ARCHIVÉE DR 2002-020

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Le 21 août 2002 (Révisé le 9 septembre 2002)

OBJET : Réduction de la retenue d'impôt à la source

1. BUT

1.1 La présente directive vise à faire connaître aux ministères clients les politiques et les procédures à appliquer en ce qui concerne les demandes adressées par les employés pour faire réduire le montant de l'impôt sur le revenu à retenir à la source.

Cette directive regroupe l'information reproduite dans les directives notées dans la sous-section 2.1 ci-après et renferme des renseignements complémentaires visant à préciser les politiques et les procédures connexes. Veuillez noter que ces politiques et ces procédures n'ont pas été modifiées.

1.2 Dans ce texte, le masculin est utilisé comme genre neutre et désigne aussi bien les hommes que les femmes.

| 1.3 Un avis d'information aux employés est annexé à la présente. L'avis sera également affichée sur le site Web indiqué ci-dessous dans les 5 jours qui suivront la publication de la présente. Internet -- Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

2. ANNULATION

2.1 La présente directive annule :

  • la Directive des services de paye 1988-050 (34), intitulée « Demandes de réduction de la retenue d'impôt à la source - article 153(1.1) de la Loi sur l'impôt  » et datée du 21 juillet 1988;
  • la Directive des services de paye 1988-094 (58), intitulée « Demandes de réduction de la retenue d'impôt à la source - article 153(1.1) de la Loi sur l'impôt  - Crédit additionnel K3 » et datée du 1er décembre 1988;
  • la Directive des services de paye 1989-004 (03), intitulée « Demandes de réduction de la retenue d'impôt à la source » et datée du 9 janvier 1989.

3. CONTEXTE

3.1 Dans certains cas, l'employé peut être assujetti à des retenues excessives d'impôt à la source. Cette situation pourrait se produire si l'employé peut réclamer des retenues ou des crédits d'impôt lors de sa déclaration d'impôt sur le revenu, lorsqu'on ne tient pas compte de ces retenues ou crédits dans le calcul de l'impôt sur le revenu retenu à la source. Dans ce cas, l'employé peut, s'il le souhaite, demander une réduction de la retenue d'impôt à la source.

4. POLITIQUE

4.1 L'article 153 (1.1) de la Loi de l'impôt sur le revenu stipule que si la retenue de l'impôt sur un paiement représente une charge trop lourde, on peut retenir un montant inférieur. Si l'employé répond aux exigences, l'Agence des douanes et du revenu du Canada (ADRC) peut autoriser l'employeur à tenir compte de différentes exemptions supplémentaires ou crédits d'impôt additionnels dans le calcul de la retenue d'impôt à la source. Voici quelques exemples de ces exemptions supplémentaires et crédits additionnels :

  • les frais de garde d'enfants;
  • les frais médicaux;
  • les dons de charité, les dons à un gouvernement et les autres dons;
  • les droits de scolarité et d'examen.

4.2 Les employés intéressés à faire réduire leur retenue d'impôt fédéral à la source doivent se faire délivrer une lettre d'autorisation par l'ADRC. Pour obtenir cette lettre, ils doivent déposer une demande écrite ou faire parvenir, après l'avoir rempli, le formulaire T1213 de l'ADRC, intitulé Demande de réduire des retenues d'impôt à la source pour l'année ______, à la Division des services à la clientèle d'un bureau des services fiscaux. Ils doivent joindre à ce formulaire les documents qui soutiennent leur demande pour laquelle il faudrait réduire la retenue d'impôt à la source. Par exemple, si un employé verse régulièrement des cotisations à un REER durant l'année, il doit déposer les documents indiquant les cotisations versées.

On peut se procurer en direct le formulaire T1213 à l'adresse Internet suivante de l'ADRC : T1213.

L'employé peut également visiter ou contacter le Bureau des services fiscaux de l'ADRC de sa localité pour obtenir ce formulaire ou de plus amples renseignements. Pour connaître les adresses et les numéros de téléphone des bureaux des services fiscaux de l'ADRC, on peut consulter le site Internet suivant : Bureaux des services fiscaux et centres fiscaux - adresses, heures de bureau et numéros de télécopieur.

4.3 L'article 1016 de la Loi de l'impôt sur le revenu du Québec autorise également la réduction de la retenue d'impôt à la source dans des cas comparables. L'employé qui réside et travaille au Québec doit se faire délivrer une lettre d'autorisation par le ministère du Revenu du Québec (MRQ) pour faire réduire sa retenue d'impôt à la source. Pour obtenir la lettre d'autorisation délivrée par le MRQ, l'employé doit soumettre, après l'avoir rempli, le formulaire TP-1016-V ( Demande de réduction de la retenue d'impôt ) à un bureau du MRQ.

On peut se procurer le formulaire TP-1016-V en direct sur le site suivant du MRQ : Revenu Québec.

L'employé peut également visiter ou contacter le bureau du MRQ de sa localité pour obtenir ce formulaire ou de plus amples renseignements. Pour connaître les adresses et les numéros de téléphone des bureaux du MRQ, on peut consulter le site Internet suivant :
Revenu Québec.

