ARCHIVÉE DR 2006-005

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Le 10 mars 2006

OBJET : Modifications du Système régional de paye

1. BUT

1.1 La présente directive vise à communiquer aux clients les changements apportés au Système régional de paye (SRP) de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

2. CONTEXTE

L'Agence du revenu du Canada (ARC) a demandé à TPSGC de créer un fichier principal de paye régional unique pour accueillir les comptes des employés de l'ARC. Ce fichier principal de paye (désigné 03) sera en fonction le 20 mars 2006, pour le traitement des activités à compter d'avril. De plus, TPSGC a été mandaté de redéfinir et de mettre au point une fonctionnalité qui soutiendra les divers processus nécessaires à la prestation de services de paye aux employés de l'ARC.

En raison de cette initiative, un certain nombre d'améliorations ont été apportées au SRP et celles-ci seront mises à la disposition de tous les clients. Ces modifications comprennent la rationalisation des paiements émis lors de la cessation d'emploi ce qui entraînera un traitement plus expéditif et la livraison de ces paiements aux employés. Les clients d'entrées par lots du SRP auront maintenant accès à leurs erreurs par l'entremise de la base de données de mouvements en direct ce qui aura pour effet d'améliorer l'identification des erreurs et de permettre aux clients de réintroduire les mesures correctives nécessaires.

La présente directive fait état des changements qui toucheront tous les clients du SRP à compter du 20 mars 2006.

3. Changements apportés au SRP

3.1. Code de lieu de service

Il s'agit d'une nouvelle zone du SRP qui servira à identifier le bureau régional de TPSGC qui est responsable d'un compte d'employé donné du fichier principal de paye 03 de l'ARC. Ce code sera automatiquement généré par le système (il ne pourra pas être modifié manuellement) pour tous les comptes de l'ARC. Il s'agit d'un code de deux caractères représentant le bureau régional responsable d'un compte d'employé donné. Par exemple, le code 66 sera utilisé pour identifier le bureau régional de TPSGC situé dans la Région du Pacifique (à Vancouver). TPSGC utilisera ce code pour établir les divers besoins en matière de distribution de rapports et de communication. Les clients ne constateront aucun changement aux procédures actuellement appliquées à la suite de cette modification. Le SRP sera modifié de façon à inclure le code de lieu de service. Cette zone sera vide pour tous les clients, sauf l'ARC.

3.2. Paiements recyclés

À l'heure actuelle, seul un type de paiement supplémentaire (voir ci-dessous) peut être traité au cours d'une même mise à jour de la paye, pour chaque compte. Si plus d'un type de paiement supplémentaire doit être traité, ils sont traités dans le cadre de mises à jour de la paye distinctes, selon la séquence suivante :

• les avances sur les paiements de vacances;
• les indemnités de chaussures et de gants;
• tous les paiements supplémentaires, à l'exception des indemnités de cession d'emploi et des remboursements de cotisations (RDC);
• les RDC;
• les indemnités de cessation d'emploi (voir la section 4.4.71.1 du Guide d'entrée personnel-paye (GEPP).

Le 20 mars 2006, le processus de recyclage des paiements du SRP sera modifié. Les paiements de cessation d'emploi et/ou les RDC ne seront plus recyclés si d'autres paiements supplémentaires doivent être émis à l'employé au cours du cycle de production des paiements supplémentaires. Ils seront traités en même temps que les autres paiements supplémentaires, et ils seront émis sous forme de paiements distincts dans le cadre du même cycle de production. Jusqu'à quatre paiements peuvent être émis à l'employé au cours d'un même cycle de production des paiements supplémentaires : une indemnité de cessation d'emploi versée en espèces, une tranche de l'indemnité de cessation d'emploi versée dans un régime enregistré d'épargne-retraite (REER), un RDC et un rajustement de salaire (p. ex. pour les heures supplémentaires).

Si d'autres paiements supplémentaires sont traités dans la même mise à jour qu'une avance sur les paiements de vacances (code de versement 253) ou qu'une indemnité de chaussures et de gants (code de versement 084), celles-ci continueront d'être traitées en priorité, et tous les autres paiements supplémentaires seront émis au cours du cycle de production des paiements supplémentaires suivant. Si une avance sur les paiements de vacances et une indemnité de chaussures et de gants sont traitées au cours de la même mise à jour de la paye, le code 253 sera d'abord traité, et le code 084 sera traité au cours du cycle suivant. Le reste des mouvements sera traité au cours du cycle des paiements supplémentaires suivant.

4. Écran d'enquête en direct du SRP

4.1. Base de données des mouvements (BDM)

L'écran d'enquête en direct de la BDM sera modifié pour les clients qui entrent des lots afin de permettre au conseiller en rémunération de visualiser les mouvements refusés ou ceux à l'égard desquels un avertissement a été émis. Pour permettre la visualisation des erreurs et des avertissements, une nouvelle ligne a été ajoutée au bas de l'écran d'enquête de la BDM : « Pour accéder seulement les mouvements en lot qui ont une erreur ou un avertissement. inscrire 'X' ».

BDM - Sélection de la liste de paye (SDM)

À partir de ce nouvel écran, le client peut choisir de visualiser les comptes comportant des messages d'erreur ou d'avertissement par liste de paye. On continuera à produire le Rapport d'analyse des erreurs (RAE) pour tous les clients, sauf l'ARC.

Les procédures associées aux écrans en direct de la BDM sont accessibles à la a section 18.4 du GEPP.

Base de données principales - Personnel (GRP)

L'écran d'enquête en direct GRP sera modifié de manière à afficher le nouveau code de lieu de service. Les détails de l'écran en direct sont accessibles à la section 18.3.1 du GEPP.

5. Messages du SRP

Les messages de validation qui suivent seront générés par le SRP. 

5.1 Adresses postales (APO/CIP 22)

WI3  : « Address line has been shortened/La ligne d'addresse a ete raccourcie »

Ce message s'affiche lorsqu'un mouvement se rapportant aux lignes d'adresses (code 2 ou 4) est reçu dans le SRP et qu'il est formé de plus de cinq caractères. Tout caractère additionnel sera tronqué.

5.2 Mutations au NAR (sigle utilisé par le SRP pour l'ARC)

U46 : « Transfer Request Invalid - TOS/SOS Req'd/Demande de mutation invalide - PEF/RAY Requis »

Ce message s'affiche lorsqu'un client soumet une mutation d'arrivée ou une mutation de sortie touchant l'ARC. Pour transférer des comptes d'employés entre employeurs, des mouvements de porté à l'effectif (PE) et de rayé de l'effectif (RE) doivent être réalisés. Veuillez consulter la Directive sur la rémunération 2002-017 pour prendre connaissance des procédures à suivre lors d'un changement d'employeur.

6. Message à diffusion générale

Le SRP, l'Application enquête sur les cotisants, le Système central d'indexation, l'Application d'estimation de coûts et le Système des estimations et des options (ESTEL) ne seront pas disponibles durant la période de conversion, qui se déroulera du 17 mars 2006 (6 h, HNE) au 19 mars 2006 (0 h, HNE). Un message à diffusion générale sera émis début de mars afin de rappeler ces dates aux clients.

7. Guides sur la rémunération

Les guides sur la rémunération seront mis à jour en fonction des changements dont la présente directive fait état.

8. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

8.1 Toute demande de renseignements sur le contenu de ce document doit être adressée à votre bureau des services de rémunération de TPSGC.

La directrice générale intérimaire
du Secteur de la rémunération,
Comptabilité, gestion bancaire et rémunération,

B. Fortin
a signé l'original

Brigitte Fortin

Référence(s) : CJA 9024-200