Annexe A : Aperçu complet des mesures qui ont été prises, qui sont actuellement prises et qui seront prises par le ministère de la Justice pour contribuer à stabiliser le système de paye et à veiller à ce que nos employés reçoivent à temps la rémunération qui leur est due

De Services publics et Approvisionnement Canada

Mesures et initiatives passées et actuelles pour aider SPAC à stabiliser le système de paye

Le MJ a mené à bien des exercices de rapprochement périodiques détaillés du montant de paye réel et de l’Outil de prévisions salariales qui fournit de l’information permettant de concentrer les efforts sur les problèmes de paye.

Bureau ministériel des réclamations. Bien qu’il s’agisse d’une initiative du SCT, le MJ a exercé son plein pouvoir discrétionnaire pour rembourser le plus possible les employés ayant présenté des réclamations et représenter leurs meilleurs intérêts lors de l’examen de leur dossier avec le SCT.

Le MJ collabore actuellement avec le BDPRH et le SCT en vue d’offrir quatre séances de formation en ligne sur le système Phénix aux employés, aux gestionnaires, aux approbateurs au titre de l’article 33 et aux responsables de la comptabilisation du temps. Ces séances devraient être offertes aux ministères à compter de la mi-novembre 2017.

Les RH ont mis en place des laboratoires de formation intégrée au travail offerts sur une base régulière aux professionnels de la dotation pour leur permettre de signaler et de résoudre les entrées et les questions problématiques dans le processus d’intégration du Système de gestion des RH (Peoplesoft) et du Système de paye (Phénix).

Depuis la centralisation de la paye en décembre 2015, les RH ont exécuté des tâches résiduelles (tâches non centralisées par le Centre des services de paye) :

  • changements dans les horaires de travail
  • traitement des congés en fin d’exercice, y compris le calcul des paiements obligatoires
  • rémunération au rendement (60 % des employés du MJ)
  • certaines tâches administratives dans le système des RH, comme la modification de l’état matrimonial ou des changements de nom qui sont versés dans Phénix
  • vérification de la conformité des réclamations avec les conditions d’emploi avant d’acheminer les documents de paye au Centre des services de paye

Depuis octobre 2015, les RH ont accompli d’autres tâches liées à la rémunération afin de diminuer la charge de travail du Centre des services de paye et d’assurer un service plus rapide à la clientèle (entrées dans le système de RH qui s’intègrent à Phénix) :

  • congé de longue durée non payé (cessation de la paye)
  • retour d’un congé non payé (rétablissement de la paye)
  • cessation d’emploi (cessation de la paye)
  • congé payé dans le système des RH pour les employés qui ne peuvent pas utiliser l’outil de libre-service (plus de 1 000 entrées par année)
  • correction des champs essentiels pour la paye et vérification de la correspondance des corrections dans Phénix
  • rapports de l’employeur concernant l’indemnisation des accidentés du travail (le délai de trois jours prévu par la loi est respecté)
  • vérification d’assurance après paiement pour le compte des Finances pour s’assurer que les paiements sont exacts et qu’il n’y a pas eu de paiements en trop, compte tenu des règlements en matière de RH

Depuis la formation intensive, les RH ont mené des projets spéciaux dans Phénix afin d’accélérer le versement des paiements aux clients :

  • rajustements des salaires et des indemnités provisoires pour le groupe LC
  • résolution des cas problèmes en suspens
  • intervention de façon ponctuelle, selon un arbre décisionnel
  • traitement de certains mouvements de rémunération au rendement dans Phénix

La procédure pour obtenir un paiement d’urgence a été communiquée clairement et continuera d’être communiquée activement à l’ensemble des employés.

Suivi du tableau de bord de SPAC sur le processus des RH à la paye.

Communications et mises à jour importantes à l’intention de divers comités clés (p. ex. : directeurs administratifs, comités de gestion élargis, agent de réclamations ministériel) qui ont un rôle à jouer dans la sensibilisation des employés sur les initiatives menées par le gouvernement pour résoudre les problèmes et sur la meilleure façon de signaler leurs propres problèmes. Malgré les limites de l’aide qu’ils peuvent apporter, ils ont fait de leur mieux pour fournir des ressources, des conseils et des orientations. Les personnes touchées ont grandement apprécié cette aide.

Le MJ a envoyé quatre employés (ayant déjà exercé les fonctions de conseiller en rémunération et possédant plus de trois ans d’expérience) pour participer à une formation intensive de douze semaines, soit de mai à août 2017. Ces employés peuvent maintenant accéder aux renseignements sur la paye et offrir de meilleurs services aux employés, car ils sont en mesure de résoudre des cas.

Mesures en cours et à venir

Projet de créer un groupe de travail sur le processus des RH à la paye en vue d’officialiser et de faciliter la collaboration continue au MJ dans les domaines des RH, des finances, des TI et des communications.

Préparation d’un projet pilote avec SPAC qui vise à examiner et à évaluer les avantages de l’intégration de toutes les sources de données pertinentes en matière de paye (OPS, PeopleSoft, Phénix, SIFM, rapports d’écart relatifs à Phénix et registre de dotation). Ce projet pourrait comporter bien d’autres excellents avantages, comme les tableaux de bord juste-à-temps servant à renseigner les gestionnaires et le bureau du sous-ministre sur les progrès réalisés, ainsi que la simplification des activités de comptabilité, d’établissement de rapports et de rapprochement de la paye.

Suggestions à l’intention de SPAC

Les RH pourraient assumer plus de responsabilités, par exemple :

  • remplir les rapports de l’employeur concernant l’assurance invalidité et l’assurance de longue durée (les RH peuvent le faire en cinq jours ouvrables) moyennant un accès à Phénix qui permettrait de confirmer l’information; et
  • fournir des renseignements aux employés sur leur admissibilité aux avantages sociaux et la procédure à suivre (cela se fait actuellement dans une certaine mesure, de façon informelle).

L’accès aux rapports de Phénix relatifs au MJ permettrait au Ministère d’effectuer une analyse approfondie en comparant les données du système de RH et de Phénix et de signaler les cas problèmes de façon à pouvoir les résoudre rapidement avant que l’employé ne les signale officiellement.

Permettre aux RH de visualiser les relevés d’impôt de façon à pouvoir les poster aux anciens employés qui n’ont plus accès au système. Cela diminuerait le nombre d’appels au Centre des services de paye.

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