ARCHIVÉE DR 2003-016

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Le 12 novembre 2003 (Révisé le 16 décembre 2003)

OBJET : Nouveau processus automatisé -- Cessation des cotisations des employés âgés de 69 ans et plus

1. BUT

1.1 La présente directive vise à informer les ministères, organismes et sociétés d'État utilisant le Système régional de paye (SRP) à propos du nouveau processus automatisé associé à la cessation des cotisations des employés âgés de 69 ans et plus.

1.2 Cette directive doit être lue à la lumière du bulletin spécial 2002-004 du Guide sur l'administration des pensions de retraite (APR) intitulé « Modification aux Règlements sur la pension de la fonction publique - L'âge limite pour cotiser à la Caisse de retraite de la fonction publique est de 69 ans au lieu de 71 ans ».

1.3 Dans la présente, le masculin est utilisé comme genre neutre et désigne aussi bien les hommes que les femmes.

2. CONTEXTE

2.1 Pour arrêter les cotisations des employés qui atteignaient l'âge limite pour cotiser en vertu de la Loi sur la pension de la fonction publique (LPFP), les conseillers en rémunération devaient exécuter un mouvement de paye dans le SRP de façon à modifier l'état de la pension de l'employé de cotisant à non-cotisant.

3. POLITIQUE

3.1 Comme l'indique le bulletin spécial 2002-004 de l'APR, à compter du 1er janvier 2003, les cotisants ayant atteint l'âge de 69 ans cesseront de cotiser au Régime de pension de retraite de la fonction publique (RPRFP) à compter du 1er janvier de l'année suivante.

4. PROCÉDURES/INSTRUCTIONS

4.1 À compter de 2003, un nouveau processus automatisé sera exécuté dans le cadre des activités de fin d'année du SRP. Ce processus modifiera automatiquement l'état de la pension de tous les comptes actifs et temporairement inactifs associés aux employés ayant atteint l'âge de 69 ans au cours de l'année. Pour tous les comptes actifs et temporairement inactifs, le système calculera l'âge des employés au 31 décembre de l'année en question au moyen de la date de naissance inscrite à la zone 16 du SRP. Le SRP effectuera un mouvement « diverses interventions de dotation en personnel » (INT) qui fera passer à 59 (non-cotisant), à compter du 1er janvier de l'année suivante, le code de type de pension des comptes des employés âgés d'au moins 69 ans et dont le code de type de pension inscrit à la zone 39 est 01, 02, 03, 04, 10, 13, 18 ou 62. Ce processus automatisé ne portera que sur les comptes cotisants du SRP.

4.1.2 Si le 1er janvier n'est pas le premier jour de la période de paye, les cotisations ne seront pas retenues pour la totalité de la période de paye. Par conséquent, un rapport d'analyse des erreurs, dans lequel figure le message « N15 - PEUT EXIGER RAJ MAN - DATE VIG DU PAS = DÉBUT DE LA PP », sera généré et envoyé au bureau de paye régional. Ce dernier devra faire les rajustements nécessaires, c'est-à-dire percevoir les cotisations du premier jour de la période de paye jusqu'au 31 décembre, inclusivement.

Exemple :

Un employé cotisant en vertu de la LPFP atteint l'âge de 69 ans en 2004. Le code de type de pension figurant à la zone 39 du SRP est 01. Conformément au Règlement sur la pension de la fonction publique, l'employé cessera de cotiser au régime de pension à compter du 1er janvier 2005. Dans le cadre des activités de fin d'année pour 2004, un mouvement INT sera exécuté pour changer le code de type de pension de l'employé, qui passera de 01 à 59, à compter du 1er janvier 2005.

Les cotisations ne seront pas retenues pour la totalité de la période de traitement. Puisque le premier jour de la première période de traitement de l'année civile 2005 est le 30 décembre 2004 et que le changement de l'état de la pension de l'employé entre en vigueur le 1er janvier 2005, le bureau de traitement régional recouvrera les retenues qui auraient dû être effectuées pour les 30 et 31 décembre.

4.1.3. Employés avec le statut de non-cotisant

Les conseillers en rémunération devront exécuter un mouvement INT pour les employés atteignant l'âge de 69 ans et dont le code de type de pension figurant à la zone 39 du SRP est 53, 54, 55, 56, 57, 58, 60 ou 64. Il sera nécessaire d'exécuter un tel mouvement avec une date d'entrée en vigueur du 1er janvier de l'année suivant l'année au cours de laquelle l'employé atteint l'âge de 69 ans. Dans ces cas, les conseillers en rémunération doivent inscrire le code de type de pension 59 dans la zone 39 lorsqu'ils changent l'état de la pension.

Exemple :

Un employé de 69 ans est embauché pour une période de moins de six mois, du 8 septembre 2003 au 30 janvier 2004. Puisque la période d'emploi est de moins de six mois, l'employé ne peut pas cotiser au régime de pension et le type de pension 53 doit être indiqué dans la zone 39.

Cependant, parce qu'il a atteint l'âge de 69 ans au cours de l'année 2003, à compter du 1er janvier 2004, il ne sera pas admissible à cotiser au régime de pension, même si la période d'emploi était prolongée pour une durée dépassant six mois. Le conseiller en rémunération devra donc exécuter un mouvement INT de façon à ce que le code de type de pension figurant à la zone 39 du SRP passe de 53 à 59 à compter du 1er janvier 2004.

4.2. Rapport

4.2.1 Le rapport sur les mouvements en bloc du fichier principal (modification de l'état de la pension des employés de 69 ans et plus) sera généré. Ce rapport dressera la liste des comptes pour lesquels un mouvement INT a été exécuté et dont le code de type de pension est passé à 59. Les résultats seront présentés par bureau de paye, par ministère, par liste de paye et par code d'identification de dossier personnel (CIDP). Le rapport affichera, pour chaque ministère et liste de paye, le CIDP, le nom de famille, les initiales et l'état d'activité (« X » pour les employés actifs et « T » pour les employés temporairement rayés de l'effectif) associés aux comptes en question. Le rapport indiquera également que le code 59 a été inscrit à la zone 39.

Le rapport sera produit après que les activités de fin d'année et le report auront été exécutés. Il sera transmis aux ministères, organismes et sociétés d'État utilisant le SRP.

| Si aucun employé âgé d'au moins 69 ans n'est désigné comme cotisant au sein d'une liste de paye, d'un ministère ou d'un bureau de paye, aucun rapport ne sera produit.

4.3 Système des cotisants et Système de soutien à la pension

4.3.1 Le Système des cotisants sera mis à jour au moyen du mouvement INT visant à modifier le code de type de pension. L'écran « Renseignements de situation #1 » (STS) sera mis à jour, et l'état de cotisations des comptes pertinents passera à « N » (non-cotisant). Le code de type de pension 59 sera également imposé. Un nouveau code de service (969) sera généré pour les comptes touchés; il figurera à l'écran « Service » (GEN) du Système des cotisants et à l'écran « Mise à jour du service » (GEQ) du Système de soutien à la pension. Le service qui apparaîtra sous le code de type de service 969 sera exclu du calcul des prestations de retraite. Aussi, les salaires correspondants seront exclus du calcul du salaire moyen.

5. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

5.1 Toute demande de renseignements sur ce qui précède doit être adressée à votre bureau des services de rémunération de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

La directrice générale
Secteur de la rémunération,
Comptabilité, gestion bancaire et rémunération,

Renée Jolicoeur
a signé l'original

R. Jolicoeur

Référence(s) : CJA 9203-42-12 (1)