ARCHIVÉE DR 2009-016

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Le 14 juillet 2009

OBJET : Procédure pour le changement d'employeur - Report des cotisations en vertu de la Loi sur la pension de la fonction publique (LPFP) versées au taux bas

1. BUT

1.1. La présente directive vise à informer les conseillers en rémunération et les agents à la paye et aux pensions (APP) au sujet du report des cotisations en vertu de la LPFP versées au taux bas lorsque les employés sont mutés d'un ministère où le Conseil du Trésor (CT) est l'employeur à une société d'État ou un employeur distinct, ou vice versa, ou lorsqu'ils sont mutés d'une société d'État ou d'un organisme distinct qui utilise le Système régional de paye (SRP) à un autre.

1.2. Une liste complète des ministères où le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) est l'employeur (cités aux annexes I et IV de la Loi sur la gestion des finances publiques) et des sociétés d'État et organismes distincts se trouve dans le Rapport sur le rattachement des populations sur le site Web suivant : Rapport sur le rattachement des populations.

1.3. La présente directive devrait être lue en parallèle avec la Directive sur la rémunération 2002-17, datée du 27 juin 2002.

2. CONTEXTE

2.1. Lorsqu'un employé est muté d'un ministère où le CT est l'employeur à une société d'État ou un organisme distinct, ou vice versa, ou d'une société d'État ou d'un organisme distinct à un autre, cette mutation est effectuée au moyen des mouvements de paye « rayé de l'effectif » (RE), code de raison 19, et « porté à l'effectif » (PE). Auparavant, le bureau de paye effectuant le PE créditait l'élément M798 (caisses 1 et 2 de la LPFP selon le taux bas - autre bureau de paye) du fichier principal de l'employé (FPE) du montant des cotisations en vertu de la LPFP versées au taux bas du bureau ayant effectué le RE. Si cette procédure n'était pas suivie, le montant que l'employé aurait cotisé au régime de pensions serait inexact, car les retenues combinées auprès des deux employeurs excéderaient le montant maximal de cotisations en vertu de la LPFP selon le taux bas.

2.2. Le test d'intégrité des données sur la pension a permis de détecter un problème avec cette procédure, selon lequel les employés mutés d'un type d'employeur de la fonction publique à un autre au cours de la même année civile ne versaient pas toujours le bon montant de cotisations de retraite. Les mesures correctives devant être apportées se traduirent par un important surcroît de travail pour les employés des bureaux de paye (BP) et les conseillers en rémunération.

3. POLITIQUE

3.1. Changement d'emploi permanent ou temporaire

3.1.1. Pour les besoins de l'administration de la paye, un changement permanent d'employeur tel que défini à la section 1.2 de la présente ne doit pas être traité comme une mutation. Le passage d'un employeur à l'autre doit être traité en réalisant, immédiatement après avoir reçu l'avis relatif au changement d'emploi, les mouvements de paye RE et PE.

3.1.2. Pour les besoins de l'administration des pensions uniquement , lorsque le changement d'employeur est temporaire et que les deux employeurs se servent du SRP pour rémunérer leurs employés et qu'il ne s'agit pas d'un échange de personnel, il faut traiter ce changement en réalisant un mouvement de paye « temporairement rayé de l'effectif » (T-RE) par l'ancien employeur et un mouvement de paye PE en situation de double emploi par le nouvel employeur.

3.1.3. Il est à noter que les situations de double rémunération et de double emploi n'étaient pas visées par le report automatisé des cotisations en vertu de la LPFP selon le taux bas; le processus qui les concerne demeurera donc manuel.

3.2. Changement permanent d'employeur

3.2.1. Selon la législation en vigueur, il est indiqué que, lorsqu'un employé change d'employeur, les cotisations obligatoires au Régime de pensions du Canada (RPC), au Régime de rentes du Québec (RRQ), au Régime d'assurance-emploi (RAE) et au Régime québécois d'assurance parentale (RQAP) doivent recommencer, peu importe le montant des retenues précédentes. Autrement dit, même si l'employé a cotisé le maximum annuel auprès de l'ancien employeur, le montant de ses cotisations annuelles sera remis à zéro comme s'il n'avait rien cotisé, et les cotisations obligatoires précitées seront à nouveau prélevées jusqu'à ce que le montant maximum de cotisations soit atteint auprès du nouvel employeur. Le trop-payé de cotisations de l'employé (c.-à-d. le montant en sus des cotisations maximales) sera remboursé à l'employé lorsqu'il produira sa déclaration de revenus.

