé recevant une rémunération assurable qui cesse de travailler et subit un arrêt de rémunération. Un RE électronique doit ainsi être produit dans les cinq jours civils qui suivent la fin de la période de paye au cours de laquelle la rémunération de l'employé est interrompue.

4. Procédures et instructions

4.1. L'application pré remplit automatiquement la dernière période de paie et l'information d'entrée de fréquence de paye en transférant les donnée du fichier principal de l'employé (FPE) de la zone 35 du SRP. Autrement dit, l'application identifie et calcule automatiquement le total de la rémunération assurable (blocs 15A, 15B et 15C) en fonction des données correspondant au type de cycle de paye le plus récent. Lorsque la période d'emploi visée par le relevé d'emploi comporte plus d'une fréquence ou d'un cycle de paye (7A, 7B, 7C ou 6C), le conseiller en rémunération (CR) doit émettre un RE distinct pour chaque cycle de paye.

Un RE doit être émis au terme du cycle de paye le plus éloigné de la période de référence. Il faut en outre inscrire la raison de l'émission du RE « K »-Autre dans le bloc 16 et indiquer dans le bloc 18-Observations que le RE a été établi à des fins administratives en raison d'un changement de fréquence ou de cycle de paye. Puisque l'application pré remplit automatiquement le Genre de période de paye (bloc 6), le premier jour de travail (bloc 10) et le dernier jour payé (bloc 11), le CR doit modifier ces zones manuellement pour y inscrire les données correspondant au cycle le plus tôt de paye et à la période d'emploi jusqu'à ce que le type de cycle de paye ait été changé.

Le RE suivant doit porter sur la période qui suit le changement de cycle de paye et qui se termine à l'arrêt de rémunération. Le premier jour de travail (bloc 10) doit être la date d'entrée en vigueur du plus récent changement au cycle de paye, et le dernier jour payé (bloc  11) correspond au jour précédant la date d'entrée en vigueur de l'arrêt de rémunération réel. Dans ce cas, le code de la raison véritable de l'arrêt de rémunération (p. ex. manque de travail, maladie et congé de maternité) est saisi dans le bloc 16.

Exemple

Un employé, qui commence à travailler le 5 janvier 2011, est payé selon le cycle 7A.

Le 3 mars 2011, il passe à une liste de paye de cycle 7B.

Le 7 juillet 2011, alors qu'il obtient son statut d'employé nommé pour une période indéterminée, il passe à une liste de paye de cycle 7C.

Le 27 septembre 2011, il est rayé de l'effectif (dernier jour travaillé et payé est le 26 septembre 2011).

Le CR devra émettre trois RE, soit un pour chaque cycle de paye :

Relevé d'emploi 1

  • Créez un relevé d'emploi pour l'employé en sélectionnant l'option « Ajouter nouveau » à partir du menu latéral.
  • Lorsque vous aurez saisis le code d'identification de dossier personnel (CIDP) pertinent, l'application générera un relevé d'emploi en fonction du cycle de paye 7C.
  • Dans le bloc 6 (Genre de période de paye), sélectionnez « 7A » à partir de la liste déroulante.
  • Dans le bloc 10, remplacez le premier jour de travail par la date à laquelle l'employé a été porté à l'effectif. Dans le cas présent, il s'agit du 5 janvier 2011.
  • Dans le bloc 11, remplacez le dernier jour payé par le 2 mars 2011, c'est-à-dire le dernier jour où l'employé a été payé en fonction de la liste de paye de cycle 7A.
  • Dans le bloc 16, inscrivez « K » comme raison de l'émission du RE, et ajoutez des commentaires dans le bloc 18, selon les explications données à la section 4.1.
  • Cliquez sur « Suivant ». Cette action entraînera le chargement des données sur les paiements qui correspondent à la liste de paye de cycle 7A.
  • Saisissez les données restantes, puis cliquez sur « Sauvegarder en ébauche ».

Relevé d'emploi 2

  • Une fois le premier RE sauvegardé, sélectionnez l'option « Ajouter nouveau » à partir du menu latéral.
  • Saisissez de nouveau le CIDP de l'employé.
  • Dans le bloc 6 (Genre de période de paye), sélectionnez « 7B » à partir de la liste déroulante.
  • Dans le bloc 10, remplacez le premier jour de travail par le 3 mars 2011, c'est-à-dire le premier jour où l'employé a été payé en fonction de la liste de paye de cycle 7B.
  • Dans le bloc 11, remplacez le dernier jour payé par le 6 juillet 2011, c'est-à-dire le dernier jour où l'employé a été payé en fonction de la liste de paye de cycle 7B.
  • Dans le bloc 16, inscrivez « K » comme raison de l'émission du RE, et ajoutez des commentaires dans le bloc 18, selon les explications données à la section 4.1.
  • Cliquez sur « Suivant ». Cette action entraînera le chargement des données sur les paiements qui correspondent à la liste de paye de cycle 7B.
  • Saisissez les données restantes, puis cliquez sur « Sauvegarder en ébauche ».

Relevé d'emploi 3

  • Sélectionnez l'option « Ajouter nouveau » à partir du menu latéral.
  • Saisissez de nouveau le CIDP de l'employé.
  • L'application inscrira automatiquement le genre de période de paye courant 7C dans le bloc 6.
  • Remplacez le premier jour de travail (bloc 10) par le 7 juillet 2011, c'est-à-dire le premier jour où l'employé a été payé en fonction de la liste de paye de cycle 7C.
  • Assurez-vous que le dernier jour payé (bloc 11) correspond bien au 26 septembre 2011.
  • Dans le bloc 16, inscrivez la raison véritable de l'arrêt de rémunération, comme il est expliqué au dernier paragraphe de la section 4.1.
  • Cliquez sur  « Suivant ». Cette action entraînera le chargement des données sur les paiements qui correspondent à la liste de paye de cycle 7C.
  • Saisissez les données restantes, puis cliquez sur « Sauvegarder en ébauche ».

Le CR doit ensuite exécuter une recherche au moyen du CIDP de l'employé pour afficher les trois RE. Il doit s'assurer que les données sur les paiements figurant dans chacun des RE sont exactes avant de les soumettre.

Remarque : Il ne sera nécessaire d'établir qu'un seul RE pour un employé qui passe d'une liste de paye à une autre sans changer de cycle de paye puisque les données sur les paiements qui correspondent à chacune des listes de paye seront chargées. Il faut générer de multiples RE seulement lorsque l'employé a passé d'un cycle de paye à un autre pendant la période où il recevait une rémunération assurable.

5. Demandes de renseignements

5.1. Toute demande de renseignements sur ce qui précède doit être adressée à votre bureau des services de rémunération de TPSGC.

Directeur général
Secteur de la rémunération
Comptabilité, gestion bancaire et rémunération

Carrie E. Roussin
a signé l'original

Carrie E. Roussin

Référence(s) : DR 2007-008