ARCHIVÉE DR 1999-015

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le 19 mars 1999

OBJET : Modifications apportées aux pratiques et aux procédures de comptabilité de la paye, aux fonctions connexes du système régional de paye (SRP) et aux instructions pour le traitement des comptes à la clôture de l'exercice dans le SRP (mars 1999)

1. BUT

1.1 La présente directive vise à faire connaître aux clients du SRP les changements liés à la mise en oeuvre de la Stratégie d'information financière (SIF).

1.2 Dans le texte, le masculin est employé à titre générique et désigne aussi bien les hommes que les femmes.

2. ANNULATION

2.1 Ce document remplace la directive des Services de paye 1989-041(20) du 26 avril 1989.

3. CONTEXTE

3.1 La Stratégie d'information financière (SIF), qui sera mise en oeuvre le 1er avril 1999, pour l'exercice 1999-2000, a obligé à modifier les pratiques et les processus actuels de comptabilité de la paye et à doter le SRP de nouvelles fonctions pour appuyer le projet de la SIF. De plus, le calendrier des mois comptables a été modifié et le processus mars-payé-avril sera éliminé à la fin de l'exercice 1998-1999. Ces changements influent sur les dates de clôture des changements de codes financiers dans le SRP pour l'exercice 1999-2000. De plus, la modification du calendrier des mois comptables se répercutera sur les dates des paiements supplémentaires.

4. POLITIQUE

Changements apportés à la comptabilité de la paye

4.1 Calendrier des mois comptables Les mois comptables resteront ouverts jusqu'à l'avant-dernier jour ouvrable chaque mois. Les paiements supplémentaires émis avant ce jour seront datés et comptabilisés dans le mois en cours. Les paiements supplémentaires émis au cours des deux derniers jours ouvrables seront postdatés d'après le premier jour ouvrable du mois suivant et seront comptabilisés au cours de ce mois. La date du paiement déterminera toujours le mois comptable. Le mois de décembre fera toujours exception à cette règle, en raison des considérations propres au traitement relatif à la clôture de l'année civile.

4.2 Élimination du processus mars-payé-avril (P13) À partir de la fin de l'exercice 1998-1999, le processus mars-payé-avril des mouvements de paye sera éliminé.

4.3 Charges normales de paye de fin de mois et de fin de l'exercice. Le processus automatisé des accumulation de paye à la fin du mois et à la fin de l'exercice du système régional d'interface de la paye (SRIP) demeurera accessible à tous les ministères pendant l'exercice 1998-1999. À partir d'avril 1999, ce processus continuera d'être offert uniquement aux ministères non conformes à la SIF. Les ministères conformes à la SIF devront établir et comptabiliser, selon le principe de la comptabilité d'exercice, la paye normale directement dans leur système ministériel de gestion financière (SMGF), conformément aux politiques du Conseil du Trésor sur la comptabilité d'exercice dans le cadre de la SIF. Le Secteur de la rémunération de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) continuera de fournir aux ministères des renseignements sur le nombre de jours à comptabiliser pour la paye normale, pour chaque mois comptable.

4.4 Pièces de journal de transfert des salaires (PJTS), source 49 À compter du 1er avril 1999, les pièces de journal de source 049 ne seront plus utilisées pour rajuster les charges de salaires entre les ministères dans le cas des employés mutés. Les bureaux de paye de TPSGC n'effectueront plus le calcul des valeurs des règlements. Les ministères de sortie devront déterminer cette valeur et recouvreront leur salaire auprès des ministères d'accueil au moyen de règlements interministériels (RI). Ce changement touche les ministères conformes et non conformes à la SIF. Les procédures de traitement des RI sont précisées dans le Manuel du Receveur général.

Changements apportés au SRP

4.5 On a mis au point de nouveaux écrans en direct dans le SRP pour permettre aux utilisateurs dans les services des finances des ministères de vérifier et de mettre à jour les codes financiers. Veuillez vous reporter à la Directive sur la rémunération 1998-016 du 29 juillet 1998.

4.6 Écrans de mise à jour du fichier de dépenses (codage des articles d'exécution et des remboursements) Avant le début de l'exercice 1999-2000, les ministères conformes à la SIF devront mettre à jour le codage de leurs articles d'exécution et de leurs remboursements le nouvel exercice financier. On a mis au point de nouveaux écrans de paye en direct pour aider les ministères à accomplir cette tâche. Les ministères non conformes à la SIF continueront de mettre à jour leurs codes grâce aux fichiers de contrôle interactifs en direct ou de contrôle des dépenses de paye (FCID ou FCDP). Les ministères qui seront conformes à la SIF à compter d'avril 1999 ont déjà reçu la formation nécessaire de TPSGC pour travailler avec les nouveaux écrans. Les ministères qui deviendront conformes à la SIF dans les prochains exercices financiers pourront recevoir de la formation en 2000-2001 et 2001-2002.

4.7 Écrans de mise à jour des codes financiers (mise à jour du codage du fichier principal de l'employé [FPE]) On a mis au point de nouveaux écrans qui permettent aux utilisateurs autorisés dans les services des finances des ministères conformes ou non à la SIF de modifier les codes des différents FPE. La Directive sur la rémunération 1999-02 du 28 janvier 1999 contient des renseignements sur la formation offerte relativement à ce nouveau sous-système.

5. PROCÉDURES - INSTRUCTIONS

Instructions pour le traitement de la clôture de mars 1999 dans le SRP

5.1 Entrée des changements apportés au codage financier dans le SRP pour 1999-2000 Clients en direct Le codage de la nouvelle année peut être autorisé et diffusé le 24 mars 1999 pour la mise à jour du FPE le 25 mars 1999. Le codage de la nouvelle année sera utilisé à partir du 26 mars 1999 et tous les paiements supplémentaires émis à compter de cette date jusqu'au 31 mars 1999 seront datés du mois d'avril et seront imputés aux activités d'avril (période comptable 01). Un paiement supplémentaire sera exécuté le 25 mars 1999; il portera le codage de l'année précédente et sera imputé aux activités de mars (période comptable 12). Clients qui introduisent des données en bloc Les changements de codage pour la nouvelle année doivent être insérés dans un fichier distinct et présentés à TPSGC d'ici le 24 mars 1999 pour la mise à jour du FPE du SRP, le 25 mars 1999. Le codage de la nouvelle année sera utilisé à compter du 26 mars 1999. Les paiements supplémentaires mis 25 mars 1999 porteront le codage de l'année précédente et seront imputés aux activités de mars 1999 (période comptable 12).

5.2 Changements apportés à la longueur des codes Tous les clients doivent prêter une attention particulière aux changements apportés à la longueur des codes. Les changements pour l'exercice 1999-2000 ne peuvent être présentés avant la mise à jour du tableau de contrôle de TPSGC, qui aura lieu le 24 mars 1999.

6. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

6.1 Toute demande de renseignements sur ce qui précède doit être adressée à votre bureau des services de rémunération de TPSGC.

6.2 Pour obtenir des renseignements généraux relativement à l'incidence de la SIF sur les systèmes de paye de la fonction publique, vous pouvez consulter le site Internet de la Stratégie d'information financière, dont voici les coordonnées. L'information diffusée sur ce site est mise à jour à intervalles réguliers.

Le directeur général
Secteur de la rémunération
Service opérationnel au gouvernement

P. Charko
a signé l'original

P. Charko

Référence : CJA 2006-1