3.2.2. Lorsque le nouvel employeur est assujetti à la LPFP et que l'employé cotise au régime établi en vertu de la LPFP, l'employé demeurera cotisant à ce régime tant qu'il répondra aux exigences d'admissibilité. Afin de déterminer quand l'employé aura versé le montant maximal de cotisations en vertu de la LPFP selon le taux bas, il est nécessaire de mettre à jour le montant des retenues précédentes dans le FPE où le compte est maintenant actif.

3.2.2.1. À compter du 16 juin 2009, si le nouvel et l'ancien employeurs utilisent tous deux le SRP, peu importe le BP, le système mettra automatiquement à jour les cotisations en vertu de la LPFP selon le taux bas - autre bureau de paye (élément M798 du compte PE) du FPE chez le nouvel employeur, en utilisant la somme de la valeur des cotisations cumulatives en vertu de la LPFP selon le taux bas (élément M710) et de la valeur de l'élément M798 du FPE chez l'ancien employeur. L'ancien employeur devrait tenter de clôturer le compte avant de traiter le mouvement RE. De plus, tout rajustement ultérieur des cotisations en vertu de la LPFP selon le taux bas dans le compte RE sera automatiquement transféré dans le FPE chez le nouvel employeur.

3.2.2.2. Avant de traiter le mouvement RE, le conseiller en rémunération doit d'abord vérifier si le nouvel employeur utilise le SRP. Une liste des employeurs utilisant le SRP se trouve dans la ée personnel-paye (GEPP).

3.2.2.3. Si l'un des deux employeurs n'utilise pas le SRP, le bureau de paye ou le fournisseur des services de paye où se trouve maintenant le compte aura la responsabilité d'obtenir et d'enregistrer le montant des cotisations en vertu de la LPFP versées au taux bas auprès de l'ancien employeur. Cette procédure est nécessaire afin de déterminer quand l'employé aura versé le montant maximal de cotisations en vertu de la LPFP selon le taux bas. De cette manière, on s'assurera que les cotisations sont exactes.

3.2.3. Chaque employeur fournira le facteur d'équivalence (FE) calculé en fonction du nombre de périodes de paye ouvrant droit à pension passé par l'employé dans son organisation. Veuillez noter que, dans le cas des clients qui se servent du SRP, ce sera fait automatiquement. Dans ces cas, il faut suivre les procédures spéciales de fin d'exercice expliquées dans la Directive sur la rémunération 1994-012.

3.2.4. Lorsqu'un changement d'employeur survient au cours d'une année civile, un état de rémunération (c.-à-d. relevé T4 et Relevé 1) distinct devrait être produit par chaque employeur couvrant les gains, les retenues et le FE de l'employé pour la période au service de l'employeur en question. Pour cette raison les mouvements RE et PE doivent être traités rapidement.


4. PROCÉDURES ET INSTRUCTIONS

4.1. Changement permanent d'employeur - Nouvel employeur et ancien employeur utilisant le SRP

4.1.1. Immédiatement après avoir été informé du changement permanent d'employeur, le conseiller en rémunération de l' ancien employeur doit réaliser un mouvement T-RE associé au code de raison Y (en attente de RE), clôturer le compte et réaliser un mouvement RE associé au code de raison de départ 19 (changement d'employeur). Si le conseiller en rémunération doit intercepter ou rappeler la paye régulière, le paiement doit être annulé dans le SRP et le Système normalisé des paiements (SNP) avant que le mouvement RE soit traité. Lorsque le mouvement RE est complété, une copie du mouvement RE ainsi que la valeur des cotisations cumulatives en vertu de la LPFP selon le taux bas (élément M710) et la valeur de l'élément M798 seront automatiquement stockées dans un tableau distinct de la base de données (DB2), qui tentera ensuite d'établir un rapprochement avec un enregistrement PE. Si le mouvement PE n'a pas encore été effectué, le mouvement RE demeurera dans le tableau de la DB2 jusqu'à ce qu'un enregistrement PE correspondant soit également stocké dans un tableau distinct de la DB2. Si le mouvement PE a été effectué, un rapprochement sera fait avec l'enregistrement RE et les mouvements du BP correspondant seront traités automatiquement, en ajoutant les valeurs des éléments M710 et M798 du FPE chez l'ancien employeur afin de mettre à jour l'élément M798 dans le FPE actif de l'employé.

