ARCHIVÉE DR 2004-005

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Le 25 février 2004

OBJET: Système régional de paye/Système des cotisants - Agrandissement du fichier maître

1. BUT

1.1 La présente directive vise à donner à la communauté de la rémunération et aux clients dont le système de gestion des ressources humaines (RH) comprend une interface avec le Système régional de paye (SRP) des renseignements supplémentaires sur l'agrandissement du fichier maître (AFM) dans le SRP ainsi que sur les modifications au Système des cotisants qui en découlent (y compris au Système de soutien à la pension et au Système de vérification - cotisants).

1.2 Dans la présente, le masculin est utilisé comme genre neutre et désigne aussi bien les hommes que les femmes.

1.3 La présente directive doit être lue à la lumière de la Directive sur la rémunération 2003-005 , intitulée « Système régional de paye - Agrandissement du fichier maître ».

2. POLITIQUE

2.1 Les détails de la première version du projet, qui a été mise en œuvre avec succès en juin 2003, sont présentés aux sections 4.1 à 4.5 de la Directive sur la rémunération 2003-005. Les modifications qui seront apportées au SRP et au Système des cotisants en mars 2004 sont décrites dans la présente.

2.2. Système régional de paye - version 2

2.2.1 Partie du fichier principal de l'employé (FPE) relative aux allocations et aux retenues (A/R) et à l'écran « Enquête en direct SS-GR Retenues/Versements (GRV) »

La partie A/R du FPE sera modifiée de sorte à accepter un maximum de 52 retenues et/ou versements au lieu de 18, ce qui donnera aux clients plus de souplesse pour entrer leurs données de paye.

2.2.2. Codes de retenue et de versement (RETVERS)

La structure des codes RETVERS sera redéfinie pour accepter les codes de trois caractères alphanumériques. Ce changement n'aura aucune incidence sur les codes de RETVERS existants de trois caractères numériques. Toutefois, à compter d'avril 2004, les nouveaux codes RETVERS seront composés en format alphanumérique. Afin de facilement différencier les retenues et les versements, le premier caractère des codes RETVERS sera numérique. Un caractère entre 0 et 4 identifiera un versement et un caractère entre 5 et 9 identifiera une retenue. Pour augmenter le nombre de codes possibles pour les besoins de rémunération à venir, les deuxième et troisième caractères des nouveaux codes RETVERS seront alphanumériques.

2.2.3 Codes de raison de congé non payé (CNP)

Comme il ne reste plus de codes de raison de CNP pour répondre aux exigences éventuelles en matière de conventions collectives, nous avons dû modifier le système pour qu'il accepte un code à deux caractères. Les codes de raison de CNP actuels demeureront inchangés, mais les nouveaux codes créés à compter d'avril 2004 comporteront deux caractères.

2.2.4 Codes d'admissibilité fiscale et codes de taux de rémunération

Les éléments associés aux codes d'admissibilité fiscale et aux codes de taux de rémunération seront redéfinis de sorte à accepter un caractère alphanumérique. Nous créerons les codes au fur et à mesure de l'approbation de la mise en œuvre des changements nécessaires pour répondre aux exigences, notamment en matière de lois. Les codes actuels demeureront inchangés.

2.2.5. Code de lieu géographique (GEOLOC)

Statistique Canada émet un code GEOLOC de sept caractères que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) convertit présentement en code de six caractères, afin de permettre la mise à jour du fichier de contrôle GEOLOC du SRP. Ce processus étant devenu complexe, nous devons maintenant modifier l'élément du SRP réservé à ce code, afin de l'agrandir pour qu'il accepte le code à sept caractères.

2.2.6. Éléments additionnels

En outre, nous ajouterons environ 100 éléments au fichier maître pour satisfaire aux besoins futurs en rémunération.

2.2.7 Gains/primes d'assurance-emploi (AE) -- autre bureau de paye (ABP)

Pour rendre les éléments des ABP conformes au FPE, les montants actuels figurant à l'élément 806 (gains d'AE - ABP) seront reportés à l'élément 792. Les montants actuels figurant à l'élément 807 (primes d'AE - ABP) seront reportés à l'élément 793. Les conseillers en rémunération ne constateront aucun changement en ce qui a trait aux écrans en direct ni à la saisie des données.

