ARCHIVÉE DR 2007-009

Cette page Web a été archivée dans le Web.

Le 8 mai 2007

OBJET : Option visant à arrêter l'impression de l'état des gains (talon de paye)

NOTA : L'information contenue dans cette directive s'applique seulement aux ministères ou agences ayant accès aux applications Web de la rémunération (AWR).

1. BUT

1.1 La présente directive vise à fournir aux conseillers en rémunération des renseignements à propos d'une amélioration apportée à l'application Web État des gains (talon de paye), qui donne aux employés et aux conseillers en rémunération l'option d'arrêter l'impression du talon de paye.

2. CONTEXTE

2.1 L'option visant à éliminer l'impression du talon de paye a été ajoutée à l'application Web État des gains (talon de paye), laquelle permet aux employés de consulter leurs talons de paye de l'exercice en cours et de l'exercice antérieur. La nouvelle fonction vise principalement à réduire le nombre de talons de paye imprimés, ce qui, par le fait même, réduirait le volume de papier utilisé et éliminerait les activités liées au traitement et à la distribution de ces documents.

2.2 À l'heure actuelle, seul le dépôt direct (DD) de la paye régulière est offert à la plupart des ministères et organismes clients. L'option visant à arrêter l'impression des talons de paye s'appliquera à tous les paiements versés par DD. À mesure que le DD pour les paiements supplémentaires est mis en œuvre, l'option visant d'arrêter l'impression des talons de paye pour les paiements supplémentaires sera aussi disponible.

3. FONCTION ARRÊT DE L'IMPRESSION

3.1 Les employés peuvent consulter les détails de leurs talons de paye au moyen de l'application Web État des gains (talon de paye). Cette application a été améliorée pour permettre aux employés d'arrêter l'impression de leurs talons de paye pour leurs payes régulières et/ou supplémentaires versées par DD. Une fois l'impression de leurs talons de paye arrêtée, les employés auront l'option de la réactiver, s'ils le désirent.

3.2 Les conseillers en rémunération ayant accès aux AWR pourront modifier les options d'impression pour le compte des employés à leur charge. Le système de paye en direct (écran PDD) offre aussi cette fonction à tous les conseillers en rémunération. Toutefois, les conseillers en rémunération des ministères qui n'ont pas accès aux AWR ne devraient pas utiliser cette fonctionnalité puisque les employés à leur charge ne seront pas en mesure de consulter leurs talons de paye sur le Web.

3.3 Une fonction de modification en bloc est aussi disponible pour modifier l'indicateur, si les ministères en font la demande.

4. PROCÉDURES ET INSTRUCTIONS

4.1 L'option visant à arrêter l'impression du talon de paye est disponible aux employés et aux conseillers en rémunération en cliquant sur le lien « État des gains (talon de paye) » et en suivant les directives.

4.1.2 Le Système régional de paye (SRP) utilisera les zones existantes sur le fichier principal de l'employé (FPE) de l'indicateur de DD pour la paye régulière (élément 951 du FPE) et la paye supplémentaire (élément 980 du FPE) pour contrôler l'impression des talons de paye. À l'heure actuelle, les codes indiquant l'état du DD sont les suivants :

• « 1 » : DD actif; impression du talon de paye
• « 2 » : DD inactif; employé payé par chèque
• « 3 » : DD temporairement suspendu pour cause de grève Un nouveau code (4) sera utilisé dans les zones sur le DD de la paye régulière et des paiements supplémentaires dans le FPE pour indiquer que le talon de paye n'est pas imprimé.
• « 4 » : DD actif; talon de paye non imprimé

4.1.3 L'option visant à arrêter l'impression du talon de paye ne sera offerte que pour les paiements versés par DD. Si seule la paye régulière ou seuls les paiements supplémentaires sont versés par DD, l'impression du talon de paye ne sera arrêtée que pour les paiements versés par DD, et un chèque accompagné d'un talon imprimé continuera d'être émis pour les autres paiements. Si la paye régulière et les paiements supplémentaires sont versés par DD et que l'employé a choisi de ne plus faire imprimer ses talons de paye, ces derniers ne seront pas imprimés pour ces deux types de paiement.

4.1.4 Si l'employé opte pour arrêter l'impression de ses talons de paye, l'application Web générera un mouvement de code d'intervention de paye (CIP12) pour faire passer à « 4 » (DD actif; talon de paye non imprimé) l'indicateur de DD des éléments 951 et/ou 980 du FPE s'il correspond à « 1 » (DD actif; impression du talon de paye). Si la valeur des deux éléments est « 1 » (DD actif; impression du talon de paye), deux interventions seront générées, soit une pour chaque élément.

