DR 2014-015

Objet : Exigences de fin d'année 2014

Le 10 novembre 2014

1. But

1.1. La présente directive est un outil de référence qui vise à fournir aux clients et aux bureaux de paye (BP) des informations sur les tâches de fin d'année qui doivent être exécuter.

2. Annulation

2.1. Le présent document remplace la Directive sur la rémunération (DR 2013-019) datée du 27 novembre 2013.

3. Contexte

3.1. Chaque fin d'année, il faut exécuter les mêmes tâches manuelles. Pour aider les clients et les BP, à titre de rappel, une seule directive est diffusée chaque année concernant ces exigences de fin d’année.

4. Procédures et instructions

4.1. Rappel à l'intention des clients

Les clients doivent communiquer avec leur BP pour connaître la date limite à laquelle l'information décrite ci-après doit parvenir aux BP, de sorte que les montants signalés par les clients puissent être inclus dans les états de rémunération (T4/ et Relevé 1) originaux.

Nota : Les feuillets T4 sont émis en fonction de la province ou du territoire de travail. Tout employé ayant changé de province ou de territoire de travail au cours de l'année recevra plus d'un feuillet T4. Dans les cas décrits aux paragraphes 4.1.1, 4.1.6 et 4.1.13 de la présente directive, les clients doivent envoyer au BP un avis par écrit dans lequel figurent les montants se rapportant à chaque province ou territoire, et ce, afin que les feuillets T4 correspondants en tiennent compte.

4.1.1. Utilisation des véhicules du gouvernement à des fins personnelles

Les clients doivent envoyer un avis écrit au BP dans lequel est indiqué le montant annuel d'allocation imposable qui doit figurer sur le feuillet T4 et le Relevé 1 de l'employé. Pour plus de renseignements, veuillez consulter la procédure décrite dans la ARCHIVÉE DR 2004-009 en date du 9 juillet 2004. L'avis écrit doit être soumis au plus tard à la date prescrite par chaque BP, afin que les états de rémunération (feuillet T4 et Relevé 1) en tiennent compte.

4.1.2. Facteur d'équivalence (FE)

Les clients doivent fournir au BP pertinent des renseignements sur certaines situations particulières comme les cas de double emploi (employé qui est en congé non payé (CNP) ouvrant droit à pension et qui occupe un poste de durée déterminée l'autorisant à verser des cotisations au Compte de pension de retraite de la fonction publique (LPFP-fonds 1), tel que dans les cas de la réinstallation du conjoint), les cas de congé d'études non payé ouvrant droit à pension, et les cas de CNP aux fins de service rémunéré à titre de cadre permanent d'un agent négociateur (syndicat). Veuillez consulter les documents suivants :

De plus, en ce qui a trait aux employés qui, à un certain moment au cours de l'année civile, étaient en congé de réadaptation et pour lesquels un code de type de pension indiquant des heures temporairement réduites dans le cadre d'un programme de réadaptation (code 62 dans la zone 39), le FE pour la période du congé susmentionné ne sera pas calculé automatiquement. Afin que le FE soit calculé pour cette période, les clients doivent envoyer au BP un avis écrit dans lequel figurent le nombre de périodes de paye (PP) ouvrant droit à pension et le montant des gains ouvrant droit à pension pour la période où le code 62 était indiqué dans le compte de l'employé dans le Système régional de paye (SRP). Veuillez noter que cette période commence à la date où le code 62 a été entré dans le SRP, et non à la date d'entrée en vigueur du congé de réadaptation.

4.1.3. Exemption en raison de difficultés financières et autres crédits d'impôt

Au début d'une année civile, les clients doivent, s'il y a lieu, faire le nécessaire pour modifier ou arrêter l'exemption en raison de difficultés financières et les autres crédits d'impôt (p. ex. Congé autofinancé (CAF), lettres d'autorisation de l'Agence du revenu du Canada (ARC) ou de Revenu Québec (RQ) pour exonération d'impôt à la source, retenues pour le Fonds de solidarité des travailleurs du Québec (FSTQ), retenues pour Fondaction (le Fonds de développement de la Confédération des syndicats nationaux pour la coopération et l'emploi), retenues de pension alimentaire pour conjoint et enfants, etc.).

Veuillez consulter les documents suivants :

Afin d'aider les ministères clients dans l'exercice annuel de révision des montants inscrits dans les éléments 43 (Exemption impôt fédéral préjudice), 44 (Montant d'exemption additionnelle d'impôt du Québec), 82 (Montant du crédit d'impôt fédéral additionnel), 85 (Montant du crédit d'impôt du Québec non remboursable) et 88 (Montant du crédit d'impôt provincial additionnel), Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) produira un rapport indiquant les noms des employés pour lesquels un montant est inscrit dans l'une de ces zones. Pour recevoir leur rapport, nous demandons quun représentant des services ministériels de la rémunération dans chaque ministère client, envoie une demande par courriel à rodrigo.melara@tpsgc-pwgsc.gc.ca. Le rapport sera envoyé au représentant du ministère par courriel sécurisé. Le représentant du ministère devra avoir un profil Entrust afin de recevoir le courriel sécurisé.