2.2.8. Avance de vacances versée

La structure de l'élément 901 (avance de vacances versée) sera portée à sept caractères de façon à ce que les demandes de paiements dont la structure comporte plus de six caractères soient traitées.

2.2.9 Changements apportés aux écrans en direct

Les écrans en direct du SRP seront modifiés de sorte que les noms soient indicatifs de l'activité réelle et que les zones qui ne s'appliquent plus, ainsi que leurs titres, soient supprimées (voir la section 2.2.9.1). La logique et les programmes de vérification correspondants seront également modifiés pour refléter ces changements. Lorsqu'ils se serviront des écrans en direct en question, les conseillers en rémunération constateront les nouveaux noms de zones. L'exploitation des zones demeurera la même. Veuillez noter que, pour certaines modifications d'écran, une modification de l'écran correspondant dans la version anglaise du système n'était pas systématiquement nécessaire, et vice versa.


2.2.9.1 Zones des écrans en direct à renommer

Le tableau ci-dessous met en évidence les zones d'écrans en direct qui ont été renommées. Par exemple, le premier article indique que la zone « IMPOT PROV » (nom actuel de la zone) dans l'écran « AJUST PAYE ET ALLOCATION » (AJP) a été renommée « IMPOT QUE » (nouveau nom de la zone).


Nom de l'écran en direct de la version anglaise Code de l'écran Nom actuel de la zone Nouveau nom de la zone
ADJUST PAY AND ALLOWANCE APA PROVNCL TAX QUEBEC TAX
ADJUST PAY AND ALLOWANCE APA PROV/UI-FLAG PROV/EI-FLAG
STATUS CHANGE STC ADDTNL-PROV-CREDIT PROV-TAX-CR-ADD-AMT
ADJUST SALARY RECOVERY SRA PROV/UI-FLAG PROV/EI-FLAG
STATUTORY DEDUCTION SET SDS ADDTNL-PROV-CREDIT PROV-TAX-CR-ADD-AMT
STATUTORY DEDUCTION SET SDS QUE-TAX-CRE-IND QUE-TAX-CR-IND
STATUTORY DEDUCTION SET SDS QUE-TAX-CRE-NON-IND QUE-TAX-CR-NON-IND
T4-REL1 EARN PREV YEAR TPY PROV-TAX QUE-TAX
YEAR TO DATE EARNINGS YTD(1) PROV-TAX QUE-TAX
DED- ENT RED SUB-SET EDR NON-INSBL-UI-WKS/BLCK-LEAVE-CD LEAVE ARRANGEMENT CODE


Nom de l'écran en direct de la version française Code de l'écran Nom actuel de la zone Nouveau nom de la zone
AJUST PAYE ET ALLOCATION AJP IMPOT PROV IMPOT QUE
AJUST PAYE ET ALLOCATION AJP PROV/IND-A-C PROV/IND-A-E
CHANGEMENT D'ETAT CSI ADD CR IMP FED CR IMP FED ADD
CHANGEMENT D'ETAT CSI ADD CR IMP PROV CR IMP PROV ADD
AJUST RECOU DE SALAIRE ASE PROV/IND-A-C PROV/IND-A-E
GR RETENUE STATUTAIRE GRR ADD CR IMP FED CR IMP FED ADD
GR RETENUE STATUTAIRE GRR ADD CR IMP PROV CR IMP PROV ADD
T4-REL1 GAINS ANNEE PREC TPR IMP. PROV IMP. QUE
CUMUL. ANNEE DES GAINS CDA(1) IMP. PROV IMP. QUE
SOUS-GR RTN/VRS/RED VRE SEM.A-C NON-ASS/CONGE EN BLOC CODE D'ENTENTE DE CONGE
SS-GR RETENUE VERSEMENT GRV SS-GR RETENUE VERSEMENT RETENUE VERSEMENT (titre à changer)
Zones à supprimer des écrans en direct

Le tableau ci-dessous met en évidence les zones d'écrans en direct qui ont été supprimées. Par exemple, le premier article indique que la zone « T/P NET - DTE PAYE » a été supprimée de l'écran « AJUST RECOU DE SALAIRE » (ASE).


