ARCHIVÉE DR 2010-006

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• Avis d'information aux employés

| Le 12 avril 2010 (révisée le 8 juillet 2011)

OBJET : Lancement de l'application Web en libre-service du Régime de soins de santé de la fonction publique (RSSFP), modifications des écrans de saisie relatifs au RSSFP dans le Système en direct de la paye et modifications apportées au format et à la délivrance des numéros de certificat du RSSFP , en vigueur à compter du 3 mai 2010.

Nota : Seuls les ministères et organismes ayant mis en œuvre les applications Web de la rémunération (AWR) ont accès à la nouvelle application Web du RSSFP dont il est question dans la présente directive.

1. BUT

1.1 La présente directive a pour but d'informer les conseillers en rémunération ayant accès aux AWR que l'emploi de la nouvelle application Web du RSSFP est obligatoire, ainsi que d'expliquer le fonctionnement de ce nouvel outil.

1.2 La directive vise aussi à informer les conseillers en rémunération n'ayant pas accès aux AWR des modifications apportées aux écrans de saisie relatifs au RSSFP dans le Système en direct de la paye.

1.3 Enfin, la directive vise à informer tous les conseillers en rémunération des modifications apportées au format et à la délivrance des numéros de certificat du RSSFP.

2. CONTEXTE

2.1 Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) a demandé que le Secteur de la rémunération aide à améliorer la communication des renseignements sur la protection au titre du RSSFP entre les employés, les conseillers en rémunération et l'administrateur du régime. Le Secteur a donc développé une application Web en libre-service du RSSFP à l'intention des conseillers en rémunération et des employés. Cet outil contient les mêmes zones de données que la demande d'adhésion au RSSFP sur papier, mais est doté de fonctions automatisées qui réduisent les saisies de données manuelles nécessaires.

Le SCT a noté que les numéros de certificat du RSSFP en double comptent parmi les anomalies de données les plus souvent signalées. Pour y remédier, le Secteur de la rémunération a remplacé le processus de gestion manuelle des blocs de numéros de certificat par un nouveau programme qui produira automatiquement des numéros de certificat au moyen de la nouvelle application Web du RSSFP et du Système en direct de la paye.

Outre les anomalies de données, le SCT a informé le Secteur de la rémunération des modifications au format et à la fréquence des rapports sur les données des participants au RSSFP. Ces modifications consistent à fournir un fichier hebdomadaire sur la protection au titre du RSSFP au lieu du fichier mensuel actuel sur les remises. Pour y donner suite, le Secteur a préparé un fichier qui servira à recueillir et à envoyer les données suivantes : le nom et la date de naissance du participant, le niveau et la date d'entrée en vigueur de la protection et le numéro de certificat. Ce nouveau fichier est prêt, mais il ne sera lancé qu'en avril 2011, à la demande du SCT.

Les solutions présentées par le Secteur de la rémunération contribueront à réduire globalement les anomalies de données, satisferont aux exigences futures en matière de données du fichier sur la protection et mettront entre les mains des conseillers en rémunération un outil d'automatisation de certains aspects de l'administration du RSSFP.

3. POLITIQUE

3.1 Pour consulter la Directive du Régime de soins de santé de la fonction publique, visitez le site Web du Conseil national mixte.

4. PROCÉDURES - INSTRUCTIONS

4.1. Nouvelles procédures et instructions à l'intention des ministères ayant accès aux AWR

4.1.1 L'application Web du RSSFP applique les mêmes droits d'accès que ceux attribués à l'heure actuelle aux conseillers en rémunération dans le Système régional de paye (SRP). Ainsi, les conseillers en rémunération pourront consulter et mettre à jour les mêmes listes de paye (LP), ou l'équivalent, auxquelles ils ont déjà accès dans le SRP.

4.1.2 Les employés peuvent se servir de l'application Web pour présenter une demande électronique afin de commencer, de modifier, d'arrêter ou de rétablir leur protection au titre du RSSFP. Plus de 80% des règles opérationnelles du RSSFP sont programmées dans la nouvelle application Web, tandis que les données de base personnelles disponibles sont inscrites automatiquement dans les zones du formulaire électronique. Les règles opérationnelles déterminent les actions qu'un employé a le droit d'accomplir, et elles calculent automatiquement - en fonction des options de protection sélectionnées par l'employé - le montant de la retenue mensuelle, la date de la première retenue et la date d'entrée en vigueur de la protection. Les contrôles de validation automatiques et les calculs intégrés au formulaire électronique simplifieront le travail de vérification des conseillers en rémunération.

