ARCHIVÉE DR 1997-040

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le 4 décembre 1997

Ottawa (Canada)
K1A 0S5

OBJET : Niveaux de service - Entrées par lots

1. BUT

1.1 Cette directive a pour but d'informer les clients des modifications aux normes de saisie touchant le codage des comptes et les mouvements de paye quotidiens.

2. CONTEXTE

2.1 Dans le cadre du projet de regroupement des sites, la Gamme de services de la rémunération a revu et rationalisé les niveaux de service. Par conséquent, la décision a été prise de ne plus offrir aux clients le service de saisie des données, lorsqu'il est possible de faire état des mouvements en direct.

3. POLITIQUE ADMINISTRATIVE

3.1 Nous n'accepterons plus en mode par lots le codage des comptes de l'exercice financier 1998-1999 qui sont transmis habituellement à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) en février.

3.2 Tous les lots d'entrée soumis sur papier aux bureaux de paye de TPSGC seront éliminés dans la mesure du possible à compter du 1er avril 1998.

4. PROCÉDURES/INSTRUCTIONS

4.1 Un grand nombre de clients utilisent déjà les installations en direct pour le traitement des transactions; cependant, les clients qui ne sont pas encore conforme à cette nouvelle politique devront prendre immédiatement les mesures qui s'imposent pour corriger les procédures internes.

4.2 Les agents financiers et les signataires autorisé devront être informé que le codage des comptes du nouvel exercice financier doit être soumis en direct ou par entrées électroniques.

Pour aider les clients au sujet des modifications au codage, un extrait de codage des dépenses sera produit en février et envoyé aux adresses de paiement des clients. Le rapport, dont un exemple est joint, peut être utilisé comme feuille de travail préliminaire pour identifier les modifications des données financières.

Les clients peuvent créer en direct, les modifications au codage financier avant le début des activités d'avril 1998 et des activités d'avril imputées à mars. Les registres de contrôle de transaction (RCT) concernant ce travail ne doivent pas être autorisés en direct ou par transfert électronique avant la clôture du mois comptable de mars 1998. Le traitement de la fin du mois de mars 1998 est prévu le 11 mars 1998. L'autorisation du RCT doit suivre ce processus de comptabilité pour faire en sorte que le rapport financier soit exact.

4.3 La section 14-1 de la page 2 du Guide d'entrée personnel-paye (GEPP) stipule que les entrées par lots doivent être soumises à TPSGC afin que l'entrée de données soit effectuée. Toutes les autres transactions doivent être soumises sur le système en direct.

5. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

5.1 Toute demande de renseignement concernant cette directive doit être adressée à votre Bureau des services de rémunération de TPSGC.

Le directeur général
Secteur de la rémunération
Service opérationnel au gouvernement


G. Hutcheson
a signé l'original

P. Charko

Référence : CJA 9020-40-3, 9020-2-1