4.1.4. Feuillets T4 et T4A, ainsi que les Relevés 1 et 2, émis à des employés décédés

À la fin de l'année civile, les états de rémunération (T4, T4A, Relevé 1 et Relevé 2) sont émis automatiquement par le SRP. Les clients doivent conserver au dossier personnel de l'employé, les feuillets générés par le système au nom du défunt, pour lesquels des exemplaires remplis à la main ont déjà été émis. Veuillez consulter la ARCHIVÉE DR 2007-015 datée du 22 août 2007.

4.1.5. Feuillets T4 et Relevé 1 de 2014 Indien inscrit

Si le revenu de l’employé Indien inscrit est totalement exonéré d’impôt pour l’année d’imposition complète, le conseiller en rémunération doit inscrire le code 0 dans la zone 42 (Situation de l’impôt sur le revenu) du fichier principal de l’employé (FPE) en traitant un mouvement de changement d’état (CSI – code d’intervention de paye (CIP) 12A) avant la fin de l’année. Ainsi, aucune retenue d’impôt ne sera prélevée à la source, le total des gains sera inscrit à la case 71 (Employé indien) du feuillet T4 et à la case R du Relevé 1, et les autres montants seront comptabilisés comme il se doit, c’est-à-dire que les cases 20 (Cotisations à un RPA) et 44 (Cotisations syndicales) du feuillet T4 seront laissées en blanc. Si le code 0 ne figure pas dans la zone 42 pour un employé Indien inscrit dont le revenu est totalement exonéré d’impôt pour l’année d’imposition complète, le bureau de paye devra corriger manuellement le T4 et le Relevé 1. Veuillez consulter la ARCHIVÉE DR 1996-053 datée du 25 novembre 1996 et la ARCHIVÉE DR 2009-028 datée du 1er décembre 2009.

Le code de versement non payable 1E6 « Gains partiellement exonérés d’impôt d’un Indien inscrit » permettre la saisie des gains partiellement exonérés d’impôt des employés Indiens inscrits. Si le revenu de l’employé Indien inscrit n’est pas totalement exonéré d’impôt pour l’année d’imposition complète, le conseiller en rémunération doit saisir un mouvement de Versements-Commencer (VRC – CIP 18C1E6) pour inscrire la partie du revenu gagné par l’employé tandis qu’il travaillait dans une réserve qu’il aura calculée, y compris les avantages imposables. Ce mouvement de paye ne peut être traité avant janvier 2015. Il est essentiel que la date d’entrée en vigueur du mouvement lié au CIP 18C1E6 corresponde à 01-01-14 1, sinon le mouvement sera rejeté, et le message d’erreur PB/PD 360, « EFFECTIVE FROM DATE INVALID FOR THIS TRANSACTION / DATE EN VIGUEUR DE INVALIDE POUR CE MOUVEMENT », s’affichera. Le mouvement doit faire état d’un paiement forfaitaire et de la base de taux 0. De plus, les trois premiers chiffres de la zone 71 doivent être déterminés comme suit :

  • Les deux premiers chiffres correspondent au code de la province ou du territoire où le revenu partiellement exonéré dimpôt est gagné.
    • 10 Terre-Neuve-et-Labrador
    • 11 Île-du-Prince-Édouard
    • 12 Nouvelle-Écosse
    • 13 Nouveau-Brunswick
    • 24 Québec
    • 35 Ontario
    • 46 Manitoba
    • 47 Saskatchewan
    • 48 Alberta
    • 59 Colombie-Britannique
    • 60 Yukon
    • 61 Territoires du Nord-Ouest
    • 62 Nunavut
  • Si une autre valeur est entrée, le mouvement sera rejeté, et le message derreur R07, « PROV OF EMPLOYMENT INDICATOR INVALID / INDICATIF PROVINCE D' EMPLOI INVALIDE », sera généré.
  • La troisième place est réservée au code dassurance-emploi (AE) auquel est rattaché le revenu partiellement exonéré dimpôt.
    • = AE, sans assurance-salaire (employés occasionnels ou nommés pour une période déterminée de trois mois ou moins)
    • = AE, avec assurance-salaire (employés nommés pour une période indéterminée, ou pour une période déterminée de plus de trois mois)
  • Si une autre valeur est entrée, le mouvement sera rejeté, et le message derreur R08, « EI FLAG INDICATOR MUST EQUAL 1 OR 2 / INDICATEUR AE DOIT ETRE 1 OU 2 », sera généré.