4.1.3 Les employés qui optent de ne pas utiliser les AWR continueront à soumettre des formulaires de demande sur papier. Les conseillers en rémunération saisiront ces demandes dans les AWR pour le compte des employés dont ils sont responsables. L'automatisation et les contrôles de validation intégrés à l'application Web réduiront le temps actuellement nécessaire pour calculer les données sur la protection et pour vérifier les formulaires de demande.

4.1.4 Les formulaires de demande du RSSFP soumis par voie électronique sont acheminés au moyen de l' AWR à un conseiller en rémunération, pour vérification (sélectionner la commande « Vérifier » dans le menu latéral de gauche). Au besoin, les conseillers en rémunération peuvent remplacer les données incorrectes du formulaire de demande du RSSFP électronique plutôt que de refuser la demande.

4.1.5 Il est recommandé que les conseillers en rémunération accèdent fréquemment à l'application Web du RSSFP afin de répondre sans tarder aux demandes relatives au RSSFP. Un message à la page d'accueil de l'application Web du RSSFP avertira les conseillers en rémunération si des demandes sont en attente de vérification.

4.1.6 Les formulaires de demande vérifiés et acceptés créent automatiquement un mouvement de retenues au titre du RSSFP à extraire pour traitement par le SRP selon le calendrier du traitement de la paye pertinent. Par la suite, une retenue mensuelle est ajoutée au compte de paye de l'employé.

4.1.7 Les conseillers en rémunération peuvent consulter la base de données des mouvements et le rapport d'analyse des erreurs pour vérifier que les mouvements ont bien été saisis dans le SRP. Ils peuvent aussi faire usage de l'application Web du RSSFP pour s'informer de l'état de la protection du participant.

4.1.8 Les formulaires liés au RSSFP rejetés paraîtront dans la section « Corriger » dans le menu latéral de gauche de l'application Web. S'il s'agit d'un refus par le SRP , le code de raison du refus est indiqué. S'il est impossible de corriger une demande rejetée, elle demeurera dans la section « Corriger ». Toutes les demandes corrigées sont réacheminées à un conseiller en rémunération aux fins de vérification.

4.2. Renseignements importants pour les ministères utilisant les AWR

4.2.1 Les employés qui prennent un congé non payé (CNP) ne doivent pas utiliser l'application Web du RSSFP pour arrêter leur protection. S'ils sélectionnent « arrêter », un message leur indiquera qu'ils ne doivent pas utiliser cet outil pour les CNP et doivent plutôt communiquer avec leur conseiller en rémunération puisqu'il s'agit de cas complexes et qu'ils devront fournir des renseignements supplémentaires à ce sujet.

4.2.2 Un message d'avertissement s'affichera dans l'application Web du RSSFP si un employé en CNP se trouve dans une situation de double emploi. Ce message rappelle qu'il faut vérifier auprès de l'employé et/ou du ministère d'attache si l'employé souscrit toujours au RSSFP.

4.2.3 Le système créera un message d'avertissement si les deux conditions suivantes figurent dans la même demande d'adhésion au RSSFP : changement d'une personne à charge tout en faisant une demande de protection à l'extérieur du Canada, et activation de la protection payée par l'employeur tout en faisant une demande de protection à l'extérieur du Canada.

4.2.4 L'entrée en vigueur d'une protection totale ou d'une protection supplémentaire peut être postdatée d'au plus un an. Pour ce faire, l'employé admissible ou le conseiller en rémunération entre la date de départ du Canada ou de retour au Canada. Le conseiller en rémunération devra se rappeler de modifier la demande si la situation de l'employé change.

4.2.5 Date d'admissibilité imposée (le 1er juillet 1960)

Les employés admissibles au RSSFP qui n'y auront pas adhéré d'ici le 2 mai 2010 inclusivement se verront imposer la date d'admissibilité du 1er juillet 1960. Les conseillers en rémunération chargés d'entrer dans le système de tels formulaires pour les employés dont la date d'admissibilité imposée est le 1erjuillet1960 recevront un message d'avertissement leur indiquant que la date a été imposée, en vérifieront l'exactitude et la corrigeront au besoin avant de traiter la demande.

