ARCHIVÉE DR 1995-032

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le 8 août 1995

Ottawa, (Canada)
K1A 0S5

OBJET : Régime d'assurance-soins médicaux de la Colombie-Britannique

1. OBJET

1.1. L'objet de la présente directive est de vous fournir des instructions sur les nouvelles procédures à suivre pour s'inscrire au régime d'assurance-soins médicaux (RASM) de la Colombie-Britannique et sur l'utilisation du numéro d'assurance-sociale (NAS) aux fins de l'administration dudit régime.

2. CONTEXTE

2.1. Le NAS est utilisé depuis un certain temps aux fins de l'administration du RASM de la Colombie-Britannique. Cependant, le Secrétariat du Conseil du Trésor a laissé savoir que dorénavant, pour continuer à utiliser le NAS, il fallait respecter certaines exigences particulières en ce qui a trait à la protection du caractère confidentiel de l'information.

3. POLITIQUE

3.1. Le NAS continuera d'être utilisé aux fins du régime d'assurance soins médicaux de la Colombie-Britannique. Il doit être indiqué sur les formulaires, soit par celui qui présente une demande ou par le participant au régime. Les services du Personnel ne doivent pas inscrire le NAS au nom de l'employé.

3.2. Dans les cas où il n'y a pas de NAS ou un employé refuse de le donner, l'espace réservé au NAS sur la formule demeurera vide. Si l'on ne connaît pas le numéro d'assurance-maladie, le bureau du Personnel transmettra la formule avec le nom de la personne et sa date de naissance.

Nota: Dans la plupart des cas, les bureaux du Personnel ne connaissent pas le numéro d'assurance-maladie.

3.3. Au besoin, le bureau du RASM inscrira NAS fictif sur une nouvelle demande. Si un participant au régime ne donne pas son NAS, le bureau du RASM fera une recherche pour trouver le NAS avant de traiter la formule.

3.4. Les formules de demande seront modifiées de manière à y indiquer que les renseignements sont confidentiels pour s'assurer que le demandeur sait à quelles fins l'information recueillie sera utilisée et que son caractère confidentiel sera protégé.

3.5. La formule utilisée pour changer de groupe (group change form) a été modifiée, c'est-à-dire que la section H qui est utilisée actuellement pour annuler la couverture, a été retirée. La procédure et la nouvelle formule utilisées pour annuler la couverture ainsi que la formule utilisée pour changer de groupe sont annexées à la présente directive.

3.6. Le bureau du RASM continuera de fournir des formules directement aux ministères et aux organismes clients sur demande.

3.7. Le " BC Medical Services Plan Group Medical Coverage Procedure Guide " pour les régimes d'assurance collectifs du gouvernement fédéral sera modifié de manière à inclure les changements qui s'imposent en raison de l'établissement de nouvelles procédures et de nouvelles formules.

3.8. À compter d'octobre 1995, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) cessera de fournir des listes détaillées des retenues et des remises pour le régime d'assurance-soins médicaux de la Colombie-Britannique. Par conséquent, pour adhérer au régime, il faudra envoyer les formules appropriées.

4. PROCÉDURES ET INSTRUCTIONS

4.1. À compter de maintenant, tous les bureaux du Personnel des ministères et organismes clients doivent appliquer les nouvelles procédures et commencer à utiliser les deux formules qui sont annexées à la présente directive. En attendant de recevoir ces formules, on peut utiliser des photocopies. (Conformément à la procédure actuelle, les bureaux du Personnel doivent communiquer avec le bureau du RASM pour obtenir ces formules. La procédure à suivre est exposée dans le « BC's Federal Group Procedure Guide  ».)

4.2. Les bureaux du Personnel doivent s'assurer que les formules de demande, les formules utilisées pour changer de groupe et les formules utilisées pour annuler la couverture soient dûment remplies et envoyées aux bureaux du régime d'assurance-soins médicaux de la Colombie-Britannique (C.-B.) à l'intérieur du délai de traitement d'un mois dont ils disposent une fois qu'ils ont reçu lesdites formules.

4.3. Les bureaux du Personnel ne doivent pas inscrire le NAS sur les formules au nom de quelqu'un. Dans les cas où il n'y a pas de NAS ou lorsqu'un employé refuse de le donner, l'espace réservé au NAS sur la formule demeurera vide et la formule sera transmise avec le nom de la personne et sa date de naissance ou le numéro d'assurance-maladie s'il est connu.

4.4. Comme le NAS doit être inscrit sur toutes les formules par le demandeur ou le participant au régime, les procédures utilisées par les bureaux du Personnel lorsqu'un employé prend sa retraite doivent également être modifiées. À compter de maintenant, une formule de demande doit être remplie par un employé qui prend sa retraite et envoyée à la Direction des pensions de retraite avec la TPSGC 1422, « Retenues sur la pension ou l'allocation annuelle ». La Direction des pensions de retraite ajoutera alors le nouveau numéro de groupe et traitera la demande.

4.5. Les bureaux du Personnel doivent informer la C.-B. lorsque l'assurance médicale doit être annulée afin que les ajustements nécessaires puissent être apportés au dossier de la personne ou de sa famille. Un avis d'annulation doit être envoyé dans tous les cas où il y a interruption des primes.

4.6. Cet automne, les Services médicaux de la C.-B. publieront une nouvelle édition du « Federal Group Procedure Guide  ». Si vous avez besoin de ce guide et que vous n'avez pas reçu la nouvelle version d'ici le 15 octobre 1995, communiquez avec le bureau du RASM.

4.7. On demande aux bureaux du Personnel de rappeler aux participants au régime de la C.-B. qu'il est important de communiquer au bureau du RASM leurs changements d'adresse.

4.8. En cas de différend, à la demande de la C.-B., le bureau du Personnel doit fournir des copies des demandes, des formules utilisées pour changer de groupe ou des formules d'annulation de la couverture. En outre, on peut demander aux bureaux payeurs de TPSGC de fournir des copies des listes détaillées des remises qui font état des primes de l'employé ou du participant au régime.

5. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

5.1. Veuillez adresser toute question sur ce qui précède à votre centre de services à la clientèle de TPSGC, tel qu'indiqué dans la Directive sur la rémunération 1994-039 datée du 6 octobre 1994.

5.2. Les questions courantes qui touchent les procédures de la C.-B. doivent être communiquées au bureau du RASM.

Le directeur général
Secteur de la rémunération
Service opérationnel au gouvernement

P. Charko
a signé l'original

P. Charko

Référence: CJA 9006-4-1 , 9241-2-10