4.1.5 Pour réactiver l'impression du talon de paye des employés, l'application Web générera un mouvement de CIP12 pour faire passer à « 1 » (DD actif; impression du talon de paye) l'indicateur de DD des éléments 951 et/ou 980 du FPE s'il correspond à « 4 » (DD actif; talon de paye non imprimé). Si la valeur des deux éléments est « 4 » (DD actif; talon de paye non imprimé), deux interventions seront générées, soit une pour chaque élément.

4.1.6 Si l'indicateur des éléments 951 et 980 du FPE correspond à « 2 » (DD inactif; employé payé par chèque) ou à « 3 » (DD temporairement suspendu pour cause de grève), l'option visant à arrêter l'impression du talon de paye ne sera pas offerte.

4.1.7 Si l'employé choisi d'arrêter l'impression de son talon de paye et que par la suite un paiement est intercepté ou rejeté, il sera émis sous forme de chèque accompagné d'un talon de paye et l'indicateur de DD sera remis à « 2 » (DD inactif; employé payé par chèque). Le conseiller en rémunération peut restaurer la valeur de l'indicateur DD à « 1 » (DD actif; impression du talon de paye) dès que le paiement peut de nouveau être émis par DD. L'employé sera ensuite en mesure de refaire la demande pour arrêter l'impression de son talon de paye s'il veut continuer avec cette option.

4.2. Option réactivation de l'impression

4.2.1 Après avoir choisi d'arrêter l'impression des talons de paye, les employés peuvent réactiver l'impression, s'ils le désirent.

4.2.2 Si l'employé choisit de réactiver l'impression, l'indicateur de DD du type de paiement pour lequel l'impression du talon de paye a cessé (élément 951 et/ou élément 980 du FPE = 4) passera à « 1 », ce qui fera en sorte que le talon de paye recommencera à être imprimé.

4.2.3 Les employés qui optent d'arrêter l'impression de leurs talons de paye et qui, par la suite, font l'objet d'une mutation de sortie (MUS) ou sont rayés de l'effectif (RE), à l'exception des employés de l'Agence du revenu du Canada (ARC), verront leurs indicateurs de DD automatiquement passer à « 2 » (DD inactif; employé payé par chèque). Un chèque sera produit et un état sur papier sera imprimé. Si l'employé est temporairement rayé de l'effectif (T-RE), l'indicateur de DD pour la paye régulière (élément 951 du FPE) demeurera inchangé mais l'indicateur de DD pour la paye supplémentaire passera à « 2 » (DD inactif; employé payé par chèque).

4.2.4 Les indicateurs de DD des employés de l'ARC qui optent d'arrêter l'impression de leurs talons de paye et qui sont par la suite RE ou T-RE passeront de « 4 » (DD actif; talon de paye non imprimée) à « 1 » (DD actif; impression du talon de paye) de façon à ce que le DD demeure actif mais que l'impression des talons de paye recommence. Pour les comptes T-RE, l'indicateur de DD pour la paye régulière demeura inchangé.

4.2.5 Dès que le système de paye traite la transaction MUS, l'impression des talons de paye qui a été arrêtée recommencera automatiquement. Les employés devront sélectionner de nouveau l'option pour arrêter l'impression s'ils désirent que leurs talons de paye ne soient toujours pas imprimés et ce, à la condition que les AWR soient disponibles dans le nouveau ministère.

4.3. Double rémunération

4.3.1 Les employés en situation de double rémunération qui occupent deux postes dans deux ministères différents pourront arrêter ou réactiver l'impression de leurs talons de paye si les AWR ont été mises en œuvre dans un des ministères pour lesquels ils travaillent. Dans cette situation, si les employés choisissent d'arrêter l'impression de leurs talons de paye, cette option s'appliquera à TOUS les paiements versés par DD dans les DEUX ministères. Si l'employé est RE dans le ministère ayant accès aux AWR et désire réactiver l'impression de ses talons de paye dans l'autre ministère, il devra demander à son conseiller en rémunération de le faire en son nom. Le conseiller en rémunération devra faire passer les indicateurs de DD visés de « 4 » (DD actif; talon de paye non imprimé) à « 1 » (DD actif, impression du talon de paye) au moyen de l'écran PDD en direct.

5. COMMUNICATION

5.1 Les bureaux ministériels en rémunération seront tenu d'informer les agents financiers, les caissiers et les personnes responsables qu'il y aura une diminution du nombre d'enveloppes à distribuer et ce, au fur et à mesure que les employés optent pour arrêter l'impression de leurs talons de paye.

6. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

6.1 Toute demande de renseignements sur ce qui précède devrait être adressée à votre bureau des services de rémunération de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

La directrice générale intérimaire
du Secteur de la rémunération,
Comptabilité, gestion bancaire et rémunération,

Brigitte Fortin
a signé l'original

Brigitte Fortin

Référence(s) : CJA 9024-100-01