ARCHIVÉE DR 2007-012

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• Avis d'information aux employés

Le 11 juillet 2007 (révisée le 10 octobre 2007)

OBJET : Campagne des pièces de monnaie commémoratives de la Monnaie royale canadienne pour les Jeux Olympiques d'hiver de 2010 -- retenues salariales

1. BUT

1.1 L'objet de la présente directive est de fournir des renseignements sur un nouveau programme de retenues salariales concernant la campagne de pièces de monnaie commémoratives de la Monnaie royale canadienne (Monnaie royale) pour les Jeux Olympiques d'hiver de 2010.

La présente directive s'applique à tous les fonctionnaires fédéraux dont la paye est versée au moyen du Système régional de paye (SRP) de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

1.2 La présente comprend un avis à l'intention des employés à ce propos, qui sera également affiché à la page «  Qui êtes-vous? - Employé dans la fonction publique » du site Web du Secteur de la rémunération.

2. CONTEXTE

2.1 Pour souligner la tenue des Jeux Olympiques d'hiver de 2010 à Vancouver, en Colombie-Britannique, la Monnaie royale offre aux fonctionnaires fédéraux la possibilité d'acheter des jeux de pièces de monnaie en or et en argent au moyen de retenues salariales.

3. POLITIQUE

3.1 Pour lancer la campagne, une période d'inscription aura lieu du 11 juillet 2007 au 14 septembre 2007. Les retenues salariales seront prélevées du 1er novembre 2007 au 28 octobre 2009. Le 1er novembre 2009, TPSGC exécutera un programme d'arrêt en bloc des retenues.

3.2 Les employés nommés pour une période indéterminée et les employés nommés pour une période déterminée de plus de six mois sont admissibles au programme de retenues salariales. Les employés occasionnels (y compris ceux qui ont plus de six mois de service), les étudiants ainsi que les employés en congé non payé (CNP) et les employés temporairement rayés de l'effectif (T- RE) au cours de la période d'inscription ne peuvent pas bénéficier du programme de retenues salariales, mais peuvent tout de même se procurer les pièces de monnaie à titre de clients directs de la Monnaie royale.

Les pièces de monnaie seront aussi offertes aux membres de la Gendarmerie royale du Canada (GRC) et des Forces canadiennes (FC), de même qu'au grand public. Il incombe à la Monnaie royale de conclure des ententes distinctes avec la GRC et les FC.

3.3 Au cours de la période d'inscription, les intéressés pourront obtenir le formulaire d'inscription commande ainsi que des renseignements supplémentaires sur la campagne sur le site Web de la Monnaie royale, à l'adresse suivante : Monnaie royale canadienne. Un document d'information sera également diffusé aux employés en juillet 2007, à l'exception des employés de l'Agence du revenu du Canada (ARC).

3.4 Il ne sera possible de modifier le nombre de jeux de pièces de monnaie achetés que pendant la période d'inscription. Le formulaire d'inscription pour les retenues salariales sera retiré du site Web de la Monnaie royale à la fermeture des bureaux le 14 septembre 2007, soit la dernière journée de la période d'inscription.

Les retenues salariales seront traitées au moyen du SRP à la fin de la période d'inscription.

Les remises seront versées à la Monnaie royale et créditées au compte de l'employé.

3.5. Jeux de pièces de monnaie

3.5.1 Les employés auront la possibilité d'acheter un ou plusieurs exemplaires des jeux de pièces de monnaie suivants :

Série des hologrammes en argent, qui comprend quinze (15) pièces à 69,95 $ chacune, pour un total de 1 049,25 $, plus la taxe de vente provinciale applicable.

Série des pièces en or colorées, qui comprend neuf (9) pièces à 389,95 $ chacune, pour un total de 3 509,55 $, plus la taxe de vente provinciale applicable.

3.5.2 Les retenues seront fondées sur le coût total des achats, dont la taxe de vente applicable, et réparties de façon proportionnelle sur la période de retenues, qui s'étend du 1er novembre 2007 au 28 octobre 2009, c'est-à-dire sur quarante-huit (48) périodes de paye.