NOTA : Lorsque les codes d'identification de dossier personnel (CIDP) des mouvements RE et PE sont différents, on accédera au Système du fichier central (SFC) afin de faire un rapprochement entre les deux enregistrements.

Le conseiller en rémunération de l' ancien employeur doit également mettre à jour le texte non imposé (TNI) pour indiquer le nouvel employeur et une personne­ressource, si possible, dès que le mouvement RE est effectué. Ainsi, le BP pourra communiquer avec le nouvel employeur pour faire un rajustement, au besoin.

Le conseiller en rémunération de l' ancien employeur doit également mettre à jour le texte non imposé (TNI) pour indiquer le nouvel employeur et une personne­ressource, si possible, dès que le mouvement RE est effectué. Ainsi, le BP pourra communiquer avec le nouvel employeur pour faire un rajustement, au besoin.

Pour obtenir des renseignements sur le TNI, veuillez consulter le chapitre 20 du GEPP.

4.1.2. Il incombe au conseiller en rémunération du nouvel employeur de commencer les versements et les retenues qui s'appliquent, y compris les retenues pour récupérer les insuffisances et les trop-payés bruts. Lorsque le mouvement PE est complété, une copie du mouvement de PE sera stockée automatiquement dans le tableau de la DB2, en attendant un rapprochement avec l'enregistrement du RE.

Une fois que le rapprochement a été effectué et que l'élément M798 a été mis à jour à l'endroit où se trouve actuellement le compte, l'enregistrement du RE demeurera dans le tableau de la DB2 jusqu'à la fin de l'année civile. Si des rajustements ultérieurs sont nécessaires en raison d'un mouvement qui touche les cotisations en vertu de la LPFP lorsque le compte est en situation de RE, le système modifiera automatiquement l'élément M798 dans le FPE chez le nouvel employeur. Voir la liste des mouvements de paye pouvant être traités lorsqu'un compte est en situation RE à la section 4-4-02 du GEPP.

Une fois que le rapprochement a été effectué et que l'élément M798 a été mis à jour à l'endroit où se trouve actuellement le compte, l'enregistrement du RE demeurera dans le tableau de la DB2 jusqu'à la fin de l'année civile. Si des rajustements ultérieurs sont nécessaires en raison d'un mouvement qui touche les cotisations en vertu de la LPFP lorsque le compte est en situation de RE, le système modifiera automatiquement l'élément M798 dans le FPE chez le nouvel employeur. Voir la liste des mouvements de paye pouvant être traités lorsqu'un compte est en situation RE à la section 4-4-02 du GEPP.

4.2. Nouvel employeur permanent - Nouvel employeur n'utilisant pas le SRP

4.2.1. Comme il est indiqué à la section 3.2.2.1, le conseiller en rémunération doit d'abord vérifier si le nouvel employeur utilise le SRP. Si le nouvel employeur n'utilise pas le SRP, le conseiller en rémunération doit réaliser un mouvement RE associé au code de raison 50 (mutation d'un employé à un autre système de paye ou à un autre bureau de paye qui ne fait pas partie du système de paye de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC)). Dans ce cas, le processus automatisé sera contourné et un rapport sur les comptes associés au code de raison 50 contenant les valeurs des éléments M710 et M798 sera envoyé à l'ancien employeur. Ce dernier aura la responsabilité de communiquer au nouvel employeur le montant des cotisations en vertu de la LPFP versées au taux bas. Le nouvel employeur devra transmettre cette information à son fournisseur de services de paye ou faire le nécessaire pour tenir compte du montant des cotisations versées en vertu de la LPFP au taux bas auprès de l'ancien employeur et s'assurer que les cotisations ultérieures sont récupérées au bon taux.

4.2.2. Dans l'éventualité où, au cours de l'année civile, on effectue un rajustement au compte RE (p. ex., un chèque retourné et une révision) ayant une incidence sur la LPFP, un rapport sur les comptes associés au code de raison 50 contenant les valeurs modifiées des éléments M710 et M798 sera subséquemment généré et transmis à l'ancien employeur. Ces valeurs modifiées devront être communiquées au nouvel employeur qui prendra les mesures nécessaires énoncées à la section 4.2.1.

4.3. Un rapport trimestriel sur les mouvements RE ne correspondant pas sera transmis à l'ancien employeur au moyen des coordonnées indiquées dans le Fichier de contrôle des adresses et des listes de paye (FCALP). Ce rapport, qui contient tous les mouvements RE associés aux codes de raison 19 et 50, contiendra également les renseignements suivants : ministère, liste de paye, CIDP, nom, initiales, code de raison du RE, date d'entrée en vigueur du RE, valeurs des éléments M710 et M798.