Dans le FPE, le mouvement de paye créditera lélément 744 (Revenu exonéré Indien) de lannée précédente; seule la partie des gains faisant lobjet dune exonération dimpôt sera donc affichée à la case 71 du feuillet T4 et à la case R du Relevé 1. Si le mouvement lié au CIP 18C1E6 contenait un montant erroné, il faudra saisir un autre mouvement de même type pour contrepasser le montant inscrit dans lélément 744. Un mouvement de modification ne peut être utilisé dans ce cas.

4.1.6. Congé autofinancé (CAF)

Conformément à la ARCHIVÉE DR 1994-048 datée du 8 décembre 1994, les clients doivent envoyer un avis écrit au BP dans lequel figurent les sommes retenues au cours de l'année pour un CAF.

En raison de la loi en vigueur au Québec, les clients doivent calculer le montant retenu pour un CAF durant la période au cours de laquelle l'employé travaillait au Québec, et le montant retenu durant la période au cours de laquelle l'employé ne travaillait pas au Québec, et en faire état séparément.

4.1.7. Paiements d'aide au titre des voyages pour vacances (AVV)

Les clients qui ont émis des paiements d'AVV par l'entremise de leur section des finances, plutôt quà laide du SRP avec le code de versement 282, devront émettre les feuillets T4 correspondant au montant des paiements. TPSGC ne feront pas lajustement manuel au T4 des employés qui reçoivent de tels paiements par l'entremise de leur section des finances.

4.1.8. Paiement forfaitaire des cotisations pour le service passé à partir des allocations de retraite

Les clients doivent préparer une lettre pour les employés de façon à faire état des montants admissibles d'allocations de retraite transférés à un régime de pension agréé (RPA) et des montants non admissibles servant au rachat des années de service passé. Pour plus de renseignements, veuillez consulter la section 4.4 de la ARCHIVÉE DR 2006-002 datée du 5 janvier 2006.

4.1.9. Paiements effectués après la fermeture de la PP 26, mais avant l'ouverture de la PP 01 comptes 7A

On rappelle aux clients l'importance de créer, de vérifier et d'autoriser des mouvements de récapitulation de temps (RDP) avant la fermeture de la dernière PP du cycle 7A de l'année civile.

Les mouvements associés à la dernière PP qui sont saisis après la fermeture prévue de la PP du cycle 7A, mais avant le report de fin d'exercice (dernière mise à jour supplémentaire de l'année), demeureront inscrits dans le FPE, non traités, jusqu'à l'exécution de la première PP du cycle 7A de la nouvelle année. Aucun message de validation ne sera produit pour avertir le client ou le BP à propos de cette situation.

Lorsque la première période de paye du cycle 7A de la nouvelle année est exécutée, les mouvements non traités et les nouveaux mouvements relatifs à la RDP seront traités ensemble.

Dans ce cas, non seulement le dernier paiement de l'année civile antérieure est retardé, mais les retenues à la source au titre de l'impôt sur le revenu seront prélevées selon le taux de la nouvelle année. Conformément aux règlements de l'ARC sur l'impôt sur le revenu, le BP ne peut pas rajuster le taux d'imposition dans ces situations. Veuillez consulter le Calendrier national de traitement de la paye - Année 2014.

4.1.10. Impression des adresses sur les états de rémunération

En ce qui concerne la ARCHIVÉE DR 2005-007 datée du 17 mai 2005, les clients qui impriment les adresses sur les états de rémunération devraient s'assurer que l'adresse postale de leurs employés qui figure dans le SRP est à jour.

4.1.11. Cotisations syndicales

En ce qui concerne la DR 2012-006 datée du 29 mai 2012, les clients devraient consulter la section 5.1.4 qui porte sur le remboursement à partir de leur système financier, et la section 5.5 qui a trait au recouvrement des cotisations syndicales versées par l'État.

4.1.12. Changement d'employeur

Il est extrêmement important que les clients s'assurent de traiter, au cours de l'année d'imposition se rapportant à l'année durant laquelle l'employé a été rayé de l'effectif (RE), tous les mouvements de type RE pour code de raison 19 (employé d'une organisation où le Conseil du Trésor (CT) est l'employeur officiel, qui travaille désormais pour une organisation où le CT n'est pas l'employeur officiel, et inversement). Si le compte n'est pas traité comme il se doit, les gains indiqués sur l'état de rémunération remis à l'employé par le nouvel employeur seront inexacts. Pour plus de précisions concernant les procédures relatives au changement d'employeur, veuillez consulter la ARCHIVÉE DR 2002-017 datée du 27 juin 2002 et la ARCHIVÉE DR 2005-017 datée du 29 septembre 2005.

4.1.13. Cadeaux et récompenses non monétaires

Conformément à la DR 2013-011 datée du 19 juin 2013, les clients doivent envoyer un avis écrit au BP dans lequel figurent les avantages imposables au titre des cadeaux et récompenses non monétaires et quasi monétaires pour les comptes temporairement rayé de l'effectif (T-RE) ou rayé de l'effectif (RE).

