Dix pratiques exemplaires en matière de services de paye (Environnement et Changement climatique Canada)

De Services publics et Approvisionnement Canada

  1. Veiller à la pleine participation des cadres supérieurs du Ministère (sous-ministres, chefs des ressources humaines, dirigeants principaux des finances) et informer la ministre de façon régulière
    1. Il faut informer les intervenants clés et engager leur participation à tous les stades de la résolution de problèmes en vue d’une compréhension commune et d’une prise de décisions concertée.
  2. Faire en sorte que l’information concernant la situation courante relative à la paye dans le Ministère soit facilement accessible (p. ex., tableau de bord)
    1. La mesure efficace du rendement est plus qu’une nécessité; elle est une condition préalable à la prise de décision efficace. Elle permet de visualiser intuitivement l’agencement de l’ensemble des paramètres importants de façon continue ainsi que les tendances dans le temps.
  3. Établir des systèmes d’information et des capacités d’analyse des données améliorés
    1. La collecte de données relatives aux processus de paye et leur analyse peut mener à des découvertes qui permettront d’améliorer les processus, d’accroître leur efficacité, de réduire les problèmes et d’améliorer la satisfaction du personnel.
  4. Créer une équipe ministérielle spécialisée et un poste de service interne qui répondront aux demandes du personnel et feront le suivi approprié
    1. Il est essentiel de créer une équipe ministérielle spécialisée qui appuiera le service à la clientèle interne en ligne afin d’aider le personnel à obtenir l’information appropriée, de rassembler les problèmes de paye signalés par courriel par le personnel du Ministère et de participer à la résolution rapide, si possible.
    2. L’équipe ministérielle devrait également être chargée de l’assurance de la qualité des données au système de paye, et donc avoir accès à ce système.
  5. Mettre sur pied un centre d’appel doté d’un personnel facilement accessible afin de répondre aux questions des employés
    1. La possibilité de parler à quelqu’un rassure les employés et permet souvent une résolution dès le premier contact – le nombre de dossiers résolus dès le premier contact avec le client. Il est important de prendre les appels, car cela démontre que notre priorité est d’aider les employés.
  6. Offrir aux cadres une formation obligatoire au système de paye Phénix
  7. S’assurer d’une pleine collaboration avec les syndicats à tous les stades du processus
    1. Il est essentiel de connaître les points de vue et les priorités de nos participants afin que les processus et les communications soient efficaces. L’intégration de leurs points de vue et de leurs rétroactions nous aiderait à nous concentrer sur les enjeux pertinents, et ainsi à améliorer nos processus.
  8. Établir un bassin de ressources ministérielles formées à SPAC afin de favoriser la résolution des problèmes de paye
    1. Former des employés du Ministère et les intégrer au Centre des services de paye (bureau satellite de SPAC)
  9. Fixer des objectifs de rendement et des priorités pour le Ministère
    1. Cette mesure permet au Ministère de déterminer s’il y a une amélioration ou un déclin de la performance globale et de revoir ses priorités en conséquence.
  10. Communiquer avec les employés de façon régulière
    1. Informer les employés de la situation liée à la paye et de toutes les mesures prises afin de résoudre les problèmes, et ce, dans le but d’améliorer le moral des employés affectés par le manque d’information reçue.
    2. Faire en sorte que tous les échelons de l’organisation offrent leur appui aux employés et communiquent avec eux.
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