Archivé : Annexe A : Commission canadienne des grains

Voici les principales mesures prises pour aider à stabiliser le système de paye

Ressources

• Mettre sur pied une unité de la paye (Unité d’intégration de la paye) à compter du 1er avril 2017, composée d’un AS‑03, de deux AS‑02 et d’un CR‑04 comptant au total 30 ans d’expérience en rémunération et relevant directement du directeur des RH.
• Fournir des conseils et du counseling individuel aux employés concernant leurs avantages sociaux et leurs droits.
• Effectuer des recherches et extraire, compiler et analyser l’information liée à la paye provenant de sources multiples dans le but de soutenir les clients, les ministères clients, les fournisseurs de services tiers et les syndicats au nom des clients et de l’employeur. 
• Examiner et analyser les demandes relatives aux mouvements de paye.
• Fournir des renseignements et de la formation aux employés au sujet de la paye, des avantages sociaux et du système de paye Phénix, par exemple : offrir un soutien et un encadrement aux employés et aux gestionnaires en ce qui concerne la consignation des données sur les heures supplémentaires et les paiements dans Phénix.
• Mettre en œuvre et animer une formation sur Phénix, la paye et les avantages sociaux, comme la « formation sur la stabilisation des RH et de la paye ».
• Une description détaillée de toutes les initiatives entreprises par la Commission canadienne des grains se trouve à l’annexe B ci‑jointe.

Intégrité des données

• Saisir avec exactitude les données dans le système des RH (PeopleSoft).
• Établir la correspondance de l’empilement des travaux.
• Mettre en œuvre des processus internes pour améliorer l’exactitude des dates de base de service ouvrant droit à un congé et des indemnités de vacances à payer.
• Veiller à ce que les données des employés soient exactes et à jour; envoyer des courriels semestriels à tous les employés pour s’assurer que leurs coordonnées et adresses postales sont à jour.

Communications et collaboration

• Tenir les employés, la direction et les syndicats au courant de toute situation, tendance et modification liées à la paye. Par exemple, un courriel mensuel sur les trucs et astuces est envoyé à tout le personnel, tout comme des mises à jour sur la mise en œuvre des conventions collectives à mesure que l’information devient accessible.
• Établir une boîte aux lettres générique interne qui serait gérée par trois conseillers en rémunération chevronnés, pour faciliter l’accès des employés à du soutien concernant des problèmes avec la paye, la rémunération ou Phénix et leur permettre d’obtenir une réponse en moins de 48 heures.
• Maintenir des voies de communication ouvertes et transparentes avec les syndicats.
• Collaborer avec les départements internes (TI, Finances, RH, Communications).
• Participer à plusieurs formations à Gatineau afin de mieux atteindre les objectifs pour le Centre de paye, Phénix et le Ministère relatifs à la paye.
• Assister régulièrement à des téléconférences aux fins de collaboration avec différents intervenants, notamment SPAC – Centre de paye, SPAC – Équipe d’intégration du Centre de paye, SCT, BDPRH, groupe de concertation sur la correspondance de l’empilement des travaux, Équipe de stabilisation des RH et de la paye, équipe spéciale, équipe d’intervention spéciale, BPR, etc.
• Assurer la liaison avec le Centre de paye pour s’assurer que les données des employés sont bien saisies dans Phénix (temps et main‑d’œuvre).
• Assurer la liaison avec différents intervenants et groupes au sujet du dépannage relatif à la paye et à Phénix et échanger les meilleures pratiques (bureau d’aide des AWR, équipe responsable de la correspondance de l’empilement des travaux, Centre de paye, groupe de concertation d’AAC, diverses personnes‑ressources à Gatineau et dans les bureaux satellites).
• Soutenir les initiatives du SCT, de SPAC et du BDPRH liées à la formation, comme la « formation sur la stabilisation des RH et de la paye » qui sera offerte aux employés au cours des semaines ou des mois à venir.
• Préparer de la documentation interne destinée aux employés pour qu’ils comprennent mieux leur paye, par exemple un calendrier de déclaration du temps.

Paramètres

• Assurer le suivi des paramètres internes dans le but de cerner les tendances et les questions concernant la paye, la rémunération et Phénix.
  • Du 1er avril 2017 au 30 septembre 2017, l’Unité d’intégration de la paye a traité 1 048 demandes, avec une moyenne de 43 demandes par semaine. Ce nombre continue d’augmenter chaque mois.
• Présenter des rapports trimestriels à la haute direction, au comité des cadres supérieurs et aux syndicats locaux et nationaux (consulter l’annexe B à titre de référence).
• Plan de travail établi pour 2017‑2018 et en cours pour 2018‑2019 en fonction des priorités et tendances actuelles relevées par le Ministère et SPAC.
• Tenir un registre interne des cas d’employés en attente et traités par le Centre de paye.

Mesures à venir à l’appui de la stabilisation du système de paye

• On s’engage à maintenir une unité de la paye au sein de l’organisation composée de quatre employés à temps plein.
• Un plan de travail est en place pour l’épuration des données en vue de la prochaine série de conventions collectives.
• Un plan de travail est en place pour la future analyse des données en vue de rationaliser les processus internes pour assurer l’exactitude des données saisies dans le système des RH (PeopleSoft) en minimisant les erreurs potentielles sur la paye des employés.
• Un plan de travail est en place pour assurer l’intégrité des données entre Phénix et le système des RH (PeopleSoft).

Principales mesures prises pour s’assurer que les employés reçoivent à temps la rémunération qui leur est due

• Effectuer manuellement les calculs pour les paiements propres à un poste qui ne figurent pas dans Phénix et qui ne sont pas pour l’instant calculés ou gérés par le Centre de paye. Par exemple, l’indemnité provisoire accordée aux inspecteurs principaux pour les heures supplémentaires.
• Prévenir les trop‑payés et les moins‑payés des employés lors du traitement d’un congé sans solde et du retour au travail après un congé sans solde, en assurant manuellement le suivi du congé de l’employé et en apportant les rajustements appropriés dans le système des RH (PeopleSoft).
• Surveiller de près les cas de paiements prioritaires et d’avances de salaire en cas d’urgence et fournir un soutien aux employés au cours du processus.
• Soutenir les employés et les gestionnaires lors de la saisie quotidienne des mouvements dans Phénix, comme les heures supplémentaires, et encourager l’approbation ou la surveillance des mouvements chaque jour.
• Prévenir l’absence de paye pour des mouvements, comme des affectations intérimaires, en imposant des dates d’interruption interne toutes les deux semaines pour permettre la saisie de données dans le système des RH (PeopleSoft) pour tous les mouvements ayant une incidence sur la paye afin de prévenir les trop‑payés ou les moins‑payés des employés.