4.4 La demande soumise par l'employé à l'ADRC (et au MRQ, s'il travaille et réside au Québec) sera traitée, et on lui transmettra par la poste une lettre faisant état de la décision rendue. L'employé doit prévoir un délai de quatre à huit semaines pour le traitement de sa demande.

4.5 L'ADRC et le MRQ répondent aux demandes de réduction de la retenue d'impôt à la source selon des modalités comparables. Si la demande est rejetée, l'employé reçoit une lettre de refus précisant les motifs. Si la demande est approuvée, l'employé reçoit une lettre d'autorisation. Cette lettre précise le montant de la réduction de la retenue d'impôt à la source.

4.6 Lorsque l'ADRC (et le MRQ, si l'employé travaille et réside au Québec) autorise la réduction de la retenue d'impôt à la source, l'employé doit soumettre cette lettre d'autorisation à son conseiller en rémunération.

| 4.7 L'employé peut se prévaloir d'une exemption d'impôt pour les pensions alimentaires à retenir à la source conformément à des ordonnances rendues par les tribunaux depuis le 1er mai 1997. L'employé doit soumettre, à son conseiller en rémunération, une lettre d'autorisation délivrée par l'ADRC pour avoir droit à l'exemption d'impôt fédéral sur ses pensions. L'employé qui travaille et réside au Québec doit soumettre, après l'avoir rempli, le formulaire TP-1015.3 (Retenue d'impôt à la source) (voir la ligne 14) à son conseiller en rémunération pour avoir droit à l'exemption au titre de l'impôt sur le revenu du Québec. Ce formulaire est disponible en direct sur le site suivant : Revenu Québec -- Retenue d'impôt à la source ou en s'adressant à un bureau du MRQ.


5. PROCÉDURES/INSTRUCTIONS

5.1 Le conseiller en rémunération ne doit pas lancer la réduction de la retenue d'impôt à la source avant d'avoir reçu la lettre d'autorisation. Cette lettre doit être versée au dossier de l'employé pour des besoins de vérification.

Si le conseiller en rémunération reçoit la lettre d'autorisation après avoir émis le paiement à l'ordre de l'employé, l'ADRC et le MRQ ont fait savoir que l'employeur ne peut annuler, contrepasser, ou émettre de nouveau le paiement pour rembourser l'impôt sur le revenu retenu à même ce paiement.

5.2 Le montant de la réduction précisé dans la lettre d'autorisation doit être réparti uniformément sur le reste des périodes de paye de l'année. Si la réduction est appliquée après le début de l'année d'imposition, le système de paye ne calcule pas automatiquement le montant proportionnel. Les conseillers en rémunération doivent appliquer la formule suivante pour calculer ce montant :

montant proportionnel = (a) x (b) [(c)]

dans cette formule, (a) est le montant précisé dans la lettre d'autorisation;
(b) représente le nombre total de périodes de paye de l'année en cours;
(c) correspond au nombre de périodes de paye qui restent dans l'année en cours.

5.3 Lorsque le conseiller en rémunération a établi le montant proportionnel, l'étape suivante consiste à déterminer si la réduction a été autorisée en fonction d'une exemption supplémentaire ou d'un crédit additionnel.

L' exemption supplémentaire est établie d'après les déductions dont l'employé peut se prévaloir dans le calcul du revenu net ou imposable. Dans ce cas, cette réduction est calculée en fonction d'une diminution du montant de la rémunération soumis à des retenues à la source. Les cotisations à un REER, les pertes liées à une entreprise, les versements pour le soutien des enfants et les pensions alimentaires en sont des exemples.

Le crédit additionnel est établi d'après les crédits d'impôt non remboursables dont l'employé peut se prévaloir. Dans ce cas, la réduction est calculée en fonction de la diminution du montant de l'impôt sur le revenu à payer. Les dons de charité, les dons à un gouvernement, les frais médicaux et les droits de scolarité et d'examen en sont des exemples.

5.4 Le conseiller en rémunération doit prendre connaissance de la lettre d'autorisation pour savoir si le montant qui y est indiqué constitue une exemption supplémentaire ou un crédit additionnel. L'ADRC et le MRQ font une distinction entre ces montants dans les formules de calcul de l'impôt; voilà pourquoi chacun porte un nom de variable (facteur) différent.

Dans les lettres d'autorisation délivrées par l'ADRC, l'exemption supplémentaire s'appelle le facteur F1, alors que le crédit additionnel fédéral porte le nom de facteur K3 et le crédit additionnel provincial (sauf celui du Québec) porte le nom de facteur K3P.

Dans les lettres d'autorisation délivrées par le MRQ, l'exemption supplémentaire s'appelle le facteur J1, alors que le crédit additionnel porte le nom de facteur K1.