4.3.1. L'ancien employeur utilisera ce rapport comme outil pour s'assurer que les renseignements ont été communiqués au nouvel employeur dès qu'un mouvement RE associé au code de raison 50 a été effectué. Lorsqu'un mouvement RE associé au code de raison 19 demeure non correspondant dans deux rapports trimestriels de mouvements RE non correspondants consécutifs, le conseiller en rémunération devrait communiquer avec le nouvel employeur, et possiblement avec l'employé, afin de confirmer que ce dernier travaille toujours dans la fonction publique. Si ce n'est pas, l'employé pourrait être admissible à des prestations de la LPFP et l'ancien employeur devrait alors prendre d'autres mesures.

4.4. Changement permanent d'employeur - Ancien employeur n'utilisant pas le SRP

4.4.1. Si seul le nouvel employeur utilise le SRP, le conseiller en rémunération responsable du compte doit, dès que le mouvement RE aura été réalisé, mettre à jour l'écran TNI en indiquant l'ancien employeur, une personne­ressource, ainsi que le CIDP et le numéro de pension de l'employé chez son ancien employeur. Il importe également que le conseiller en rémunération demande au BP de communiquer avec l'ancien employeur, dont le nom figure dans l'écran TNI. De son côté, le BP devra recueillir les données relatives à la LPFP, mettre à jour le FPE et rajuster toute cotisation en vertu de la LPFP déduite à un taux incorrect.

4.5. Changement permanent d'employeur - Ancien employeur et nouvel employeur n'utilisant pas le SRP

4.5.1. Si le nouvel employeur et l'ancien employeur n'utilisent pas le SRP, le nouvel employeur devra communiquer avec l'ancien employeur pour obtenir et enregistrer le montant des cotisations versées en vertu de la LPFP au taux bas, afin de s'assurer que le bon montant de cotisations est déduit de la paye de l'employé.

4.5.1. Si le nouvel employeur et l'ancien employeur n'utilisent pas le SRP, le nouvel employeur devra communiquer avec l'ancien employeur pour obtenir et enregistrer le montant des cotisations versées en vertu de la LPFP au taux bas, afin de s'assurer que le bon montant de cotisations est déduit de la paye de l'employé.

5. INSTRUCTIONS À L'INTENTION DES BP

5.1. Tous les mouvements associés au code d'intervention de paye (CIP) 30 générés seront consignés dans un fichier de restructuration (famille d'ensemble de données), lequel sera enregistré dans le programme de validation de restructuration en bloc (PAF10), puis divisé par BP, et automatiquement mis à jour dans le compte PE lors d'une mise à jour de routine du SRP. De cette manière, les mouvements de CIP 30 générés valides seront consignés dans les fichiers de la base de données des mouvements (BDM), de la piste de vérification et des mouvements en suspens, et pourront être consultés en ligne et imprimés par les programmes correspondants aux fins de vérification. Un rapport faisant état de tous les mouvements de CIP 30 générés au moyen de ce processus sera produit lors de chaque mise à jour supplémentaire. Aucun rapport ne sera produit si aucun mouvement de CIP 30 n'est généré lors d'une mise à jour supplémentaire.

Rapport sur les mouvements de CIP 30 générés - Ce rapport sera transmis au BP du nouvel employeur, ministère, liste de paye et CIDP, valeur monétaire du CIP 30 généré dans l'élément M798.

5.2. De nouveaux tableaux DB2 seront créés pour les mouvements PE et RE; ces tableaux présenteront tous les mouvements PE et les mouvements de RE associés au code de raison 19 ou 50 effectués dans les comptes ouvrant droit à pension, sauf dans les cas de code de type de pension 06 (service diplomatique), de double rémunération ou de double emploi où la valeur de l'élément M19 (double rémunération) est égale à 1 (l'employé touche une double rémunération), et/ou que la valeur du CIP 18C027 (double rémunération) ouvrant droit à pension) figure dans le bloc des allocations et retenues (A/R) du FPE.


5.3. Paiements supplémentaires (PAG34)

5.3.1. Lorsque le mouvement PE est traité après coup et que le conseiller en rémunération doit, pour commencer les versements, saisir un mouvement « Rajustement de versement » (RAV, CIP 71) pour payer la différence entre la date d'entrée en vigueur du PE et la période de paye au cours de laquelle le mouvement PE ou tout mouvement « Versement commencer » (VRC, CIP 18C) rétroactif est traité, les versements en question doivent être pris en compte lors du calcul des cotisations en vertu de la LPFP.