Nom de l'écran en direct de la version anglaise Code de l'écran Zone à supprimer de l'écran en direct
ADJUST SALARY RECOVERY SRA NET O/P - PAY DTE
YEAR TO DATE EARNINGS YTD(1) QSB
YEAR TO DATE EARNINGS YTD(1) CSB
E52 E52 UI WKS
F55 F55 UI WKS
F56 F56 UI WKS


Nom de l'écran en direct de la version française Code de l'écran Zone à supprimer de l'écran en direct
AJUST RECOU DE SALAIRE ASE T/P NET - DTE PAYE
CUMUL. ANNEE DES GAINS CDA(1) OEC
CUMUL. ANNEE DES GAINS CDA(1) OEQ
E52 E52 SEM A-C
F55 F55 SEM A-C
F56 F56 SEM A-C

Zones à ajouter aux écrans en direct

Le tableau ci-dessous met en évidence les zones d'écrans en direct qui ont été ajoutées. Par exemple, le premier article indique que la zone « PREC CR 1/2 LIMITE ANNUEL » a été ajoutée à l'écran « SS-GR-PENSION RETRAITE » (PDR).


Nom de l'écran en direct de la version anglaise Code de l'écran Zone à ajouter à l'écran en direct
SUPERANNUATION SUB-SET SSS PRV YR RCA 1/2 ANNUAL LIMIT
SUPERANNUATION SUB-SET SSS PRV YR RCA 1/2 ANNUAL LIMIT
SUPERANNUATION SUB-SET SSS PRV YR RCA 1/2 ANNUAL LIMIT
PREVIOUS YEAR STATUS PYS AREA OF RES
PREVIOUS YEAR STATUS PYS DI / LTD PREMIUM
PREVIOUS YEAR STATUS PYS RCA1/2 SUPP GRS PMT
PREVIOUS YEAR STATUS PYS AMND-IND


Nom de l'écran en direct de la version française Code de l'écran Zone à ajouter à l'écran en direct
SS-GR-PENSION RETRAITE PDR PREC CR 1/2 LIMITE ANNUEL
SS-GR-PENSION RETRAITE PDR PRC -1 CR 1/2 LIMITE ANNUEL
SS-GR-PENSION RETRAITE PDR PRC -2 CR 1/2 LIMITE ANNUEL
SIT. ANNEE PRECEDENTE GAP REGION DE RES
SIT. ANNEE PRECEDENTE GAP PRIMES AI / AILD
SIT. ANNEE PRECEDENTE GAP PMT BRUT SUPP CR1/2
SIT. ANNEE PRECEDENTE GAP IND MOD

2.3. Système des cotisants

2.3.1 La structure des codes de versement/retenue/ajustement sera modifiée afin de permettre des codes de trois caractères alphanumériques. Cette modification affectera aucun des codes existants. Les tableaux du fichier de contrôle du Système des cotisants seront mises à jour à mesure que des codes seront créés dans le SRP.

2.3.2 La structure des codes de raison de CNP sera également modifiée en fonction des changements apportés au SRP afin que les codes à deux caractères alphanumériques soient acceptés.

2.3.3 Les écrans en direct du Système des cotisants seront modifiés de sorte que les noms soient indicatifs de l'activité réelle et que les zones qui ne s'appliquent plus, ainsi que leurs titres, soient supprimées. Lorsqu'ils se serviront des écrans en direct en question, les conseillers en rémunération constateront les nouveaux noms de zones. L'exploitation des zones demeurera la même.

Le tableau ci-dessous met en évidence les zones d'écrans en direct qui ont été renommées. Par exemple, le premier article indique que la zone « IND. TEMPS COMP/PART. » (nom actuel de la zone) dans l'écran « INFORMATION DE STATUT # 1 » (STS) a été renommée « 309 IND.D'OPT.TEMPS PART. » (nouveau nom de la zone).