3.5.3 Une liste exhaustive des prix ainsi que les taux à la quinzaine, y compris la taxe de vente de chaque province (le cas échéant), est affichée sur le site Web de la Monnaie royale. La taxe de vente provinciale est déterminée en fonction de l'adresse de livraison précisée par l'employé au moment de l'achat, et la Monnaie royale garantira les prix pour l'ensemble de la campagne de 2010.

Veuillez noter que la taxe de vente ne s'applique pas aux employés des Premières nations inscrits en vertu de la Loi sur les Indiens. Pour cette raison, ces employés doivent communiquer directement avec la Monnaie royale pour lui fournir une preuve de leur statut d'Indien avant de soumettre le formulaire d'inscription à leur conseiller en rémunération. Une fois la preuve transmise, les employés doivent remettre le formulaire d'inscription à leur conseiller en rémunération, accompagné d'un avis écrit confirmant qu'ils ont transmis ce renseignement à la Monnaie royale.

Un tableau des prix distinct à l'intention des employés des Premières nations figure sur le site Web de la Monnaie royale.

3.5.4 Dans l'éventualité où la taxe de vente d'une province augmenterait au cours de la campagne, la Monnaie royale absorberait l'augmentation. Si la taxe diminuait, la Monnaie royale rembourserait la différence. De plus amples renseignements seront affichés dans le site Web de la Monnaie royale si un tel changement se produit.

4. PROCÉDURES ET INSTRUCTIONS

4.1. Formulaire d'inscription

4.1.1 Un formulaire d'inscription de deux pages sera disponible sur le site Web de la Monnaie royale, à l'adresse Monnaie royale canadienne, seulement au cours de la période d'inscription. La première page du formulaire comprend un numéro de référence comportant neuf (9) caractères qui sera généré au moment de l'impression du formulaire d'inscription par l'employé à partir du site Web.

Dès que les employés auront accédé à la section d'inscription sur le site Web de la Monnaie royale ils devront entrer les informations demandées sur l'écran de saisie des données. Ces renseignements seront automatiquement inscrits sur les deux pages du formulaire d'inscription. Les employés doivent remplir, signer et dater les deux pages du formulaire d'inscription, puis envoyer ces deux pages à leur conseiller en rémunération avant la fermeture des bureaux le 14 septembre 2007.

4.1.2 Les conseillers en rémunération doivent conserver la page 1 du formulaire et transmettre la page 2 à la Monnaie royale à l'adresse ci-dessous aussitôt que possible et au plus tard le 5 octobre 2007 :

Monnaie royale canadienne
320, promenade Sussex
Ottawa (Ontario)
K1A 0G8
a/s de : agent chargé du programme de retenues salariales pour les fonctionnaires fédéraux
Courrier électronique : retenuesalariale@monnaie.ca.
 

4.2. Retenues

4.2.1 Un nouveau code de retenue, à savoir 5E6, sera accessible dans le SRP à compter du 16 octobre 2007. Les conseillers en rémunération devront entrer les mouvements de paye, sans inscrire de date d'échéance, entre le 18 octobre 2007 et le 31 octobre 2007. Les retenues commenceront le 1er novembre 2007.

4.2.2 Pour amorcer les retenues, les conseillers en rémunération devront examiner les formulaires et entrer les données suivantes au moyen du code de retenue 5E6  :

date d'entrée en vigueur,

base de taux « 6 »,

| montant précis par mois (additionner les montants par paye pour les séries en argent et en or, et multiplier la valeur par deux),

| numéro de référence (zone 71). Utiliser des zéros à gauche pour remplir les neuf espaces, par exemple 000000113.

La fonction de pro forma en ligne, qui est décrite dans la Directive sur la rémunération 2001-016 et dans les outils de travail à l'adresse Pro forma en ligne, peut servir à l'entrée des mouvements dans le SRP.

4.2.3 La date d'entrée en vigueur doit être le premier jour du mois. Le système divisera automatiquement les paiements mensuels en deux versements égaux, lesquels seront effectués pour chaque paye régulière à la quinzaine, à l'exception des périodes de paye sans retenue mensuelle (PP+). Il est important que le numéro de référence soit entré pour permettre à la Monnaie royale d'identifier chaque acheteur.