Les mouvements PE correspondants généreront un CIP 30 dont la valeur sera celle de l'élément M798 du mouvement RE associé au code de raison 19, lequel sera « en attente » jusqu'à la prochaine mise à jour, où la valeur de l'élément M798 sera actualisée.

Par conséquent, les opérations suivantes seront effectuées au cours de ce passage : le mouvement PE, ainsi que les mouvements VRC et RAV connexes seront traités, les données correspondantes du compte pour la valeur de l'élément M798 figurant dans le tableau des mouvements RE seront vérifiées et les cotisations en vertu de la LPFP seront calculées selon le taux bas ou le taux élevé, selon que le taux bas a été ou sera atteint lors de la mise à jour. Ces valeurs calculées généreront ensuite les paiements supplémentaires nécessaires et entraîneront la mise à jour des éléments M710 et/ou M711 (taux élevé de la LPFP), comme d'habitude.

Le tableau suivant présente le déroulement des opérations lorsque le mouvement RE est traité avant le mouvement PE  :

PASSAGE A 1. Le mouvement RE est reçu, puis saisi dans le tableau des mouvements RE (PAG28)
2. Aucun rapprochement ne peut être effectué à cette étape
PASSAGE B 1. Le mouvement PE est reçu, puis saisi dans le tableau des mouvements PE (PAG28)
2. Un rapprochement est effectué, et un CIP 30 est créé, puis signalé (PAG28)
3. Les mouvements de RAV et de VRC sont reçus– le processus de calcul des paiements supplémentaires (PAG34) tient compte du rapprochement et utilise les montants reportés en vertu de la LPFP) lors du calcul des cotisations en vertu de la LPFP)
PASSAGE C Le CIP 30 entraîne la mise à jour de l'élément M798 du FPE (PAG10)

Conformément à la pratique actuelle, les BP recevront une copie de l'imprimé sélectif du mouvement PE au moyen de e-SNAP, qui contiendra les valeurs à jour des éléments M710 et/ou M711, ainsi qu'une copie du CIP 30 généré, qui présentera la valeur de l'élément M798 du mouvement RE associé au code de raison 19. Une fois le CIP 30 traité, les bureaux de paye recevront un autre rapport sur le CIP 30, qui indiquera que la valeur de l'élément M798 du mouvement PE a été mise à jour.

5.4. Dans certains cas, le mouvement PE entraînera la mise à jour, le traitement ainsi que l'émission des paiements qui entraîneront la mise à jour de la valeur de l'élément M710 avant le traitement du mouvement RE associé au code de raison 19. Le cas échéant, une fois que le mouvement RE associé au code de raison 19 a été traité, le BP responsable du PE recevra un avis l'informant qu'un mouvement RE associé au code de raison 19 correspondant a été traité et que le montant des cotisations en vertu de la LPFP doit être vérifié.

Un avis NS1 énoncé comme suit sera généré :

  • « TOS PRIOR TO SOS REASON CODE 19, PAC 30 GENERATED - VERIFY PSSA / PE AVANT RE CODE RAISON 19, CIP 30 GENERE - VERIFIER LPFP »

Dans une telle situation, l' APP devra vérifier les cotisations en vertu de la LPFP déduites de la paye normale et de tout paiement supplémentaire afin de déterminer si elles ont été déduites au taux approprié; un rajustement devra être effectué si ce n'est pas le cas. Pour finir, l'agent devra vérifier le montant reporté de cotisations en vertu de la LPFP et créer un nouveau CIP 30 afin de mettre à jour correctement l'élément M798.

5.5. Au cours de la même année civile, un compte peut être RE associé au code de raison 19 dans un ministère, PE chez un autre employeur, puis être retourné au ministère précédent ou à un autre employeur en tant que RE associé au code de raison 19.

