Environnement et Changement climatique Canada : Interventions de paye

De Services publics et Approvisionnement Canada

Mesures internes

Processus et outils opérationnels

  • Premier ministère à créer un tableau de bord interne afin de comprendre les problèmes plus graves touchant le Ministère.
    • Ce tableau de bord a été utilisé par le Secrétariat du Conseil du Trésor comme fondement pour créer les tableaux de bord RH-à-Paye publiés toutes les deux semaines.
  • Listes de vérifications mandatées par SPAC des activités de déploiement (technique) et de transition (opérations) en préparation du déploiement vers Phénix : terminées et complètes.
  • Élaboration et mise en œuvre du plan de projet et de la charte ainsi que du registre des risques et de l’atténuation d’ECCC concernant l’état de préparation et l’intégration de la migration vers Mes RHGC.
  • Mise sur pied d’une équipe regroupant des « sources fiables » qui se consacre à l’examen des demandes d’intervention de paye et à l’envoi de celles‑ci au Centre des services de paye au nom des employés afin d’éviter les erreurs et les retards.
  • Examen du mandat et de la capacité de l’équipe de liaison de la paye d’ECCC afin de mieux organiser l’intervention face aux nouvelles difficultés liées à la paye.
  • Établissement d’un système de paiements prioritaires pour permettre au Ministère de payer les employés en quelques jours lorsque ceux‑ci n’ont pas reçu de paye ou reçu une paye insuffisante ou qu’ils font face à des difficultés financières.
  • Établissement d’un système d’intervention prioritaire afin que l’équipe de liaison de la paye cible les cas d’absence de salaire et de difficultés financières.
  • Surveillance des problèmes de paye spéciaux du groupe Météorologie (MT), étant donné que le travail par quarts exige plus d’attention.
  • On a demandé aux directions générales de fournir une liste des problèmes des employés à l’équipe de liaison de la paye étant donné le nombre croissant des problèmes de paye. L’équipe de liaison de la paye a fait des heures supplémentaires pour traiter le volume important de ces problèmes.
  • Instauration de l’outil de gestion de cas (Assyst).
  • Premier ministère à mettre en œuvre une stratégie visant à réduire le nombre de transactions liées aux nominations intérimaires dans l’arriéré.
    • La stratégie vise à accroître la saisie des nominations intérimaires rétroactives de 3 jours à 5 jours à chaque cycle de paye.
    • Les employés chargés de l’entrée des données se sont inscrits pour faire des heures supplémentaires les soirs et les fins de semaine afin d’exécuter le plus d’interventions possible.
    • Plus de 750 transactions liées aux nominations intérimaires ont été exécutées en septembre et en octobre 2017, et des activités éclair sont prévues à l’avenir, au besoin.
  • L’équipe de la paye d’ECCC a pu régler les problèmes que les employés éprouvent concernant les indemnités versées aux résidents du Nord canadien (p. ex. indemnité d’isolement).
  • Création de « Simplement RH » comme dérivé du bureau de services pour répondre aux problèmes liés à Phénix (T4, talons de paye, et paiement rétroactif en vertu des conventions collectives).

Données et analytique

  • Production de tableaux de bord hebdomadaires et bimensuels concernant les étudiants et les problèmes de paye au sein d’ECCC.
    • Cette tâche comprend la mise en œuvre des conventions collectives et les activités de l’équipe de liaison de la paye.
  • Le personnel a fait des heures supplémentaires pour réaliser un vaste exercice de nettoyage des données afin d’assurer l’intégrité des données en examinant et en mettant à jour les champs essentiels dans le Système d’information sur la gestion des RH qui auraient une incidence sur Phénix lorsque le système serait en ligne, et donc éviter des répercussions sur la paye.
  • Une équipe spéciale composée de quelques adjoints aux RH a été mise sur pied pour s’occuper de l’entrée des données. Nous avons révisé notre structure d’équipe, créé une nouvelle équipe et redéfini nos rôles et nos responsabilités ainsi que nos processus opérationnels internes.
  • Élaboration d’un outil de surveillance pour consigner les cas de problème de paye des étudiants afin de régler ces problèmes de manière proactive.
  • Établissement d’un registre de cas consignés par notre équipe de liaison de la paye aux fins d’analyse approfondie.
  • Achèvement de l’alignement des données sur l’effectif et intervention proactive pour corriger les problèmes possibles en matière de paye et de congés.

Recrutement et dotation

  • D’ici la fin du mois, 49 employés d’ECCC travailleront à temps plein pour fournir un soutien afin de régler les divers problèmes causés par le système de paye Phénix.
    • Nous envisageons d’augmenter ce nombre dans les mois à venir.
  • Embauche, pour un mandat de deux ans, d’un employé EX‑01 qui sera responsable de l’équipe de la paye composée de 20 ETP répartis dans trois équipes de la paye (équipe de liaison de la paye, équipe de la rémunération [bureau satellite] et équipe des sources fiables).
  • Un nouveau rôle d’intégrateur a été créé au printemps 2017 pour fournir un soutien pratique, créer des outils, régler des problèmes et aider à expliquer les problèmes opérationnels en matière de dotation.
  • Révision de nos processus opérationnels internes et du calendrier d’embauche d’étudiants. Les nouveaux processus opérationnels ont été mis en œuvre et communiqués aux gestionnaires d’embauche. Nous avons pu intégrer et payer sans problème la grande majorité des étudiants pour la période s’échelonnant de l’été à l’automne 2017.

