ARCHIVÉE Directive des services de paye : 1987-035 (17)

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le 13 avril 1987

Ottawa (Canada)
K1A 0S5

OBJET : Dépôt direct de la paye - duplicata de paiement

1. BUT

1.1 La présente directive vise à préciser, pour les ministères, les dispositions à prendre lorsque des fonds n'ont pas été crédités en temps voulu au compte d'un employé.

2. CONTEXTE

2.1 Si un employé fait savoir que le paiement n'a pas été déposé à la date prévue, et s'il est démontré que ce paiement n'a été ni intercepté, ni révoqué, ni rejeté, le ministère ou l'organisme intéressé doit établir une demande de recherche pour en trouver la raison (voir le volume 14, chapitre 7-5 du Manuel de gestion du personnel)

À l'heure actuelle, si cette demande ne donne aucun résultat, il est possible d'émettre un duplicata de chèque au même montant que le paiement initial. Si le paiement est retourné par l'établissement financier parce qu'il est rejeté, révoqué ou non imputable, le bureau payeur doit établir un chèque de remplacement de la série 422. Si le paiement est révoqué ou non imputable, le MAS doit avoir reçu de l'établissement financier une pièce justificative d'articles retournés (PJAR), avant que le bureau payeur n'établisse le chèque de remplacement.

2.2 Étant donné le temps qu'il faut pour retracer un paiement ou pour le renvoyer au bureau payeur, il est encore impossible pour les ministères de remplacer le chèques en temps opportun.

3. POLITIQUE

3.1 Le Conseil a pour politique de remettre en temps opportun à l'employé la rémunération à laquelle il a droit.

3.2 Pour les situations comme celle qui est décrite au paragraphe 1 de la section 2.1, l'article 9(b) du Règlement sur les mouvements de dépôt direct prévoit l'émission d'un duplicata de paiement pourvu :

1. que l'employé remplisse un formulaire Engagement et garantie (MAS 536), et
2. que le ministère établisse une demande pour le duplicata de paiement.

Il ne faut pas demander une avance de salaire d'urgence (ASU) à cette fin.

3.3 Par conséquent, il faut prendre des mesures immédiates pour demander d'urgence un duplicata de paiement, chaque fois que c'est nécessaire.

4. MARCHE À SUIVRE/INSTRUCTIONS

4.1 Il n'est pas nécessaire d'attendre les résultats finals de la demande de recherche pour demander un duplicata de paiement. Il faut utiliser une GC 80 (comme celle qui est employée pour une ASU) et elle sera traitée par l'entremise de la Section des comptes créditeurs, de la même façon qu'une ASU. Elle doit être établie et traitée le plus tôt possible pour ne pas retarder le paiement à l'employé.

4.2 Si le paiement est initial a bel et bien été déposé du compte de l'employé, le ministère ou l'organisme procédera au recouvrement soit par une retenue ultérieure sur le traitement, soit directement auprès de l'employé, au moyen du formulaire MAS 536, après avoir envoyé un avis écrit à l'employé.

5. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

5.1 Pour tout renseignement complémentaire, veuillez téléphoner à M. R. O'Grady (997-9040).

Directeur
Direction des produits relatifs au personnel
Direction générale de la comptabilité,
de la gestion bancaire et de la rémunération

E.S. Zenowski
a signé l'original

E.S. Zenowski

Référence : CPS 8003-36