ARCHIVÉE DR 1999-023

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le 3 mai 1999

OBJET : AUTOMATISATION DU PROCESSUS DE MUTATION

1. BUT

1.1 La présente directive vise à informer les clients du changement apporté aux politiques et aux procédures de mutation de compte entre les ministères employeurs ou les bureaux de paye.

1.2 Dans le texte, le masculin est utilisé à titre générique et désigne aussi bien les hommes que les femmes.

2. CONTEXTE - POLITIQUE

2.1 À la suite des préoccupations formulées lors d'un récent sondage national mené auprès des clients, un comité de travail a été formé afin d'examiner la situation actuelle des mutations et de proposer des solutions de rechange. Cet exercice a abouti à la décision d'automatiser le processus de mutation. L'élaboration du système s'effectuera en deux étapes :

Étape 1 51; En vigueur le 12 juillet 1999

  • Déplacer les écrans actuels de mutation du système en direct des bureaux de paye aux ministères clients, fournir des données préalablement remplies à l'écran de mutation d'entrée et transférer la responsabilité de la coordination de la période de paye du traitement des mouvements de mutation du bureaux de paye aux ministères.

Étape 2 51; Mise en Suvre projetée pour l'automne 1999

  • Automatiser tous les mouvements de rajustement du fichier principal de l'employé (FPE) résultant du traitement des mouvements de paye de mutation d'entrée et de sortie.

La présente directive concerne seulement l'étape 1 du processus. L'information concernant l'étape 2 sera transmise aux bureaux de paye avant la date de mise en Suvre.

2.2 Une mutation s'effectue dans les circonstances suivantes :

  • Lorsqu'un employé est muté d'un ministère de la fonction publique du Canada, en vertu de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique (LRTFP) 1.1, où le Conseil du Trésor est l'employeur, à un autre ministère en vertu de la LRTFP 1.1, où le Conseil du Trésor est l'employeur, avec ou sans changement de bureaux de paye.
  • Lorsqu'un employé de la fonction publique du Canada, en vertu de la LRTFP 1.1, où le Conseil du Trésor est l'employeur, est muté d'un bureau de paye à un autre à l'intérieur du système régional de paye (SRP), sans changement de ministère employeur.
  • Lorsqu'un employé d'un employeur distinct est muté d'un bureau de paye à un autre à l'intérieur du SRP, sans changement d'organisme employeur.

2.3 La procédure actuelle requiert que les ministères remplissent un formulaire d'entrée de paye (Public Works and Government Services Canada (PWGSC)-Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) 2517T ou PWGSC-TPSGC 2549) pour les mouvements de mutation d'entrée et de sortie et qu'ils les fassent parvenir au bureau de paye. La responsabilité de coordonner le traitement des deux mouvements incombe alors au bureau de paye. Les mutations ne peuvent s'effectuer qu'au cours des périodes de traitement de la paye de cycle 1 ou 8 périodes de paye plus(PP+).

3. PROCÉDURES ET INSTRUCTIONS

3.1 La première étape de l'automatisation des mutations est le déplacement de la responsabilité du contrôle du traitement des mouvements du bureau de paye aux ministères clients. Pour ce faire, le bureau de paye doit recevoir les mouvements de mutation au plus tard le 15 mai 1999 pour traitement en juin 1999. Tout mouvement de mutation dont le bureau de paye ne peut confirmer le traitement en juin 1999 sera retourné au ministère. Afin de faciliter la transition vers le nouveau système de mutation automatisé, les mutations ne seront pas traitées par le bureau de paye pour le mois de juillet 1999.

3.2 À partir du 12 juillet 1999, les ministères pourront déclarer les mutations d'entrée (MUE) et les mutations de sortie (MUS) en utilisant le système de paye en direct pour traitement en août 1999. À compter du 12 juillet 1999, les clients non en direct pourront utiliser leur méthode actuelle d'entrée de paye pour faire traiter les mutations. Les ministères effectuant les mutations d'entrée et de sortie assumeront la responsabilité de coordonner la période de traitement de la paye de la mutation.

3.3 S'il s'agit d'un client en direct, le ministère d'entrée peut choisir de faire inscrire au préalable à l'écran MUE l'information tirée du FPE en provenance du ministère précédent. En choisissant l'écran MUE et en entrant « RECH » dans la zone de commande, après avoir appuyé sur ENTRÉE pour activer le processus de recherche, toutes les champs obligatoires et optionnelles selon la section du Guide d'entrée personnel-paye (GEPP) 4-4-04-01, sauf les zones NO DU POSTE, DATE EN VIGUEUR DU, DATE, INDICATEUR H/J/S, NOMBRE DE H/J/S, DÉTAILS et CODES DU COMPTE seront remplies au préalable. Le ministère effectuant la mutation d'entrée sera responsable de remplir les zones vides et de s'assurer que l'information remplie au préalable est encore valide pour cet employé. Ces zones ne seront pas protégés et peuvent être modifiés. Cette nouvelle commande est optionnelle et n'est pas exigée pour effectuer la mutation d'entrée.