Si un employé était admissible à participer au RSSFP et qu'il n'a pas exercé cette option au plus tard le 2 mai 2010 et que celui-ci tente d'accéder à l'application Web du RSSFP pour commencer sa protection, l'application affichera un message pour lui indiquer de remplir et de soumettre une copie papier du formulaire d'adhésion, car le système n'a pu déterminer la date d'admissibilité.

4.2.6 Pour obtenir de l'aide dans l'application, il suffit de placer le curseur sur le numéro de la zone concernée.

4.2.7 Les conseillers en rémunération peuvent s'informer de l'état d'une demande électronique d'adhésion au RSSFP en cliquant sur le lien « Créer une demande », puis en entrant le code d'identification de dossier personnel (CIDP) de l'employé.

4.2.8 Processus relatif aux mutations d'entrée (MUE), aux mutations de sortie (MUS), aux ports à l'effectif (PE) et aux retraits de l'effectif (RE) :

• Mutation dans le même bureau de paye (BP) : Aucune intervention n'est requise. Le SRP créera automatiquement un mouvement d'arrêt (CIP16S) pour mettre fin à la protection associée au BP, au ministère et à la LP , ainsi qu'un mouvement de commencement (CIP16C) pour commencer la protection sous les nouveaux BP, ministère et LP. Le mouvement CIP16C sera traité dans le SRP dans le passage de mise à jour suivant la mutation.
• Mutation d'un BP à un autre : Si la valeur du BP dans le mouvement de MUE (CIP 04) est différente de celle du mouvement de MUS (CIP 03), le message d'avertissementWN3 s'affiche à l'intention du BP lié à la mutation d'entrée: «WN3 - Changement de BP. Continuer la couverture au RSSFP si requis». Un mouvement de CIP16S sera automatiquement créé pour faire état de la fin de la protection liée au BP, au ministère et à la LP et pour indiquer la date de fin de la protection. Après avoir reçu le message, le conseiller en rémunération devrait accéder à l'application Web du RSSFP où l'écran «Rétablir» sera affiché pour l'employé. Le conseiller en rémunération devra rétablir la protection du participant, s'il est toujours admissible au RSSFP.
• PE et RE : Lorsqu'un employé est RE, un mouvement de CIP16S est automatiquement créé pour arrêter la protection au titre du RSSFP , à compter du premier jour du mois suivant le mois du RE. La «date de fin» de la protection sera ajoutée au mouvement de CIP16S servant à faire état de la fin de la protection associée au BP, au ministère, à la LP et au CIDP. Une fois l'employé PE , le conseiller en rémunération devrait accéder à l'application Web du RSSFP. L'écran Rétablir sera affiché pour l'employé (le conseiller en rémunération devrait veiller à ce que l'employé ait été RE avant d'accéder à l'application). Le conseiller en rémunération devra rétablir la protection du participant, s'il est toujours admissible au RSSFP.

4.2.9 Pour les demandeurs qui ont déjà bénéficié de la protection au titre du RSSFP comme participant (dont les pensionnés et les anciens membres de la GRC et des Forces canadiennes), conjoint ou personne à charge :

• Si les renseignements relatifs à la protection antérieure du participant se trouvent dans l'application Web du RSSFP , l'action «Rétablir» sera affichée à l'intention des demandeurs admissibles ou du conseiller en rémunération.
• Si les renseignements relatifs à la protection antérieure du participant ne figurent pas dans l'application Web du RSSFP , l'action « Commencer » sera affichée à l'intention des demandeurs admissibles ou du conseiller en rémunération. Ces demandeurs n'auront qu'à entrer les renseignements sur leur protection antérieure dans la zone «Anciennement couvert par ce régime» (conformément au texte d'aide associé à cette zone), tout comme ils le feraient sur la copie papier du formulaire.

