ARCHIVÉE DR 2008-013

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ANNEXE « A » Instructions pour remplir le formulaire PWGSC-TPSGC 2006

Le 21 mai 2008

OBJET : Modification des procédures et des instructions relatives au formulaire PWGSC - TPSGC 2006

1. BUT

1.1 La présente directive vise à informer les conseillers en rémunération et les employés des bureaux de paye des nouvelles procédures et instructions relatives à la version révisée du formulaire PWGSC-TPSGC 2006 (Formulaire pour service accompagné d'option). Ces changements sont nécessaires en raison de la mise en place de la technologie d'imagerie par les opérations de pensions. Ceci fait partie de la transformation des processus opérationnels en prévision du Projet de modernisation des services et des systèmes de pensions du gouvernement du canada (PMSSP).

1.2 Des instructions supplémentaires se trouvent à l'annexe « A » et sur le formulaire PWGSC-TPSGC 2006.

2. ANNULATION

2.1 La présente directive remplace la section 3-2-2006 du Guide de procédures de pension de retraite pour les bureaux du personnel desservis par le Système régional de paye (PER).

3. CONTEXTE

3.1 Le Projet d'imagerie pour la pension offre un accès rapide aux principaux documents liés aux pensions à l'échelle de toute l'organisation et permet de réduire le volume de papier devant être archivé. Le processus d'imagerie consiste à convertir les documents papier en fichiers électroniques lisibles.

4. POLITIQUE

4.1 Le formulaire PWGSC-TPSGC 2006 (Formulaire pour service accompagné d'option) est exigé losqu'un participant au régime de pensions de retraite de la fonction publique décide de racheter une période de service ouvrant droit à pension. Une fois rempli par le participant et approuvé par le Secteur des Pensions de retraite, Regroupement des pensions et Services à la clientèle (SPRRPSC), ce formulaire constitue un document juridique qui lie le participant et l'administrateur du régime de retraite aux modalités énoncées sur le formulaire.

4.2 Ce formulaire ne doit pas être utilisé pour soumettre une demande d'estimation des coûts.

4.3 Il faut utiliser le formulaire PWGSC-TPSGC 2092 (Renonciation aux prestations), s'il y a lieu, pour renoncer aux prestations en vertu de la Loi sur la pension de retraite de la Gendarmerie royale du Canada (LPRGRC) ou de la Loi sur la pension de retraite des Forces canadiennes (LPRFC).

5. PROCÉDURES ET INSTRUCTIONS

5.1 Dorénavant, les conseillers en rémunération doivent utiliser la version révisée du formulaire PWGSC-TPSGC 2006 disponible sur le site Web du secteur de la rémunération. Le conseiller doit remplir la partie « A » du formulaire en lettres majuscules, et ensuite imprimer le document sur du papier grand format (8 ½ x 14 po.).

5.2 Avant de transmettre le formulaire PWGSC-TPSGC 2006 à un participant au régime de retraite, les conseillers en rémunération doivent d'abord ajouter le code d'identification du dossier personnel (CIDP) et le numéro de pension dans la section « Renseignements personnels du participant ». Les conseillers en rémunération demeurent responsables de remplir la partie « A » du formulaire.

5.3 La nouvelle section intitulée « Renseignements personnels du participant » doit être remplie par le participant au régime de retraite. Cette section a été conçue spécifiquement pour fins d'imagerie. Il est donc important de la remplir adéquatement, en lettres majuscules, pour assurer l'optimisation du processus d'imagerie.

La partie « B » du formulaire doit aussi être remplie par le participant au régime. Il est à noter que la partie « B » s'étend maintenant sur deux pages (pages 1 et 2).

5.4 Comme par le passé, une fois le formulaire retourné au bureau du personnel, la partie « C » doit être remplie par le conseiller en rémunération.

5.5 Par la suite, le formulaire comportant la signature originale du participant est envoyé au bureau de TPSGC situé à Matane (Québec) à des fins de numérisation. Les images sont ensuite envoyées électroniquement au SPRRPSC, où elles seront traitées. Par conséquent, dans le cadre de ce processus, les conseillers en rémunération ne doivent plus envoyer les formulaires au SPRRPSC, à Shediac (Nouveau-Brunswick). De plus, le bureau de paye et le participant au régime devraient recevoir chacun une copie du formulaire et une autre copie doit être conservée dans le dossier personnel de l'employé.

5.6 La marche à suivre pour imprimer le formulaire est comprise dans les instructions à l'intention des participants et des bureaux du personnel, sur la dernière page du formulaire.

NOTA : Ce formulaire DOIT être imprimé sur du papier grand format (8 ½ x 14 po.). Si c'est l'employé qui a entrepris les démarches, et qu'il lui est impossible de l'imprimer en grand format avec son imprimante, il doit sélectionner l'option « Réduire selon marge de l'imprimante » du menu déroulant « Mise à l'échelle ».

6. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

6.1 Toute demande de renseignements sur l'information contenue dans ce document doit être adressée à votre bureau des services de rémunération de TPSGC.


La directrice générale
du Secteur de la rémunération,
Comptabilité, gestion bancaire et rémunération,



B. Fortin
a signé l'original

Brigitte Fortin


ANNEXE « A »

Formulaire pour service accompagné d'option

Instructions à l'intention des participants au régime de pensions de retraite de la fonction publique

Les participants devraient remplir la section « Renseignements personnels du participant » et la partie « B ». La section « Renseignements personnels du participant » devrait être remplie avec une écriture claire et en lettres majuscules, étant donné qu'il est essentiel qu'elle soit captée durant le processus de numérisation.

Il est à noter que la partie « B » débute à la page 1 et continue à la page 2. Assurez-vous que les dates de service inscrites sur le formulaire sont complètes et exactes. Inclure seulement les périodes de service qui doivent être comptées comme ouvrant droit à pension, car l'entente sur le rachat de service est EXÉCUTOIRE ET IRRÉVOCABLE.

Après avoir rempli le formulaire, les participants doivent en conserver une copie et envoyer l'original, dans les délais prescrits par la loi, à leur bureau du personnel. Il est recommandé de remettre le formulaire en main propre ou de le transmettre par courrier recommandé au bureau du personnel. Si le formulaire est transmis par courrier recommandé, le participant doit garder le reçu d'envoi comme preuve de la date d'expédition dans ses dossiers. La date à laquelle le formulaire est posté doit être inscrite dans l'espace prévu à cette fin dans la partie « B ».

La loi exige que si l'option est exercée dans un an à compter de la date d'émission de la Notification concernant le statut de cotisant du participant, le formulaire rempli doit être retourné avant la fin de l'année en question.

Si l'option est exercée après la date limite d'un an , le formulaire rempli doit être envoyé dans le mois qui suit la date de sa signature.

Parfois, les participants qui souhaitent racheter du service doivent subir un examen médical pour valider le rachat. Les examens médicaux doivent être subis dans les 90 jours qui précèdent ou dans les six mois qui suivent l'exercice de l'option. Les formulaires à remplir par le médecin doivent être envoyés au bureau régional des services médicaux (Santé Canada) désigné.

Si des participants sont sollicités pour aider à la vérification officielle de leur service, leur collaboration est essentielle. Le début des retenues ne signifie pas que le rachat a été accepté.

Quand le membre du régime choisit un paiement forfaitaire unique pour le rachat de service, la loi exige que les fonds soient reçus dans les 30 jours suivant la date de la signature de l'option; autrement, les versements mensuels deviennent exigibles et payables. Les transferts provenant d'autres régimes de retraite agréés ou régimes enregistrés d'épargne-retraite requièrent de remplir les formulaires T2151 ou le T2033 respectivement. Les formulaires remplis doivent être envoyés par courrier postal sans délai à l'adresse suivante :

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
Case postale 8000
Matane (Québec) G4W 4T6

Si nécessaire, le Secteur des Pensions de retraite, Regroupement des pensions et Services à la clientèle (SPRRPSC) autoriserait la perception des retenues mensuelles minimales.

Si le participant choisit de payer le service accompagné d'option par voie de retenues mensuelles, des intérêts ainsi que des frais d'assurance-vie s'appliqueront et seront inclus dans le coût.

Instructions à l'intention du bureau du personnel

Les zones réservées au CIDP et au numéro de pension de la section « Renseignements personnels du participant » et de la partie « A » doivent être remplies.

Après avoir reçu le formulaire du participant, la date de réception, le numéro d'inscription et les initiales doivent être inscrits dans l'espace prévu à cette fin dans la partie « C ».

Il faudrait commencer à prélever les retenues sur le traitement selon l'autorisation du participant et indiquer le mois durant lequel les premiers prélèvements sont effectués.

Il faut attester le traitement autorisé au moment où l'employé est devenu cotisant pour la dernière fois et le traitement à la date de signature du formulaire.

Il ne faut pas tenir compte des indemnités n'ouvrant pas droit à pension.

Les options exercées par les employés à temps plein et à temps partiel seront basées sur le salaire de l'équivalent temps plein associé au poste.

Une copie de ce formulaire, comportant votre signature ainsi que la signature originale de l'employé, doit être envoyée dans les 60 jours suivant sa réception par le bureau du personnel, à l'adresse suivante :

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
Case postale 8000
Matane (Québec) G4W 4T6

Vous devez conserver une copie du formulaire, envoyer une copie à votre bureau de paye ainsi qu'une copie au participant.