Groupe de travail interministériel d’analyse
Analyse de la cause première des problèmes de Phoenix
Sommaire
Le Groupe de travail interministériel d’analyse (GTIA), composé de représentants d’organisations de la communauté RH-à-Paye au niveau opérationnel, a été constitué à la demande du Groupe de travail des ministres chargés d’atteindre la stabilisation du système de paye afin d’examiner les problèmes liés au système Phénix en analysant les causes fondamentales et de formuler des recommandations classées par ordre de priorité.
Le groupe s’est réuni de juillet à octobre 2017. Le GTIA a relevé 257 problèmes à partir de documents sources et d’enjeux ministériels hautement prioritaires. Afin de respecter les délais, un sous-ensemble de problèmes a été sélectionné pour être soumis à une analyse fondée sur la priorisation et l’évaluation des risques. À l’issue de l’analyse des causes fondamentales de ces problèmes, 29 rapports d’analyse des causes fondamentales distincts ont été produits.
Ces rapports devraient être pris en considération dans les projets concernés en cours sous la gouvernance RH-à-Paye. Dans certains cas, l’analyse pourrait apporter à ces projets des renseignements importants qui ne sont pas déjà assimilés; dans d’autres, elle pourrait indiquer que l’ordre de priorité est à revoir.
En plus de recommandations ciblées visant la résolution des causes fondamentales énoncées à la section 3 du présent rapport, trois grands thèmes résumant les observations du GTIA ont émergé de ces analyses:
A. Système
Le présent rapport comprend de nombreux exemples de choix de configuration qui étaient logiques du point de vue du système, mais qui ont échoué au chapitre de l’utilisabilité. Un modèle axé sur le client devrait être appliqué au processus et à la configuration du système afin d’intégrer certains besoins propres au continuum RH-à-Paye. Il faut repenser la configuration du système Phénix et des processus connexes de manière à simplifier l’expérience des usagers et à réduire au minimum le risque d’erreurs. En outre, plusieurs rapports d’incident et demandes de changement d’importance doivent être mis en œuvre si l’on veut régler les problèmes fonctionnels et techniques toujours non résolus.
B. Processus opérationnels
La fonction intégrée RH-à-Paye est extrêmement complexe : elle comporte de nombreux systèmes qui sont maintenant étroitement intégrés, ce qui a de nouvelles incidences critiques sur l’exactitude et la rapidité. Le nouvel environnement (individus, processus, systèmes, politiques) exige l’intégration des processus opérationnels, de la configuration des systèmes, des essais, de la documentation pour les usagers, de la formation et du soutien aux utilisateurs, et ce, des RH à la paye.
C. Gestion du changement
Bon nombre des problèmes analysés renvoient à un manque de communication ou de formation. En matière de communication et de déploiement d’outils et de formation, l’uniformité, la rapidité et l’exactitude sont essentielles. Un changement de culture, à savoir le passage d’un traitement de la paye tardif à un traitement de la paye à temps, est crucial pour que les employés reçoivent leur paye en temps opportun. Il s’agit d’un changement de taille qui ne pourra pas s’accomplir sans l’élaboration d’un plan de perfectionnement de la main d’œuvre appuyé par un programme de gestion du changement structuré, uniforme et durable.
La structure et la discipline de l’analyse formelle des causes fondamentales se sont avérées très utiles pour effectuer une analyse complète des problèmes et pour repérer les secteurs à améliorer. À l’avenir, l’analyse formelle des causes fondamentales devrait être intégrée aux activités de l’environnement RH-à-Paye.
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