Exemple :

RE associé au code de raison 19 du ministère de la Défense nationale (MDN) → PE à la Chambre des communes (CDC)

RE associé au code de raison 19 à la CDCPE au MDN

Dans de tels cas, le CIP 30 généré pour le second mouvement RE sera rejeté et le BP responsable du PE recevra l'avis suivant:

  • NA9 - TRANSACTION REJECTED MULTIPLE SOS REASON19 / MOUVEMENT REJETE MULTIPLE RE RAISON 19

Comme le CIP 30 sera rejeté dans cette situation, le taux des cotisations déduites en vertu de la LPFP dans un mouvement RAV traité pourrait ne pas être le bon. Par conséquent, l' APP devra vérifier le montant des cotisations déduites en vertu de la LPFP qui est indiqué sur le mouvement RAV et modifier ce montant, le cas échéant. L'agent devra en outre établir le montant à reporter dans l'élément M798 au moyen du rapport sur les CIP 30 et créer un CIP 30 présentant le bon montant.


5.6. Report de fin d'année

5.6.1. Lorsque le report est effectué à la mi-décembre, un nouveau FPE présentant l'indicateur de la nouvelle année est créé. Le montant figurant dans l'ancien élément M710 est reporté dans le nouvel élément M930, et le montant indiqué dans l'ancien élément M798 est reporté dans l'élément MP798 (cumulatif de l'année - caisse 1 et caisse 2 selon le taux bas - autre bureau de paye) de l'année précédente.

Pendant le report, tous les enregistrements PE seront supprimés du tableau des mouvements PE de la DB2, et tous les enregistrements RE correspondants seront supprimés du tableau des mouvements RE de la DB2. En outre, tous les enregistrements RE non correspondants dont la date d'entrée en vigueur se trouve dans l'année civile précédente seront supprimés du tableau des mouvements RE de la DB2. Par exemple, lors du report de 2010 à 2011, tout enregistrement RE non correspondant dont la date d'entrée en vigueur se trouve en 2009 sera supprimé. Dans ce cas, aucun rapport sur les enregistrements RE supprimés ne sera généré, car ils auront été signalés à chaque trimestre. Tous les autres enregistrements RE non correspondants seront conservés dans le tableau des mouvements RE de la DB2 et signalés dans le rapport trimestriel.

5.6.2. Lorsque la date d'entrée en vigueur du RE ou du PE se trouve dans l'année civile précédente, le SRP produira l'avis suivant et le transmettra au BP responsable du PE  :

  • NA4 - WARNING - OVERLAPPING CALENDAR YEARS - REVISE PREV YR PSSA / AVERTISSEMENT : CHEVAUCHEMENT D'ANNEES CIVILES - REVISER LPFP ANNEE PREC

5.6.3. Lorsque le mouvement RE est traité avant le report, que le mouvement PE est traité après le report et que la date d'entrée en vigueur des deux mouvements précède le report, un rapprochement sera effectué, mais le CIP 30 ne sera pas créé et l'avis NA4 sera généré. Sur réception du mouvement RAV, le processus de calcul des paiements supplémentaires tient compte des mouvements RE et PE correspondants; cependant, le montant reporté en vertu de la LPFP n'est pas pris en compte lors du calcul des cotisations en vertu de la LPFP, car les montants s'appliquent maintenant à l'année précédente. L' APP devra vérifier et rajuster les cotisations de retraite déduites du paiement relatif au mouvement RAV et créer des mouvements de CIP 30 afin de correctement mettre à jour l'élément M798 pour l'année en cours et l'élément M930 pour l'année précédente.

Exemple
Mouvement Date d'entrée en vigueur Date de traitement Résultat
RE 05-12-2009 09-12-2009
  1. Mouvement RE chargé dans le tableau de la DB2
  2. Aucun rapprochement établi
Report de fin d'année 17-12-2009 Nouveau FPE créé– mouvements RE non correspondants conservés dans le tableau des mouvements RE
PE 07-12-2009 04-01-2010
  1. Mouvement PE chargé dans le tableau de la DB2
  2. Rapprochement établi avec un mouvement RE
  3. Aucun CIP 30 créé
  4. Avis NA4 généré
  5. Mouvements RAV et VRC reçus– Le processus de calcul de la paye supplémentaire tient compte des mouvements RE et PE correspondants; cependant, les montants reportés en vertu de la LPFP ne sont pas pris en compte dans le calcul des cotisations en vertu de la LPFP , car les montants s'appliquent maintenant à l'année précédente.