5.5 Après avoir effectué le calcul prévu dans la section 5.2 ci-dessus, le conseiller en rémunération doit s'assurer que la réduction de la retenue d'impôt à la source est indiquée dans les éléments relatifs au statut dans le Fichier principal de l'employé (FPE). L'écran Changement d'état (CSI) sert à mettre à jour ces éléments. Veuillez consulter le tableau ci-dessous pour prendre connaissance des champs qui peuvent être mis à jour au besoin. On peut aussi consulter les montants indiqués dans ces éléments dans la Base des données principales de l'écran Groupe des retenues statutaires (GRR).

Justification de l'autorisation Champs correspondante dans l'écran STC à mettre à jour
Facteur F1 « EX IMPÔT FED PREJ »
(élément 43 du FPE : exemption impôt fédéral préjudice)
Facteur J1 « EX ADD IMPÔT PROV»
(élément 44 du FPE : montant d'exemption additionnelle d'impôt du Québec)
Facteur K3 « ADD CR IMP FED »
(élément 82 du FPE : montant du crédit d'impôt fédéral additionnel)
Facteur K1 « CR-I-QUE-N-REM »
(élément 85 du FPE : montant du crédit d'impôt du Québec non remboursable)
Facteur K3P « ADD CR IMP PROV »
(élément 88 du FPE : montant du crédit d'impôt provincial additionnel)

5.6 En principe, la réduction de la retenue d'impôt n'est valable que pour l'année civile en cours; par conséquent, dans l'écran STC, il faut modifier les éléments pertinents relatifs au statut pour le traitement de la première période de paye de l'année suivante, pour comptabiliser un montant de zéro.

Si la lettre d'autorisation précise que l'exemption supplémentaire ou le crédit additionnel est valable pour une durée indéfinie, on ne modifierait que les éléments relatifs au statut dans les cas où on a commencé à appliquer l'exemption ou le crédit après la première période de paye de l'année au cours de laquelle la lettre d'autorisation a été délivrée. Dans ce cas, le conseiller en rémunération doit modifier, dans l'écran CSI, le montant du traitement de la première période de paye, en fonction du montant précisé dans la lettre d'autorisation.

On invite les conseillers en rémunération à créer un rappel à l'aide de la fonction de texte de rappel, pour s'assurer d'examiner les dossiers des employés afin d'y apporter les changements nécessaires, le cas échéant, avant le traitement de la première paye de chaque année d'imposition. Ils doivent également rappeler aux employés qu'il se peut qu'ils soient obligés de se faire délivrer de nouvelles lettres d'autorisation valables pour l'année d'imposition suivante.


Exemples de calculs

5.7. Exemple 1 :

L'ADRC délivre une lettre d'autorisation pour un crédit additionnel de 1 000 $ (K3). Le conseiller en rémunération reçoit cette lettre avant le début de l'année d'imposition à laquelle la lettre s'applique.

Pour la première paye de l'année, le conseiller en rémunération doit comptabiliser la somme de 1 000 $ dans le champ « ADD CR IMP FED » de l'écran CSI. Il peut ainsi s'assurer que le crédit d'impôt supplémentaire (K3) est indiqué dans l'élément 82 du FPE (« Montant du crédit d'impôt fédéral additionnel »).

5.8. Exemple 2 :

Une lettre d'autorisation est délivrée par l'ADRC pour un crédit additionnel de 1 000 $ (K3), et on la traite pour le chèque daté du 17 juillet 2002.

Montant proportionnel

1 000 $ (crédit additionnel) x 27 (périodes de paye dans l'année)

13 (périodes de paye qui restent dans l'année)

= 2 076,92 $

Ce calcul permet de s'assurer que l'employé profitera intégralement du crédit de 1 000 $ à partir du 17 juillet 2002 jusqu'à la fin de l'année d'imposition 2002. Le crédit d'impôt additionnel (K3) doit être indiqué dans l'élément 82 du FPE (« Montant du crédit d'impôt fédéral additionnel »). Par conséquent, le conseiller en rémunération doit comptabiliser la somme de 2 077 $ dans le champ « ADD CR IMP FED » de l'écran CSI.

5.9. Exemple 3 :

Une lettre d'autorisation est délivrée par l'ADRC pour une exemption supplémentaire de 15 000 $ (F1), et on la traite pour le chèque daté du 17 juillet 2002.

Montant proportionnel

15 000 $ (exemption supplémentaire) x 27 (périodes de paye dans l'année)
13 (périodes de paye qui restent dans l'année)

= 31 153,85 $

À nouveau, ce calcul permet de s'assurer que l'employé profitera intégralement de l'exemption de 15 000 $ du 17 juillet 2002 jusqu'à la fin de l'année d'imposition 2002. Le montant de l'exemption supplémentaire (F1) doit être comptabilisé dans l'élément 43 du FPE (« Montant exemption impôt fédéral préjudice »). C'est pourquoi le conseiller en rémunération doit indiquer la somme de 31 154 $ dans le champ « EX IMPÔT FED PREJ » de l'écran STC.

6. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

6.1 Toute demande de renseignements sur ce qui précède doit être adressée à votre bureau des services de rémunération de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).


B.Bartley
a signé l'original

La directrice générale
du Secteur de la rémunération
du Service opérationnel au gouvernement,

R. Jolicoeur


Référence : CJA 9007-7-10