Le 1er novembre 2009, TPSGC exécutera un programme d'arrêt en bloc des retenues.

4.3. Arrérages et remboursements

4.3.1 Le code de retenue 5E6 est réversible mais n'est pas remboursable. Par conséquent, les conseillers en rémunération ne pourront pas entrer de mouvement d'arrérage, et aucun arrérage automatique ne sera généré pour les paiements annulés (année en cours et année précédente), interceptés et rappelés.

Le système ne produira pas de remboursement lorsque les comptes T-RE et rayés de l'effectif (RE) seront finalisés.

Si une ou plusieurs retenues n'ont pas été effectuées en raison d'un retard, l'employé visé pourra demander au conseiller en rémunération d'augmenter le montant des retenues à prélever du nombre correspondant de périodes de paye en compensation des retenues manquées.

4.4. Demandes d'annulation

4.4.1 Les employés pourront annuler leur souscription à tout moment en transmettant une demande écrite (par exemple, par courriel) à leur conseiller en rémunération. Le conseiller en rémunération prendra ensuite les mesures nécessaires pour annuler la retenue dans le SRP.

4.4.2 Il incombe également à l'employé d'informer la Monnaie royale par écrit de son intention de mettre fin aux retenues salariales. Le nom complet de l'employé, ainsi que l'adresse de son domicile, le nom de son ministère, le numéro de sa liste de paye, le nombre de jeux de pièces de monnaie à annuler et la date d'entrée en vigueur de l'annulation doivent figurer sur la demande d'annulation. La Monnaie royale remboursera tout montant versé jusqu'à la date d'annulation se rapportant aux pièces de monnaie qui n'ont pas été expédiées.

4.4.3 Il est à noter que si un employé souscrit à plus d'un jeu de pièces de monnaie et désire annuler son achat en partie, il devra annuler toutes les souscriptions et prendre des dispositions directement avec la Monnaie royale pour le solde à payer.

4.4.4 Les employés ne pourront pas réactiver des retenues salariales ayant été annulées.

4.5. Cessation des retenues salariales

4.5.1 Dans le cas où au moins un paiement a été manqué en raison du transfert d'un compte entre différents employeurs, au moyen de mouvements de RE et de porté à l'effectif (PE) ou en cas de CNP de RE et de T-RE, les retenues sont automatiquement arrêtées, et l'employé n'a plus accès au programme de retenues salariales. L'employé devra communiquer directement avec la Monnaie royale pour prendre les dispositions nécessaires au remboursement ou au paiement des sommes restantes.

Les conseillers en rémunération doivent veiller à ce que les retenues ne soient pas réactivées au moment d'un report à l'effectif (RE-PE).

4.5.2 Lorsqu'un mouvement de T-RE (y compris l'état « en attente - raison Y ») est entré dans le fichier principal de l'employé (FPE), les retenues cessent et le système génère automatiquement un code d'intervention de paye (CIP) 16 S 5E6 aux fins de vérification à rebours.

4.6. Changement d'adresse de l'employé

4.6.1 Puisque les pièces seront expédiées à l'adresses précisée par l'employé, ce dernier doit informer immédiatement la Monnaie royale de tout changement d'adresse. Il doit lui transmettre son nom complet, sa nouvelle adresse, le nom de son ministère, le numéro de sa liste de paye et la date d'entrée en vigueur du changement d'adresse.

5. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

5.1 Toute demande de renseignements sur le contenu de ce document doit être adressée à votre bureau des services de rémunération de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

5.2 Pour des renseignements généraux sur la campagne des pièces de monnaie commémoratives pour les Jeux Olympiques, veuillez consulter le site Web à l'adresse suivante : Monnaie royale canadienne. Les demandes de renseignements personnelles concernant les pièces de monnaie achetées devraient être adressées à la Monnaie royale, au numéro sans frais 1-877-242-9066 ou à l'adresse postale ainsi qu'à l'adresse du courrier électronique indiquées dans la section 4.1.2.

La directrice générale
du Secteur de la rémunération,
Comptabilité, gestion bancaire et rémunération,

Rosanna Di Paola
a signé l'original

Brigitte Fortin

Référence(s) : CJA 1270-1-10