5.6.4. Lorsque le mouvement PE est traité avant le report, que le mouvement RE est traité après le report et que la date d'entrée en vigueur des deux mouvements précède le report, le mouvement RAV est traité sans les montants reportés en vertu de la LPFP, de nouveaux FPE sont créés pendant le report et le mouvement PE est supprimé du tableau de la DB2. Lorsque le mouvement RE est reçu et chargé dans le tableau des mouvements RE de la DB2, aucun rapprochement ne peut être effectué. Les mouvements RE non correspondants seront signalés dans le rapport trimestriel, lequel rapport est transmis au client, et l'enregistrement RE sera supprimé lors du nettoyage du report suivant. Dans une telle situation, il incombe à l'ancien et au nouvel employeur d'informer le BP des montants reportés en vertu de la LPFP qui sont signalés dans le rapport trimestriel. Dès que le client transmet ces renseignements au BP, l' APP mettra à jour les éléments M798 et/ou M930, puis vérifiera et rajustera toute cotisation versée en vertu de la LPFP depuis le traitement du mouvement PE, le cas échéant.

Exemple
Mouvement Date d'entrée en vigueur Date de traitement Résultat
PE 05-12-2009 09-12-2009
  1. Mouvement PE chargé dans le tableau de la DB2
  2. Aucun rapprochement effectué
  3. Mouvements RAV et VRC reçus
  4. Le processus de calcul de la paye supplémentaire calcule les cotisations en vertu de la LPFP sans utiliser les montants reportés en vertu de la LPFP
Report de fin d'année 17-12-2009
  1. Nouveau FPE créé
  2. Mouvement PE supprimé du tableau de la DB2
RE 07-12-2009 04-01-2010
  1. Mouvement RE chargé dans le tableau de la DB2
  2. Aucun rapprochement effectué
  3. Les mouvements RE non correspondants sont signalés dans le rapport trimestriel (remis à l'ancien employeur)
  4. L'enregistrement RE non correspondant est supprimé lors du nettoyage du report suivant

5.6.5. Lorsque la date d'entrée en vigueur des mouvements PE et RE précède le report mais que ces mouvements sont traités après le report, le rapprochement est établi une fois que le mouvement PE est chargé dans le tableau de la DB2, puis un CIP 30 est créé (la valeur pourrait être de 0 $ si aucun paiement n'a été effectué entre le report et le mouvement PE ou RE). Dans ce cas, un avis NA4 est produit dès que le CIP 30 met à jour l'élément M798 du FPE. Le processus de calcul des paiements supplémentaires tient compte du rapprochement et utilise les montants reportés en vertu de la LPFP lors du calcul des cotisations en vertu de la LPFP qui figureront sur les mouvements RAV et VRC. Lorsque le CIP 30 entraîne la mise à jour de l'élément M798 du FPE, un avis NA4 est généré à la fin du passage. L' APP doit vérifier si le taux des cotisations en vertu de la LPFP déduites du mouvement RAV était le bon; si ce n'est pas le cas, un rajustement est nécessaire. Il devra en outre établir le montant à reporter dans l'élément M798 de l'année en cours et dans l'élément M930 de l'année précédente - caisse 1 et caisse 2 de la LPFP selon le taux bas, au moyen du rapport sur les CIP 30, et traiter les mouvements CIP 30 en conséquence.

Exemple
Mouvement Date d'entrée en vigueur Date de traitement Résultat
Report de fin d'année 17-12-2009 Nouveau FPE créé
Paiement possible traité après le report, avant la réception du mouvement RE ou PE
RE 05-12-2009 23-12-2009
  1. Mouvement RE chargé dans le tableau de la DB2
  2. Aucun rapprochement effectué
PE 07-12-2009 04-01-2010
  1. Mouvement PE chargé dans le tableau de la DB2
  2. Rapprochement établi avec un mouvement RE
  3. CIP 30 créé
  4. CIP 30 entraînant la mise à jour de l'élément M798
  5. Avis NA4 produit
  6. Mouvements RAV et VRC reçus
  7. Le processus de calcul de la paye supplémentaire tient compte du rapprochement et utilise les montants reportés en vertu de la LPFP lors du calcul des cotisations en vertu de la LPFP .

5.6.6. Lorsque le mouvement PE est traité avant le mouvement RE et après le report de fin d'année, aucun rapprochement n'est effectué et le calcul des paiements supplémentaires s'effectue sans égard aux montants reportés en vertu de la LPFP. Dès que le mouvement RE est reçu et chargé dans le tableau de la DB2, le rapprochement est effectué avec le mouvement PE, le CIP 30 est créé et l'avis NS1 est généré (voir la section 6.2). Une fois que le CIP 30 a entraîné la mise à jour de l'élément M798 du FPE, un avis NA4 est produit à la fin du passage. L' APP doit vérifier si le taux des cotisations de retraite déduites des mouvements de RAV et de VRC est le bon; si ce n'est pas le cas, un rajustement est nécessaire. Pour terminer, il devra établir le montant à reporter dans l'élément M798 de l'année en cours et dans l'élément M930 de l'année précédente, au moyen du rapport sur les CIP 30, et faire les mises à jour nécessaires.

