ARCHIVÉE DR 2006-013

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Le 21 juillet 2006

OBJET : Modifications apportées au processus lié au Régime de soins dentaires

1. BUT

1.1 La présente directive vise à informer les conseillers en rémunération à propos des récentes améliorations apportées à l'écran Régime de soins dentaires (RSD) et de la création de l'écran Historique du Régime de soins dentaires (DCH) dans le Système des cotisants. Les modifications apportées au système amélioreront le processus servant à la production des rapports mensuels transmis à la Great-West, Compagnie d'assurance-vie.

2. CONTEXTE

2.1 Le Secteur de la rémunération de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) est chargé de la gestion du Régime de soins dentaires de la fonction publique (RSDFP). À ce titre, il doit transmettre à l'administrateur du Régime des renseignements sur les employés rémunérés à partir du Système régional de paye (SRP) et à partir d'autres systèmes. Le Régime est administré par la Great-West, Compagnie d'assurance-vie, dont la principale fonction est de statuer sur les réclamations soumises par les employés et de verser les sommes à cet égard. Lorsqu'un employé soumet une réclamation, un système de renvoi est établi avec le rapport mensuel fourni par TPSGC pour veiller à ce que le demandeur soit couvert par le Régime.

2.2 Depuis plusieurs années, le processus servant à la production des rapports mensuels transmis à la Great-West, Compagnie d'assurance-vie omet de nombreux employés admissibles parce que le Système des cotisants n'a pas été mis à jour lorsque des développements/changements furent apportés au SRP. Comme par exemple, la mise à jour de nouveaux codes de congés non payés fut effectuée au SRP et non pas au Système des cotisants. Ce qui se traduit par le rejet de réclamations puisque le nom des demandeurs ne figurent pas dans le rapport mensuel. Cette situation a fait l'objet de nombreuses plaintes de la part d'employés et de clients.

2.3 TPSGC a examiné le processus afin d'évaluer si les problèmes étaient causés par l'entrée des données dans le SRP ou par le fait que le Système des cotisants ne tient pas compte des règles administratives qui s'appliquent. Le ministère a conclu que le Système des cotisants ne reconnaissait pas la totalité des règles administratives en vigueur.

3. INSTRUCTIONS

3.1 Les sections suivantes présentent le sommaire des modifications et des améliorations apportées au processus quotidien du Système des cotisants et au processus mensuel lié au RSDFP de façon à assurer que toutes les règles administratives applicables soient reconnues.

3.2 Modifications apportées au Système des cotisants

  • Toutes les conditions se rapportant au RSDFP et qui ont trait au type d'emploi seront prises en considération pour établir l'admissibilité.
  • La durée des bris de service sera prise en considération de façon à ce que la protection soit poursuivie ou suspendue jusqu'à ce que l'employé recouvre son admissibilité à son retour au travail.
  • Toutes les situations de congés non payés (CNP) qui figurent dans le SRP seront reportées dans le Système des cotisants, et les conditions se rapportant au RSDFP et qui ont trait aux CNP seront prises en considération pour établir l'admissibilité.
  • Des tableaux de contrôle ont été créés pour inscrire le nom des organisations, les codes indicatifs d'unité de négociation (IUN) et l'affiliation syndicale.
  • Les lois régissant les nominations intérimaires seront appliquées pour établir l'admissibilité.
  • L'écran RSD a été modifié de façon à indiquer l'état d'admissibilité actuel et le code de raison de l'état.
  • L'écran DCH a été créé pour afficher l'historique des changements apportés à l'état des employés relativement au Régime de soins dentaires (RSD).

3.3 Écran Régime de soins dentaires (RSD) Des changements ont été apportés pour faciliter la validation de l'état d'admissibilité actuel et du code de raison de l'état. La zone TYPE DE RÉGIME a été déplacée sous la zone NUMÉRO DU CERTIFICAT puisque ces zones sont liées. La zone INDICATEUR D'ÉLIGIBILITÉ a été remplacée par la zone MOTIF DE RÉGIME DENTAIRE, qui fera état de la situation courante de la protection de l'employé. Ces données proviendront du code de raison de l'état affiché à l'écran DCH (voir la section 3.4 pour obtenir des renseignements sur cet écran). Lorsque la protection est suspendue ou arrêtée, la date de fin de la protection sera indiquée.

3.4 Écran Historique du Régime de soins dentaires (DCH) L'écran DCH a été créé pour afficher l'historique des changements apportés à l'état des employés relativement au Régime de soins dentaires. Le Système des cotisants effectuera une vérification de tous les comptes actifs, temporairement rayés de l'effectif (T- Rayé de l'effectif (RE)) ou rayés de l'effectif (RE) et dont la date de retrait de l'effectif est ultérieure à la date de traitement moins trois ans qui figurent dans la base de données afin de déterminer l'admissibilité et la date de la protection. L'écran DCH peut être consulté à partir du Système des cotisants. La définition des codes d'état et des codes de raison de l'état sont présentés ci-dessous.

Codes d'état (RSD) Description
W = en attente de la protection Ce code d'état indique que l'employé est admissible à participer au Régime de soins dentaires et qu'il peut bénéficier de la protection (en attente).
C = protection active Ce code d'état indique que l'employé est admissible à la protection. La date d'entrée en vigueur de la protection figure à l'écran RSD.
O = cotisations versées par l'employé - optionnel L'employé peut, pour un certain temps, ne pas pouvoir soumettre des réclamations. Les cotisations versées par l'employeur ont été suspendues, mais l'employé peut décider de verser des cotisations aux fins de sa protection.
S = protection suspendue L'employé peut, pour un certain temps, ne pas pouvoir soumettre des réclamations. Les cotisations versées par l'employeur ont été suspendues, et l'employé ne peut pas décider de verser des cotisations aux fins de sa protection.
T = protection arrêtée L'employé n'est plus admissible à participer au Régime de soins dentaires et sa protection sera arrêtée jusqu'à ce qu'il soit de nouveau admissible ou l'employé était en attente de protection et la date d'entrée en vigueur de sa protection a été reportée de façon indéfinie.
I = inadmissibilité au Régime L'employé n'est pas admissible à participer au Régime de soins dentaires.
Q = admissibilité au Régime L'employé sera admissible à participer au Régime de soins dentaires.
Codes de raison de l'état Description
3 Bris de service <= à 3 mois
5 Bris de service <= à 5 jours ouvrables
6 Transfert d'un poste à admissibilité immédiate à un poste à admissibilité non immédiate avant que l'admissibilité à la protection soit établie
A Nomination intérimaire
C Réembauche dans un poste occasionnel après une période de RE de moins de 5 jours ouvrables
I Transfert d'un poste à admissibilité non immédiate à un poste à admissibilité immédiate avant que l'admissibilité à la protection soit établie
L Congé non payé (CNP)
P Poste non admissible
R Congé de réadaptation - forces armées
S Retrait de l'effectif (RE)
U Mise en disponibilité à la fin du congé non payé pour statut d'employé excédentaire
W Mise à pied dans le cadre d'un réaménagement des effectifs
X Prolongation de la suspension de la protection au moyen d'un mouvement de RE ou de CNP, de la fin du mouvement jusqu'à la date de rétablissement de la protection

4. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

4.1 Toute demande de renseignements sur ce qui précède devrait être adressée à votre bureau des services de rémunération de TPSGC.


La directrice générale intérimaire
du Secteur de la rémunération,
Comptabilité, gestion bancaire et rémunération,


B. Fortin
a signé l'original

Brigitte Fortin


Référence(s) : CJA 9246-2A et B