Nom de l'écran en direct de la version anglaise Code de l'écran Nom actuel de la zone Nouveau nom de la zone
STATUS INFORMATION # 1 STS 309 FULL/PART TIME IND 309 PART TIME OPTION IND
SERVICE GEN F/P TIME PT OPT. IND.


Nom de l'écran en direct de la version française Code de l'écran Nom actuel de la zone Nouveau nom de la zone
INFORMATION DE STATUT # 1 STS IND. TEMPS COMP/PART. 309 IND.D'OPT.TEMPS PART.
SERVICE GEN TEMPS C/P IND.D'OPT TP

Le tableau ci-dessous met en évidence que la zone d'écran en direct « 323 ETAT DU SALAIRE » a été supprimée de l'écran « INFORMATION DE STATUT # 2 » (STA).


Nom de l'écran en direct de la version anglaise Code de l'écran Zone à supprimer de l'écran en direct
STATUS INFORMATION # 2 STA 323 SALARY STATUS


Nom de l'écran en direct de la version française Code de l'écran Zone à supprimer de l'écran en direct
INFORMATION DE STATUT # 2 STA 323 ETAT DU SALAIRE

2.4 Application RE- PE

2.4.1 L'application « reporté à l'effectif » (RE-PE) sera modifiée de façon à tenir compte de la nouvelle structure des codes de raison de CNP et de RETVERS. Les codes existants resteront les mêmes. À compter d'avril 2004, les nouveaux codes de raison de CNP et de RETVERS seront créés selon la nouvelle structure, et l'application RE-PE sera mise à jour en conséquence.

2.5 Interface avec les systèmes financiers et de gestion des ressources humaines

2.5.1 Les clients doivent prendre les mesures appropriées pour modifier leurs systèmes et leurs processus pour veiller à ce que les changements indiqués dans la présente soient reflétés dans leurs systèmes d'ici le 8 mars 2004.


3. PROCÉDURES

3.1 TPSGC mettra automatiquement à jour le fichier de contrôle GEOLOC du SRP de façon à ce qu'il accepte les codes à sept caractères à compter du 8 mars 2004.

3.2 Les conseillers en rémunération devront utiliser les nouveaux codes GEOLOC à sept caractères à compter du 8 mars 2004. Ils se serviront du fichier de contrôle d'enquête GEOLOC du SRP en direct pour extraire les codes à sept caractères, selon les procédures décrites à la section 18.5 du Guide d'entrée personnel-paye (GEPP).

3.3 De nouveaux codes de raison de CNP et de RETVERS seront créés au besoin; ils seront communiqués aux clients au moyen d'une directive sur la rémunération. Les codes existants seront toujours acceptés et utilisés dans tous les écrans pertinents du SRP et du Système des cotisants, selon les processus et les programmes de vérification normaux. Lorsqu'ils entrent les codes de raison de CNP à un seul caractère, les conseillers en rémunération doivent les aligner à gauche. Par exemple, le code de raison de CNP «  K  » doit être entré à la gauche de la zone et suivi d'une espace. Si un code de raison de CNP à deux caractères est entré avant qu'un nouveau code ait été attribué ou si le caractère est aligné à droite plutôt qu'à gauche, le programme de vérification habituel rejetterait le mouvement, le code de raison de CNP n'étant pas valide. Les conseillers en rémunération peuvent consulter les procédures d'entrée des données dans les chapitres pertinents du GEPP.

3.4 Les codes de taux de rémunération et les codes d'admissibilité fiscale existants demeureront inchangés. De nouveaux codes seront communiqués à mesure que les lois auxquelles ils se rapportent sont mise en œuvre.

3.5 Les zones associées à l'AE - ABP figureront toujours dans les écrans en direct pertinents. Les conseillers en rémunération et les agents de la paye et des pensions ne constateront aucune différence en ce qui a trait à ces écrans.