Exemple
Mouvement Date d'entrée en vigueur Date de traitement Résultat
Report de fin d'année 17-12-2009 Nouveau FPE créé
Paiement possible traité après le report, avant la réception du mouvement RE ou PE
PE 5-12-2009 23-12-2009
  1. Mouvement PE chargé dans le tableau de la DB2
  2. Aucun rapprochement effectué
  3. Mouvement RAV reçu et payé sans que l'on tienne compte des cotisations versées en vertu de la LPFP auprès de l'ancien employeur
RE 07-12-2009 04-01-2010
  1. Mouvement RE chargé dans le tableau de la DB2
  2. Rapprochement effectué avec un mouvement PE
  3. CIP 30 créé
  4. Avis NS1 généré
  5. CIP 30 entraînant la mise à jour de l'élément M798
  6. Avis NA4 produit

5.6.7. Un rapprochement est effectué lorsque les mouvements RE et PE sont traités lors de la même mise à jour. Par contre, si le mouvement PE est traité avant le mouvement RE, un rapprochement est effectué, mais un avis NS1 est produit. Dans certains cas, un avis NA4 peut aussi être produit (p. ex. lors du report de fin d'année).

5.7. Nouvel employeur permanent - Nouvel employeur n'utilisant pas le SRP

5.7.1. Si le nouvel employeur n'utilise pas le SRP, le client doit traiter un mouvement de RE associé au code de raison 50 (mutation d'un employé à un autre système de paye ou à un autre bureau de paye qui ne fait pas partie du système de paye de TPSGC). Dans ce cas, le processus automatisé sera contourné et un rapport sur les comptes associés au code de raison 50 contenant les valeurs des éléments M710 et M798 sera envoyé à l'ancien employeur. Ce dernier aura la responsabilité de communiquer au nouvel employeur le montant des cotisations en vertu de la LPFP versées au taux bas. Le nouvel employeur devra ensuite effectuer les retenues nécessaires en fonction du montant des cotisations en vertu de la LPFP précédemment déduit selon le taux bas.

5.7.2. Dans l'éventualité où, au cours de l'année civile, on effectue un rajustement au compte de RE (p. ex., un chèque retourné ou une révision) ayant une incidence sur la LPFP, un rapport sur les comptes associés au code de raison 50 contenant les valeurs modifiées des éléments M710 et M798 sera subséquemment généré et transmis à l'ancien employeur. Ces valeurs devront être communiquées au nouvel employeur, qui prendra les mesures nécessaires.

5.8. Nouvel employeur permanent - Ancien employeur n'utilisant pas le SRP

5.8.1. Si seul le nouvel employeur utilise le SRP, le conseiller en rémunération du nouvel employeur doit, dès que le mouvement de PE aura été réalisé, mettre à jour l'écran TNI pour indiquer l'ancien employeur, une personne­ressource, ainsi que le CIDP et le numéro de pension de l'employé chez son ancien employeur. Le conseiller en rémunération devra également demander au BP de communiquer avec l'ancien employeur, dont le nom figure dans l'écran TNI. De son côté, le BP devra recueillir les données relatives à la LPFP, traiter le CIP 30 afin de mettre à jour l'élément M798 du FPE actuel, et rajuster toute cotisation en vertu de la LPFP déduite à un taux incorrect, le cas échéant.

5.8.2. Il sera important que le BP demande à l'ancien employeur de l'informer de tout rajustement subséquent apporté au compte RE au cours de l'année civile, si ce rajustement a une incidence sur la LPFP. Lorsqu'un rajustement lui aura été signalé, le BP devra, quant à lui, traiter un CIP 30 afin de mettre à jour l'élément M798, et rajustera le montant des cotisations en vertu de la LPFP qui ont été déduites à un taux incorrect, le cas échéant.

6. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

6.1. Toute demande de renseignements sur ce qui précède devrait être adressée à votre bureau des services de rémunération de TPSGC.


La directrice générale
du Secteur de la rémunération,
Comptabilité, gestion bancaire et rémunération


B. Fortin
a signé l'original

Brigitte Fortin


Référence(s) : CJA 9006-24-4, 9203-5(1.2)