4.3. Nouvelles procédures et instructions pour les non-utilisateurs des AWR - modifications apportées à la saisie de données sur le RSSFP dans le Système en direct de la paye

4.3.1. CIP 16C, Retenues - Commencer (RTC) :

• Les conseillers en rémunération doivent entrer une date d'entrée en vigueur de la protection pour tous les mouvements de commencement de retenues au titre du RSSFP.
• Pour changer la date initiale d'entrée en vigueur (même date) pour une date antérieure à avril 2010, deux mouvements sont nécessaires. Les conseillers en rémunération doivent entrer dans les deux mouvements la date d'entrée de la protection, c'est-à-dire le mois suivant la date d'entrée en vigueur du mouvement de commencement de retenues initial.
• Si l'employé a déjà participé au RSSFP , le conseiller en rémunération doit entrer l'ancien numéro de certificat du RSSFP , sans quoi le SRP lui en assignera un nouveau.

4.3.2. CIP 16A, Retenues - Modifier (RTM) :

• Les conseillers en rémunération doivent entrer une date d'entrée en vigueur de la protection pour tous les mouvements de modification de retenues au titre du RSSFP.
• Pour apporter une modification qui prendra effet à une date antérieure à avril 2010, deux mouvements sont nécessaires. Les conseillers en rémunération doivent entrer la date d'entrée en vigueur de la protection (même date) dans les deux mouvements, c'est-à-dire le mois suivant la date d'entrée en vigueur du mouvement de modification de la protection.
• Le numéro de certificat du RSSFP de l'employé est inséré automatiquement par le SRP.

4.3.3. CIP 16S, Retenues - Arrêter (RTA) :

• Les conseillers en rémunération doivent entrer une date de fin de protection pour tous les mouvements d'arrêt de retenues au titre du RSSFP.
• Le numéro de certificat du RSSFP de l'employé est inséré automatiquement par le SRP.

4.3.4. CIP 16R, Retenues - Rembourser (RTR) :

• Lorsque le remboursement sert à reporter à une date ultérieure la date d'entrée en vigueur indiquée dans le mouvement de commencement de retenues initial, les conseillers en rémunération doivent saisir la date exacte d'entrée en vigueur de la protection au titre du RSSFP au moment de créer le mouvement CIP 16R.
• Le numéro de certificat du RSSFP de l'employé est inséré automatiquement par le SRP.

4.3.5. CIP 02S, Rayé de l'effectif (RE) :

• Le SRP créera un mouvement de CIP 16S pour arrêter les retenues au titre du RSSFP afin d'inscrire une date de fin de protection dans le fichier sur la protection au titre du RSSFP. Le SRP calculera la date de fin de la protection à partir de la date d'entrée en vigueur du RE. Par exemple, si celle-ci est nov/XX, la date de fin de la protection sera le 31/12/XX. Le conseiller en rémunération doit vérifier la date de fin de la protection, car elle peut être incorrecte si aucun prélèvement n'a été effectué au cours du mois du RE.

4.3.6. CIP 03S, Mutation de sortie (MUS) :

• Le SRP créera un mouvement de CIP 16S pour arrêter les retenues au titre du RSSFP afin d'inscrire une date de fin de protection dans le fichier sur la protection au titre du RSSFP. Le SRP calculera la date de fin de la protection à partir de la date d'entrée en vigueur de la MUS. Par exemple, si celle-ci est nov/XX, la date de fin de la protection sera le 31/12/XX. Le conseiller en rémunération doit vérifier la date de fin de la protection, car elle peut être incorrecte si aucun prélèvement n'a été effectué au cours du mois de la MUS.
• Les mouvements de MUS génèrent également un mouvement de CIP 16C, Retenues - Commencer (RTC), pour refléter le début de la protection au titre du RSSFP dans le nouveau ministère, seulement si le BP reste le même entre le CIP 03 et le CIP 04. La date d'entrée en vigueur de la protection dans ce mouvement est calculée automatiquement.

4.3.7. CIP 04C, Mutation d'entrée (MUE) :

• Si la mutation concerne deux BP, le SRP créera un message WN3 avertissant le conseiller en rémunération que le bureau de paye a changé et que la protection de l'employé au titre du RSSFP ne doit pas être interrompue, s'il y a lieu. Si aucune modification n'est apportée à la protection au titre du RSSFP , la date d'entrée en vigueur de la protection doit correspondre au mois suivant la date d'entrée en vigueur inscrite dans le mouvement de CIP 16C effectué par le ministère associé à la MUS.