4. COMMUNICATIONS

4.1 Tout au long de la durée du projet d'AFM, diverses formes de communications ont été utilisées à l'intention de différents publics cibles. Par exemple, ces communications ont été faites oralement et par écrit aux groupes liés aux finances et aux ressources humaines, et un exposé à l'intention de tous les clients a été présenté en mai 2003. La page d'accueil du site Web du Secteur de la rémunération renferme un répertoire central et un lien vers les communications liées à l'AFM : Secteur de la rémunération. Ce lien permet de trouver rapidement tous les communiqués et les bulletins de mise à jour diffusés au cours de la durée du projet d'AFM. Nous vous invitons à visiter régulièrement ce site.

5. CONVERSION

5.1 En octobre 2003, TPSGC a fait parvenir un fichier texte des correspondances pour la conversion du GEOLOC à tous les gestionnaires en rémunération. Ce fichier renferme le code actuel de GEOLOC à six caractères du SRP ainsi que le code à sept caractères équivalent de Statistique Canada. Ce fichier est également accessible à partir du site Web. Nous invitons les clients qui constatent des écarts entre leurs codes de GEOLOC et les codes figurant dans le fichier texte à corriger leurs codes en fonction du code du SRP. Le 8 mars 2004, TPSGC mettra automatiquement à jour le code de GEOLOC figurant dans le FPE du SRP. Dans les cas où la correspondance n'est pas établie, un rapport de non-conformité dressant la liste des comptes qui n'ont pas été automatiquement mis à jour sera généré. Ce rapport, ainsi que les directives connexes, sera envoyé à tous les clients afin que les conseillers en rémunération puissent prendre les mesures correctives nécessaires. La présence d'un cas de non-conformité dans le compte d'un employé n'a aucune incidence sur le traitement de la paye de cet employé.

5.2 Le 8 mars 2004, TPSGC alignera automatiquement à gauche les codes de CNP à un caractère figurant dans le SRP et dans le Système des cotisants. Par exemple, le code de raison de CNP «  K  » sera placé dans la première position de la zone, laissant en blanc la deuxième position. Aucune intervention n'est nécessaire de la part des clients ou des bureaux de paye à cet effet.

5.3 TPSGC transférera automatiquement le montant des primes et des gains d'AE - ABP à la section associée ABP du FPE, à titre d'élément 792 (gains d'AE) et d'élément 793 (primes d'AE). Aucune intervention n'est nécessaire de la part des clients ou des bureaux de paye à cet effet.

6. MISE EN ŒUVRE

6.1 Les changements au SRP et au Système des cotisants seront mis en production le 8 mars 2004.

6.2 La mise en œuvre du projet d'AFM s'étendra sur quatre jours en mars 2004. L'équipe de mise en œuvre aura l'usage exclusif du SRP au cours de cette période. Par conséquent, les services et les mises à jour sur la paye du SRP en direct ne seront pas accessibles du 4 au 7 mars 2004, inclusivement.

6.3 Le Calendrier de traitement de la paye fait état de ces changements d'accès en direct et au calendrier du SRP pour le mois de mars 2004. Pour obtenir davantage de détails, le lecteur est prié de consulter la page suivante : Serivce-MARS 2004. Serivce-CC-HC MARS 2004. Des rappels seront émis dans divers messages à diffusion générale avant la mise en œuvre.

6.4 En ce qui a trait à la mise en œuvre des changements liés à l'AFM dans le Système des cotisants, l'équipe de mise en œuvre aura l'usage exclusif du système pendant trois jours. Donc, les services et les mises à jour du Système des cotisants en direct ne seront pas accessibles du 5 au 7 mars 2004, inclusivement. Le changement apporté au calendrier de traitement de mars 2004 sera confirmé dans un message à diffusion générale qui sera émis en février 2004.

6.5 Le GEPP et le Guide des procédures du bureau de paye (PBP) seront mis à jour le 8 mars 2004 afin d'intégrer les renseignements de la présente directive.

7. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

7.1 Toute demande de renseignements sur ce qui précède doit être adressée à votre bureau des services de rémunération de TPSGC.


La directrice générale
Secteur de la rémunération,
Comptabilité, gestion bancaire et rémunération,


R. Jolicoeur
a signé l'original

R. Jolicoeur

Référence(s) : CJA 9024-551