3.4 Pour les ministères qui utilise le système de paye en direct, une fois que le mouvement de mutation d'entrée est créé et passe à l'état « EN INSTANCE DE VÉRIFICATION », le client a la possibilité d'accéder à tous les autres écrans, p. ex. versement (VRC), promotion (PRO) ou retenue (RTC) pour ce compte en utilisant la touche PF12.

3.5 Dans le contexte de cette amélioration au système, un « Fichier de coordination de transfert » a été conçu comme mécanisme de protection pour garantir qu'un Code d'intervention de paye (CIP) 03 et un CIP 04 correspondant ne puissent être traités qu'ensemble au cours de la même mise à jour de traitement et au cours d'une période de paye de cycle 1 ou 8 (PP+). Lorsqu'il est entré et prêt à être traité, l'un ou l'autre de ces mouvements doit chercher le mouvement correspondant d'après le Bureau de paye (BP), le ministère, le CIDP. Si aucun mouvement n'est trouvé, le mouvement qui a été créé ainsi que tous les mouvements associés à ce compte seront recyclés jusqu'à ce que le mouvement correspondant soit trouvé. Lorsque les deux mouvements auront été trouvés, ils seront traités ensemble dans la même mise à jour, pourvue qu'il s'agisse d'une période de paye de cycle 1 ou PP+. Si les deux mouvements sont trouvés mais que la prochaine mise à jour ne correspond pas à une période de traitement de la paye de cycle 1 ou PP+, les deux mouvements seront recyclés jusqu'à la prochaine période de traitement de la paye de cycle 1 ou PP+.

3.6 Les utilisateurs en direct des ministères pourront voir les messages d'erreurs suivants :

  • « AVERT. 51; CYCLE DE PAYE COURANT PAS = 1 OU 8 ». Les utilisateurs en direct des ministères verront cet avertissement apparaître s'ils tentent d'accéder à l'écran MUE ou MUS au cours d'une période de traitement de la paye de cycle autre que 1 ou 8.
  • « ANCIEN COMPTE FPE NON TROUVÉ ». Les utilisateurs en direct des ministères verront ce message d'erreur apparaître lorsqu'ils utilisent la commande RECHERCHE et que le système ne peut localiser le FPE précédent.
  • « BP/MIN/ LISTE DE PAYE PRÉCÉDENTE REQUISE POUR CETTE COMMANDE ». Les utilisateurs en direct des ministères verront ce message d'erreur apparaître s'ils entrent la commande « RECH » mais ne remplissent pas toute l'information « TRANSFERT DU » demandée.
Les utilisateurs des ministères pourront voir les nouveaux messages d'erreurs suivants et les utilisateurs non en direct des ministères les recevront sur support papier :
  • « DEMANDE DE MUTATION INVALIDE - DISPARITÉ TYPE EMPLOYEURS ». Ce message d'erreur sera émis quand un ministère tente de muter un employé d'un ministère du Conseil du Trésor à un employeur distinct. Il sera aussi émis quand un employeur distinct tente de muter un employé à un autre employeur distinct.
  • « Porté à l'effectif (PE) /MUE REJETÉ - COMPTE PAS EN ÉTAT RE ». Ce message sera émis quand un ministère tente d'effectuer une mutation d'entrée pour un compte actif au ministère.
  • « MUTATION DE SORTIE - COMPTE EN ÉTAT RE ». Ce message sera émis quand un ministère tente d'effectuer une mutation de sortie pour un compte inactif au ministère.
Les nouveaux messages d'erreur suivants seront communiqués à tous les ministères :
  • « MOUVEMENT RECYCLÉ : AUCUN CIP 03 OU CIP 04 CORRESPONDANT ». Ce message sera donné aux ministères lorsqu'un mouvement a été traité mais qu'il doit être recyclé parce qu'aucun mouvement correspondant n'a été. Ce message sera émis à chaque mise à jour dans laquelle un mouvement est recyclé et pour tous les mouvements associés au compte.
  • « MOUVEMENT RECYCLÉ - CYCLE DE PAYE PAS = 1 OU 8 ». Cet avertissement sera communiqué aux ministères lorsqu'un mouvement de mutation d'entrée ou de sortie a été reçu mais que le cycle de traitement de la paye courant est autre que 1 ou 8 pour les 2 mouvements. Ces mouvements seront recyclés afin d'être traités au cours d'une prochaine période de paye de cycle 1 ou 8. Ce message apparaîtra à chaque mise à jour au cours de laquelle le mouvement est recyclé.

4. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

4.1 Toute demande de renseignements sur ce qui précède doit être adressée à votre bureau des services de rémunération de Travaux publics et Services gouvernementaux.

Le directeur général
Secteur de la rémunération
Service opérationnel au gouvernement


P. Charko
a signé l'original

P. Charko

Référence : 9000-30