4.2. Rappel à l'intention des BP

4.2.1. Utilisation des véhicules du gouvernement à des fins personnelles

À la réception d'une note de service envoyée par le client à propos d'un employé qui a touché un avantage relatif à l'utilisation d'un véhicule pendant l'année civile, lequel est considéré comme un avantage imposable, le BP doit ajouter le montant annuel indiqué dans cette note à l'élément 732. Comme ce montant doit faire l'objet d'une retenue au titre du Régime de pensions du Canada (RPC) et du Régime de rentes du Québec (RRQ), il faudra l'ajouter aux éléments 700 (gains bruts - cumul de l'année (CDA)) et 706 (gains - RPC) ou 707 (gains - RRQ), selon le cas.

4.2.2. Facteur d'équivalence (FE)

Veuillez consulter la ARCHIVÉE DR 1994-012 pour ce qui est des mesures à prendre dans certains cas de double emploi et de congé d'études.

Veuillez consulter ARCHIVÉE APR - Bulletin spécial 1999-003 dans les cas de CNP aux fins de service rémunéré à titre de cadre permanent d'un agent négociateur (syndicat).

À la réception d'une note de service envoyée par le client à propos d'un employé en congé de réadaptation pour lequel un code de type de pension 62 a été indiqué dans la zone 39, le BP doit ajouter le montant des gains ouvrant droit à pension à l'élément 734 et rajuster l'élément 118 en fonction du nombre approprié de PP ouvrant droit à pension.

4.2.3. Congé autofinancé (CAF)

À la réception d'une note de service envoyée par le client, le BP doit mettre à jour les éléments appropriés en débitant les éléments 700 (gains bruts - CDA), 706 (gains - RPC) et 707 (gains - RRQ). De plus, le BP doit créditer l'élément 756 (CAF) pour les employés travaillant au Québec. Veuillez consulter la ARCHIVÉE DR 1994-048 pour de plus amples renseignements.

4.2.4. Paiements d'aide au titre des voyages pour vacances (AVV)

Veuillez consulter la section 4.1.7 de la présente directive. Les BP ne mettront plus à jour les T4 des employés en fonction des paiements effectués par la section des finances du ministère pour l'AVV.

4.2.5. Cotisations syndicales

À la réception de l'avis écrit du client demandant le rajustement du feuillet T4 ou du Relevé 1 de l'employé des années d'imposition touchées, le BP mettra l'élément 717 (cotisations syndicales) à jour selon le montant indiqué par le client. Le BP devrait consulter les sections 5.1.4 et 5.5.5 de la DR 2012-006.

4.2.6. Cadeaux et récompenses non monétaires

À la réception d'une note de service envoyée par le client à propos des employés T-RE ou RE qui ont reçu des cadeaux ou récompenses non monétaires pendant l'année civile, le BP doit ajouter le montant de lavantage imposable à l'élément 739 (Autres indemnités et avantages imposables). Comme ce montant doit faire l'objet d'une retenue au titre du RPC/RRQ, il faudra l'ajouter aux éléments 700 (gains bruts -- cumul de l'année (CDA)) et 706 (gains -- RPC) ou 707 (gains -- RRQ), selon le cas.

5. Renseignements supplémentaires

5.1. Copie papier des États de rémunération (p. ex. T4, Relevé 1, etc.)

Comme les états de rémunération sont rapidement disponibles et facilement accessibles pour les employés via les Applications Web de la rémunération (AWR) depuis plusieurs années déjà, à compter de la production des états de rémunération pour l’année d’imposition 2014, TPSGC n’imprimera plus la copie de l’employé des états de rémunération pour les employées ayant l’accès de consulter et d’imprimer leurs états de rémunération via les AWR. On encourage les employés en congé non payé (T-RE) ainsi que les anciens employés ci à s'inscrire à postel afin de continuer de recevoir leurs états de rémunération.

5.2. États de rémunération non émis par le Secteur de la rémunération de TPSGC

Les clients qui émettent des feuillets pour le revenu doivent utiliser les numéros de compte de paye que leur ont attribué l'ARC et RQ, et non pas les numéros de compte de paye que l'ARC et RQ ont fournis au Secteur de la rémunération de TPSGC qui sont utilisés aux fins de rapports des paiements émis au moyen des systèmes de rémunération de TPSGC.

6. Demandes de renseignements

6.1. Toute demande de renseignements sur ce qui précède doit être adressée à votre bureau des services de rémunération de TPSGC.

Directeur général
Secteur de la rémunération
Comptabilité, gestion bancaire et rémunération
Carrie E. Roussin

Référence(s) :CJA 9007-10-2 et 9007-10-3