Communications

  • Depuis avril 2016, ECCC a publié plus de 80 articles liés à la paye sur son site intranet à l’intention des employés et des gestionnaires.
  • Message envoyé à tous les gestionnaires et administrateurs les informant que :
    • des situations touchant les comptes individuels des employés persistent;
    • les employés devraient communiquer avec le Centre des services de paye pour régler le problème;
    • ECCC s’assurera que les employés éprouvant des difficultés financières à cause d’un problème de paye reçoivent un paiement;
    • les employés pourraient communiquer avec le bureau de liaison de la paye d’ECCC;
    • les employés peuvent demander une avance de salaire en cas d’urgence;
    • le Ministère a créé un guide sur la paye et les congés afin de soutenir les employés et les gestionnaires.

Formation

  • La Direction générale des RH a donné des séances obligatoires aux gestionnaires délégataires (article 34) afin d’assurer la pleine participation de la direction d’ECCC.
    • Quatre séances ont été tenues jusqu’ici, et d’autres le seront en novembre et en décembre.
    • Environ 49 % des gestionnaires délégataires (article 34) se sont inscrits aux séances.
  • Une formation a été donnée aux adjoints des RH sur des champs essentiels qui sont désormais intégrés à Phénix afin que ces adjoints puissent comprendre l’incidence de leur entrée de données sur la paye.
  • Un nouveau guide interne sur la paye et les congés à l’intention des spécialistes des RH a été élaboré et fourni à nos conseillers et adjoints des RH pour mettre en évidence les changements apportés aux processus, aux interactions et aux procédures exécutées avec le Centre des services de paye.
  • Élaboration et mise en œuvre de plans de gestion du changement, de communication et de formation concernant l’état de préparation et l’intégration de la migration vers Phénix.
  • Élaboration et mise en œuvre de plans de gestion du changement, de formation et de communication concernant l’état de préparation et l’intégration de la migration vers Mes RHGC.
  • Tenue de séances à l’improviste après l’intégration de Mes RHGC (plus de 50 séances).
  • En tout, 95 % de nos gestionnaires délégataires (article 34) ont suivi la formation de l’EFPC sur Phénix.
  • Tenue d’ateliers de restructuration des processus opérationnels.

Mesures externes

Gouvernance et liaison

  • ECCC contribue activement aux différentes structures de gouvernance qui appuient la mise en œuvre RH-à-Paye :
    • La sous‑ministre déléguée fait partie du Comité des administrateurs généraux chargés des RH liées à la stabilisation de la paye;
    • Le chef des RH siège au comité des SMA;
    • La DPF siège au comité des SMA au nom de tous les DPF du gouvernement fédéral;
    • La DG, Transformation des affaires des RH, a coprésidé le Groupe de travail interministériel d’analyse (GTIA) chargé de l’analyse de la cause fondamentale des problèmes systémiques et récurrents du système de paye. Le rapport final du Groupe de travail est prévu d’ici le 30 novembre 2017 et contiendra une série de recommandations dont l’ordre de priorité a été établi;
    • Le Ministère est un membre actif du Comité de coordination RH-à-Paye des directeurs généraux.
  • Premier ministère à signer un PE avec SPAC, le personnel de la rémunération d’ECCC se voyant ainsi offrir des locaux (lorsque les bureaux sont partagés avec SPAC), une formation et un accès aux systèmes et aux dossiers de paye.
  • ECCC surveille activement la situation de paye et travaille avec SPAC pour résoudre et acheminer au palier suivant les nombreux problèmes de paye auxquels sont confrontés nos employés, surtout les problèmes qui entraînent des difficultés financières.
  • Participation aux groupes de travail pour déterminer le travail à effectuer concernant les paiements résiduels, préciser les rôles et les responsabilités, ainsi que définir et adapter nos processus opérationnels de dotation internes pour tenir compte des exigences de Phénix et du Centre des services de paye et s’adapter à celles‑ci.
  • Participation au groupe de travail sur l’alignement des données sur l’effectif et réalisation d’une analyse pour régler de manière proactive les problèmes d’intégration entre Phénix et Mes RHGC.
  • Élaboration d’outils de travail servant au dépannage pour notre personnel afin de corriger ou de préciser les outils de travail fournis par SPAC ou de créer de tels outils au besoin.
    • Ces outils de travail ont ensuite été fournis au BDPRH et à SPAC afin qu’ils restructurent leurs outils et mettent au point une formation.
  • Notre équipe de liaison de la paye a travaillé avec SPAC pour distribuer les prestations de pension et d’assurance de 2015.
  • Huit de nos employés salariés travaillent au bureau satellite de SPAC à Gatineau.
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