4.3.8. Modification des écrans du Système en direct de la paye - nouvelles zones :

• Retenues - Commencer (RTC) : « Date début de couverture »;
• Retenues - Modifier (RTM) : « Date début de couverture » et « Inscrire « X » » pour créer un nouveau no de contrat pour RSSFP ;
• Retenues - Arrêter (RTA) : « Date fin de couverture »;
• Retenues - Rembourser (RTR) : « Date début de couverture »;
• Autorisation (ATR) : « Date début de couverture » et « Date fin de couverture ».

4.4. Renseignements sur les numéros de certificat du RSSFP

4.4.1 Les ministères ne conserveront plus de blocs de numéros de certificat du RSSFP. Dorénavant, l'application Web du RSSFP et le Système en direct de la paye créeront automatiquement les nouveaux numéros de certificat.

4.4.1.1 Il est important que le conseiller en rémunération confirme avec l'employé si ce dernier a déjà été protégé sous le RSSFP en tant que personne à charge ou participant avant d'accepter la demande d'adhésion. S'il découvre que l'employé était un participant au RSSFP et que ceci ne paraît pas dans la demande, le conseiller en rémunération doit rejeter la demande et aviser l'employé de soumettre de nouveau sa demande en utilisant son ancien numéro de certificat.

Si l'employé a été rayé de l'effectif (RE) le ou avant le 2 mai 2010, il doit alors faire un mouvement « commencer » en utilisant son ancien numéro de certificat.

Si l'employé a été RE après le 2 mai 2010, il doit alors faire un mouvement « réinscrire » en utilisant son ancien numéro de certificat.

Si l'employé était un participant comme personne à charge et désir devenir souscripteur à part entière, il doit faire un mouvement « commencer », mais doit aussi remplir la section « Anciennement couvert par ce régime » et fournir le numéro de certificat sous lequel il était protégé.

4.4.1.2 Si l'employé confirme qu'il a déjà été participant du RSSFP , mais qu'il a oublié son ancien numéro de certificat, le conseiller en rémunération doit l'aviser de communiquer avec la Sun Life du Canada, compagnie d'assurance-vie (l'assureur) au numéro sans frais suivant : 1-888-757-7427 afin d'obtenir son ancien numéro de certificat.

4.4.1.3 L'assureur est responsable de coordonner l'ancien numéro de certificat avec le nouveau numéro de certificat.

| Si vous devez joindre l'unité de protection de la Sun Life du Canada, compagnie d'assurance-vie, vous pouvez téléphoner à l'assureur au numéro 613-560-7512.

NOTA : Veuillez noter que le numéro ci-dessus mentionné est pour l'usage exclusif des conseillers en rémunération et ne doit pas être donné aux employés.

4.4.2 Les conseillers en rémunération ne pourront plus modifier les numéros de certificat du RSSFP. Ils devront plutôt utiliser l'application Web du RSSFP et le Système en direct de la paye pour créer sur demande de nouveaux numéros de certificat. Il est toutefois recommandé d'utiliser cette fonction dans des cas exceptionnels seulement.

4.4.3 Le conseiller en rémunération peut, dans le Système en direct de la paye, demander un nouveau numéro de certificat du RSSFP pour un participant. Pour ce faire, il doit entrer un « X » dans la zone « Inscrire « X » pour créer un nouveau no de contrat pour le RSSFP » de l'écran « Retenues - Modifier » (RTM).

4.4.4 Les numéros de certificat du RSSFP associés aux codes de retenues 5D7, 5D8, 703, 708, 713, 854, 855, 856, 857 et 872 sont maintenant composés de sept chiffres plutôt que de dix, les trois premiers caractères ayant été supprimés.

5. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

5.1 Toutes questions portant sur la fonctionnalité de la nouvelle application sont considérées techniques, et doivent donc être dirigées vers la personne-ressource dont les coordonnées figurent dans l'application Web. Toute autre demande de renseignements sur le contenu de ce document devrait être adressée à votre bureau des services de rémunération de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

La directrice générale
du Secteur de la rémunération,
Comptabilité, gestion bancaire et rémunération

B. Fortin
a signé l'original

Brigitte Fortin

Référence(s) : CJA 9024-100-40