ARCHIVÉE DR 2009-017

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le 8 septembre 2009

OBJET : Recouvrement des avances de traitement en cas d'urgence à partir des paiements supplémentaires.

1. BUT

1.1 La présente directive vise à informer les conseillers en rémunération à propos d'une amélioration apportée au Système régional de paye (SRP) qui permet de recouvrer les avances de traitement en cas d'urgence à partir des paiements supplémentaires.

2. CONTEXTE

2.1 Selon les circonstances définies dans la Directive sur les conditions d'emploi, lorsque la paye régulière ne peut être remise à un employé le jour de paye officiel, la politique du Conseil du Trésor stipule qu'une avance de traitement en cas d'urgence peut être accordée à l'employé jusqu'à ce que la paye régulière puisse être émise par le biais du SRP.

2.2 Jusqu'à maintenant, on ne pouvait recouvrer les avances de traitement en cas d'urgence qu'à partir des traitements émis lors d'un passage de paye régulière. Advenant qu'un versement de paye régulière n'ait pas été effectué et qu'une avance de traitement en cas d'urgence ait été accordée, le rajustement lié à la paye régulière manquante sera émis lors d'un passage de paye supplémentaires.

3. POLITIQUE

3.1 Toute avance de traitement en cas d'urgence versée à un employé est considérée comme une « avance à justifier », de sorte qu'en vertu de l'article 38 de la Loi sur la gestion des finances publiques, celle-ci doit être recouvrée à partir des premières sommes destinées à l'employé.

Cette directive devrait être lue parallèlement à la Directive sur les conditions d'emploi.

4. PROCÉDURES ET INSTRUCTIONS

4.1 À compter de la mise à jour du passage de paye supplémentaire du 30 septembre 2009, les conseillers en rémunération pourront procéder au recouvrement des avances de traitement en cas d'urgence à partir des paiements supplémentaires émis au moyen d'un mouvement «rajustement de versement» (RAV/CIP71), en saisissant un mouvement «retenue supplémentaire» (RSP/CIP77), assorti du code de retenue 819.

4.2 Dans les instances où le recouvrement d'une avance de traitement en cas d'urgence ne peut être effectué à partir des premiers fonds disponibles, il faudra donc les recouvrer à partir de la prochaine paye régulière au moyen d'un mouvement «retenues-commencer» (RTC/CIP16C), assorti du code de retenue 819 ou par mandat ou chèque personnel.

4.3. RAPPEL

4.3.1 Avant de procéder au recouvrement d'une avance de traitement en cas d'urgence, les conseillers en rémunération devraient toujours s'assurer que le montant à recouvrer n'est pas supérieur à celui de la paye net devant être émise à l'employé, toujours en tenant compte des autres retenues obligatoires, tels les trop payés. Si le recouvrement est supérieur à la paye net, le mouvement sera rejeté et les conseillers en rémunération devront donc saisir un RTC/CIP16C819 afin de recouvrer l'avance à partir de la prochaine paye régulière.

5. RESPONSABILITÉS DES BUREAUX DE PAYE

5.1 Aucune nouvelle responsabilité n'est confiée aux bureaux de paye à la suite de ce changement. Les procédures actuellement appliquées par ces derniers ne sont pas touchées.

6. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

6.1 Toute demande de renseignements sur ce qui précède devrait être adressée à votre bureau des services de rémunération de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

La directrice générale
du Secteur de la rémunération,
Comptabilité, gestion bancaire et rémunération

B. Fortin
a signé l'original

Brigitte Fortin

Référence(s) : CJA 9015-19